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Automatisierte Schlüsselübergabe: 6 Optionen für Vermieter von Ferienwohnungen

Automatisierte Schlüsselübergabe: 6 Optionen für Vermieter von Ferienwohnungen

Den meisten Besitzern und Verwaltern von Ferienwohnungen bereiten gerade die kleinen Dinge Kopfzerbrechen. Die Schlüsselübergabe, sowie das Einchecken und Auschecken aus der Wohnung können zu einem Stressfaktor werden – besonders wenn Sie nicht persönlich vor Ort sind und Ihre Ferienwohnung von weiter weg aus verwalten. Auch wenn Sie sich gerne die Mühe machen, Ihre Gäste persönlich zu begrüßen, können Flugverspätungen, viel Verkehr oder schlechtes Wetter Ihnen doch immer mal wieder einen Strich durch die Rechnung machen.

An solchen unvorhersehbaren Komplikationen hat natürlich niemand Schuld. Ihre Pläne können sie allerdings schon durchkreuzen und es Ihnen somit unmöglich machen, Ihre Gäste beim Einchecken selbst in Empfang zu nehmen. Zudem kann es immer wieder vorkommen, dass Gäste zu später Stunde anreisen oder besonders früh abreisen müssen, um einen Flug oder Anschluss zu erreichen. Auch in diesen Fällen kann persönlicher Kontakt bei der Ferienwohnung Schlüsselübergabe eine Herausforderung darstellen. 

So sind die häufigsten Schwierigkeiten bei der Schlüsselübergabe Ferienwohnung:

  • Anreisezeiten der Gäste
  • Kurzfristige Buchungen
  • Kommunikationsaufwand und Koordination
  • Zeitaufwand und mit der Schlüsselübergabe Ferienwohnung verbundene Kosten 


Lassen Sie diese Dinge aber gar nicht erst zum Stressfaktor für Sie oder Ihre Gäste werden und führen Sie stattdessen ein sicheres System ein, das den Check-In-Vorgang für Sie und Ihre Mieter vereinfacht. Neben einem erprobten Ferienwohnung Buchungssystem, haben Sie gerade für die Schlüsselübergabe Ferienwohnung je nach Umstand fantastische, alternative Lösungen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen ein paar Optionen vor, mit denen Sie das Ein- und Auschecken spielerisch automatisieren können.

Türschlösser

Alleine schon indem Sie die gewählte Methode zur Absicherung Ihrer Ferienunterkunft ändern, kann den Check-In-Vorgang deutlich einfacher machen. Hier ein paar Eckpunkte an die Sie denken sollten, um automatisches Betreten und einen nahtlosen Wechsel zwischen Gästen möglich zu machen.

Automating Check In Smart Lock

Lösung 1: Schlüsselbox

Schlüsselboxen sind nichts Neues und trotzdem – oder gerade deswegen – eine gute Wahl, um die Schlüsselübergabe so einfach wie möglich zu gestalten. Jeder kennt sie und die meisten haben sogar selbst schon einmal eine Schlüsselbox genutzt. Somit stellen Sie Ihre Gäste nicht vor ein unlösbares Rätsel, sondern helfen das Ein- und Auschecken, sowie die Schlüsselübergabe Ferienwohnung einfach und praktisch zu gestalten. 

Eine Schlüsselbox mit Zahlenschloss lässt sich derweil in den meisten Baumärkten in Ihrer Nähe, in Schlossereien oder sogar online finden. Und damit ist die Schlüsselbox Ferienwohnung eine einfache und günstige Art, um Ihr Haus oder Ihre Ferienwohnung zu verschließen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Gäste die Schlüssel und den Zugang zur gemieteten Ferienunterkunft bekommen – ganz egal zu welcher Tages- oder Nachtzeit sie ankommen oder abreisen.

Gerade in Notfällen oder unerwarteten Check-In Momenten können sich Schlüsselboxen als richtige Lebensretter erweisen. Das Einzige, was Sie machen müssen, ist die Haustürschlüssel in der Box zu deponieren, eine Zahlenkombination festzulegen und Ihren Gästen rechtzeitig genaue Anweisungen zum Eintreten zukommen zu lassen. Fertig!

Wer sich für die Ferienwohnung Schlüsselübergabe also für die Nutzung einer modernen Schlüsselbox entscheidet, stellt sicher, dass ankommende oder abreisende Gäste problemlos Ein- und Auschecken können. Gleichzeitig geben Sie Ihren Gästen Autonomität und zusätzliche Freiheiten, ohne die An- und Abreise an feste Zeiten zu binden. Damit dies jedoch funktioniert, müssen Ihre Gäste Folgendes wissen:

  • Wo sich die Schlüsselbox befindet (die meisten Wohnungsbesitzer verstecken die Box ein wenig, zum Beispiel hinter einer Wand)
  • Wie die Schlüsselbox zu benutzen ist
  • Wie die Zahlenkombination lautet
  • Wie Sie die Schlüssel nach dem Auschecken wieder abgeben sollen

Die meisten heutzutage erhältlichen Schlüsselboxen erlauben es Ihnen, die Zahlenkombination für jeden neuen Gast zu ändern, sodass Sie sich keine Sorgen darum machen müssen, dass ehemalige Besucher sich den Code einfach merken oder weitergeben! Fantastisch, oder?

