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Brauche ich eine Datenschutzerklärung für die Ferienwohnung? [+Muster]

Brauche ich eine Datenschutzerklärung für die Ferienwohnung? [+Muster]

“Datenrichtlinie und AGB’s akzeptieren” , ja – abhaken. Mehrmals pro Woche setzen wir alle diesen Haken und wissen nicht einmal ganz genau, was dahinter steckt. 2016 wurde die Datenschutz-Grundverordnung eingeführt und seit 2018 wird die sogenannte DSGVO umgesetzt. In dieser geht es hauptsächlich um den Schutz der Daten von jeder einzelnen Person und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung – sprich das Recht selbst über seine personenbezogenen Daten zu entscheiden.

Doch was hat das nun mit Ihnen zu tun? Ist die DSGVO das gleiche wie eine Datenschutzerklärung? Brauchen Sie als Inhaber von Ferienwohnungen eine Datenschutzerklärung? Wenn ja, was muss in diese Datenschutzerklärung hinein und wo muss Sie veröffentlicht werden?

Auch wenn man bei der Vermietung von Ferienunterkünften nicht als erstes an die ganzen rechtlichen Pflichten denkt, wie zum Beispiel die Aufbewahrung der Daten, so ist dieser Verwaltungspart dennoch ein großer Teil der Führung eines Business. Wir zeigen Ihnen deswegen auf was Sie achten müssen! Außerdem haben wir ein Muster einer Datenschutzerklärung für eine Ferienwohnung für Sie erstellt.

 


Was ist eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung erklärt simpel gesagt, wie die Daten der jeweiligen Personen genutzt, gespeichert und gegebenenfalls weitergegeben werden. In einer leichten verständlichen Sprache, soll die Datenschutzerklärung also informieren, wie ein jeweiliges Unternehmen die angegebenen Daten nutzt. Die Pflicht für eine Datenschutzerklärung auf jeder Website gibt es schon etwas länger in Deutschland, Sie wurde jedoch auch noch einmal in der DSGVO in 2018 im Paragraph 12 festgehalten. Die Datenschutzerklärung ist also ein Teil der DSGVO.

Brauche ich eine Datenschutzerklärung für mein Ferienwohnungsbusiness?

Grundsätzlich gilt tatsächlich, dass jedes Unternehmen, das eine Website hat – egal wie klein – eine Datenschutzerklärung braucht, also auch Ihr Ferienwohnungsbusiness. Wieso, fragen Sie sich? Beim Betreten einer jeden Website, wird eine IP Adresse gespeichert, dies kann man sich wie eine Telefonnummer vorstellen. Die IP-Adresse kann getrackt werden und zählt somit wie auch eine Telefonnummer zu den personenbezogenen Daten.

Daten dürfen in Deutschland nur dann erhoben oder verarbeitet werden, wenn eine ausdrückliche Erlaubnis vorliegt (deswegen werden Sie auch so oft nach Cookies gefragt). Es gibt jedoch ein paar Ausnahmen. Diese Erlaubnis wird laut Gesetz nämlich automatisch erteilt, wenn die angefragte Dienstleistung nicht ohne die Verwendung gewisser Daten möglich ist. Einfach gesagt: Wenn Sie einen neuen Laptop bestellen, gestaltet sich die Lieferung schwierig ohne die Adresse des Kunden. Ebenso sieht es bei Ferienwohnungen aus – da eine Meldepflicht für Gäste besteht und jemand als Mieter eingetragen werden muss, benötigt die Nutzung von Name und Wohnsitz in diesem Falle normalerweise keine explizite Zustimmung. Hier gilt jedoch, dass Sie nur so viele Daten sammeln dürfen, wie Sie unbedingt brauchen. Die abgerufene IP-Adresse ist also eigentlich nicht notwendig für Sie als Ferienwohnungsvermieter und ein Grund dafür, eine Datenschutzerklärung auf Ihrer eigenen Website zu haben in der Sie um Erlaubnis fragen. Wenn Sie darüber hinaus die Daten Ihrer Gäste noch nach dem Aufenthalt in Ihrer Ferienwohnung speichern, dann brauchen Sie definitiv eine Datenschutzerklärung.

