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5 E-Mail-Vorlagen zur Verbesserung der Gästekommunikation
5 Email Templates That Will Improve the Way You Communicate With Guests

5 E-Mail-Vorlagen zur Verbesserung der Gästekommunikation

Eine der schnellsten Möglichkeiten, mit Gästen zu kommunizieren, sind E-Mails. Da die meisten Leute ihre E-Mails direkt auf ihren Handys erhalten, ist dies eine Möglichkeit, praktisch in Echtzeit Informationen auszutauschen, Fragen zu stellen oder zu beantworten und Buchungsinformationen und/oder -bestätigungen zu senden.

Eine E-Mail sollte formeller sein als eine Textnachricht, aber nicht so formell wie ein herkömmlicher Brief. Sie sollte persönlich, aber professionell sein und dem Gast schnell und effektiv alle Informationen geben, die er benötigt.

Bevor Sie bei Ihrer nächsten E-Mail auf “Senden” klicken, sehen Sie sich einige dieser E-Mail-Vorlagen an, mit denen Sie genau das sagen können, was Sie sagen müssen.

Wann sollte man E-Mail-Vorlagen verwenden

When to use email templates

E-Mail-Vorlagen werden normalerweise verwendet, wenn Sie jedem Gast die gleichen Informationen senden müssen. Dies können beispielsweise Zahlungserinnerungen, Buchungsbestätigungen und Stornierungsanfragen sein. Anstatt dieselben Informationen immer wieder neu zu schreiben, kann eine Vorlage einmal erstellt werden, sodass Sie dann einfach die spezifischen Informationen des Gastes eingeben und sie direkt abschicken können. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen auslassen und viel Zeit sparen.

Das einzige, worauf Vermieter bei der Verwendung von Vorlagen achten sollten, ist sie nicht zu sehr zu verwenden. Gäste können erkennen, wann sie eine automatische Antwort erhalten, und zu viele davon können ihnen das Gefühl geben, anstatt eines geschätzten Gastes, für den Sie sich interessieren, nur eine Reservierungsnummer zu sein.

Vermeiden Sie, E-Mail-Vorlagen für jede Korrespondenz zwischen Ihnen und einem Gast zu verwenden. Einer der Hauptgründe, warum Menschen Ferienwohnungen buchen, sind persönliche Kontakte. Wenn Sie können, passen Sie E-Mails für den Gast an, auch wenn Sie nur dessen Namen verwenden oder auf etwas verweisen, über das Sie in einem Telefongespräch gesprochen haben.

Für Informationen, die Sie an jeden Gast senden, wie z. B. Zahlungserinnerungen oder Buchungsbestätigungen, kann eine E-Mail-Vorlage sehr hilfreich sein.

Hier sind einige der häufigsten Gründe, warum Sie einem Gast eine E-Mail senden, und wie Sie mithilfe von Vorlagen genau das sagen können, was Sie sagen möchten:

Reservierungs- und Buchungsbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Die Reservierungs- und Buchungsbestätigungs-E-Mail-Vorlage ist möglicherweise eine der wichtigsten Vorlagen, die Sie verwenden. Es ist wahrscheinlich auch eine der Vorlagen, die Sie am häufigsten verwenden. Dieses Dokument muss alle Informationen enthalten, die der Gast für seine Unterlagen benötigt, um die Reservierung zu bestätigen.

booking confirmation for vacation rental

Diese E-Mail-Vorlage sollte immer Folgendes enthalten:

  • Den Namen des Gastes (der Gäste)
  • Ihre Reservierungsdaten
  • Regeln bzgl. der Zeiten zum Ein- und Auschecken
  • Den Name/die Adresse der Unterkunft, in der sie übernachten werden
  • Spezifische Details über die Unterkunft (Schlafzimmer, Annehmlichkeiten usw.)
  • Zahlungsinformation
  • Alle zusätzlichen Annehmlichkeiten, die sie zu ihrer Reservierung hinzugefügt haben
  • Ihre Kontaktinformationen und/oder den besten Weg, Sie zu erreichen

Wenn Sie eine funktionierende Vorlage bereit haben, denken Sie daran, sie alle paar Wochen zu aktualisieren, um andere interessante Elemente für Ihre Gäste aufzunehmen. Sie können sogar Werbeaktionen für Add-Ons oder Angebote von Partnern hinzufügen, um Ihre Möglichkeiten für zusätzlichen Umsatz zu verbessern.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Reservierungs- oder Buchungsbestätigungs-E-Mail-Vorlage aussehen könnte:

Betreff: Ihre Buchung bei [Objektname] wurde bestätigt – Bestätigungsnummer [Bestätigungsnummer]

Hallo [Gastname],

vielen Dank, dass Sie sich für [Firmenname] entschieden haben. Wir freuen uns, Sie bei uns begrüßen zu dürfen.

Dies ist eine Bestätigung für Ihre Reservierung bei [Hausname/Adresse] für die Zeit von [Datum-Datum]. Wir haben Ihre Anzahlung von [erhaltener Betrag] erhalten und der Restbetrag von [Betrag] ist am [Datum] fällig.

