Ihre Gäste haben Ihre Ferienwohnung aus einem ganz bestimmten Grund ausgewählt und gebucht. Nach der Buchung ist jedoch vor der Buchung. Die Gäste sollen sich bei Ihnen wohl und willkommen fühlen und sich gut zurechtfinden. Somit ist es wichtig, dass Sie entweder für einen netten Empfang sorgen oder den Gästen eine ausführliche Gästemappe bereitstellen. In einer Gästemappe können Sie Ihren Gästen jegliche Informationen geben, die sie vielleicht benötigen könnten und somit einen perfekten Aufenthalt garantieren. Denn die Gästeerfahrung steht bei der Vermietung an erster Stelle. Eine gute Gästemappe für die Ferienwohnung zählt mittlerweile bei jeder Ferienwohnung zur Grundausstattung.
Doch was ist eine Gästemappe? Warum ist eine Gästemappe so wichtig und was gehört in eine Gästemappe für Ihre Ferienwohnung? Wir gehen mit Ihnen durch alles, was Sie wissen müssen im Bezug auf Ihr Willkommensbuch (Gästemappe Ferienwohnung) und bieten Ihnen ebenfalls eine kostenlose Vorlage für die Gästemappe Ihrer Ferienwohnung.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Gästemappe Vorlage nicht sehen? Klicken Sie hier.
Was ist eine Ferienwohnung Gästemappe?
Eine Gästemappe ist ein Willkommensbuch, in dem Sie jegliche Informationen, die für Ihre Gäste relevant sein könnten, festhalten. Im besten Fall weisen Sie Ihre Gäste beim Empfang oder in der Nachricht mit den Check-in Informationen auf das Gästebuch hin. Ihr Gast kann dann direkt bei der Ankunft auf jegliche Informationen zugreifen. Bei Ihrer Gästemappe können Sie kreativ sein und somit kann eine Gästemappe je nach Ferienwohnung sehr unterschiedlich aussehen. Von einem beschriebenen Buch, bis hinzu einer digitalen Gästemappe als PDF und von Fotos bis zu Links sind Ihnen hier keine Grenzen gesetzt. Lediglich, dass die Informationen relevant für Ihre Gäste und leicht zugänglich sind.
Warum brauchen Sie eine Gästemappe für Ihre Ferienwohnung?
Natürlich kann eine gut gestaltete Gästemappe auch etwas länger in der Erstellung brauchen, also warum sollten Sie sich die Zeit und Mühe machen? Wir gucken uns einmal kurz die Vorteile an, die eine Gästemappe mit sich bringt!
Persönlicher Touch ohne Begrüßung
Eine Gästemappe ist für Gäste so wie eine zusätzliche Begrüßung. Denn jegliche Fragen, die Gäste sonst Ihnen stellen würden, können in der Gästemappe nachgelesen werden. Selbst wenn Sie also Ihre Gäste nicht persönlich begrüßen können und Ihre Ferienwohnung aus der Ferne verwalten, sorgen Sie so also für eine persönlichere Bindung und eine ausgezeichnete Gästeerfahrung.
Doch auch wenn Sie Ihre Gäste persönlich begrüßen hat eine Gästemappe einige Vorteile:
Fragen schneller Beantworten
In einer Gästemappe können Sie jegliche Informationen von WLAN-Passwort bis zu Restaurants, Aufbewahrungsorten von Putzmitteln und Notfallnummern aufschreiben. Somit vermeiden Sie erstens das Beantworten von Fragen mitten in der Nacht oder wenn Sie gerade beschäftigt sind und geben Gästen zusätzlich eine direkte Auskunft, wann immer dieser sie braucht. Somit haben Sie mehr Ruhe und Ihr Gast hat eine bessere Erfahrung mit Ihrem Service.
Überlegen Sie sich daher genau, welche Informationen für Ihre Gäste besonders relevant sind. Versetzen Sie sich in die Lage der Neuankömmlinge und überlegen Sie sich, welche Fragen oder Probleme auftreten könnten, die Sie bereits in einer Willkommensmappe Ferienhaus beantworten können. All die praktischen Informationen in Ihrem Willkommensbuch werden entscheidend dazu beitragen, panische Anrufe Ihrer Gäste am späten Abend (oder frühen Morgen) zu vermeiden.
