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Automatisierte Schlüsselübergabe: 5 Optionen für FeWo Vermieter

Automatisierte Schlüsselübergabe: 5 Optionen für FeWo Vermieter

Den meisten FeWo Besitzern und Verwaltern bereiten gerade die kleinen Dinge Kopfzerbrechen. Die Schlüsselübergabe, das Einchecken und Auschecken können, besonders wenn Sie Ihre Ferienwohnung von weit weg aus verwalten, zu Stressfaktoren werden. Auch wenn Sie sich gerne die Mühe machen, Ihre Gäste persönlich zu begrüßen, können Flugverspätungen, viel Verkehr oder schlechtes Wetter Ihnen doch immer mal einen Strich durch die Rechnung machen.

An solchen unvorhersehbaren Komplikationen hat natürlich niemand Schuld. Ihre Pläne können sie allerdings schon durchkreuzen und es Ihnen somit unmöglich machen, Ihre Gäste beim Einchecken selbst zu begrüßen.

Lassen Sie solche Vorfälle aber gar nicht erst zum Stressfaktor für Sie werden und führen Sie stattdessen ein sicheres System ein, das den Check-In-Vorgang für Sie und Ihre Gäste vereinfacht. Je nach Umstand gibt es dafür alternative Lösungen. Wir stellen Ihnen hier ein paar Optionen vor, mit denen Sie das Ein- und Auschecken einfach automatisieren können.

Türschlösser

Automating Check In Smart Lock

Alleine schon die Methode zur Absicherung Ihrer Ferienunterkunft zu ändern, kann den Check-In-Vorgang zehnmal einfacher machen. Hier ein paar Eckpunkte an die Sie denken sollten, um automatisches Betreten und einen nahtlosen Wechsel möglich zu machen.

Lösung #1: Schlüsselbox

Schlüsselboxen sind nichts Neues und trotzdem – oder gerade deswegen – eine gute Wahl, um die Schlüsselübergabe so einfach wie möglich zu gestalten. Jeder kennt sie, eine Schlüsselbox mit Zahlenschloss lässt sich in den meisten Baumärkten, Schlossereien oder online finden – eine einfache und günstige Art Ihr Haus zu verschließen und sicherzustellen, dass Ihre Gäste die Schlüssel und Zugang zur Ferienunterkunft bekommen, egal zu welcher Tageszeit sie ankommen.

Schlüsselboxen können sich daher in Notfällen oder unerwarteten Check-In Momenten als richtiger Lebensretter erweisen. Haustürschlüssel einfach in der Box deponieren, die Zahlenkombination festlegen und Gästen die Anweisung zum Eintreten da lassen.

Ihre Gäste müssen wissen:

  • Wo sich die Schlüsselbox befindet (die meisten Wohnungsbesitzer verstecken die Box ein wenig, zum Beispiel hinter einer Wand)
  • Wie die Schlüsselbox zu benutzen ist
  • Wie die Zahlenkombination lautet
  • Wie Sie die Schlüssel nach dem Auschecken wieder abgeben sollen

Die meisten heutzutage erhältlichen Schlüsselboxen erlauben es Ihnen, die Zahlenkombination für jeden neuen Gast zu ändern, sodass Sie sich keine Sorgen darum machen müssen, dass ehemalige Besucher sich den Code einfach merken!

Lösung #2: Elektronische Schlösser

Eine andere Variante sind elektronische Schlösser. Bei diesen Modellen gibt es keinen Schlüssel mehr sondern lediglich eine Zahlenkombination, um die Tür zu entriegeln. Genau wie bei einer Schlüsselbox können Sie auch hier die Zahlenkombination jederzeit aktualisieren und so sicherstellen, dass die Kombination für jeden Gast eine neue ist.

Elektronische Schlösser sind etwas teurer als herkömmliche Schlüsselboxen aber sie bieten auch den Vorteil, dass so kein Schlüssel mehr verloren gehen kann. Sollte Ihr Gast einmal den Zahlencode vergessen, reicht eine Nachricht an Sie aus und der Gast hat wieder Zugang zur Ferienwohnung. Den Stress das ganze Schloss austauschen lassen zu müssen können Sie sich damit also sparen.

Lösung #3: Smart-Lock

Falls Ihnen Schlüsselboxen und elektronische Schlösser ein wenig altmodisch erscheinen, gibt es eine großartige Alternative für Sie: Smart-Locks. Mit diesen intelligenten Schlössern lässt sich der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung per Smartphone steuern. Nur wenn von einem verifizierten Smartphone ein Signal (per Bluetooth) empfangen wird, lässt sich die Tür öffnen.

