Man kann mit Sicherheit sagen, dass das Gästeerlebnis die treibende Kraft in der Ferienvermietungsbranche ist. Vom Schaffen von Loyalität bis zur Erhöhung der Buchungen umfasst dieses Konzept eine Vielzahl von Strategien und Maßnahmen, um die bestmögliche Beziehung zu den Gästen sicherzustellen. Kommunikation ist jedoch das Schlüsselelement, das den Unterschied macht.
Wenn Sie schon einmal selbst eine Ferienwohnung gemietet haben, wissen Sie, dass eine aufmerksame Kommunikation zu einem lang anhaltenden positiven Eindruck führt. Es kann für Gastgeber jedoch auch sehr anstrengend sein, hier immer Schritt zu halten. Das Schreiben professioneller E-Mails und Nachrichten für jeden Gast nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch, insbesondere wenn Sie mehrere Objekte verwalten. Nichtsdestotrotz ist es ein äußerst wichtiger Faktor in der Branche und daher müssen Lösungen gefunden werden.
Unabhängig davon, ob Sie Ihren Gästen vor oder nach ihrem Aufenthalt eine Nachricht senden möchten, bietet Ihnen dieser Artikel Vorlagen für Airbnb-E-Mails, mit denen Sie Ihre Zeit bei der Verwaltung Ihres Vermietungsgeschäfts optimieren können.
Was sind gespeicherte Airbnb-Nachrichten?
Dank der gespeicherten Nachrichten von Airbnb müssen Sie nicht immer wieder denselben Begrüßungsabsatz schreiben oder dieselben Fragen beantworten. Mit dieser Funktion können Sie problemlos Vorlagen für Nachrichten auf der Plattform speichern. Um zu beginnen, müssen Sie lediglich zu dem Nachrichtenthread, den Sie mit einem Gast haben, gehen und auf „Gespeicherte Nachricht verwenden“ klicken. Wenn Sie gespeicherte Nachrichten zum ersten Mal verwenden, wird die Option zum Erstellen einer Nachricht angezeigt. Sie können dann einen Titel schreiben und die Nachrichtenvorlage einfügen, die Sie speichern möchten. Diese Meldung wird jedes Mal angezeigt, wenn Sie auf „Gespeicherte Nachricht verwenden“ klicken.
Wenn Sie über eine Ferienwohnungssoftware wie Lodgify verfügen, die in Airbnb integriert ist und Nachrichten synchronisiert, können Sie diese Nachrichten von Ihrem Lodgify-Konto aus automatisieren.
Unabhängig davon, was Sie zum Senden automatisierter Nachrichten verwenden, was sind denn Beispiele für gespeicherte Nachrichten, die Sie vorhalten sollten? Überlegen Sie, ob Sie eine Vorlage erstellen möchten, in der Sie Ihren Gästen für die Buchung Ihrer Ferienwohnung danken, den Weg zu Ihrer Unterkunft beschreiben, Anweisungen zum Einchecken geben, eine Liste mit wichtigen Informationen wie WLAN-Passwörtern übermitteln, detaillierte Vorschläge für Restaurants und Aktivitäten in der Nähe oder eine Erinnerung zum Hinterlassen einer Bewertung zukommen lassen. Geben Sie Ihren Gästen die gleiche Menge an Informationen, die Sie einem nahen Familienmitglied geben würden, das zu Besuch kommt, und denken Sie immer daran, es in einem freundlichen und respektvollen Ton zu halten.
Durch die Verwendung von Vorlagen sparen Sie nicht nur Arbeitsstunden, sondern stellen auch sicher, dass die Gäste jedes Mal die gleiche Informationsqualität erhalten. Die Fehlerhäufigkeit sinkt merklich und dies führt insgesamt zu einem viel besseren Service. Besserer Service, besseres Geschäft!
Vorteile von Autorespondern
Wie oft Ihr tägliches Leben Sie daran gehindert, Ihren Gäste rechtzeitig zu antworten? Wenn jeder andere Mensch haben Sie manchmal mit Verspätung geantwortet. Es ist unrealistisch zu erwarten, dass Eigentümer und Manager von Ferienwohnungen den ganzen Tag über an ihren Computern oder Telefonen sind. Allerdings kann sich dies negativ auf die Erfahrung Ihrer Gäste auswirken. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel und rettet buchstäblich den Tag!