Hier sind Ihre vollständigen Buchungsdetails:

  • Reservierungsbestätigungsnummer: [Bestätigungsnummer]
  • Ankunftsdatum: [Startdatum]
  • Abreisedatum: [Enddatum]
  • Sonderwünsche: [Sonderwünsche]
  • Richtlinien: [benutzerdefinierte Stornierungsbedingungen]

Denken Sie daran, dass der Check-in am Tag Ihrer Ankunft um 16:00 Uhr und der Check-out am Abreisetag um 10:00 Uhr erfolgt. Wir senden Ihnen vor Ihrer Ankunft eine weitere E-Mail mit zusätzlichen Informationen.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen oder Fragen haben, rufen Sie mich bitte unter [Telefon] an oder senden Sie eine E-Mail an [E-Mail].

Jetzt kann Ihr Urlaubs-Countdown beginnen!

[Ihr Name]

Kurz bevor die Gäste ankommen

Right before guests arrive email template for vacation rental

Viele Vermieter warten, bis der Restbetrag bezahlt ist, bevor sie weitere Informationen vor dem Aufenthalt (wie die Adresse und den Türcode) senden. Diese E-Mail ist diejenige, auf die sie sich beim Check-in beziehen, und die meisten Gäste schätzen es, sie einige Tage vorher zu haben, damit sie sie vor ihrer Ankunft durchlesen können. Wenn Sie alle wichtigen Informationen in einer E-Mail-Vorlage haben, werden Sie keine wichtigen Informationen vor dem Aufenthalt vergessen.

Diese E-Mail-Vorlage sollte immer Folgendes enthalten:

  • Den Namen des Gastes
  • Den Name/die Adresse der Unterkunft, in der sie übernachten werden
  • Ihre Reservierungsdaten
  • Zeiten für Check-in und Check-out
  • Wie man zu der Unterkunft gelangt
  • Parkplatzinformationen
  • Hausordnung

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage für Informationen vor dem Aufenthalt aussehen könnte:

Betreff: Ihre Buchung bei [Objektname] ist bestätigt – Bestätigungsnummer [Bestätigungsnummer]

Hallo [Gastname],

Ihre Reise beginnt in wenigen Tagen und wir hoffen, Sie sind genauso erfreut darüber wie wir. Diese E-Mail enthält alles, was Sie für einen nahtlosen Check-in am [Check-in-Datum] benötigen.

  • Reservierungsnummer: [Bestätigungsnummer]
  • Gastname: [vollständiger Name]
  • Anzahl der Nächte: [Nächte]
  • Ankunftsdatum: [Startdatum]
  • Abreisedatum: [Enddatum]
  • Check-in: __: __ Uhr
  • Check-out: __: __ Uhr
  • Adresse: [Adresse der Unterkunft]
  • Parkplatzinformationen:
  • Wichtige Informationen: [z. B. Hausordnung, Ankündigungen, Richtlinien, Zahlungsdetails, WLAN-Informationen usw.]

In unserem lokalen Reiseführer finden Sie persönliche Empfehlungen zu den besten Orten zum Essen, Besuchen und Erkunden.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen oder Fragen haben, rufen Sie mich bitte unter [Telefon] an oder senden Sie eine E-Mail an [E-Mail].

Bis bald!

[Ihr Name]

Nachdem die Gäste abgereist sind

email template after guests leave your vacation rental

Die E-Mail-Kommunikation sollte nicht beendet werden, wenn der Gast eingecheckt hat. Nach dem Auschecken sollte mindestens eine E-Mail gesendet werden, um ihnen für ihr Geschäft zu danken und um eine Bewertung zu bitten. Bewertungen sind für Vermieter von entscheidender Bedeutung, und es ist wichtig, nach der Bewertung zu fragen, während sich der Gast noch im Urlaubsmodus befindet. Diese E-Mail muss nicht so lang sein und sollte Raum für persönliche Details lassen.

Diese Art von E-Mail ist sehr direkt und transaktional, sodass Sie sie nicht regelmäßig aktualisieren müssen. Überprüfen Sie sie jedoch mindestens vierteljährlich, um sicherzustellen, dass Ihre URLs noch funktionieren und noch dem Kommunikationsstil Ihrer Marke entsprechen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage für Informationen nach dem Aufenthalt aussehen könnte:

Betreff: Vielen Dank für Ihren Aufenthalt im [Name der Unterkunft]

Hallo [Gastname],

wir hoffen, Sie hatten eine tolle Zeit bei [Hausname] und wünschen Ihnen eine gute Heimreise.

Wie war Ihr Aufenthalt bei uns? Es würde uns sehr helfen, wenn Sie eine Bewertung abgeben würden. Ich habe den Link am Ende dieser E-Mail eingefügt, damit Sie leicht darauf zugreifen können. Jedes Feedback, das Sie haben, wird sehr geschätzt.

