Ein Gast hat Ihre Ferienwohnung gebucht. Sie haben alles Nötige vorbereitet und kurz vor der Anreise passiert es doch: Eine Stornierung ist unumgänglich. Dabei ist das Stornieren von bereits gebuchten Aufenthalten in Ferienwohnungen immer lästig – ganz gleich, ob diese vom Gast ausgeht oder ob es sich um eine Stornierung der Ferienwohnung durch den Vermieter handelt. Schließlich haben beide Parteien dem Mietvertrag zugestimmt, sich darauf eingestellt und vorbereitet, die angebotene beziehungsweise gebuchte Leistung in Anspruch zu nehmen.
Dennoch kommt es im Alltag leider immer wieder zu Situationen, die es einem unmöglich machen dieser Pflicht nachzugehen. Gäste könnten kurzfristig erkrankt sein oder etwas anderes könnte dazwischen kommen, sodass eine geplante Reise schlichtweg nicht mehr möglich ist.
Aber auch bei Vermietern kann es sein, dass Sie kurzfristig Renovierungsarbeiten durchführen müssen oder aus einem anderen Grund Ihre Ferienwohnung nicht wie vereinbart zur Verfügung stellen können. Denken Sie nur einmal an einen möglichen Wasserrohrbruch oder andere unvorhersehbare Schäden, die das Vermieten Ihrer Immobilie unterbinden. In diesem Fall ist eine Kündigung des Mietvertrags der Ferienwohnung durch den Vermieter unumgänglich.
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Stornierung einer Ferienwohnung bei privater Vermietung
Wenn ein Gast bei Ihnen in der Ferienwohnung einen Aufenthalt bucht und Sie diese Buchung bestätigen, ist der dadurch entstandene Mietvertrag bindend – für beide Seiten, also für den Gast und auch für Sie als Vermieter.
Auf der einen Seite ist das gerade für Sie als Vermieter eine Art Rückversicherung. Immerhin können Sie sich sicher sein, dass Ihre Gäste nicht einfach von der Buchung zurücktreten können, sondern stattdessen zur Zahlung des Übernachtungspreises verpflichtet sind.
Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass Sie nicht einfach ohne weiteres vom Vertrag zurücktreten können. Denn auch für den Gast ist ein Mietvertrag eine Absicherung. Und eine Stornierung der Ferienwohnung durch den Vermieter wirft bereits geschmiedete Pläne um. Aus diesem Grund gilt: Wenn der Grund für die Kündigung der Ferienwohnung durch den Vermieter nicht durch eine höhere Gewalt verursacht wurde, werden Sie Ihrem Gast gegenüber schadensersatzpflichtig.
Anders sieht dies jedoch meist auf den unterschiedlichen Buchungsportalen im Internet aus. Doch was passiert, wenn sie eine Ferienwohung privat anbieten und eine Stornierung nicht zu vermeiden ist? In diesem Artikel gehen wir auf genau diesen Fall ein. Wir zeigen Ihnen, was es zu beachten gibt, wenn Sie als Vermieter eine Kündigung aussprechen müssen nachdem ein Gast Ihre Immobilie direkt bei Ihnen gebucht hat.
Wenn Sie darüber hinaus nachlesen möchten, wie Sie eine Buchung auf den führenden Portalen wie FeWo-direkt durchführen, besuchen Sie unseren Guide für Ferienwohnungen.
Gründe für eine Stornierung
Gibt es gute und schlechte Gründe für eine Stornierung der eigenen Ferienimmobilie? Darüber lässt sich mit Sicherheit streiten. Dennoch gibt es bestimmte Gründe oder Situationen, die Gäste eher nachvollziehen können als andere. Stornieren Sie als Vermieter beispielsweise den Mietvertrag Ihrer Ferienwohnung, weil Sie vor der Sommersaison gerne noch einmal streichen möchten, werden Ihre Gäste dies wohl kaum als triftigen Grund anerkennen. Anders sieht es hingegen aus, wenn das Dach der Wohnung nach einem Gewitter Schaden genommen hat oder die angebotene Ausstattung nicht zur Verfügung steht.
Im Folgenden haben wir einige gute Gründe für eine Stornierung für Sie aufgeführt:
- Rohrbruch oder Wasserschaden
- Dachschaden
- Insektenbefall oder Schimmel
- Brand
- etc.