Autoresponder sind geplante und automatisierte E-Mails, Nachrichten und SMS-Texte. Sie werden gesendet, wenn ein Gast oder potenzieller Gast eine bestimmte Aktion ausführt, z. B. Ihre Unterkunft bucht oder auscheckt. Auf diese Weise reduzieren Sie Ihren Stress, wenn Sie mit mehreren Ferienwohnungen jonglieren und von dem Hin- und Her-Senden von E-Mails überwältigt sind.
Autoresponder-E-Mails
Sie können Autoresponder direkt über Ihre persönliche E-Mail-Adresse organisieren oder den Reservierungsmanager von Lodgify verwenden, um diesen Vorgang mit einer Vielzahl von Funktionen wie Übersetzungen in 10 verschiedene Sprachen zu vereinfachen. Die Installation oder Aktivierung von Autorespondern kann Ihren Kundenservice grundlegend verändern und Ihr Vermietungsgeschäft zum Erfolg führen. Ihre Gäste erhalten nicht nur sofortige Antworten und Aufmerksamkeit, sondern Sie haben auch die Freiheit, spazieren zu gehen oder ein Nickerchen zu machen, ohne Ihre Augen ständig auf Ihr Telefon richten zu müssen. Mit anderen Worten, es ist eine Win-Win-Situation!
So schreiben Sie eine großartige E-Mail-Vorlage
Der Schlüssel zum Schreiben einer perfekten E-Mail-Vorlage besteht darin, sie anpassbar zu machen. Obwohl Sie den Gästen so schnell und klar wie möglich antworten möchten, möchten Sie nicht, dass sie das Gefühl haben, mit einem Roboter zu sprechen. Denken Sie daran, wenn Sie eine großartige E-Mail-Vorlage auswählen oder erstellen. Sie möchten, dass die Nachricht oder E-Mail alle allgemeinen Informationen enthält und gleichzeitig eine echte und persönliche Note erhält.
Stellen Sie beim Schreiben einer E-Mail-Vorlage Folgendes sicher:
- Beginnen Sie mit dem Namen des Gastes
- Halten Sie während der gesamten E-Mail einen freundlichen Ton
- Lassen Sie mehrere Absätze für benutzerdefinierten Text
- Beenden Sie mit Ihren Kontaktinformationen
- Überprüfen Sie Ihre Grammatik und Rechtschreibung
- Erstellen Sie nur Vorlagen für notwendige und wiederholte Themen (das Ziel ist nicht, alles zu automatisieren, also seien Sie mit den Vorlagen, die Sie verwenden, wählerisch)
E-Mail-Vorlagen für Gastgeber
Wenn Sie überlegen, welche Arten von E-Mails Sie automatisieren möchten, versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gäste und stellen Sie sich genau vor, was Sie erwarten würden, wenn Sie an ihrer Stelle wären. Mit anderen Worten versuchen Sie, Ihre Ferienwohnung zum ersten Mal zu erleben. Ist der Standort Ihrer Immobilie schwer zu finden? Gibt es in Ihrem Haus bestimmte Lichtschalter, die möglicherweise übersehen werden? Sie möchten alle Themen behandeln, die die Erfahrung Ihrer Gäste während ihres Aufenthalts erleichtern.
Im Folgenden finden Sie Themenideen für Ihre E-Mail-Vorlagen:
Buchungsbestätigung
Der Erhalt einer personalisierten Buchungsbestätigung kann wirklich die Stimmung für einen großartigen Urlaub definieren und Ihren Gästen ermöglichen, sich von Anfang an willkommen zu fühlen und sich auf ihren Aufenthalt zu freuen.
Vor der Ankunft
Sie werden viele Leute sagen hören, dass die Erfahrung eines Gastes beginnt, lange bevor er Ihr Ferienhaus betritt. Das Senden einer E-Mail vor der Ankunft mit dem Check-in-Verfahren und anderen Informationen, die Ihr Gast möglicherweise benötigt (z. B. Wegbeschreibung oder WLAN-Passwörter), sorgt für einen positiven und reibungslosen Start in den Urlaub.