Wir möchten uns noch einmal bei Ihnen dafür bedanken, dass wir Teil Ihres Urlaubserlebnisses sein durften, und hoffen, Sie bei einem nächsten Aufenthalt wieder begrüßen zu dürfen. Gute Reise und wir hoffen, bald von Ihnen zu hören!

[Ihr Name]

Dies ist ein guter Ort, um den Gast an Empfehlungsprogramme oder wiederholte Gastrabatte, die Sie anbieten, zu erinnern. 

Promotionen oder in Verbindung bleiben

happy birthday discount for vacation rental

Eine weitere automatisierte E-Mail, für die Sie möglicherweise eine Vorlage erstellen möchten, ist für Zeiten gedacht, in denen Sie erneut mit ehemaligen Gästen in Kontakt treten müssen. Dies können Marketing-E-Mails sein, die Gäste an Sonderangebote erinnern, Rabatte, die Sie erhalten, oder sogar, um ihnen alles Gute zum Geburtstag zu wünschen. Diese E-Mail-Vorlagen sollen sie an Ihre Ferienwohnung erinnern und sie dazu ermutigen, erneut zu buchen. Dies kann eine weitere kürzere E-Mail sein. Das Hauptziel besteht darin, den Gast über Upgrades oder Änderungen an der Unterkunft sowie über aktuelle Werbeaktionen zu informieren.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage zur Wiederaufnahme des Kontakts aussehen könnte:

Hallo [Gastname],

wir hoffen, Ihnen und Ihrer Familie geht es gut! Wir haben ein paar Sonderangebote laufen/wir haben einige Verbesserungen am Haus vorgenommen. Da Sie schon einmal bei uns waren, wollten wir Sie das gerne als Erste erfahren lassen!

[Angebote eingeben]

Wenn Sie diese Angebote nutzen und Ihren nächsten Aufenthalt bei uns buchen möchten, würden wir uns freuen, Sie wieder begrüßen zu dürfen. Gerne könne Sie diese Informationen auch an Freunden und Familie weiterleiten!

Wenn Sie Fragen haben, bitte lassen Sie uns wissen!

[Ihr Name]

Stornierungsbestätigungen oder Rückerstattungsanträge

Cancellation confirmations or refund requests

Das Versenden dieser E-Mails macht nie Spaß, aber es passieren Dinge, Pläne ändern sich und manchmal müssen die Leute stornieren. Hoffentlich werden diese E-Mails nicht sehr oft verschickt. Wenn dies jedoch der Fall ist, ist es schön, eine vorgefertigte E-Mail-Vorlage zu haben, die sofort versendet werden kann. Diese E-Mail kann dem Gast den Nachweis erbringen, dass die Reservierung storniert wurde, und ihm die Informationen geben, die er benötigt, wenn er erneut buchen möchte.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre E-Mail-Vorlage für Stornierungs- oder Rückerstattungsanfragen aussehen könnte:

Hallo [Gastname],

Es tut uns leid, dass Sie Ihren Aufenthalt bei uns absagen mussten. Gemäß unserem Vertrag [Stornierungsbedingungen]

Wir hoffen, dass Sie das nächste Mal, wenn Sie eine Reise nach [Stadt] planen, Kontakt mit uns aufnehmen und bei uns übernachten werden. Wir würden uns freuen, Sie bei uns zu haben.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen oder Fragen haben, rufen Sie mich bitte unter [Telefon] an oder senden Sie eine E-Mail an [E-Mail].

[Ihr Name]

In dieser E-Mail-Vorlage ist Platz für die Personalisierung. Fügen Sie Beileid hinzu, wenn sie aufgrund familiärer Notfälle absagen mussten, und gratulieren Sie ihnen, wenn etwas Wunderbares passiert ist, das sie veranlasst hat, ihre Pläne zu ändern. Bleiben Sie professionell und respektvoll und halten Sie sich an Ihre Stornierungsbedingungen. 

Tools zur Automatisierung der Gastkommunikation

Als Eigentümer einer Ferienwohnung werden Sie viele E-Mails mit Gästen senden, und ein Großteil Ihrer Korrespondenz sollte persönlich und auf den Gast zugeschnitten sein. Mit ein paar E-Mail-Vorlagen können Sie jedoch schnell und effektiv die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person senden.

Mit den Automatisierungstools von Lodgify können Sie sich wiederholende Aufgaben vermeiden, indem Sie Ihre Vorgänge automatisieren. E-Mail-Vorlagen können basierend auf bestimmten Auslösern wie Reservierungsänderungen oder Check-in-Daten angepasst und geplant werden.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um diesen grundlegenden E-Mail-Vorlagen Ihren persönlichen Stil/Ihre persönliche Stimme hinzuzufügen und sie für Ihre nächste Reservierung zu speichern. Sie werden überrascht sein, wie ein so einfacher Schritt den Reservierungsprozess und die Art und Weise, wie Sie mit Gästen kommunizieren, rationalisieren kann.

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