Die Schweiz ist ein beliebtes Reiseziel für Touristen aus aller Welt. Ob die malerischen Alpenregionen, die charmanten Städte oder die idyllischen Seen – jedes Jahr besuchen Millionen von Gästen das Land und übernachten in Hotels, Ferienwohnungen oder Ferienhäusern. Bei der Vermietung von Ferienunterkünften müssen Gastgeber jedoch auch gesetzliche Pflichten erfüllen, wie die Gästeregistrierung.
Die Gästeregistrierung dient nicht nur der Erfassung von Übernachtungsgästen, sondern auch der Sicherstellung lokaler Vorschriften und touristischer Abgaben. Ferienwohnungsinhaber sind in der Regel verpflichtet, bestimmte Daten ihrer Gäste zu erfassen und diese an die zuständigen Behörden weiterzuleiten. Die Art der Registrierung, die damit verbundenen Verpflichtungen sowie die Möglichkeiten zur digitalen Erfassung unterscheiden sich je nach Kanton und Gemeinde.
Doch was genau müssen Gastgeber beachten? Welche Daten sind erforderlich und welche Regelungen gelten für Ferienwohnungen und Ferienhäuser? Wir werfen einen detaillierten Blick auf die Gästeregistrierung in der Schweiz, die gesetzlichen Rahmenbedingungen und moderne digitale Lösungen, die diesen Prozess erleichtern können.
Gesetzliche Grundlagen der Gästeregistrierung Schweiz
Die gesetzliche Meldepflicht von ausländischen Gästen ist über verschiedene Verordnungen der kantonalen Behörden und des Bundesrates geregelt. Jeder Kanton in der Schweiz verfügt über eigene Regeln. Diese Vorschrift dient nicht nur zur Erfassung der Touristen, die das Land besuchen, sondern auch zur Sicherstellung lokaler Meldepflichten, zur Erhebung der Kurtaxe und zur Unterstützung der Sicherheitsbehörden. Die touristischen und rechtlichen Vorgaben in der Schweiz sind dezentral geregelt und die genauen Anforderungen und Abläufe variieren je nach Kanton und Gemeinde. Gastgeber – ob in Hotels, Ferienwohnungen oder anderen Beherbergungsbetrieben – sind verpflichtet, bestimmte Daten ihrer Gäste zu erfassen und den zuständigen Behörden zur Verfügung zu stellen.
Die Rolle der Tourismusorganisationen und Behörden in der Schweiz
Die Gästeregistrierung in der Schweiz ist ein komplexer Prozess, der die Zusammenarbeit verschiedener Akteure auf kantonaler, kommunaler und nationaler Ebene erfordert. Hier spielen die Behörden und die Tourismusverbände eine Rolle, die die gesammelten Daten verschieden nutzen.
In der Schweiz sind die Kantone für den Vollzug des Ausländer- und Asylrechts verantwortlich, was die Festlegung der Modalitäten der Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe einschließt. Beherbergungsstätte sind verpflichtet, einen Meldeschein gemäß den Angaben im Ausweispapier des Gastes auszufüllen und diesen von der beherbergten Person unterschreiben zu lassen.
Schweiz Tourismus und lokale Tourismusbüros spielen eine zentrale Rolle bei der Förderung des Tourismus und der Unterstützung von Beherbergungsbetrieben. Obwohl sie nicht direkt in die behördliche Gästeregistrierung involviert sind, nutzen sie die anonymisierten Daten für statistische Analysen, Marketingstrategien und die Entwicklung touristischer Angebote. Durch die Bereitstellung von Informationen und Dienstleistungen tragen sie zur Verbesserung des Gästeerlebnisses bei und unterstützen die Beherbergungsbetriebe in ihrer Tätigkeit.
Wer muss Gäste in der Schweiz registrieren?
Grundsätzlich müssen alle Anbieter von Übernachtungsmöglichkeiten ihre Gäste erfassen. Dazu gehören:
- Hotels und Pensionen
- Ferienwohnungsvermieter (auch private Anbieter auf Plattformen wie Airbnb)
- Bed & Breakfasts
- Campingplätze
- Berghütten oder andere touristische Unterkünfte
Die Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob die Unterkunft gewerblich oder privat vermietet wird. In einigen Kantonen kann es jedoch für sehr kurzfristige Vermietungen oder spezielle Beherbergungsformen Ausnahmen geben.
Welche Daten müssen bei der Gästeregistrierung erfasst werden?
In der Regel müssen Gäste bei der Registrierung bestimmte Angaben machen, darunter Name, Geburtsdatum, Wohnort sowie Informationen zur Aufenthaltsdauer. Je nach Kanton können zusätzlich die Nationalität, Reisedokumente oder der Aufenthaltszweck erforderlich sein. Diese Daten dienen statistischen Zwecken und zur Sicherheit.
Mindestanforderungen für die Gästeregistrierung:
- Name und Vorname
- Adresse und Staatsangehörigkeit
- Geburtsdatum
- An- und Abreisedatum
- Reisepass- oder Personalausweisnummer (kantonal unterschiedlich)
Obwohl es auf Bundesebene Rahmenbedingungen gibt, variieren die spezifischen Anforderungen und Meldepflichten von Kanton zu Kanton. Einige Kantone fordern zusätzliche Angaben oder haben spezielle Formulare, während andere eher standardisierte Verfahren verwenden. Es ist daher unerlässlich, sich über die lokalen Vorschriften im jeweiligen Kanton zu informieren.
