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Den meisten FeWo Besitzern und Verwaltern bereiten gerade die kleinen Dinge Kopfzerbrechen. Die Schlüsselübergabe, das Einchecken und das Auschecken können besonders wenn Sie Ihre Ferienwohnung von einer anderen Stadt aus verwalten zu Stressfaktoren werden. Auch wenn Sie sich gerne die Mühe machen, Ihre Gäste persönlich zu begrüßen, sorgen Flugverspätungen, viel Verkehr oder schlechtes Wetter doch immer wieder zu ungünstigen Situationen. Niemand ist Schuld an den Komplikationen aber für Sie bedeutet es, auf die Gäste zu warten und eventuelle andere Pläne zu streichen.

Damit Sie sich um diese kleinen Dinge keine Sorgen machen müssen, können Sie überlegen, wie Sie den Check-In Prozess Ihrer Gäste automatisieren können. Je nach Wohnung / Haus und Lage gibt es verschiedene Alternativen zur persönlichen Schlüsselübergabe. Wir stellen Ihnen hier ein paar Lösungen vor, mit denen Sie das Ein- und Auschecken automatisieren und für Ihre Gäste so reibungslos und angenehm wie möglich gestalten können.

Die Schlüsselübergabe

Automating Check In Smart Lock

Ein Schlüssel ist nicht immer gleich Schlüssel. Ändern Sie die Art, wie Ihre Gäste Zugang zu Ihrer Wohnung erhalten können, um den Check-in Prozess zu vereinfachen. Hier präsentieren wir Ihnen ein paar Ideen und Lösungen für den automatisierten Zugang zu Ihrer Ferienwohnung und die vereinfachte Schlüsselübergabe.

Lösung #1: Schlüsselbox

Schlüsselboxes sind nichts Neues und trotzdem – oder gerade deswegen – eine gute Wahl, wenn es darum geht die Schlüsselübergabe so einfach wie möglich zu gestalten. Jeder kennt sie, eine Schlüsselbox mit Zahlenschloss ist in den meisten Baumärkten zu haben und die Anschaffung ist meistens nicht sehr teuer.

Schlüsselboxen sind eine einfache Art Ihr Haus zu verschließen und können sich in Notfällen oder unerwarteten Check-In Momenten als Lebensretter erweisen. Legen Sie die Haustürschlüssel in die Box, wählen Sie eine Zahlenkombination aus und verschließen Sie die Box. Sie müssen nun nur noch Ihre Gäste wissen lassen, wie Sie in Ihre Ferienwohnung kommen können und die Schlüsselübergabe ist geregelt.

Ihre Gäste müssen wissen:

  • Wo sich die Schlüsselbox befindet (die meisten Wohnungsbesitzer verstecken die Box ein wenig, zum Beispiel hinter einer Wand),
  • Wie die Schlüsselbox zu benutzen ist,
  • Welche Zahlenkombination die richtige ist und
  • Wie Ihre Gäste den Schlüssel nach Aufenthalt wieder abgeben sollen.

Die meisten heutzutage erhältlichen Schlüsselboxen erlauben es Ihnen, die Zahlenkombination zu ändern, sodass Sie jedem Gast einen neuen Zahlencode geben können und sich keine Sorgen machen müssen, dass ehemalige Gäste wiederkehren könnten!

Lösung #2: Elektronische Schlösser

Eine andere Variante sind elektronische Schlösser. Bei diesen Modellen gibt es keinen Schlüssel mehr sondern lediglich eine Zahlenkombination, um die Tür zu entriegeln. Genau wie bei einer Schlüsselbox können Sie auch hier die Zahlenkombination jederzeit aktualisieren und so sicherstellen, dass die Kombination für jeden Gast eine neue ist.

Elektronische Schlösser sind ein wenig teurer als herkömmliche Schlüsselboxen aber sie bieten auch den Vorteil, dass so kein Schlüssel mehr verloren gehen kann. Sollte Ihr Gast einmal den Zahlencode vergessen, reicht ein Anruf an Sie aus und der Gast hat wieder Zugang zur Ferienwohnung. Mit dieser Variante müssen Sie also nicht mehr das ganze Schloss austauschen.

Lösung #3: Smart lock – Intelligente Türschlosser

Falls Ihnen Schlüsselboxen und elektronische Schlösser ein wenig altmodisch erscheinen, haben wir das Richtige für Sie: Smart Locks. Mit diesen intelligenten Schlössern lässt sich der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung per Smartphone steuern. Nur wenn ein von einem verifizierten Smartphone (per Bluetooth) gesendetes Signal empfangen wird, wird die Tür geöffnet.

Smart locks lassen sich ohne viel Aufwand an den meisten Haustüren installieren und erlauben es Ihnen, genau zu regulieren wer Zutritt zu Ihrem Haus hat und wer nicht. So können Sie, ohne in der Ferienwohnung anwesend zu sein, einstellen, dass die nächsten Gäste ab einer bestimmten Uhrzeit das Haus betreten dürfen.

Natürlich kommen Sie um die Nachteile nicht herum. Smart locks funktionieren nur mit einem Internet-fähigen Telefon (Smartphone) und natürlich nur, wenn das Handy an ist (sollte das Handy Akku leer sein, lässt sich die Tür auch auf normalen Wege per Schlüssel öffnen). Obwohl die normale Schlüsselfunktion durch das Smart Lock System nicht beeinträchtigt wird, fällt hier der Vorteil der reibungslosen Schlüsselübergabe weg. Vermieten Sie also vorwiegend an Personen ohne Smartphone, sollten Sie eher eine andere Option in Betracht ziehen.

