Eine der schnellsten Möglichkeiten, mit Gästen zu kommunizieren, sind E-Mails. Neben Direktnachrichten auf den jeweiligen Buchungsplattformen, sind E-Mails noch immer die weitverbreitetste Möglichkeit in der Reisebranche Informationen zuzustellen. Die meisten Leute erhalten die E-Mails direkt auf Ihr Handy und haben so Buchungsinformationen und/oder -bestätigungen unmittelbar zur Hand.
Eine E-Mail sollte hierbei formeller sein als eine Textnachricht, aber ersetzt die damaligen geschäftlichen Briefe. Mit einer persönlichen Note sollen dem Gast schnell und effektiv alle Informationen vermittelt werden, die er benötigt. Doch welche Informationen sind nun wichtig und wie sollten Sie Ihre Gäste adressieren? Wir helfen Ihnen mit einigen Tipps aus und stellen Ihnen einige E-Mail Vorlagen zum Download zur Verfügung.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Vorlagen für Emails nicht sehen? Klicken Sie hier.
Wie sollten Sie Ihre Gäste per E-Mail ansprechen?
Besonders in Deutschland ist die Ansprache des Öfteren mal kompliziert. Weder will man umgangssprachlich wirken, noch will man eine formelle, distanzierte Atmosphäre schaffen. Demnach kann der Grad der richtigen Ansprache gerne mal schmal sein, besonders bei Mails.
Wir empfehlen auf Augenhöhe mit den Gästen zu interagieren. Denken Sie daran, dass Ihre Gäste in den Urlaub fahren und sich auf eine gelassene Zeit freuen, wenn die E-Mail Kommunikation für ihren Urlaub sich anhört wie die Mails von der Arbeit, ist es schwer, in Urlaubsstimmung zu kommen. Demnach würden wir für Mails, das in der Reisebranche weit verbreitete “du” empfehlen.
Wann sollte man E-Mail Vorlagen verwenden
E-Mail-Vorlagen werden normalerweise verwendet, wenn Sie jedem Gast die gleichen Informationen senden müssen. Dies können beispielsweise Zahlungserinnerungen, Buchungsbestätigungen und Stornierungsanfragen sein. Anstatt dieselben Informationen immer wieder neu zu schreiben, kann eine Vorlage einmal erstellt werden, sodass Sie dann einfach die spezifischen Informationen des Gastes eingeben und sie direkt abschicken können. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen auslassen und müssen nicht für jeden Gast erneut die gleiche Mail verfassen.
E-Mail Versand automatisieren
Mit Property Management Systemen wie Lodgify können Sie den Versand von Mails sogar soweit automatisieren, dass Sie die Daten nicht mehr manuell eingeben müssen. Stattdessen erstellen Sie E-Mail Vorlagen mit Platzhaltern, die dann automatisch mit den Buchungsdaten des Gastes ausgefüllt werden. So können Sie sich auf die Nachrichten und Fragen, die mehr Aufmerksamkeit benötigen, fokussieren.
Worauf Sie bei der Nutzung von E-Mail Vorlagen achten sollten
Das einzige, worauf Vermieter bei der Verwendung von Vorlagen achten sollten, ist, sie nicht zu viel zu verwenden. Gäste können erkennen, wenn sie eine automatische Antwort bekommen und zu viele Copy Paste Nachrichten, können Gästen das Gefühl geben, nur eine Reservierungsnummer zu sein und dass Sie sich nicht richtig um sie kümmern.
Doch hierfür gibt es eine ganz einfache Lösung. Vermeiden Sie es einfach E-Mail-Vorlagen für jede Korrespondenz zwischen Ihnen und einem Gast zu verwenden. Nach einer Buchungsbestätigung können Sie eine persönliche Nachricht schicken, wie:
Hallo xxx,
wir freuen uns sehr über deine Buchung!
Können wir irgendetwas machen, um deinen Aufenthalt angenehmer zu gestalten oder hast du noch irgendwelche Fragen?
Liebe Grüße
Einer der Hauptgründe, warum Menschen Ferienwohnungen buchen, sind persönliche Kontakte. Durch solch eine Nachricht können Sie zeigen, dass Sie sich für den Gast interessieren und dass persönlich jemand hinter dem Computer sitzt.