Experte der Region sein
Mit Tipps, Tricks und Empfehlungen werden Sie in den Augen der Gäste schnell zum Experten der Region und somit von einem einfachen Immobilieninhaber und Vermieter zum tatsächlichen Gastgeber.
Buchungsplattformen wie Airbnb fragen nicht ohne Grund Gäste, ob diese auch Empfehlungen o.ä. erhalten haben.
Als seriöser Vermieter wahrgenommen werden
Dieser Vorteil geht Hand in Hand mit dem vorherigen Punkt. Denn eine schön aufbereitete Gästemappe für Ihr Ferienhaus sagt etwas über Sie, Ihre Unterkunft und den Service, den Sie Ihren Gästen bieten aus. Ein paar zerfledderte Broschüren oder sogar gar keine Empfehlungen und Informationen, vermitteln nicht den gleichen Eindruck wie ein schönes Willkommensbuch mit allen wichtigen, geordneten Informationen.
Doch was sind die wichtigen Informationen, die unbedingt in eine Gästemappe reingehören?
Das darf in der Gästemappe für Ferienwohnungen nicht fehlen
Wenn Sie entscheiden, was Sie in Ihr Willkommensbuch für Ihre Ferienunterkunft aufnehmen wollen, müssen Sie eines immer im Hinterkopf behalten: Denken Sie daran, dass es vor allem darum geht, nützliche, praktische und interessante Informationen Ihrer Unterkunft und Ihrer Umgebung für Gäste zusammenzutragen.
Nicht jeder Gast wird sich die ganze Gästemappe durchlesen, demnach lohnt es sich Abschnitte und ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. So findet sich jeder Gast zurecht und findet nützliche Informationen schnell.
Welche Abschnitte unbedingt in eine Gästemappe rein müssen, zeigen wir Ihnen hier:
1. Willkommensgruß
Als Erstes sollten Sie eine Art Einleitung erstellen, um Ihre Gäste zu begrüßen und sie in Ihrer Ferienwohnung willkommen zu heißen. Außerdem können Sie hier erklären, was die Gäste alles in der Gästemappe finden können. Der Willkommensgruß ist außerdem eine tolle Möglichkeit, sich Ihren Gästen nochmal vorzustellen, besonders, wenn Sie diese nicht persönlich empfangen haben, sondern die Schlüsselübergabe automatisiert haben.
Wenn Sie Ihre Gästemappe digital anlegen, sodass Sie sie beispielsweise per PDF schon vor dem Check-in an die Gäste verschicken so eignen sich für diesen Part auch
Informationen zu Themen wie Internetzugänge, einen Zugangscode für die Immobilie, Parkmöglichkeiten, Hausregeln und Ihre persönlichen Kontaktinformationen sowie Notfallnummern.
Denken Sie hierbei auch an Ihre internationalen Gäste. Die Rufnummern für Notfälle wie Polizei, Krankenwagen, Krankenhaus oder Feuerwehr sollten Sie hier nochmal notieren. Mit einer kurzen Übersicht zu solchen praktischen Hinweisen ist Ihren Gästen im Ernstfall schnell geholfen.
2. Ankunft & Abfahrt
Auch Informationen zur Ankunft und Abfahrt / Check-in und Check-out eignen sich sehr gut für eine Gästemappe, die im Vorhinein verschickt wird.
Geben Sie hierfür Ihre vollständige Adresse mit Koordinaten, sowie die Wegbeschreibung vom nächsten Flughafen/Bahnhof oder der nächsten Autobahnausfahrt an. Lassen Sie Ihre Gäste außerdem wissen, ob und wo es Möglichkeiten zum Parken gibt, falls sie mit dem Auto anreisen.
Zusätzlich sollten Sie auch die Anreise- und Abreise-Zeiten nochmals erwähnen und genau erklären, wie die Schlüsselübergabe funktionieren wird und ob es gewisse Regeln für das Ein- und Auschecken gibt. Geben Sie Ihren Gästen all diese Informationen in der Gästemappe Ihrer Ferienwohnung und schicken Sie eine digitale Version im besten Falle gleich vorab, damit der Anfang der Reise möglichst reibungslos verläuft.
Zudem können Sie Ihre Gäste in diesem Abschnitt der Gästemappe Ihrer Ferienwohnung auch darauf hinweisen, wie sie Ihr Haus hinterlassen sollten und ob vor dem Check-Out auf irgendetwas zu achten ist..