Bei der Buchung einer Ferienwohnung über Buchungsportale stimmen die Kunden bereits auf der Seite des Buchungsportal den Datenschutzrichtlinien zu, jedoch gilt auch hier die Informationspflicht über den Ursprung der Daten, Zweck und Aufbewahrung. Wenn also in der Datenschutzrichtlinie von Airbnb nicht stehen sollte, dass alle Daten an den Anbieter weitergeleitet werden dürfen, müssen Sie den Kunden darüber informieren, wenn Sie seine Daten erhalten. Kurz gesagt: mit einer Datenschutzerklärung sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite!

Unterschied DSGVO in Deutschland und in anderen Ländern

Durch die EU-DSGVO im Mai 2018 wurden die meisten Regelungen einheitlich gemacht, dennoch hat Deutschland den Ruhm besonders auf die Daten zu achten. In der Tat wird die DSGVO in Deutschland sehr ernst genommen. Unternehmen müssen eine Datenschutzerklärung haben, in der sie angeben, welche personenbezogenen Daten sie sammeln, wie sie sie verwenden und die Zustimmung der betroffenen Person dafür im Vorhinein einholen. Verstöße haben in Deutschland bereits zu hohen Bußgeldern geführt. So wurde beispielsweise H&M in 2020 in Deutschland mit einem Bußgeld von 35 Millionen Euro für Datenschutzverstöße bestraft.

In anderen EU-Ländern können manche Anforderungen je nach Land leicht variieren. Zum Beispiel müssen Unternehmen in Spanien personenbezogene Daten nach fünf Jahren löschen, während in Frankreich eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren besteht. Grundsätzlich gelten jedoch wie gesagt die gleichen Bestimmungen.

Auf anderen Kontinenten sieht dies jedoch etwas anders aus. Hier gibt es oft weniger strenge Datenschutzgesetze. Unternehmen müssen nicht so viele Vorschriften einhalten und haben mehr Freiheiten bei der Verwendung von personenbezogenen Daten. In den USA gibt es beispielsweise kein einheitliches Datenschutzgesetz auf Bundesebene. Stattdessen haben einzelne Bundesstaaten eigene Gesetze, die sich in Bezug auf die Anforderungen an die Unternehmen und die Rechte von Einzelpersonen stark unterscheiden. Somit haben Ottonormalverbraucher in anderen Ländern außerhalb der EU weniger Kontrolle darüber, wie ihre Daten verwendet werden und weniger Rechte, um ihre Daten zu schützen. Wichtig wird dies auch, wenn Unternehmen hier in Deutschland Drittanbieter außerhalb der EU nutzen, beispielsweise für Datenspeicherung.

Was gehört alles in eine Datenschutzerklärung für meine Ferienwohnung?

Was muss nun alles in eine Datenschutzerklärung? Reicht es zu sagen “Wir verwenden Ihre Daten!”? Nein, definitiv nicht!

Im Telemediengesetz ist aufgeführt worauf zu achten ist: Der Diensteanbieter hat den Nutzer zu Beginn des Nutzungsvorgangs über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten […] zu unterrichten”

Doch was steckt da eigentlich hinter? Wir haben einmal die wichtigsten Punkte aufgelistet, die in eine Datenschutzerklärung für eine Ferienwohnung gehören. Auch wenn Sie auf der sicheren Seite sein möchten, gilt hier präzise sein! Mehr ist nicht gleich mehr! Wenn Sie beispielsweise keine Karte zur Anfahrt zu Ihrer Ferienwohnung eingebaut haben, muss Google auch nicht als Empfänger der Daten genannt werden. Wenn Sie die Daten nicht speichern und Ihr Ferienwohnungsbusiness mit keinen Anbietern zusammenarbeitet, die das tun, so müssen Sie den Punkt Datenspeicherung nicht ausarbeiten.