Lösung 2: Elektronisches Türschloss Ferienwohnung

Eine weitere Variante, um die Schlüsselübergabe Ferienwohnung zu vereinfachen und zu automatisieren, sind elektronische Schlösser. Mit dieser Methode verzichten Sie gänzlich auf einen Schlüssel und geben Ihren Gästen lediglich über eine Zahlenkombination Zugang zu Ihrer Ferienwohnung. Wer bereits Erfahrung beim Vermieten von Ferienwohnungen oder -häusern gesammelt hat, wird die Vorteile dieser Lösung schnell erkennen: Schlüssel können nicht mehr verlorengehen!

Statt also mit einem Schlüssel hantieren zu müssen, der unter Umständen während eines Ausflugs verloren geht oder aus Versehen nach dem Auschecken einfach mitgenommen wird, können Ihre Gäste mit einem elektronischen Türschloss Ferienwohnung die Eingangstür mithilfe einer bestimmten Zahlenkombination entriegeln.

Genau wie bei einer Schlüsselbox Ferienwohnung können Sie auch bei einem elektrischen Türschloss Ferienwohnung die Zahlenkombination jederzeit aktualisieren und so sicherstellen, dass die Kombination für jeden Gast individuell und einzigartig ist.

Obwohl elektronische Schlösser Ferienwohnung etwas teurer als herkömmliche Schlüsselboxen sind, sollten Sie diese Möglichkeit unbedingt in Betracht ziehen. Bedenken Sie nur, dass nie wieder Schlüssel verloren gehen und Sie nie wieder Schlüssel nachmachen müssen. Und das bedeutet weniger Stress und natürlich keine zusätzlichen Kosten mehr. 

Sollte Ihr Gast einmal den Zahlencode vergessen, reicht eine kurze Nachricht oder ein Anruf an Sie vollkommen aus und der Gast hat wieder Zugang zur Ferienwohnung. Den Stress das ganze Schloss austauschen lassen zu müssen, können Sie sich damit also sparen. Und auch für die Gäste hat ein elektronisches Türschloss Ferienwohnung den Vorteil, dass sie nicht an spezifische Zeiten für An- und Abreise gebunden sind oder wohlmöglich auf den Vermieter warten müssen, um überhaupt einen Schlüssel zu erhalten. 

Derweil zahlreiche Flüge und besonders günstige Reiseverbindungen lediglich zu später oder besonders früher Stunde angeboten werden, geben Sie Reisenden mit einem elektronischen Türschloss Ferienwohnung die Chance gleich bei Ankunft in die Unterkunft gelangen zu können. Langes Warten oder sogar der Verzicht Ihre Unterkunft zu mieten, da die Schlüsselübergabe nur zu bestimmten Zeiten erfolgen kann, gehören somit der Vergangenheit an.

Lösung 3: Smart-Lock

Falls Ihnen Schlüsselboxen und elektronische Schlösser Ferienwohnung ein wenig altmodisch erscheinen, gibt es eine großartige Alternative für Sie: Smart-Locks. Mit diesen intelligenten Schlössern lässt sich der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung per Smartphone steuern. Nur wenn von einem verifizierten Smartphone ein Signal (per Bluetooth) empfangen wird, lässt sich die Tür zu Ihrer Ferienwohnung öffnen.

Das Code-Schloss kann alles ersetzen oder Sie können es schlichtweg zusätzlich über der Türklinke des Grundstücks installieren. So oder so können Sie damit genau verwalten, wer berechtigt ist, zu einem bestimmten Zeitpunkt Zutritt zu Ihrem Grundstück und Ihrer Ferienwohnung zu haben. Sie können so, auch ohne selbst anwesend zu sein, einfach einstellen, zu welcher Uhrzeit die nächsten Gäste das Haus betreten dürfen.

So praktisch das auch ist, die ganze Sache hat leider auch ein paar Nachteile. Sie müssen zunächst mal davon ausgehen, dass jeder Ihrer Gäste ein Smartphone hat. In der Praxis ist das aber nicht allzu problematisch, denn selbst wenn Ihre Gäste nicht mit Smartphone reisen, können sie die Türen zu Ihrer Ferienwohnung immer noch normal mit einem Schlüssel öffnen. Oder Sie empfangen Ihre Gäste als Eigentümer persönlich oder öffnen die Tür aus der Ferne (auch nützlich, wenn der Gast keinen Akku mehr hat!). Allerdings gibt es weltweit rund 2.5 Milliarden Smartphone-Nutzer und fast 80% der Deutschen besitzen ein Smartphone. Das dürfte also kein Problem werden!