Wie Sie als Vermieter eine Buchung stornieren
Wenn Sie keine andere Wahl haben, als eine Buchung zu stornieren, gibt es die Möglichkeit der Vertragsauflösung in gegenseitigem Einvernehmen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Sie Ihren Gast um eine Aufhebung bitten, beziehungsweise mit Ihren Gästen verhandeln müssen, um eine Lösung zu finden.
So gehen Sie dabei vor:
1. Tun Sie es so früh wie möglich
Kontaktieren Sie Ihre Gäste im Falle einer Stornierung der Ferienwohnung so früh wie möglich. Denn je früher Sie Ihre Gäste informieren, desto geringer sind die negativen Auswirkungen auf Ihre Gäste und Ihr Vermietungsgeschäft.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gäste. Niemand möchte gerne seine Pläne in der letzten Minute noch einmal umwerfen und sich erneut um etwas den Kopf zerbrechen, das eigentlich schon organisiert war. Geben Sie Ihren Gästen also genug Zeit nach einer alternativen Unterkunft zu suchen oder machen Sie Vorschläge über Alternativen.
Gegebenenfalls haben Sie eine andere Ferienimmobilie, die gerade freisteht und die Sie Ihren Gästen anbieten können? Seien Sie verständnisvoll und machen Sie Ihren Gästen auch die Lage vor Ort, sowie Ihre Gründe für die Kündigung der Ferienwohnung verständlich. Das erhöht auch Ihre Chance, dass der Gast einer möglichen Vertragsauflösung zustimmt.
2. Seien Sie ehrlich
Eine Kündigung ist nie einfach. Doch möglicherweise haben Sie Schwierigkeiten oder es liegt ein Notfall vor. Ganz gleich, ob die aus persönlichen Gründen oder aus Gründen, die direkt mit der Ferienwohnung zusammenhängen, stornieren müssen, seien Sie ehrlich. Teilen Sie dem Gast den echten Grund für die Kündigung des Mietvertrags Ihrer Ferienwohnung mit – in der Regel haben Gäste Verständnis und treten vom Vertrag zurück, solange Sie keinen großen Nachteil daraus ziehen. Vermeiden Sie es aber ohne Grund oder durch Ausreden und Tricks eine Stornierung durchzuführen. Wenn Sie auffliegen, kann Ihnen das nicht nur negative Bewertungen einbringen, sondern auch langfristig Ihren Ruf stark schädigen. Im schlimmsten Fall käme sogar eine Anzeige wegen Vertragsbruch zustande.
3. Bitten Sie um Entschuldigung
Neben der Angabe der Gründe für die Stornierung der Ferienwohnung durch den Vermieter sollten Sie sich auch für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen, die aus der Situation entstehen. Zeigen Sie sich empathisch und versetzen Sie sich auch hier in die Lage Ihrer Gäste. Eine Kündigung eines bereits unterzeichneten Mietvertrags für eine Ferienwohnung bedeutet unter Umständen einen erheblichen Mehraufwand für Ihre Gäste. Unsicherheit wo denn nun die geplanten Ferien verbracht werden, die Suche nach einer neuen Bleibe und vieles mehr fallen nun zu Lasten Ihrer Gäste. Nehmen Sie sich daher Zeit und entschuldigen Sie sich ehrlich.
4. Bieten Sie eine Alternative oder Entschädigung
Derweil sich die Situation oftmals nicht ändern lässt, können Sie Ihren Gästen nun dennoch helfen. Machen Sie es Ihren Gästen leichter und geben Sie ihnen einen Vorteil, wenn Sie die Buchung stornieren oder sich mit einer Kündigung der Ferienwohnung durch den Vermieter einverstanden zeigen.
Das trägt auch zur Entscheidung bei, ob die Gäste bereit sind vom Vertrag zurückzutreten und kann helfen eine positive Beziehung zu den Gästen zu bewahren. Unter Umständen können Sie aber auch eine alternative Unterkunft anbieten, einen anderen Buchungszeitraum vorschlagen an dem die Ferienwohnung genutzt werden kann oder Sie zahlen Ihren Gästen eine faire Entschädigung.
5. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung
Auch ein fantastisches Anschreiben mit den tollsten Gründen für die Stornierung der Ferienwohnung kann Fragen aufwerfen. Insbesondere wenn Ihre Gäste vielleicht schon eine Anzahlung getätigt haben, werden Sie wissen wollen, was nun mit dem Geld geschieht. Daher ist es immens wichtig, dass Sie als Vermieter für Rückfragen zur Verfügung stehen und erreichbar sind. Zeigen Sie, dass Sie sich um Ihre Gäste sorgen und nicht einfach nur kündigen. Erklären Sie Ihren Gästen wenn nötig auch per Telefon noch einmal die Situation, zeigen Sie mögliche Lösungen auf und gehen Sie einvernehmlich auseinander. Vielleicht können Sie Ihre Gäste schon in naher Zukunft wieder in Ihrer Ferienimmobilie empfangen nehmen?
6. Bleiben Sie ruhig
Natürlich sollte eine Stornierung im Idealfall vermieden werden, aber nicht immer ist dies auch möglich. Nun hilft es aber nichts, sich verrückt zu machen. Bleiben Sie ruhig und suchen Sie nach Lösungen. Selbstverständlich kann es auch einmal vorkommen, dass sich einer Ihrer Gäste bei Ihnen meldet und trotz triftiger Kündigungsgründe seinem Ärger Luft macht. Lassen Sie ihn ausreden, bleiben Sie auch hier ruhig und sachlich und versuchen Sie gemeinsam eine Lösung zu finden mit der alle Beteiligten zufrieden sein können.
Stornierungsbedingungen bei Online Buchungsportalen
So gut wie jedes Online Buchungsportal – ob Airbnb oder Booking – hat seine eigenen Stornierungsbedingungen. Indem Sie ein Inserat auf der jeweiligen Seite online stellen, zeigen Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden. Daher ist es immens wichtig, dass Sie die einzelnen Bedingungen kennen und in Betracht ziehen bevor Sie einem Gast kündigen. Andernfalls kann es zu Geldbußen bis hin zum Ausschluss von dem jeweiligen Online Buchungsportal kommen.
Airbnb Stornierungsbedingungen für Vermieter
Airbnb greift bei einer Stornierung einer Ferienwohnung durch den Vermieter hart durch. So kann es hier nicht nur zu Geldbußen kommen, wenn Sie eine Reservierung stornieren. Je nachdem wann Sie eine Buchung angenommen haben und wie kurz vor dem geplanten Check-in Sie diese storniert haben, berechnet Ihnen Airbnb zwischen 50 und 100 Euro Stornierungsgebühren. Diese werden automatisch von Ihren Einkünften abgezogen, sobald Sie eine neue Buchung erhalten. Zudem wird Ihr Airbnb Buchungskalender während der fragwürdigen Zeit automatisch blockiert, sodass Sie keine anderen Buchungen erhalten können.
Wer außerdem noch am Tag der Anreise storniert, erhält einen automatischen Eintrag auf dem eigenen Airbnb Profil, sodass für alle Gäste sichtbar wird, dass Sie eine Reservierung storniert haben. Derweil Sie diesen Eintrag nicht wieder entfernen können, ist es möglich eine Antwort zu verfassen, um Ihre Gründe für die Stornierung zu erläutern.
Wer hingegen in einem Kalenderjahr bis zu dreimal Buchungen storniert, kann (vorübergehend) als Vermieter auf Airbnb gesperrt werden. Und schließlich haben Stornierungen auf Airbnb auch Einfluss auf Ihren Status als Superhost. Denn nur wer eine Stornierungsrate von weniger als 1 Prozent hält, verliert diesen Status nicht.
Vrbo Stornierungsbedingungen für Vermieter
Wer eine Buchung über Vrbo erhält, kann auch diese stornieren. Wichtig ist hierbei jedoch, dass Sie sich bewusst machen, dass eine Stornierung das Ranking Ihres Inserats auf der Online Buchungsplattform stark beeinflusst.
Grundsätzlich können Sie eine gebuchte Reise direkt in Ihrem Konto stornieren. Loggen Sie sich dazu ein, klicken Sie auf die jeweilige Buchung und wählen Sie einen Stornierungsgrund aus. Je nachdem welchen Grund Sie für die Stornierung angeben, entscheidet dann Vrbo, ob Sie für die sogenannte Stornierungsbefreiung qualifizieren oder nicht. Zeitgleich steht Ihnen Vrbo bei allen Rückfragen zum Thema helfend zur Seite.