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wie bereits im Telemediengesetz erwähnt, sind die Art und der Umfang der Datenverarbeitung ein wichtiger Bestandteil. Sie erklären also welche Daten benutzt werden und wie sie benutzt werden. Das “Wie” müssen Sie außerdem begründen. Wenn Sie beispielsweise den Namen und den Wohnsitz erfassen müssen für den Meldeschein, sollten Sie dies so aufführen. Ein typischer Standard ist außerdem die Erfassung der IP-Adresse, damit die Website überhaupt angezeigt werden kann.

  • Erklärung, welche personenbezogenen Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden
  • Automatisch übermittelte Daten (z.B. IP-Adresse, Browser-Typ)
  • Verarbeitete Daten bei Kontaktaufnahme (z.B. Name, E-Mail-Adresse)
  • Verarbeitete Daten bei Buchungen (z.B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Buchungszeitraum)
  • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung, das Anzeigen der Website)

Empfänger der personenbezogenen Daten

Dieser Part dreht sich darum, wer noch Zugriff auf die Daten hat, außer Sie und Ihr Ferienwohnungbusiness. Die sogenannten “Dritte” müssen hier also erwähnt werden. Wir haben ein paar gängige Beispiele für Dienstleister in der Ferienwohnungsbranche aufgelistet und zusammengefasst welche Punkte hier noch abgearbeitet werden müssen.

  • Angabe der Empfänger, an die die Daten weitergegeben werden können (z.B. Website-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, Channelmanager, Einbindung von Google Maps, Google Analytics zur Analyse der Website-Nutzung)
  • Wenn die Daten in ein Drittland (außerhalb der EU) übertragen werden, muss darauf ausdrücklich hingewiesen werden
  • Hinweis darauf, dass die Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen weitergegeben werden

Datensicherheit

Sie haben Ihre Gäste nun informiert an wen die Daten möglicherweise alles weitergeleitet werden. Dies kann dafür sorgen, dass diese sich erst einmal verunsichert fühlen. Als Inhaber der Daten von allen Gästen Ihrer Ferienwohnung sind Sie dazu verpflichtet, diese Daten bestmöglich zu schützen. In der Datenschutzerklärung müssen Sie an diesem Punkt auflisten, welche Vorkehrungen Sie treffen, um den Schutz zu gewährleisten.

  • Erläuterung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten

Dauer der Datenspeicherung

Ziemlich selbsterklärend ist dieser Teil der Datenschutzerklärung. Löschen Sie die Daten des Kunden direkt nach dem Aufenthalt in der Ferienwohnung oder müssen Sie Rechnungen mit Daten von dem Kunden möglicherweise aufgrund der Aufbewahrungspflicht noch behalten?

  • Erläuterung, wie lange die Daten gespeichert werden
  • Kriterien, die bei der Festlegung der Speicherdauer berücksichtigt werden (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen – in Deutschland 10 Jahre)

Rechte der betroffenen Person

Im Endeffekt haben Sie trotz der Einwilligung nicht die Vollmacht über die Daten. Ihre Gäste haben jederzeit die Möglichkeit, Ihnen die Rechte über die Daten zu entziehen und das müssen sie auch wissen.

  • Erläuterung der Rechte, die betroffenen Personen zustehen (z.B. Auskunftsrecht, Berichtigungsrecht, Widerspruchsrecht, Löschungsrecht, Einschränkungsrecht und Beschwerderecht  bei einer Aufsichtsbehörde)
  • Hinweis darauf, dass die betroffene Person die Einwilligung der Daten jederzeit widerrufen kann
  • Hinweis darauf, wie die betroffene Person ihre Rechte geltend machen kann

Änderungen der Datenschutzerklärung

Selbstverständlich ändern Sie die Datenrichtlinien für Ihre Ferienwohnung ab und an, hierüber müssen Sie Ihre Kunden jedoch informieren.

  • Hinweis darauf, dass die Datenschutzerklärung gelegentlich angepasst werden kann
  • Hinweis darauf, dass betroffene Personen über Änderungen informiert werden

Kontakt

Zu aller letzt fehlt natürlich noch die Verantwortlichkeit: Wer ist für die Richtlinien verantwortlich? An wen muss ich mich wenden, wenn ich von meinen Rechten Gebrauch machen möchte? All diese Fragen sollten Sie am Ende der Datenschutzerklärung geklärt haben.