Ein weiterer Nachteil von Smart-Locks ist, dass sie nur an einer Tür Ihrer Ferienunterkunft angebracht werden können. Sollten Sie also neben der Haustür noch ein verschlossenes Eingangstor haben, so müssen Sie mehrere Smart Locks kaufen und so einstellen, dass Gäste bei der Ankunft direkt überall Zugang bekommen. In diesem Fall kann der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung über Smart-Locks jedoch bereits verwirrend sein.

Lösung 4: Sichere Schlüsselübergabe Ferienwohnung

Obwohl dies noch nicht ganz so verbreitet ist wie Schlüsselboxen oder Smart-Locks, werden persönliche Schlüsselübergaben durch Dritte unter Vermietern von Ferienwohnungen immer üblicher – so sehr, dass zu diesem Zweck inzwischen Dienstleister entstanden sind, um die Nachfrage zu befriedigen!

Diese verknüpfen die Eigentümer mit lokalen Standorten wie Cafés und Geschäften. Sie bieten einen sicheren, nahe gelegenen Ort, um die Schlüssel zwischen den Aufenthalten der Gäste aufzubewahren. Außerdem haben Gäste so auch noch die Möglichkeit, die Nachbarschaft gleich etwas zu erkunden und Schlüssel problemlos zu hinterlegen. Gerade in Großstädten stellt diese Variante einen wahren Trend dar. So ist beispielsweise Schlüssel hinterlegen Berlin längst keine Seltenheit mehr.

Alternativ können Sie aber selbstverständlich auch einen Schlüsseltresor Ferienwohnung oder einen Schlüsselsafe Ferienwohnung nutzen. Was genau das ist und wie diese Option die Schlüsselübergabe Ferienwohnung erheblich vereinfacht, erfahren Sie hier.

Die Verwaltung

Wieder andere Vermieter bevorzugen es, den Vorgang des Ein- und Auscheckens zu automatisieren, indem sie dafür einen professionellen Auftragnehmer oder Dienstleister einstellen. Wie genau das funktioniert, lesen Sie im Folgenden:

Automating Check In Property Manager

Lösung 5: Jemanden für die Schlüsselübergabe Ferienwohnung anstellen

Für einige, extrem beschäftigte Eigentümer, die keine elektronischen Schließsysteme installieren können, bei deren Wohnung ein elektronisches Türschloss Ferienwohnung technisch nicht möglich ist oder die auf eine persönliche Begrüßung bei Ankunft einfach nicht verzichten möchten, ist es am besten, sich jemand anderen darum kümmern zu lassen und den Check-in-Prozess so zu automatisieren.

Bei jedem Reiseziel sind viele Hausverwalter zu finden, die ihren Portfolio immer gerne noch erweitern wollen. Ein Hausverwalter kann sich nicht nur um Ihre Ferienunterkunft kümmern, sondern ist auch das freundliche Gesicht, das dafür sorgt, dass bei jedem Einchecken und jeder Schlüsselübergabe alles reibungslos abläuft – selbst bei Verzögerungen.

Für vollzeitarbeitende Gastgeber kann das Anstellen einer Person und die Ausgliederung des Check-In-Prozesses wirklich dabei helfen, Ihren Terminplan zu entlasten und viel Zeit zu sparen, ohne dabei den „menschlichen“ Aspekt zu vernachlässigen. Stellen Sie jedoch sicher, dass derjenige, der Ihre Gäste stellvertretend für Sie in Empfang nimmt, zu Ihnen und Ihrer Unterkunft passt, grundlegende Fragen Ihrer Gäste beantworten kann und im Idealfall mindestens Englisch spricht.

Lösung 6: Ein Unternehmen beauftragen

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, warum Sie nur den Check-In Prozess auslagern sollten, wenn Sie sich doch trotzdem weiterhin um alles andere kümmern müssen. Wie Sie es vielleicht selbst schon gesehen haben, hat das enorme Wachstum in der Ferienwohnungsbranche dafür gesorgt, dass es immer mehr Vermietungsservices gibt. Eine Lösung ist also auch für viel beschäftigte Vermieter unter uns in Sicht.

Solche Service-Unternehmen nehmen Ihnen den Check-In ab, treffen den Gast bei seiner Ankunft und können je nach Absprache mit Ihnen nicht nur die Schlüsselübergabe Ferienwohnung abwickeln, sondern Ihren Gästen auch eine kleine Führung durch Haus oder Ferienwohnung geben, Sicherheits-Checks vornehmen und sich um die Haus-Reinigung zwischen zwei Besuchen kümmern.