Dennoch gilt auch hier wie bei so vielem: die Mischung macht’s. Sparen Sie sich Zeit bei informativen Mails durch Automatisierungen und nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Gast Zusatzwünsche zu ermöglichen oder Ihr Ferienwohnungsbusiness auszubauen.
Wir haben Ihnen hier einige E-Mail Vorlagen aufgelistet für die typischsten Situationen und stellen Ihnen in unserem PDF zum Download unten auch noch weitere Vorlagen zur Verfügung:
Reservierungs- und Buchungsbestätigungs-E-Mail-Vorlage
Die Reservierungs- und Buchungsbestätigungs-E-Mail-Vorlage ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Vorlagen und eine der Vorlagen, die Sie demnach auch am häufigsten verwenden werden. In nahezu jedem Unternehmen ist eine Bestell- oder Buchungsbestätigung automatisiert, denn der Zweck ist nicht, persönlich mit dem Kunden eine Beziehung aufzubauen, sondern alle wichtigen Informationen, die der Gast benötigt, schnell mitzuteilen.
In Ihrer E-Mail-Vorlage sollte immer Folgendes enthalten sein:
- Den Namen des Gastes (der Gäste)
- Ihre Reservierungsdaten (Reservierungsnummer…)
- Regeln bzgl. der Zeiten zum Ein- und Auschecken
- Den Name/die Adresse der Unterkunft, in der sie übernachten werden
- Spezifische Details über die Unterkunft (Art des Zimmers, Name der Wohnung, Annehmlichkeiten usw.)
- Zahlungsinformation
- Alle zusätzlichen Annehmlichkeiten, die sie zu ihrer Reservierung hinzugefügt haben
- Ihre Kontaktinformationen und/oder der beste Weg, Sie zu erreichen
Wenn Sie eine E-Mail Vorlage erstellt haben, denken Sie daran, dass Sie diese ab und an aktualisieren. In den Abbinder (unten in der Mail) können Sie so auch saisonale Angebote oder Informationen einbringen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Reservierungs- oder Buchungsbestätigungs-E-Mail-Vorlage aussehen könnte:
Betreff: Deine Buchung bei [Objektname] wurde bestätigt – [Bestätigungsnummer]
Hallo [Gastname],
vielen Dank, dass du dich für unsere [Art der Unterkunft] entschieden hast. Wir freuen uns, dich bald bei uns begrüßen zu dürfen.
Die Reservierung bei [Hausname] für die Zeit vom [Datum-Datum] wurde bestätigt. Wir haben die Anzahlung von [erhaltener Betrag] erhalten und der Restbetrag von [Betrag] ist am [Datum] fällig.
Hier sind die vollständigen Buchungsdetails:
- Reservierungsnummer: [Bestätigungsnummer]
- Ankunftsdatum: [Startdatum]
- Abreisedatum: [Enddatum]
- Sonderwünsche: [Sonderwünsche]
- Richtlinien: [benutzerdefinierte Stornierungsbedingungen]
Denke bitte daran, dass der Check-in am Tag der Ankunft um [Uhr] beginnt und der Check-out bis um [Uhr] erfolgt sein muss. Solltest du noch Fragen haben oder Änderungen vornehmen müssen, ruf mich bitte unter [Telefon] an oder schick mir eine E-Mail an [E-Mail].
Jetzt kann der Urlaubs-Countdown endlich beginnen!
[Ihr Name]
Kurz bevor die Gäste ankommen
Viele Vermieter warten, bis der Restbetrag bezahlt ist und der Urlaub kurz vor der Tür steht, bevor sie weitere Informationen (wie die Adresse und den Türcode) preisgeben. Diese E-Mail bezieht sich also auf all diese Informationen, die für den Gast für seine Ankunft relevant sind, jedoch noch nicht in der Buchungsbestätigung erwähnt wurden.
Die Gäste schätzen es, diese Informationen ein paar Tage vor Ihrer Ankunft zu kriegen, sodass sie sich vorbereitet fühlen und nicht die Angst haben, vergessen worden zu sein. Außerdem kann die Mail auch gerne Vorfreude erwecken und somit ist 3-7 Tage vor Ankunft des Gastes ein guter Zeitpunkt, um diese Mail zu verschicken.