  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Wahrscheinlich Sie als Inhaber des Ferienwohnungsbusiness)
  • Angabe des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden, erst ab einer Unternehmensgröße von 10 Personen Pflicht)
  • Kontaktmöglichkeiten für Anfragen oder Beschwerden
  • Geltendes Recht und Gerichtsstand (falls vorhanden)

Wo muss die Datenschutzerklärung veröffentlicht werden?

Generell muss sichergestellt werden, dass die Datenschutzerklärung Ihrer Website für Ihre Kunden leicht zugänglich ist. In der Regel wird die Datenschutzerklärung auf der Website des Unternehmens veröffentlicht, also auf Ihrer eigenen Direktbuchungswebsite für Ihre Ferienwohnung (wenn vorhanden). Dort sollte die Datenschutzerklärung auf jeder Seite der Landing-Page verlinkt werden, um einfach gefunden werden zu können. Typischerweise wird der Link zur Datenschutzerklärung im Footer der Website platziert.

Es ist auch ratsam, die Datenschutzerklärung auf allen Plattformen zu veröffentlichen, auf denen Sie Ihre Ferienwohnung vermarkten. Wenn Sie Ihre Ferienimmobilien beispielsweise über Online-Plattformen wie Airbnb, Booking.com oder FeWo-direkt vermarkten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Datenschutzerklärung auch auf diesen Plattformen veröffentlicht wird. Auf Plattformen wie Airbnb ist es üblich, die Datenschutzerklärung in das Feld für die Hausregeln aufzunehmen.

Wie bereits erwähnt ist es wichtig, dass die Datenschutzerklärung in klarer und einfacher Sprache verfasst ist, damit Ihre Kunden verstehen, welche personenbezogenen Daten erhoben werden und wie sie verarbeitet werden. Darüber hinaus sollte die Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Datenschutzvorschriften entspricht. Denken Sie bei der Aktualisierung daran, die Richtlinie nicht nur auf der Website Ihrer Ferienwohnung, sondern auch auf den Buchungsportalen zu aktualisieren.

Wie füge ich meine Datenschutzerklärung bei Lodgify ein?

Wenn Sie eine eigene Website für Ihre Ferienwohnung mit Lodgify erstellt haben, können Sie selbstverständlich die nötige Cookie-Einwilligung einrichten und auch eine Datenschutzerklärung in Ihren Footer einfügen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier. Wenn Sie noch keine Website haben, testen Sie gerne Lodgify kostenlos aus und erstellen Sie noch heute Ihre Direktbuchungswebsite für Ihr Ferienwohnungsbusiness.

PDF Vorlage für Ihre Datenschutzerklärung

Diese ganzen Informationen können erst einmal sehr überwältigend wirken, aber machen Sie sich keine Sorgen, wir haben für Sie eine Vorlage einer Datenschutzerklärung entwickelt, damit Sie einen groben Leitfaden haben. Denken Sie jedoch daran, dass diese Vorlage nur ein Muster ist und selbstverständlich auf Ihr Business angepasst werden muss. Bestimmte Passagen aus der Vorlage für die Datenschutzerklärung für Ferienwohnungen, müssen Sie also kürzen oder ergänzen.

Was für Sie außerdem hilfreich sein könnte, sind Datenschutzerklärungs-Generatoren. Statt einer Vorlage, generieren diese eine vollständige Datenschutzerklärung. Meistens kosten diese jedoch Geld oder geben Ihnen keine direkte Vorlage für Ihr Ferienwohnungsbusiness. Zwei überwiegend kostenlose Tools sind der Datenschutz-Generator und der Weiß & Partner-Datenschutzgenerator. Etwas manuelle Arbeit ist bei diesen Tools jedoch auch nicht vermeidbar.

Nutzen Sie unsere Vorlage für die Datenschutzerklärung für Ferienwohnungen gerne für Ihr Business. Besonders wenn Ihr Business stark wächst oder Sie unsicher sein sollten, empfehlen wir Ihnen mit einem Anwalt oder einem Datenschutzbeauftragten zu sprechen. Die Vorlage von Lodgify dient lediglich der Information und Lodgify ist von der Haftung ausgeschlossen.

 


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