Booking.com Stornierungsbedingungen für Vermieter
Auch Booking.com gibt Ihnen als Vermieter die Möglichkeit eine Buchung zu stornieren. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Gast nicht anreist. Aber auch, wenn Sie bereits zum Buchungszeitraum eine Kreditkarte oder eine Anzahlung anfordern und diese innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht angegeben oder getätigt wird, können Sie bei Booking.com problemlos stornieren. In diesem Fall müssen Sie sich auf Ihrem Kundenkonto einloggen und unter dem Reiter “Buchungen” die entsprechende Reservierung auswählen. Geben Sie die greifenden Gründe für die Stornierung Ihrer Ferienwohnung an und der Gast erhält eine automatische Benachrichtigung von Booking.com.
Wer hingegen eine laufende Reservierung stornieren möchte, weil es zu einer Doppelbuchung gekommen ist oder weil die Ferienwohnung aus anderen Gründen nicht zur Verfügung steht, muss sich mit dem Kundenservice des Portals in Verbindung setzen. Parallel dazu können Sie selbstverständlich auch mit dem betroffenen Gast sprechen, um auf diesem Weg eine Lösung zu finden.
Muster für die Stornierung einer Buchung in Ihrer Ferienwohnung
Sie haben alles versucht, müssen einen bestehenden Mietvertrag für Ihre Ferienwohnung oder eine vorhandene Buchung für Ihre Ferienimmobilie nun aber doch stornieren? Dann sollten Sie Ihre Gäste schnellstmöglich darüber unterrichten. Doch wie bringen Sie Ihren Gästen die Nachricht bei? Unter Berücksichtigung der oben aufgeführten Punkte haben wir einige Muster für die Stornierung einer Buchung in einer Ferienwohnung erstellt, die Sie verwenden können, wenn Sie Kontakt zu Ihren Gästen aufnehmen. Selbstverständlich können Sie die Angaben und den Wortlaut in der Musterkündigung für Ihre Ferienwohnung individuell anpassen, sodass das Schreiben zu Ihnen und auch zu Ihrer Ferienimmobilie passt.
Stornierung Ferienwohnung Muster
Sehr geehrte(r) Herr/Frau […],
für den Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] haben Sie einen Aufenthalt in unserer Unterkunft [Name] gebucht. Uns ist bewusst, dass diese Vereinbarung rechtskräftig und verbindlich ist. Dennoch möchten wir Sie auf diesem Weg um eine Vertragsauflösung im gegenseitigen Einvernehmen bitten, aus folgendem Grund: [Grund hier einfügen]
Unsere Gäste sind uns sehr wichtig, daher möchten wir Ihnen anbieten, eine alternative, gleichwertige Unterkunft für Sie zu finden und Sie in Verbindung mit dem Vermieter zu setzen. Zusätzlich übernehmen wir als Entschädigung einen Teil der Übernachtungskosten, in Höhe von (…) Euro / Prozent.
Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie mit unserem Angebot einverstanden sind.
Mit freundlichen Grüßen
(Ihr Name)
Muster Stornierung Ferienwohnung für Vermieter
Sehr geehrte(r) Herr/Frau […],
leider können wir Sie im Zeitraum von [Datum] bis [Datum] nicht in unserer Ferienwohnung in Empfang nehmen. Aus [Grund hier einfügen] steht die Wohnung aktuell nicht zur Verfügung. Wir bitten Sie daher um eine Vertragsauflösung in gegenseitigem Einvernehmen.
Wir wissen natürlich, dass Sie Ihren Urlaub im Detail geplant haben und möchten uns daher zutiefst bei Ihnen für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen, die diese Wende für Sie bedeutet. Damit Sie dennoch einen wunderbaren Aufenthalt in (Ort hier einfügen) verbringen können, möchten wir Ihnen bei der Suche einer alternativen, gleichwertigen Unterkunft behilflich sein.