Diese E-Mail-Vorlage sollte immer Folgendes enthalten:
- Den Namen des Gastes
- Den Name/die Adresse der Unterkunft, in der sie übernachten werden und wie man zur Unterkunft gelangt
- Zeiten für Check-in und Check-out
- Parkplatzinformationen
- Informationen zum Zugang (Schlüsselversteck, Code,…)
- Hausordnung
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage für die letzten Informationen vorm Check-in aussehen könnte:
Betreff: Dein Urlaub in [Stadt] steht in den Startlöchern – letzte Informationen zur Buchung [Bestätigungsnummer]
Hallo [Gastname],
bald geht es in den Urlaub! Wir hoffen, dass du dich schon genauso freust wie wir uns. Damit beim Check-in am [Check-in-Datum] alles reibungslos verläuft, haben wir in dieser Mail noch einmal alle wichtigen Informationen für dich gesammelt.
- Reservierungsnummer: [Bestätigungsnummer]
- Ankunftsdatum: [Startdatum], Check-in ab __: __ Uhr
- Abreisedatum: [Enddatum], Check-out ab __: __ Uhr
So kommst du in die Wohnung:
Die Adresse lautet wie folgt: [Adresse]. Ihr kommt über die linke Gartentür zum Hintereingang, wo sich eure Tür befindet. Ihr kommt über [Zugangsmöglichkeit] in die Ferienwohnung. Parkmöglichkeiten könnt ihr [] finden.
In unserem lokalen Reiseführer haben wir noch ein paar persönliche Empfehlungen zu den besten Orten zum Essen und Erkunden zusammengetragen.
Gibt es noch Fragen oder muss irgendetwas an der Reservierung geändert werden. Dann kannst du mich unter [Telefon] erreichen oder eine E-Mail an [E-Mail] senden.
Bis in ein paar Tagen!
[Ihr Name]
Nachdem die Gäste abgereist sind
Nach dem Check-in ist vor dem Check-in oder so ähnlich 😉 Die E-Mail-Kommunikation sollte auf jeden Fall nicht direkt beendet werden, nur weil der Gast erfolgreich eingecheckt hat. Sowohl sollten Sie sich nach dem Check-in bei dem Gast erkundigen, ob alles in Ordnung ist, als auch nachdem der Gast ausgecheckt hat. Danken Sie dem Gast für seinen Aufenthalt bei Ihnen und bitten Sie ihn um eine Bewertung.
Bewertungen sind für Sie als Vermieter sehr wichtig, also nutzen Sie am besten noch die positive Urlaubsstimmung, um nach der Bewertung zu fragen. Halten Sie diese Mail kurz und knapp und lassen Sie Ihre Sympathie spielen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage für Informationen nach dem Aufenthalt aussehen könnte:
Betreff: Vielen Dank für deinen Aufenthalt bei uns 🏠
Hallo [Gastname],
wir hoffen, du hattest eine schöne Zeit bei [Hausname] und wünschen dir eine gute Heimreise.
Könntest du uns einen Gefallen tun und deinen Aufenthalt bei uns bewerten? Ich habe am Ende der E-Mail einen Link eingefügt, wo du dein Feedback hinterlassen kannst.
Danke, dass wir Teil deines Urlaubs sein durften, und vielleicht bis demnächst.
Gute Reise und wir hoffen, bald von Ihnen zu hören!
[Ihr Name]
Außerdem ist diese Mail ein guter Ort, um dem Gast Rabatte anzubieten und aus einem Urlaubsgast einen Stammgast zu machen.
E-Mail Vorlagen für Ihren Kundenstamm
Einige weitere E-Mail Vorlagen sollten Sie für die Stammgäste in Ihrer Ferienwohnung parat haben. Diese E-Mails sollen ehemalige Gäste an Ihre Ferienwohnung erinnern und sie dazu ermutigen, erneut zu buchen.