Ein weiterer Nachteil von Smart Locks ist, dass sie nur an einer Tür Ihres Feriendomizils angebracht werden können. Sollten Sie also neben der Eingangstür noch ein Gartentor haben, so müssen Sie mehrere Smart Locks kaufen und so einstellen, dass Gäste direkt Zugang zu allen haben.

Lösung # 4: Sichere Schlüsselübergabe über einen Dritten

So wie das traditionelle Aushelfen unter Nachbarn gibt es inzwischen auch Service-Angebote, um die Schlüsselübergabe in einem Café oder einem Laden sicher zu gestalten. Obwohl diese Schlüsselangebote noch nicht so weit verbreitet sind wie elektronische Schlösser oder Schlüsselboxen, scheinen Sie bei FeWo Besitzer immer beliebter zu werden.

Solche Schlüsselübergabe-Dienstleister verknüpfen Sie als Ferienwohnungs-Besitzer in der Regel mit einem Geschäft oder Restaurant in Ihrer Nähe, um so einen sicheren Ort für die Schlüsselübergabe an die Gäste zu finden. So entsteht ein einfacher Prozess für Ihre Gäste, der ihnen auch die Möglichkeit gibt gleich bei Ankunft ihre neue Nachbarschaft kennen zu lernen.

Die Verwaltung

Automating Check In Property Manager

Andere Vermieter bevorzugen es, alle Themen rund um das Einchecken ihrer Gäste an einen professionellen Agenten oder eine Vermietungsagentur zu übergeben. Das könnte so aussehen:

Lösung #5: Jemanden anstellen

Für besonders ausgelastete Zeiten, oder wenn Sie kein elektronisches Schloss-System installieren möchten oder aber wenn Sie die persönliche Note bei der Schlüsselübergabe nicht verlieren möchten, können Sie jemanden einstellen, der Ihre Gäste in Empfang nimmt.

An den meisten Ferienorten gibt es bereits eine Vielzahl an Wohnungsverwaltern, die sich sicherlich darüber freuen, wenn sie Ihre Ferienwohnung mit in ihrem Portfolio aufnehmen können. Ein solcher Verwalter kümmert sich um alles rund um Ihr Haus und sorgt eben dafür, dass Ihre Gäste mit einem netten Lächeln begrüßt werden und ihren Schlüssel zur Ferienwohnung erhalten, auch bei Verspätungen oder sonstigen Problemen.

Wenn Sie Ihre Ferienwohnung das ganze Jahr über vermieten, kann es eine gute Entlastung sein eine/n Mitarbeiter/in einzustellen. So haben Sie mehr Zeit sich um andere Aspekte Ihrer Vermietung zu kümmern und Sie können sich sicher sein, dass Ihren Gästen ein schöner Empfang bereitet wird.

Lösung #6: Ein Unternehmen beauftragen

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, warum Sie nur den Check-In Prozess auslagern sollten, wenn Sie sich doch trotzdem weiterhin um alles andere kümmern müssen. Wie Sie es vielleicht selbst schon gesehen haben, hat das enorme Wachstum in der Ferienwohnungsbranche dafür gesorgt, dass es immer mehr Vermietungsservices gibt. Eine Lösung ist also auch für die beschäftigsten Vermieter unter Ihnen in Sicht.

Solche Service-Unternehmen nehmen Ihnen den Check-In ab, treffen den Kunden bei seiner Ankunft und können je nach Absprache mit Ihnen, Ihren Gäste auch eine kleine Führung durchs Haus geben, Sicherheits-Checks vornehmen und sich um die Haus-Reinigung zwischen zwei Besuchen kümmern.

Besonders für Besitzer von mehreren Ferienwohnungen – oder Besitzer, die eine FeWo in einer anderen Stadt vermieten, sind solche Concierge Angebote unersetzlich. Wenn Sie auf den Service eines Unternehmens vertrauen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.  Sollte etwas während des Aufenthaltes Ihrer Gäste passieren, eilt ein Mitarbeiter des Concierge Unternehmens herbei und regelt jegliche Probleme, während Sie sich anderen Aufgaben widmen.

BnbSitter ist ein solcher Dienst und bietet Besitzern von Ferienwohnungen in Italien, Frankreich, Belgien und der Schweiz ihren Concierge Service an:

“Was ist der wichtigste Moment während eines Gast-Aufenthaltes? Wir denken, dass es der Moment ist, an dem die Gäste die Wohnung zum ersten Mal betreten und erkunden. Eine automatisierte Schlüsselübergabe macht das zwar einfach und schnell aber unserer Erfahrung nach ist ein persönlicher, herzlicher Empfang immer noch das Beste.

Wenn Sie sich für einen Concierge Service zur Begrüßung Ihrer Gäste entscheiden, geben Sie ihnen direkt eine besondere Erfahrungen und Sie können beruhigt sein, dass Ihre Gäste gut ankommen und direkt einen Ansprechpartner bei jeglichen Fragen haben.”

Ganz egal, ob Sie sich für eine neue Schloss-Option wie das Smart lock entscheiden oder aber einen Mitarbeiter oder eine Firma beauftragen, die Schlüsselübergabe zu organisieren, sicher ist, dass Sie Ihren Gäste so einen wunderbaren Anfang des Urlaubs bereiten.

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Automatisierte Schlüsselübergabe: 5 Optionen für FeWo Vermieter
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