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Das Stornieren von bereits gebuchten Aufenthalten in Ferienwohnungen ist immer lästig – ganz gleich, ob diese vom Gast ausgeht oder vom Vermieter. Schließlich haben beide Parteien dem Vertrag zugestimmt und sich darauf eingestellt und vorbereitet, die Leistung in Anspruch zu nehmen.

Leider kommen im Alltag immer wieder Situationen vor, die es einem unmöglich machen dieser Pflicht nachzugehen. Gäste könnten kurzfristig erkrankt sein oder etwas anderes könnte dazwischen kommen, dass sie am Verreisen hindert.

Aber auch bei Vermietern kann es sein, dass Sie kurzfristig Renovierungsarbeiten durchführen müssen oder aus einem anderen Grund Ihre Ferienwohnung nicht wie vereinbart zur Verfügung stellen können.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie in so einem Fall vorgehen sollten.

Stornierung bei privater Vermietung

Wenn ein Gast bei Ihnen in der Ferienwohnung einen Aufenthalt bucht und Sie diese Buchung bestätigen, ist der Vertrag bindend.

Das ist zwar für Sie als Vermieter gut, da Ihre Gäste nicht einfach von der Buchung zurücktreten können und zur Zahlung des Übernachtungspreises verpflichtet sind.

Allerdings bedeutet das auch, dass Sie nicht einfach ohne weiteres vom Vertrag zurücktreten können. Wenn der Grund nicht durch eine höhere Gewalt verursacht wurde, werden Sie Ihrem Gast gegenüber schadensersatzpflichtig.

Das ist natürlich anders auf den Buchungsportalen geregelt. Wir behandeln in diesem Artikel die Stornierung der Ferienwohnung für private Vermieter, die die Buchung direkt mit dem Gast abgeschlossen haben.

Wenn Sie nachlesen möchten, wie Sie eine Buchung auf den führenden Portalen, wie FeWo-direkt durchführen, besuchen Sie unseren Guide für Ferienwohnungen.

Wie Sie als Vermieter eine Buchung stornieren

Wenn Sie keine andere Wahl haben, als eine Buchung zu stornieren, gibt es die Möglichkeit der Vertragsauflösung in gegenseitigem Einvernehmen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Sie Ihren Gast um eine Aufhebung bitten, bzw. mit diesem verhandeln müssen.

So gehen Sie dabei vor:

1. Tun Sie es so früh wie möglich

Je früher Sie Ihre Gäste informieren, desto geringer sind die negativen Auswirkungen auf Ihre Gäste und Ihr Vermietungsgeschäft. Niemand möchte gerne seine Pläne in der letzten Minute noch einmal umwerfen und sich erneut um etwas den Kopf zerbrechen, das eigentlich schon organisiert war. Geben Sie Ihren Gästen also genug Zeit nach einer alternativen Unterkunft zu suchen. Das erhöht auch Ihre Chance, dass der Gast der Vertragsauflösung zustimmt.

2. Seien Sie ehrlich

Möglicherweise haben Sie Schwierigkeiten (persönliche oder mit der Ferienwohnung) oder es liegt ein Notfall vor. Teilen Sie dem Gast den echten Grund mit – in der Regel haben Gäste Verständnis und treten vom Vertrag zurück, solange Sie keinen großen Nachteil daraus erfahren. Vermeiden Sie es aber ohne Grund oder durch Ausreden und Tricks eine Stornierung durchzuführen. Wenn Sie auffliegen, kann das Ihnen negative Bewertungen einbringen und Ihren Ruf stark schädigen. Im schlimmsten Fall käme sogar eine Anzeige wegen Vertragsbruch infrage.

3. Bitten Sie um Entschuldigung

Neben der Angabe der Gründe sollten Sie sich auch dafür entschuldigen, dass Sie die Buchung stornieren möchten und Ihren Gästen dadurch Unannehmlichkeiten bereitet werden.

4. Bieten Sie eine Alternative oder Entschädigung

Machen Sie es Ihren Gästen leichter und geben Sie ihnen einen Vorteil, wenn Sie die Buchung stornieren möchten. Das trägt auch zur Entscheidung bei, ob die Gäste bereit sind vom Vertrag zurückzutreten und kann helfen eine positive Beziehung zu den Gästen zu bewahren.

Muster für die Buchungsstornierung

Unter Berücksichtigung der oben aufgeführten Punkte, haben wir ein Muster erstellt, das Sie verwenden können, wenn Sie Kontakt zu Ihren Gästen aufnehmen.

Sehr geehrte(r) Herr/Frau […],

für den Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] haben Sie einen Aufenthalt in unserer Unterkunft [Name] gebucht. Uns ist bewusst, dass diese Vereinbarung rechtskräftig und verbindlich ist, möchten Sie aber auf diesem Weg um eine Vertragsauflösung im gegenseitigen Einvernehmen bitten, aus folgendem Grund: [Grund hier einfügen]

Unsere Gäste sind uns sehr wichtig, daher möchten wir Ihnen anbieten, eine alternative, gleichwertige Unterkunft für Sie zu finden und Sie in Verbindung mit dem Vermieter zu setzen. Zusätzlich übernehmen wir als Entschädigung einen Teil der Übernachtungskosten, in Höhe von (…) Euro / Prozent.

Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie mit unserem Angebot einverstanden sind.

Wir bitten Sie die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und danken Ihnen für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Warum Sie eine Stornierung grundsätzlich vermeiden sollten

Das Stornieren einer Reservierung führt zu einem schlechten Image Ihres Unternehmens und kann zu einer negativen Bewertung führen. Wenn ein Gast seinen Urlaub organisiert, möchte er, dass die Suche nach einer Unterkunft einfach und problemlos abläuft. Eine Stornierung kann Gästen ihren Urlaub ruinieren.

Wenn Sie mehr als eine Buchung stornieren, wird Ihre Unterkunft außerdem nicht als zuverlässig erscheinen und andere Gäste werden es möglicherweise vermeiden, sie zu buchen, aus Angst, dass Sie erneut stornieren. Langfristig kann es Ihnen also einen schlechten Ruf verschaffen.

how to cancel a guest reservation

Wenn Sie in Buchungsportalen gelistet sind und eine Reservierung stornieren, sinkt Ihre Position in den Suchmaschinen dieser Seiten erheblich, wodurch es für einen Gast zunehmend schwieriger wird, Ihre Unterkunft auf der Plattform zu sehen.

Darüber hinaus können Buchungsportale Gebühren für die Stornierung erheben. In jedem Fall wirkt sich die Stornierung einer Reservierung in Ihrer Ferienwohnung schlecht auf Ihr Unternehmen aus und beeinträchtigt auch auf Ihre Sichtbarkeit online. Darüber hinaus werden Sie bei wiederholten Stornierungen möglicherweise von der Website ausgeschlossen.

Hinweis: Sie sollten Ihre individuelle Situation und Sachlage immer mit einem Rechtsberater klären.

Stornierungen sind nie erfreulich und sollten weitestgehend vermieden werden. Sollte es wirklich nicht anders gehen, nehmen Sie Kontakt zu Ihren Gästen auf und versuchen Sie eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten am besten ist.

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