An folgenden Anlässen können Sie beispielsweise über weitere Mails nachdenken:
- Kontaktpflege: Erinneren Sie ehemalige Gäste mit Fotos aus Ihrer Unterkunft im Postkartenstyle, mit Geburtstagswünschen oder durch einen Frühlingsnewsletter z.B. an ihren Aufenthalt.
- Marketing-E-Mails: Bei Sonderangeboten, Rabatten und Aktionen sollten Sie E-Mail-Vorlagen nutzen, um ehemalige Gäste zu informieren und sie exklusiv fühlen zu lassen. Somit senden Sie auch noch einmal einen Impuls für eine mögliche Buchung.
- Information über Upgrades oder Änderungen: Mit E-Mail-Vorlagen können Gäste über Upgrades oder Änderungen an der Unterkunft informiert werden.
Das Hauptziel besteht in diesen Mails in der Kontaktpflege und darin, dem Gast über Upgrades oder Werbeaktionen zu informieren.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage zur Wiederaufnahme des Kontakts aussehen könnte:
Hallo [Gastname],
wir hoffen, dir geht es gut! Wir haben ein paar Sonderangebote am laufen/wir haben einige Verbesserungen am Haus vorgenommen. Da du schon einmal bei uns warst, wollten wir es dich direkt wissen lassen!
[Angebote eingeben]
Wir würden uns freuen, wenn wir dich wieder begrüßen dürfen. Du kannst das Angebot, aber selbstverständlich auch mit deinen Freunden oder Familien teilen, wenn dein Urlaub schon anderweitig verplant ist!
Wenn du Fragen hast, schreib uns gerne!
[Ihr Name]
Stornierungsbestätigungen oder Rückerstattungsanträge
Manche Mails sind erfreulicher zu schreiben und vor manchen Mails graut es einem als Ferienwohnungsinhaber. Umso wichtiger ist es, dass Sie auch für den Worst-Case E-Mail Vorlagen haben, und zwar für Rückerstattungsanträge und Stornierungsbestätigungen. Oft haben Sie es hier mit unzufriedenen Kunden zu tun oder mit Gästen, die schnell Ihre Reservierung ändern möchten. Demnach steht hier Effizienz an erster Stelle und E-Mail Vorlagen sind ein Must-Have.
So könnte Ihre E-Mail-Vorlage für Stornierungs- oder Rückerstattungsanfragen aussehen:
Hallo [Gastname],
hiermit bestätigen wir, dass die Reservierung [Bestätigungsnummer] gemäß unserer Stornierungsbedingingen [Stornierungsbedingungen] aufgehoben wurde. Schade, dass wir dich nicht bei uns haben konnten.
Wir hoffen, dass du das nächste Mal, wenn du eine Reise nach [Stadt] planst, Kontakt mit uns aufnimmst und an uns denkst.
Wenn es noch irgendwelche Fragen gibt, bin ich unter [Telefon] erreichbar.
[Ihr Name]
E-Mail Vorlagen für Ferienwohnungsinhaber zum Download
Brauchen Sie noch mehr Inspiration oder möchten Sie zwei Vorlagen haben, damit die für Abwechslung bei der Kommunikation sorgen können? Dann laden Sie sich doch kostenlos unsere E-Mail Vorlagen für Ferienwohnungsbesitzer herunter.
Viel Spaß beim Personalisieren
In all diesen E-Mail-Vorlagen ist reichlich Platz für Personalisierung. Passen Sie Ihre Mails Ihrem Kommunikationsstil an. Fügen Sie Entschuldigungen oder Beileid hinzu, wenn Sie Schuld an etwas sind, gratulieren Sie Gästen und achten Sie auf Ihre Mails für weitere Nachfragen. Bleiben Sie stets professionell und passen Sie Ihre Kommunikation stets an, sollte der Kommunikationsstil einem Gast nicht zusagen.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Vorlagen für Emails nicht sehen? Klicken Sie hier.
Mit den Automatisierungstools von Lodgify können Sie sich wiederholende Aufgaben vermeiden, indem Sie Ihre Vorgänge automatisieren. E-Mail-Vorlagen können basierend auf bestimmten Auslösern wie Reservierungsänderungen oder Check-in-Daten angepasst und geplant werden.
