Meist bereiten kleine Dinge Besitzern und Verwaltern von Ferienwohnungen unnötigerweise Kopfschmerzen. Die Schlüsselübergabe, sowie das Einchecken und Auschecken aus der Wohnung können zu einem Stressfaktor werden – besonders wenn Sie nicht persönlich vor Ort sind und Ihre Ferienwohnung von weiter weg aus verwalten. Auch wenn Sie sich gerne die Mühe machen, Ihre Gäste persönlich zu begrüßen, können Flugverspätungen, viel Verkehr oder schlechtes Wetter Ihnen doch immer mal wieder einen Strich durch die Rechnung machen.
An solchen unvorhersehbaren Komplikationen hat natürlich niemand Schuld. Ihre Pläne können so allerdings schon einmal durcheinander gebracht werden und auch Gäste freuen sich im Urlaub natürlich nicht über Komplikationen und wollen einfach ankommen. Somit kann die persönliche Übergabe des Schlüssels für die Ferienwohnung ab und an mal eine Herausforderung darstellen.
So sind die häufigsten Schwierigkeiten bei der Schlüsselübergabe Ferienwohnung:
- Anreisezeiten der Gäste
- Kurzfristige Buchungen
- Kommunikationsaufwand und Koordination
- Zeitaufwand und mit der Schlüsselübergabe Ferienwohnung verbundene Kosten
- Verwaltung aus der Ferne
Lassen Sie diese Dinge aber gar nicht erst zum Stressfaktor für Sie oder Ihre Gäste werden und führen Sie stattdessen ein sicheres System ein, das den Check-In-Vorgang für Sie und Ihre Mieter vereinfacht.
Türschlösser für eine problemlose Schlüsselübergabe
Tür ist nicht gleich Tür und Schloss ist nicht gleich Schloss – sobald das Besitzern von Ferienwohnungen klar wird, wird der Gastgeberalltag merklich leichter. Denn mit einem richtigen Schloss kann der Check-In Prozess schon deutlich erleichtert werden und ein nahtloser Wechsel zwischen Gästen wird möglich.
Lösung 1: Schlüsselbox für die Ferienwohnung
Schlüsselboxen sind nichts Neues und trotzdem – oder gerade deswegen – eine gute Wahl, um die Schlüsselübergabe in Ferienwohnungen so einfach wie möglich zu gestalten. Jeder kennt sie und die meisten haben sogar selbst schon einmal eine Schlüsselbox genutzt. Somit stellen Sie Ihre Gäste nicht vor ein unlösbares Rätsel, sondern helfen das Ein- und Auschecken und die Schlüsselübergabe zur Ferienwohnung simpel und praktisch zu gestalten.
Eine Schlüsselbox mit Zahlenschloss lässt sich derweil in den meisten Baumärkten in Ihrer Nähe, in Schlossereien oder online finden. Damit ist die Schlüsselbox für die Ferienwohnung eine der einfachsten und günstigsten Arten, um Ihre Ferienunterkunft sicher abzuschließen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Gäste die Schlüssel zu jeder Zeit bekommen können.
Gerade in Notfällen oder in unerwarteten Situationen können sich Schlüsselboxen als richtige Lebensretter erweisen. Das Einzige, was Sie machen müssen, ist, den Schlüssel in der Box zu deponieren, eine Zahlenkombination festzulegen und Ihren Gästen rechtzeitig genaue Anweisungen zukommen zu lassen, wie die Box benutzt werden soll. Fertig!
Wer sich für die Schlüsselübergabe in der Ferienwohnung also für die Nutzung einer Schlüsselbox entscheidet, stellt sicher, dass ankommende oder abreisende Gäste problemlos Ein- und Auschecken können. Gleichzeitig geben Sie Ihren Gästen Autonomität und zusätzliche Freiheiten, ohne die An- und Abreise an feste Zeiten zu binden. Damit dies jedoch funktioniert, müssen Ihre Gäste Folgendes wissen:
- Wo sich die Schlüsselbox befindet (die meisten Wohnungsbesitzer verstecken die Box ein wenig, zum Beispiel hinter einer Wand)
- Wie die Schlüsselbox zu benutzen ist
- Wie die Zahlenkombination lautet
- Wie Sie die Schlüssel nach dem Auschecken wieder abgeben sollen
Die meisten heutzutage erhältlichen Schlüsselboxen erlauben es Ihnen, die Zahlenkombination für jeden neuen Gast zu ändern, sodass Sie sich keine Sorgen darum machen müssen, dass ehemalige Besucher sich den Code einfach merken oder weitergeben! Genial, oder?