3. Aktivitäten & Unternehmungen
Manche Gäste kommen vorbereitet und wissen genau, was sie in der Umgebung unternehmen und entdecken möchten. Es gibt allerdings auch Gäste, die lieber alles auf sich zukommen lassen und spontan vor Ort entscheiden, worauf sie Lust haben oder auf Empfehlungen von den tatsächlich Kennern 😉 hoffen.
Da Sie Ihre eigene Region mit Sicherheit bestens kennen, können Sie Tipps und Tricks geben und Aktivitäten erwähnen, die beliebt für die unterschiedlichen Zielgruppen sind. Sie können hier auch unterteilen nach sehr touristischen Angeboten und lokalen Hot-Spots.
Schreiben Sie eine Top 10 Liste mit Ihren persönlichen Lieblingsaktivitäten oder erstellen Sie einen kleinen Katalog mit den beliebtesten Wanderpfaden, Stränden, Aussichtspunkten oder Radwegen, je nachdem, wo sich Ihre Ferienwohnung befindet. Betreiben Sie hier auch etwas Recherche und aktualisieren Sie Ihre Gästemappe je nach den lokalen Events, die es zu einer bestimmten Jahreszeit bei Ihnen in der Nähe gibt.
4. Restaurants & Bars
Einige Ihrer Gäste möchten sicherlich auch mal etwas essen oder trinken gehen! Fügen Sie der Gästemappe Ihrer Ferienwohnung also ein paar Empfehlungen zu lokalen Speisen und Getränken hinzu und erklären Sie diese. Welche einheimischen Spezialitäten gibt es, die man sonst nirgendwo findet? Wie wird gekocht? Gibt es besondere, saisonale Gerichte oder Zutaten? Denken Sie hier auch an internationale Gäste und erklären Sie gegebenenfalls sogar die deutsche Küche.
Empfehlen Sie auch hier wieder ein paar der besten ortsansässigen Restaurants und Bars. Am besten mit Optionen für verschiedene Geschmäcker und für den kleinen oder großen Geldbeutel. Auch hier können Sie zwischen lokalen Geheimtipps und Top Touri-Orten variieren.
Vergessen Sie nicht, auch die zugehörigen Telefonnummern, Adressen oder eine kurze Wegbeschreibung anzugeben. Falls vorhanden, ist ein Link direkt zur TripAdvisor-Website (mit Kundenrezensionen) auch immer äußerst hilfreich. Damit machen Sie Ihren Gästen das Leben und Ihren Urlaub um einiges einfacher!
5. Informationen zur Unterkunft
Jede Ferienwohnung ist einmalig und hat andere Vorrichtungen und Eigenheiten. Auch wenn Ihre Gäste schon hundertmal im Urlaub waren, ist Ihre Unterkunft doch etwas ganz Neues für sie. Schreiben Sie daher in diesem Teil jegliche Besonderheiten oder Regeln auf, die Gäste in Ihrer Ferienwohnung beachten müssen.
Indem Sie einen Abschnitt über Hausregeln, Mietrichtlinien und Ähnliches in Ihre Ferienwohnung Gästemappe aufnehmen, können Sie mögliche Missverständnisse oder Probleme bereits im Vorfeld vermeiden. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um Ihren Gästen klare Anweisungen zu geben, wie gewisse Dinge in Ihrer Ferienwohnung funktionieren oder welches Verhalten von den Gästen erwartet wird. Ein “Das wusste ich nicht” kommt so gewiss nicht mehr auf.
Wie wird die Temperatur im Haus geregelt? Gibt es etwas Spezielles im Badezimmer oder in der Küche zu bedenken? Sind bestimmte Hausregeln zu beachten? Wie trennen Sie Ihren Müll?
Erklären Sie außerdem kurz, wie man sich mit dem WLAN Ihrer Ferienwohnung verbindet und wie der Fernseher und die restlichen technischen Geräte funktionieren. Indem Sie kurze, aber hilfreiche Nutzungshinweise verfassen, wissen Ihre Gäste sofort bescheid, wie etwas funktioniert und Sie vermeiden mögliche negative Bewertungen am Ende des Aufenthalts. Daher gehören in diesen Abschnitt der Gästemappe Ihrer Ferienwohnung Informationen zu möglichen Schließfachcodes, Zugangscodes, Internet-, Netflix/HBO-Passwörtern, Thermostaten und Heizungen, Nutzung von Whirlpool, Kamin, Grill, Waschmaschine oder Küchengeräten. Und vergessen Sie hier auch die Fernbedienung für den Fernseher nicht!