Nach dem Check-in
Zeit, in Kontakt zu treten! Wenn Sie eine E-Mail senden, um zu fragen, ob Ihre Gäste etwas vermissen, oder einfach fragen, wie die Dinge bisher laufen, können Sie zeigen, dass Sie sich wirklich um sie kümmern. Es mag wie ein kleines Detail erscheinen, aber wenn Sie bei den Gästen nachfragen, ob alles gut läuft, werden Sie zweifellos einen unglaublichen Eindruck hinterlassen.
Instandhaltungsprobleme
Es ist unmöglich, alle Probleme im Zusammenhang mit der Instandhaltung als Vermietungsunternehmen vorherzusagen und zu vermeiden. Die Wahrheit ist, dass es immer die Möglichkeit gibt, dass Dinge kaputt gehen, aber wenn eine E-Mail-Vorlage im Voraus bereitsteht, wird der Reparaturprozess drastisch beschleunigt.
Erinnerung zum Check-out
Senden Sie in der Nacht vor der Abreise Ihres Gastes eine Erinnerung an die Check-out-Details wie die Check-out-Zeit und eine Checkliste der Dinge, die sie vor ihrer Abreise erledigen sollten (z. B. das Absperren der Unterkunft). Die Gäste könnten mit dem Packen und ihrer bevorstehenden Heimreise überfordert sein, so dass es für sie sowohl bequem ist, eine Erinnerung zu erhalten, als auch für Sie von Vorteil ist, da diese Dinge mit größerer Wahrscheinlichkeit erledigt werden.
Nach dem Check-out
Senden Sie ihnen einige Tage nach dem Auschecken eine E-Mail, in der sie sich erneut dafür bedanken, dass Sie bei Ihnen waren, und ihnen alles Gute wünschen. Dies ist nicht nur eine großartige Gelegenheit, die Gäste daran zu erinnern, eine Bewertung abzugeben, sondern Sie können sie auch um direktes Feedback zu ihrem Aufenthalt bitten. Diese Interaktion vertieft die Beziehung, die Sie während ihres Aufenthalts zu ihnen aufgebaut haben, und fördert die Loyalität zu Ihrer Unterkunft.
Wiederverbinden
Zu guter Letzt erhöht das Senden einer E-Mail an frühere Gäste die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Ferienwohnung in Erinnerung bleibt. Bringen Sie Ihre Gäste in Versuchung, indem Sie Angebote, Aktionen oder Rabatte erwähnen, die möglicherweise stattfinden.
Tools zur Automatisierung der Gästekommunikation
Wenn Sie in der Ferienvermietungsbranche arbeiten, scheint es, als wären Ihre Tage ständig mit E-Mails und Grammatikprüfungen gefüllt. Wenn Sie mehrere E-Mail-Vorlagen bereithalten, können Sie Ihre Zeit optimieren und ein hervorragendes Kundenerlebnis gewährleisten. Es gibt jedoch Tools, die den Prozess noch weiter vereinfachen können.
Lodgify bietet ein Automatisierungstool, mit dem Wiederholungen minimiert und die Kommunikation mit Gästen vereinfacht werden können. Wie bereits erwähnt, können die von Ihnen verwendeten Vorlagen basierend auf bestimmten Auslösern oder Aktionen angepasst und geplant werden. Eine Anpassung wird immer empfohlen, da Sie so Ihren eigenen Tonfall oder Schreibstil zum Ausdruck bringen können. Das Ergebnis ist eine authentische und professionelle E-Mail, die keine Zeit in Anspruch nimmt!
Fazit: Beginnen Sie noch heute
Die gute Nachricht ist, dass die Verwendung der gespeicherten Nachrichten und E-Mail-Vorlagen von Airbnb die Zeit, die Sie für die Kommunikation aufwenden, drastisch reduziert. Das heißt, Sie können Ihre Energie auf andere wichtige Aufgaben richten, die für den Betrieb Ihrer Ferienwohnung erforderlich sind. Ihr Kundenservice wird nicht nur optimal sein, sondern Sie werden sich auch effizienter und zufriedener mit Ihrem Geschäft fühlen. Laden Sie die PDF-Datei unten herunter, damit Sie noch heute mit der Organisation Ihrer E-Mail-Vorlagen beginnen können!