Das Code-Schloss kann alles ersetzen oder es nur zusätzlich über der Türklinke des Grundstücks installieren. So oder so können Sie damit genau verwalten, wer berechtigt ist, zu einem bestimmten Zeitpunkt Zutritt zu Ihrem Grundstück zu haben. Sie können so, auch ohne selbst anwesend zu sein, einfach einstellen, zu welcher Uhrzeit die nächsten Gäste das Haus betreten dürfen.

So praktisch das auch ist, die ganze Sache hat leider auch ein paar Nachteile. Sie müssen zunächst mal davon ausgehen, dass jeder Ihrer Gäste ein Smartphone hat. In der Praxis ist das aber nicht allzu problematisch, da die Türen immer noch normal mit dem Schlüssel oder vom Eigentümer aus der Ferne geöffnet werden können (auch nützlich, wenn der Gast keinen Akku mehr hat!). Allerdings gibt es weltweit rund 2.5 Milliarden Smartphone-Nutzer und fast 80% der Deutschen besitzen ein Smartphone. Das dürfte also kein Problem werden!

Ein weiterer Nachteil von Smart-Locks ist, dass sie nur an einer Tür Ihres Ferienunterkunft angebracht werden können. Sollten Sie also neben der Haustür noch ein verschlossenes Eingangstor haben, so müssen Sie mehrere Smart Locks kaufen und so einstellen, dass Gäste bei der Ankunft direkt überall Zugang bekommen.

Lösung # 4: Sichere Schlüsselübergabe

Obwohl dies noch nicht ganz so verbreitet ist wie Schlüsselboxen oder Smart-Locks, werden persönliche Schlüsselübergaben durch Dritte unter Vermietern von Ferienwohnungen immer üblicher – so sehr, dass zu diesem Zweck inzwischen Dienstleister entstanden sind, um die Nachfrage zu befriedigen!

Diese verknüpfen die Eigentümer mit lokalen Standorten wie Cafés und Geschäften. Sie bieten einen sicheren, naheliegenden Ort, um die Schlüssel zwischen den Aufenthalten der Gäste aufzubewahren. Außerdem haben Gäste so auch noch die Möglichkeit, die Nachbarschaft gleich etwas zu erkunden.

Die Verwaltung

Automating Check In Property Manager

Andere Vermieter bevorzugen es, den Vorgang des Eincheckens zu automatisieren indem sie dafür einen professionellen Auftragnehmer oder Dienstleister einstellen. Das funktioniert so!

Lösung #5: Jemanden anstellen

Für einige, extrem beschäftigte Eigentümer, die keine elektronischen Schließsysteme installieren können oder auf eine persönliche Begrüßung bei Ankunft einfach nicht verzichten möchten, ist es am besten, sich jemand anderen darum kümmern zu lassen und den Check-in-Prozess so zu automatisieren.

Bei jedem Reiseziel sind viele Hausverwalter zu finden, die ihren Portfolio immer gerne noch erweitern wollen. Ein Hausverwalter kann sich nicht nur um Ihre Ferienunterkunft kümmern, sondern ist auch das freundliche Gesicht, das dafür sorgt, dass bei jedem Einchecken und jeder Schlüsselübergabe alles reibungslos abläuft – selbst bei Verzögerungen.

Für vollzeitarbeitende Gastgeber kann das Anstellen einer Person und die Ausgliederung des Check-In-Prozesses wirklich dabei helfen, Ihren Terminplan zu entlasten und viel Zeit zu sparen, ohne dabei den „menschlichen“ Aspekt zu vernachlässigen.

Lösung #6: Ein Unternehmen beauftragen

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, warum Sie nur den Check-In Prozess auslagern sollten, wenn Sie sich doch trotzdem weiterhin um alles andere kümmern müssen. Wie Sie es vielleicht selbst schon gesehen haben, hat das enorme Wachstum in der Ferienwohnungsbranche dafür gesorgt, dass es immer mehr Vermietungsservices gibt. Eine Lösung ist also auch für die beschäftigsten Vermieter unter Ihnen in Sicht.

Solche Service-Unternehmen nehmen Ihnen den Check-In ab, treffen den Kunden bei seiner Ankunft und können je nach Absprache mit Ihnen, Ihren Gäste auch eine kleine Führung durchs Haus geben, Sicherheits-Checks vornehmen und sich um die Haus-Reinigung zwischen zwei Besuchen kümmern.