Alternativ können Sie aber selbstverständlich auch einen Schlüsseltresor oder einen Schlüsselsafe für Ihre Ferienwohnung nutzen. Was genau das ist und wie diese Option die Schlüsselübergabe erheblich vereinfacht, erfahren Sie hier.
Lösung 2: Elektronisches Türschloss für Ihre Ferienwohnung
Eine weitere Variante, um die Schlüsselübergabe für Ihre Ferienwohnung zu vereinfachen und zu automatisieren, sind elektronische Schlösser. So verzichten Sie gänzlich auf einen Schlüssel und geben Ihren Gästen lediglich über eine Zahlencode Zugang zu Ihrer Ferienwohnung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Schlüssel können nicht mehr verloren gehen und die Handhabung für die Gäste ist dennoch super leicht!
Statt also mit einem Schlüssel hantieren zu müssen, der unter Umständen während eines Ausflugs verloren geht oder aus Versehen nach dem Auschecken einfach mitgenommen wird, können Ihre Gäste mit einem elektronischen Türschloss an der Eingangstür mit einem Code die Ferienwohnung betreten.
Langes Warten oder sogar der Verzicht Ihre Unterkunft zu mieten, da die Schlüsselübergabe nur zu bestimmten Zeiten erfolgen kann, gehören somit der Vergangenheit an.
Genau wie bei der Option der Schlüsselbox für Ihre Ferienwohnung können Sie auch bei einem elektrischen Türschloss die Zahlenkombination jederzeit aktualisieren. Obwohl elektronische Schlösser für die Ferienunterkunft etwas teurer sind als eine herkömmliche Schlüsselbox, sollten Sie diese Möglichkeit unbedingt in Betracht ziehen. Denn Kosten und Stress für neu anzufertigende Schlüssel oder auszutauschende Schlösser sparen Sie sich komplett.
Sollte Ihr Gast einmal den Zahlencode vergessen, reicht eine kurze Nachricht oder ein Anruf an Sie vollkommen aus und der Gast hat wieder Zugang zur Ferienwohnung. Besonders für Vermieter, die nicht vor Ort sind, ist diese Art der “Schlüsselübergabe” perfekt, denn Sie müssen nicht extra zum Ferienhaus kommen, um beispielsweise den Code zu ändern.
Lösung 3: Smart-Lock für die moderne Schlüsselübergabe
Falls Ihnen sowohl Schlüsselboxen als auch elektronische Schlösser für Ihre Ferienwohnung zu altmodisch erscheinen, gibt es aber selbstverständlich noch eine Alternative für Sie: Smart-Locks. Mit diesen intelligenten Schlössern lässt sich der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung per Smartphone steuern. Nur wenn von einem verifizierten Smartphone ein Signal (per Bluetooth) empfangen wird, lässt sich die Tür öffnen. Sie können so, auch ohne selbst anwesend zu sein, einfach einstellen, zu welcher Uhrzeit die nächsten Gäste das Haus betreten dürfen und die Gäste haben alles direkt auf ihrem Handy.
So praktisch das auch ist, die ganze Sache hat leider auch ein paar Nachteile. Sie müssen zunächst mal davon ausgehen, dass jeder Ihrer Gäste ein Smartphone hat. In der Praxis ist das nicht allzu problematisch, bei Verlust oder Diebstahl werden die Gäste jedoch mehr als frustriert sein, wenn Sie dann nicht einmal am Ende des Tages in die Ferienwohnung kommen. Sie können dies umgehen, indem Sie das Smart-Lock zusätzlich zu einem normalen Schlüssel anbringen. Somit wäre diese Lösung jedoch nicht komplett digital.
Ein weiterer Nachteil von Smart-Locks ist, dass sie nur an einer Tür Ihrer Ferienunterkunft angebracht werden können. Sollten Sie also neben der Haustür noch ein verschlossenes Eingangstor haben, so müssen Sie mehrere Smart Locks kaufen und so einstellen, dass Gäste bei der Ankunft direkt überall Zugang bekommen. In diesem Fall kann der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung über Smart-Locks jedoch bereits verwirrend sein.
Lösung 4: Sichere Schlüsselübergabe über Dritte
Obwohl diese Option noch nicht ganz so verbreitet ist wie Schlüsselboxen oder Smart-Locks, werden persönliche Schlüsselübergaben durch Dritte unter Vermietern von Ferienwohnungen immer üblicher – mittlerweile gibt es einige Dienstleister, die sich genau hierauf spezialisiert haben!