Besonders für Besitzer von mehreren Ferienwohnungen – oder Besitzer, die eine FeWo in einer anderen Stadt oder sogar einem anderen Land vermieten, sind solche Concierge Angebote unersetzlich. Wenn Sie auf den Service eines Unternehmens vertrauen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.  Sollte etwas während des Aufenthaltes Ihrer Gäste passieren, eilt ein professioneller Mitarbeiter des Concierge Unternehmens herbei und regelt jegliche Probleme, während Sie sich anderen Aufgaben widmen.

BnbSitter ist ein solcher Dienst und bietet Besitzern von Ferienwohnungen in Italien, Frankreich, Belgien und der Schweiz ihren Concierge Service an:

“Was ist der wichtigste Moment während eines Gast-Aufenthaltes? Wir glauben, dass es der Moment ist, an dem die Gäste die Wohnung zum ersten Mal betreten und erkunden. Eine automatisierte Schlüsselübergabe macht das zwar einfach und schnell aber unserer Erfahrung nach ist ein persönlicher, herzlicher Empfang immer noch das Beste.

Wenn Sie sich für einen Concierge Service zur Begrüßung Ihrer Gäste entscheiden, geben Sie ihnen direkt eine besondere Erfahrung und darüber hinaus können Sie beruhigt sein, dass Ihre Gäste gut ankommen und direkt einen Ansprechpartner für jegliche Fragen haben.”

Ganz egal, ob Sie sich für eine neue Schloss-Option wie das Smart-Lock entscheiden, ein elektronisches Türschloss Ferienwohnung nutzen möchten, den Schlüssel zu Ihrer Ferienwohnung sicher hinterlegen oder aber einen Mitarbeiter oder eine Firma beauftragen, die Schlüsselübergabe zu organisieren – sicher ist, dass Sie Ihren Gästen mit einem vereinfachten Anreiseprozess einen wunderbaren Anfang des Urlaubs mit allen Freiheiten bieten.


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Kommentare anzeigen (2)
  1. Bei der Anreise ist ja nicht nur die Schlüsselübergabe das Problem, denn dafür gibt es ja wirklich zahlreiche einfache Lösungsmöglichkeiten. Viel schwieriger gestaltet sich die Administration bei Anreise: Da sind die amtlichen Meldezettel auszufüllen und die Pässe einzusehen bei ausländischen Gästen, die Kaution ist zu kassieren und zu quittieren, da ist das Übergabeprotokoll, welches erforderlich ist, um sich den Zustand der Unterkunft bestätigen zu lassen, da ist die Hausordnung zu besprechen und die Mülltrennung. Unterlässt man das alles, darf man sich am Ende nicht wundern, wenn Gäste und ihre Kinder sich in Unwissenheit völlig gedankenlos in fremden Eigentum verhalten. Wie soll da eine Haftung durchgesetzt werden, wenn nichts dokumentiert war.

    1. Die „Hausordnung“, besondere Hinweise und amtliche Zettel gehören zweisprachig in eine gut ausgestaltete Infomappe, welche sichtbar im Haus/der Wohnung platziert wird und dem Gast im Voraus auch auf elektronischem Weg zugeht. Es ist egal, ob die Gäste aus Russland, England, Frankreich, Italien, Saudi Arabien oder Kenia kommen. Gutes Benehmen und respektvoller Umgang ist auf der ganzen Welt einheitlich. Und wer ein Smartphone bedienen kann und sich ins Ausland begibt, ist im 21. Jahrhundert auch der englischen Sprache mächtig. Wenn man ehrgeizig ist und sein Feriendomizil in einem Grenzgebiet hat, kann man die Infomappe meinetwegen auch in eine dritte Sprache übersetzen (lassen). Ein Übergabeprotokoll oder eine Bar-Kaution habe ich noch nie verlangt und auch als Gast nirgends erlebt (das wäre für mich ein Ausschlusskriterium). Für so etwas gibt es im Zeitalter von Kreditkarten und alternativen Bezahlsystemen andere Lösungsansätze. Gegen Vandalismus kann man sich versichern und wenn mal eine Kaffeetasse kaputt geht, zahle ich das aus den Rücklagen. Wenn versehentlich oder aus Ignoranz der falsche Müll in der falschen Tonne landet, korrigiere ich diesen Fehler; für so etwas gibt es Handschuhe. Die Ansprüche und Bedürfnisse der Gäste und auch die Konkurrenzsituation haben sich in den letzten zwei Dekaden massiv verändert und zwar weltweit; was zählt ist die Zufriedenheit der Gäste und die Bewertungen im Internet. Wer da auf pingelig macht, will entweder kein Geld verdienen oder fällt hinten runter.

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