Alternativ würden wir Ihnen die von Ihnen gebuchte Ferienwohnung sehr gerne zu einem anderen Datum zur Verfügung stellen. Wir würden uns sehr freuen gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden zu können und stehen Ihnen selbstverständlich jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
(Ihr Name)
Wie Sie eine Muster Stornierung für die Buchung einer Ferienwohnung nutzen
Jede Ferienwohnung ist einzigartig – ebenso wie Ihre Gäste. Daher gilt auch im Falle einer Stornierung, dass das Anschreiben zu Ihnen und Ihren Gästen passen muss. Nutzen Sie die oben aufgeführten Muster für die Stornierung eines Ferienwohnung Inserats daher nicht blind, sondern als Orientierungshilfe. Insbesondere wenn Sie als Vermieter bereits schriftlichen Kontakt mit Ihren Gästen hatten, sollten Sie auf Anrede, Wortlaut und Stil achten.
Denn nichts ist für einen Gast Schlimmer als mit einer Stornierung der gebuchten Ferienwohnung konfrontiert zu werden und dann auch noch zu erkennen, dass der Vermieter sich nicht einmal die Zeit genommen hat ein individuelles Anschreiben zu verfassen.
Achten Sie daher besonders darauf wie Sie Ihre Gäste bisher angeredet haben (Du oder Sie, Vorname oder Familienname). Schreiben Sie verständlich und überlegen Sie sich, welche Informationen Sie in einer solchen Situation gerne bekommen würden. Lesen Sie sich das Stornierungsschreiben am Ende noch einmal in Ruhe durch und überlegen Sie sich, ob Sie den richtigen Ton getroffen haben.
Zudem sollten Sie sich darauf einstellen, dass sich Ihre Gäste mit Sicherheit bei Ihnen melden werden – schriftlich oder auch telefonisch. Insbesondere wenn Sie Ihre Hilfe bei der Suche einer alternativen Ferienwohnung angeboten haben, sollten Sie daher eine Strategie, Argumente oder Kontakte parat halten.
Warum Sie eine Stornierung Ihrer Ferienwohnung als Vermieter grundsätzlich vermeiden sollten
Das Stornieren einer Reservierung führt zu einem schlechten Image Ihres Unternehmens und kann zu einer negativen Bewertung führen. Wenn ein Gast seinen Urlaub organisiert, möchte er, dass die Suche nach einer Unterkunft einfach und problemlos abläuft. Eine Stornierung kann Gästen im schlimmsten Fall den gesamten Urlaub ruinieren. Zudem buchen Gäste nicht selten im Voraus, wenn noch ausreichend Unterkünfte zur Auswahl stehen. Dies gilt besonders für einen Urlaub in einer beliebten Urlaubsregion oder einem Ort mit einem begrenzten Angebot an Unterkünften. Zudem buchen Gäste nicht selten im Voraus, um besonders attraktive Angebote zu ergattern. Eine Stornierung wirft all diese Organisation und Planung über den Haufen.
Wer als Vermieter zudem mehr als eine Buchung storniert, setzt den eigenen Ruf aufs Spiel. Denn Ihre Unterkunft wird nicht mehr als zuverlässig erscheinen und andere Gäste werden es möglicherweise vermeiden bei Ihnen zu buchen, aus Angst, dass Sie erneut stornieren. Langfristig kann eine Stornierung also Ihr Vermietungsgeschäft schädigen.
Gleiches gilt natürlich auch dann, wenn Sie auf Buchungsportalen gelistet sind. Wenn Sie in Buchungsportalen gelistet sind und eine Reservierung stornieren, sinkt Ihre Position in den Suchmaschinen dieser Seiten erheblich, wodurch es für einen Gast zunehmend schwieriger wird, Ihre Unterkunft auf der Plattform zu sehen.
Darüber hinaus können Buchungsportale Gebühren für die Stornierung erheben. In jedem Fall wirkt sich die Stornierung einer Reservierung in Ihrer Ferienwohnung schlecht auf Ihr Unternehmen aus und beeinträchtigt auch Ihre Sichtbarkeit online. Darüber hinaus werden Sie bei wiederholten Stornierungen möglicherweise von der Website und dem Angebot eines Online Reiseportals ausgeschlossen.
Hinweis: Sie sollten Ihre individuelle Situation und Sachlage immer mit einem Rechtsberater klären.
Stornierungen sind nie erfreulich und sollten weitestgehend vermieden werden. Sollte es wirklich nicht anders gehen, nehmen Sie Kontakt zu Ihren Gästen auf und versuchen Sie gemeinsam eine Lösung zu finden, mit der alle Beteiligten zufrieden sein können.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Antwortvorlage für negativen Bewertungen nicht sehen? Klicken Sie hier.
