Die digitale Gästeregistrierung wird für Vermieter von Ferienwohnungen in Deutschland immer wichtiger. Nicht nur wegen der zunehmenden Digitalisierung, sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften. Wir erklären, was Sie über die Gästeregistrierung in Ihrer Ferienunterkunft in Deutschland wissen müssen, wie Sie Gäste registrieren und welche Vorteile die digitale Lösung mit sich bringt.
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Gästeregistrierungspflicht in Ferienwohnungen in Deutschland
Laut dem Bundesmeldegesetz (BMG) sind Vermieter verpflichtet, Gäste zu registrieren, wenn sie entgeltlich in einer Unterkunft übernachten. Das betrifft Hotels genauso wie Anbieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern.
Die sogenannte Pflicht zur Gästeregistrierung bei Ferienwohnungen gilt grundsätzlich für alle Gäste die keine deutsche Staatsangehörige sind, und sich zu touristischen oder geschäftlichen Zwecken in der Bundesrepublik Deutschland aufhalten. Dabei müssen folgende Daten erfasst werden:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Anschrift des Hauptwohnsitzes
- Reisepass (Nummer, ausstellende Behörde, Gültigkeitsdauer)
- Tag der Ankunft und Abreise
- Unterschrift des Gastes
Diese Daten dienen primär der Sicherheitsüberprüfung durch Behörden und müssen bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden.
Gästeregistrierungspflicht für deutsche Staatsbürger
Die Pflicht zur Gästeregistrierung in Ferienwohnungen entfällt ab dem Jahr 2025 für deutsche Staatsbürger bei touristischen Aufenthalten. Für ausländische Touristen bleibt sie jedoch bestehen – hier gelten weiterhin alle Vorgaben nach dem Bundesmeldegesetz (BMG).
Die Meldescheine müssen vom Beherbergungsbetrieb mindestens ein Jahr lang aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Bei Kontrollen durch Meldebehörden oder das Ordnungsamt sind diese auf Verlangen vorzulegen.
Unterschiede bei der digitalen Gästeregistrierung zwischen den Bundesländern
Je nach Bundesland gibt es Unterschiede bei der praktischen Umsetzung. In einigen Bundesländern, insbesondere in touristisch stark frequentierten Regionen wie Bayern, Schleswig-Holstein oder Mecklenburg-Vorpommern, setzen viele Gemeinden bereits auf verpflichtende digitale Meldeverfahren. Das bedeutet: Anstelle des klassischen Papiermeldescheins müssen Vermieter die Gästedaten über eine zentrale Online-Plattform der jeweiligen Kommune oder eines beauftragten Anbieters (z. B. feratel, AVS, mein.toubiz) digital übermitteln. Diese Systeme sind häufig direkt mit dem Tourismusmarketing der Region oder der Abrechnung von Kurbeiträgen verknüpft.
In Bayern beispielsweise ist in vielen Kurorten die elektronische Meldung an das „Meldeschein-System Bayern“ vorgeschrieben. Dort werden die Gästedaten online eingetragen, ein digitaler Meldeschein erstellt und automatisch an die zuständige Gemeinde übermittelt. Der Gast kann den Meldeschein bei Anreise unterschreiben oder bereits vorab online bestätigen.
In Mecklenburg-Vorpommern wiederum werden in vielen Orten elektronische Gästekarten generiert, die auf den digitalen Meldedaten basieren und dem Gast zusätzliche Services (z. B. ÖPNV-Nutzung) ermöglichen.
Deshalb ist es für Vermieter unerlässlich, sich über die spezifischen Regelungen der eigenen Region zu informieren und eine passende technische Lösung für die digitale Gästeregistrierung zu wählen, die den kommunalen Vorgaben entspricht.
Was ist ein Ferienwohnung-Meldeschein?
Der sogenannte Ferienwohnung-Meldeschein ist das Dokument, mit dem die Gästeregistrierung erfolgt. Bisher war dieser in vielen Betrieben auf Papier Pflicht und musste vom Gast handschriftlich unterschrieben werden. Diese Pflicht bleibt auch weiterhin bestehen, kann aber zunehmend digital erfüllt werden, wenn die Signatur elektronisch erfasst wird.
Der Meldeschein dient nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch zur internen Dokumentation sowie ggf. zur Abrechnung mit kommunalen Stellen, etwa wenn eine Tourismusabgabe erhoben wird. Auch für statistische Zwecke – beispielsweise bei der Erstellung von Gästestatistiken oder Übernachtungszahlen – können die Daten ausgewertet werden, sofern dies DSGVO-konform geschieht.
Darüber hinaus wird der Meldeschein zunehmend Bestandteil automatisierter Prozesse – beispielsweise zur Generierung eines digitalen Gästepasses oder zur automatisierten Kommunikation mit Gästen vor Anreise (z. B. Check-in-Infos oder Hausregeln).
Wichtige rechtliche Aspekte der Gästeregistrierung
Neben den Vorschriften des BMG sind auch datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten muss DSGVO-konform erfolgen. Das bedeutet:
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für die Gästeregistrierung verwendet werden
- Datenminimierung: Es dürfen nur die gesetzlich geforderten Informationen erhoben werden
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf die Daten haben
- Sichere Speicherung: Elektronische Meldescheine müssen verschlüsselt und sicher gespeichert werden
Für Softwarelösungen bedeutet das, dass sie entsprechende Sicherheitsstandards erfüllen müssen – darunter SSL-Verschlüsselung, regelmäßige Backups und Zugriffsbeschränkungen. Darüber hinaus sollten Gastgeber in ihrer Datenschutzerklärung transparent darüber informieren, welche Daten sie im Rahmen der Gästeregistrierung erheben und wie diese verarbeitet werden.