6. Praktische Tipps zur Umgebung & Gesetzeslage
An dieser Stelle der Gästemappe können Sie noch einmal alle wichtigen Tipps zu Ihrer Stadt oder Umgebung, sowie mögliche örtliche Vorschriften zusammentragen, um Probleme während des Aufenthalts zu vermeiden. Besonders für Ausländer könnte dieser Abschnitt wichtig sein.
Gibt es ein bestimmtes Wort zur Begrüßung oder zum Abschied wie Servus oder Moin? Gelten Gesetze, die für Ausländer oder Reisende aus anderen Teilen Deutschlands ungewohnt sein könnten? In Spanien ist es beispielsweise verboten, auf der Straße Alkohol zu trinken und in der Altstadtsatzung in Hessen werden farbige Sonnenschirme verboten. Klären Sie Ihre Gäste auch gerne darüber auf, ob es üblich ist, in Ihrer Gegend Trinkgeld zu geben und wenn ja, wie viel.
7. Örtliche Verkehrsmittel und Geschäfte
Helfen Sie Ihren Gästen, die Gegend zu erkunden, indem Sie in der Gästemappe der Ferienwohnung einen Abschnitt mit Tipps zum Transport in Ihrer Gegend erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie erklären wie und wo man sich Tickets kaufen kann, Fahrpläne und andere Informationen bereitstellen, die für Besucher nützlich sein könnten, z.B.:
- Taxi & Shuttle Services
- Busstrecken und -fahrpläne
- Autovermietungen
- Flughäfen und Bahnhöfe
- Stadt- und Umgebungspläne
Diese Informationen sind besonders nützlich, wenn Ihre Ferienwohnung etwas außerhalb gelegen ist und es nicht überall Handyempfang gibt (oder nicht jeder englisch spricht und das Leben für Gäste aus dem Ausland somit schwerer wird).
Auch naheliegende Supermärkte, Apotheken und gegebenenfalls Copy-Shops sind sinnvoll. Stellen Sie sich beispielsweise vor Ihre Gäste wollen Tickets ausdrucken und diese nicht nur auf Ihrem Handy haben, wissen aber nicht wo Sie dies tun können. Ein paar Adressen in der Gästemappe wirken schon Wunder.
Denken Sie auch wieder an Ihre internationalen Gäste. Für sie wäre es beispielsweise wichtig zu wissen, wo sie einen Geldautomaten finden können, der auch ausländische Karten annimmt.
8. Besondere Extras
Um Ihre Gäste wirklich zu beeindrucken, können Sie ganz zum Schluss noch ein paar unerwartete, kleine Extras hinzufügen. Vielleicht haben Sie ja eine Kooperation mit Shops oder Restaurants und können Ihren Gästen Rabatte anbieten.
Alternativ können Sie auch hier Ihre besten Geheimtipps sammeln für die besten Brötchen, einen netten Tante-Emma-Laden oder ein unberührtes Stück Strand fernab von Touristen. Mit solchen Besonderheiten heben Sie sich von der Masse ab und bleiben Ihren Gästen noch lange im Gedächtnis!
Unsere kostenlose Vorlage für Ihre Ferienwohnung Gästemappe
Wie bereits erwähnt, darf die Gästemappe für Ihre Ferienwohnung so individuell und einzigartig sein wie Sie und Ihre Ferienwohnung. Wir wollten Ihnen jedoch die Arbeit erleichtern und haben Ihnen somit eine Vorlage für eine Gästemappe erstellt, die Sie mit den Informationen Ihrer Ferienwohnung anpassen können und diese dann als PDF speichern können.
Mit diesem Artikel können Sie sich zeitgleich eine Checkliste erstellen, sodass Sie keine Informationen vergessen und dann unsere Gästemappe Vorlage nach Belieben bearbeiten können.
Wenn Sie all diese Punkte bedenken, wird die Ankunft Ihrer Gäste mit Sicherheit jedes Mal einfach und reibungslos verlaufen.
Neben einer ansprechenden Gästemappe für Ihre Ferienwohnung sollte aber auch der Rest Ihres Angebots stimmen. Achten Sie daher unter anderem auf eine attraktive Ferienwohnung Webseite und nutzen Sie ein professionelles Buchungssystem für Ferienwohnungen, um den Überblick zu behalten.
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