Besonders für Besitzer von mehreren Ferienwohnungen – oder Besitzer, die eine FeWo in einer anderen Stadt vermieten, sind solche Concierge Angebote unersetzlich. Wenn Sie auf den Service eines Unternehmens vertrauen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.  Sollte etwas während des Aufenthaltes Ihrer Gäste passieren, eilt ein Mitarbeiter des Concierge Unternehmens herbei und regelt jegliche Probleme, während Sie sich anderen Aufgaben widmen.

BnbSitter ist ein solcher Dienst und bietet Besitzern von Ferienwohnungen in Italien, Frankreich, Belgien und der Schweiz ihren Concierge Service an:

“Was ist der wichtigste Moment während eines Gast-Aufenthaltes? Wir denken, dass es der Moment ist, an dem die Gäste die Wohnung zum ersten Mal betreten und erkunden. Eine automatisierte Schlüsselübergabe macht das zwar einfach und schnell aber unserer Erfahrung nach ist ein persönlicher, herzlicher Empfang immer noch das Beste.

Wenn Sie sich für einen Concierge Service zur Begrüßung Ihrer Gäste entscheiden, geben Sie ihnen direkt eine besondere Erfahrungen und Sie können beruhigt sein, dass Ihre Gäste gut ankommen und direkt einen Ansprechpartner bei jeglichen Fragen haben.”

Ganz egal, ob Sie sich für eine neue Schloss-Option wie das Smart lock entscheiden oder aber einen Mitarbeiter oder eine Firma beauftragen, die Schlüsselübergabe zu organisieren, sicher ist, dass Sie Ihren Gäste so einen wunderbaren Anfang des Urlaubs bereiten.


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  1. Bei der Anreise ist ja nicht nur die Schlüsselübergabe das Problem, denn dafür gibt es ja wirklich zahlreiche einfache Lösungsmöglichkeiten. Viel schwieriger gestaltet sich die Administration bei Anreise: Da sind die amtlichen Meldezettel auszufüllen und die Pässe einzusehen bei ausländischen Gästen, die Kaution ist zu kassieren und zu quittieren, da ist das Übergabeprotokoll, welches erforderlich ist, um sich den Zustand der Unterkunft bestätigen zu lassen, da ist die Hausordnung zu besprechen und die Mülltrennung. Unterlässt man das alles, darf man sich am Ende nicht wundern, wenn Gäste und ihre Kinder sich in Unwissenheit völlig gedankenlos in fremden Eigentum verhalten. Wie soll da eine Haftung durchgesetzt werden, wenn nichts dokumentiert war.

    1. Die “Hausordnung”, besondere Hinweise und amtliche Zettel gehören zweisprachig in eine gut ausgestaltete Infomappe, welche sichtbar im Haus/der Wohnung platziert wird und dem Gast im Voraus auch auf elektronischem Weg zugeht. Es ist egal, ob die Gäste aus Russland, England, Frankreich, Italien, Saudi Arabien oder Kenia kommen. Gutes Benehmen und respektvoller Umgang ist auf der ganzen Welt einheitlich. Und wer ein Smartphone bedienen kann und sich ins Ausland begibt, ist im 21. Jahrhundert auch der englischen Sprache mächtig. Wenn man ehrgeizig ist und sein Feriendomizil in einem Grenzgebiet hat, kann man die Infomappe meinetwegen auch in eine dritte Sprache übersetzen (lassen). Ein Übergabeprotokoll oder eine Bar-Kaution habe ich noch nie verlangt und auch als Gast nirgends erlebt (das wäre für mich ein Ausschlusskriterium). Für so etwas gibt es im Zeitalter von Kreditkarten und alternativen Bezahlsystemen andere Lösungsansätze. Gegen Vandalismus kann man sich versichern und wenn mal eine Kaffeetasse kaputt geht, zahle ich das aus den Rücklagen. Wenn versehentlich oder aus Ignoranz der falsche Müll in der falschen Tonne landet, korrigiere ich diesen Fehler; für so etwas gibt es Handschuhe. Die Ansprüche und Bedürfnisse der Gäste und auch die Konkurrenzsituation haben sich in den letzten zwei Dekaden massiv verändert und zwar weltweit; was zählt ist die Zufriedenheit der Gäste und die Bewertungen im Internet. Wer da auf pingelig macht, will entweder kein Geld verdienen oder fällt hinten runter.

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