Ein weiterer Punkt ist die Verantwortlichkeit des Ferienwohnungsvermieters: Selbst wenn ein externer Dienstleister (z. B. eine Ferienwohnung Software-Plattform) die Gästeregistrierung übernimmt, bleibt der Vermieter rechtlich verantwortlich für die Einhaltung der Meldepflicht und den Schutz der Daten.
Auch die Frage nach der elektronischen Unterschrift ist rechtlich relevant: Diese muss nachweisbar vom Gast selbst geleistet werden, z. B. über eine Touchscreen-Signatur oder qualifizierte elektronische Signaturen. Eine bloße Checkbox reicht in der Regel nicht aus, um der gesetzlichen Schriftform zu genügen.
Vorteile der digitalen Gästeregistrierung
Die digitale Gästeregistrierung bringt zahlreiche Vorteile für Vermieter:
- Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung oder Ablage von Papier-Meldescheinen
- Effizienz: Automatisierte Datenübertragung in Verwaltungssoftware
- Rechtssicherheit: Erfassung aller Pflichtangaben nach Bundesmeldegesetz (BMG)
- Umweltfreundlich: Kein Papierverbrauch, kein Druck
- Gästefreundlich: Schnellerer und oft kontaktloser Check-in durch digitale Lösung
- Zentrale Datenverwaltung: Einheitliche und sichere Ablage aller Meldedaten
Mit digitalen Tools lassen sich die Meldescheine einfach vor der Anreise ausfüllen und elektronisch signieren. Einige Anbieter integrieren die Gästeregistrierung direkt in ihre Buchungsstrecke oder die Gäste-App. Auch Schnittstellen zu kommunalen Systemen zur Meldung von Tourismusabgaben sind teilweise bereits integriert.
Moderne Systeme, wie die Ferienwohnung Software von Lodgify ermöglichen es zudem, automatische Erinnerungen an Gäste zu senden, wenn der Meldeschein vor Anreise noch nicht ausgefüllt wurde. Dies reduziert den Aufwand beim Check-in und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Übermittlung und Aufbewahrung der Daten bei der Registrierung von Gästen
In Deutschland werden die im Rahmen der Gästeregistrierung erfassten Daten nicht automatisch an Behörden wie die Polizei weitergeleitet.
Gemäß § 30 Bundesmeldegesetz (BMG) sind Beherbergungsbetriebe verpflichtet, die ausgefüllten Meldescheine vor Ort aufzubewahren – entweder in Papierform oder digital. Eine automatische Übermittlung an Behörden erfolgt nicht und ist auch nicht verpflichtend. Die Daten dürfen nur auf behördliche Anforderung hin, z. B. durch die Polizei, das Ordnungsamt oder bei Ermittlungsverfahren, and die entsprechenden Behörden weitergegeben werden.
Was bedeutet das für das Ferienwohnungsbusiness? Sie müssen die Meldedaten sicher und vertraulich aufbewahren. Bei einer behördlichen Kontrolle müssen sie in der Lage sein, die Daten unverzüglich vorzulegen.
Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens ein Jahr nach dem Tag der Abreise des Gastes. Danach sind die Daten entweder datenschutzkonform zu löschen (bei digitalen Systemen) oder physisch zu vernichten (bei Papiermeldescheinen). Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn andere gesetzliche Gründe vorliegen – etwa laufende Verfahren oder steuerliche Prüfungen.
Wichtig ist zudem, dass auch bei der Aufbewahrung die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Zugriffsschutz, Datenminimierung und sichere Lagerung sind essentiell, um Bußgelder oder Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Gäste registrieren leicht gemacht
Wer als Vermieter Gäste registrieren muss, sollte auf eine digitale Gästeregistrierung setzen. Viele Property-Management-Systeme (PMS) oder Ferienwohnungsplattformen bieten diese Funktion bereits an oder integrieren sie per Schnittstelle mit Drittanbietern. Wichtig ist, dass alle gesetzlich geforderten Daten erfasst werden und die Meldescheine mindestens ein Jahr aufbewahrt werden können.
Einige Anbieter bieten auch Vorlagen für rechtssichere Meldescheine an, die individuell angepasst werden können – z. B. mit Logo der Unterkunft oder zusätzlichen Hinweisen zu Hausregeln und Datenschutz.
Die digitale Gästeregistrierung und Meldepflicht in Deutschland im Überblick
Die Registrierungspflicht für Gäste in Ferienwohnungen in Deutschland bleibt für ausländische Touristen auch nach 2025 bestehen. Für Touristen mit deutscher Staatsangehörig entfällt sie jedoch auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Um rechtssicher und effizient zu arbeiten, sollten Ferienwohnungsbesitzer auf die digitale Gästeregistrierung umsteigen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einen professionellen und modernen Auftritt beim Gast. Wer Gäste registrieren muss, sollte dabei nicht nur an gesetzliche Vorgaben denken, sondern auch an die Chance, interne Abläufe zu optimieren.
Gleichzeitig empfiehlt es sich, regelmäßig die aktuellen Vorgaben der jeweiligen Kommune und des Bundeslandes zu prüfen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben – insbesondere in Bezug auf mögliche Änderungen rund um Tourismusabgaben oder digitale Meldepflichten.
Langfristig wird die digitale Gästeregistrierung nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern ein Standard im professionellen Ferienwohnungsbusiness sein – vergleichbar mit Online-Buchungen oder digitalen Zahlungen. Frühzeitig in moderne Lösungen zu investieren, zahlt sich also doppelt aus: in Form von Effizienz und Gästekomfort.
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