Diese verknüpfen die Eigentümer mit lokalen Standorten wie Cafés und Geschäften. Sie bieten einen sicheren, nahe gelegenen Ort, um die Schlüssel zwischen den Aufenthalten der Gäste aufzubewahren. Gäste haben so auch noch die Möglichkeit, die Nachbarschaft gleich etwas zu erkunden. Gerade in Großstädten stellt diese Variante einen wahren Trend dar. So ist beispielsweise Schlüssel hinterlegen Berlin längst keine Seltenheit mehr.
Die Nachteile liegen jedoch auf der Hand: Auch hier sind Gäste wieder an Öffnungszeiten gebunden und den höchsten Komfort bietet diese Variante auch nicht.
Dennoch ist diese Möglichkeit sehr sicher und auch persönlich was vielen Gästen auch zusagen könnte.
Die Verwaltung des Check-Ins und Check-Outs
Wieder andere Vermieter bevorzugen es, den Vorgang des Ein- und Auscheckens zu automatisieren und abzugeben, indem sie dafür einen professionellen Dienstleister einstellen. Wie genau das funktioniert, lesen Sie im Folgenden:
Lösung 5: Jemanden für die Schlüsselübergabe der Ferienwohnung anstellen
Für einige, extrem beschäftigte Eigentümer, die keine elektronischen Schließsysteme installieren können, weil ein elektronisches Türschloss technisch nicht möglich ist oder auf eine persönliche Begrüßung bei Ankunft einfach nicht verzichten möchten, ist es am besten, dass sich jemand anderes persönlich darum kümmert.
Für vollzeitarbeitende Gastgeber kann das Anstellen einer Person und die Auslagerung des Check-In-Prozesses wirklich dabei helfen, Ihren Terminplan zu entlasten und viel Zeit zu sparen, ohne dabei die Erfahrung für den Gast in irgendeiner Form unpersönlich zu machen. Stellen Sie jedoch sicher, dass derjenige, der Ihre Gäste stellvertretend für Sie in Empfang nimmt, zu Ihnen und Ihrer Unterkunft passt, Ihren Gästen grundlegende Fragen beantworten kann und im Idealfall mindestens Englisch spricht.
Lösung 6: Ein Unternehmen beauftragen und Aufgaben automatisieren
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, warum Sie gerade den Check-In Prozess auslagern sollten – die Wahrheit ist, mittlerweile haben Sie vollkommene Freiheit, welche Aufgabenbereiche Sie abgeben möchten und welche Sie selbst in die Hand nehmen möchten.
Das enorme Wachstum in der Ferienwohnungsbranche hat dafür gesorgt, dass es immer mehr Ferienwohnungssofwares und Lösungen von Drittanbietern gibt. Eine Entlastung ist also auch für viel beschäftigte Vermieter unter uns in Sicht.
Ob Aufgabenmanagement, automatisierte Gästekommunikation, Reinigung zwischen An- und Abreise, Monitoring der Gäste oder Service-Unternehmen, die Ihnen den Check-In abnehmen.
Wie funktioniert die Schlüsselübergabe über Unternehmen?
Das Unternehmen trifft den Gast bei seiner Ankunft und kann je nach Absprache mit Ihnen nicht nur die Schlüsselübergabe der Ferienwohnung abwickeln, sondern Ihren Gästen auch eine kleine Führung durch die Ferienunterkunft geben, Sicherheits-Checks vornehmen und sich um die Hausreinigung zwischen zwei Besuchen kümmern.
Besonders für Besitzer von mehreren Ferienwohnungen – oder Besitzer, die eine Ferienwohnung in einer anderen Stadt oder sogar einem anderen Land vermieten, sind solche Concierge Angebote unersetzlich. Wenn Sie auf den Service eines Unternehmens vertrauen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern. Sollte etwas während des Aufenthaltes Ihrer Gäste passieren, eilt ein professioneller Mitarbeiter des Concierge Unternehmens herbei und regelt jegliche Probleme, während Sie sich anderen Aufgaben widmen.
Ganz egal, ob Sie sich für eine neue Schloss-Option wie das Smart-Lock entscheiden, ein elektronisches Türschloss Ferienwohnung nutzen möchten, den Schlüssel zu Ihrer Ferienwohnung sicher hinterlegen oder aber einen Mitarbeiter oder eine Firma beauftragen, die Schlüsselübergabe zu organisieren – sicher ist, dass Sie Ihren Gästen mit einem vereinfachten Anreiseprozess einen wunderbaren Anfang des Urlaubs mit allen Freiheiten bieten.