In einigen Kantonen müssen Gäste persönlich beim Gastgeber ein Meldeformular unterschreiben. Dieses wird dann bei den Behörden hinterlegt oder elektronisch weitergeleitet. Andere Kantone wiederum erlauben eine vollständige digitale Erfassung, wo die Gäste ihre Daten bereits im Voraus online eingeben müssen.
Gästeregistrierung in der Schweiz: Digital oder in Papierform?
Wie die Gästeregistrierung erfolgt, hängt stark von der jeweiligen Region, dem Kanton und der Gemeinde ab. Während einige Orte bereits auf digitale Meldesysteme umgestellt haben, setzen andere weiterhin auf klassische Papierformulare, was für Gastgeber mehr administrativen Aufwand bedeutet.
Vorteile der digitalen Gästeregistrierung
In beliebten Tourismusregionen wie dem Berner Oberland, Graubünden oder dem Wallis setzen viele Gemeinden und Tourismusverbände auf digitale Gästeregistrierung. Diese Systeme ermöglichen eine schnelle, papierlose und fehlerfreie Erfassung der Gäste, was sowohl Ferienwohnungsinhaber als auch Behörden entlastet.
Die Vorteile der digitalen Gästeregistrierung liegen auf der Hand:
- Schnellere Verarbeitung: Gästedaten werden direkt online eingegeben und automatisch an die zuständigen Behörden übermittelt.
- Weniger Bürokratie: Kein manuelles Ausfüllen, Drucken oder Versenden von Meldescheinen mehr nötig.
- Automatische Kurtaxenberechnung: Viele digitale Systeme berechnen die fällige Kurtaxe direkt und stellen Abrechnungen für die Vermieter bereit.
- Integration mit anderen Systemen: Viele digitale Meldesysteme lassen sich mit Buchungsplattformen, Channel-Managern und Property-Management-Software (PMS) – also einer Ferienwohnung Software – verbinden.
- Höhere Datensicherheit: Elektronische Erfassung reduziert das Risiko von verlorenen oder falsch ausgefüllten Meldescheinen.
Je nach Kanton und Gemeinde gibt es verschiedene digitale Lösungen für die Gästeregistrierung. Die bekanntesten und am weitesten verbreiteten in der Schweiz sind:
- Feratel MeldeClient: Dies ist eine weit verbreitetes, international tätiges Unternehmen, das eine Softwarelösung für die Gästeregistrierung für die Tourismusbranche anbietet. Mehrere Kantone in der Schweiz nutzen diese Plattform.
- CheckIn-FR: Diese Gästeregistrierungsplattform ist im Kanton Freiburg für alle Gastgeber und Gastgeberinnen seit dem 1. Januar 2023 obligatorisch zu nutzen. Die Daten werden direkt an das Bundesamt für Statistik (BFS), die Polizei sowie den Freiburger Tourismusverband weitergeleitet.
Papierformulare: In kleineren Kantonen weiterhin üblich
Während große Tourismusregionen zunehmend auf digitale Lösungen setzen, sind in weniger digitalisierten Regionen oder kleineren Gemeinden Papierformulare weiterhin gängig. Dies führt jedoch zu einem größeren bürokratischen und umständlichen Umgang der Gästeregistrierung und ist außerdem nicht mehr zeitgemäß:
- Manueller Aufwand: Gastgeber müssen die Formulare ausdrucken, von den Gästen ausfüllen lassen und anschließend per Post oder persönlich bei den Behörden einreichen.
- Fehlerrisiko: Handschriftliche Angaben können schwer lesbar oder fehlerhaft sein.
- Längere Bearbeitungszeiten: Die Daten müssen von den Behörden erst manuell erfasst werden.
- Mehr Papierverbrauch und Lagerung: Gastgeber müssen die Formulare oft über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren.
Besonders in ländlichen Regionen, wo digitale Infrastrukturen möglicherweise noch nicht vollständig ausgebaut sind, ist der Wechsel zu elektronischen Meldesystemen langsamer. Jedoch arbeiten viele Kantone und Gemeinden daran, den Übergang von Papiermeldescheinen zu digitalen Lösungen zu erleichtern.
Mittlerweile bieten viele Gemeinden Schulungen zur Nutzung digitaler Meldesysteme für Inhaber von Ferienunterkünften an. Es gibt Übergangsfristen, in denen Papiermeldungen noch akzeptiert werden, sowie Hybrid-Lösungen, bei denen Gastgeber entweder online oder per Papier Gäste melden können – all dies soll den Beteiligten die Umstellung erleichtern.
Kurtaxen und Gästekarten in der Schweiz: Was Ferienwohnungsinhaber wissen müssen
In der Schweiz sind Ferienwohnungsinhaber verpflichtet, ihre Gäste zu registrieren und Kurtaxen zu erheben. Diese Abgabe wird von den Gemeinden festgelegt und dient dazu, die touristische Infrastruktur zu finanzieren – etwa Wanderwege, öffentliche Verkehrsmittel oder touristische Veranstaltungen. Die Höhe der Kurtaxe variiert je nach Standort, Gemeinde und Saison.
In vielen Kantonen wird die Kurtaxe direkt über die Gästeregistrierung berechnet, sodass Vermieter die Abgabe nicht selbst kalkulieren müssen. Die Höhe dieser Abgabe variiert je nach Region und Unterkunftsart. Häufig erfolgt die Erfassung und Abrechnung über digitale Meldeplattformen wie Feratel oder kommunale Systeme.
Als Gegenleistung erhalten Gäste in vielen Regionen eine Gästekarte, die Vergünstigungen oder kostenlose Leistungen umfasst, beispielsweise kostenlosen Nahverkehr oder Ermäßigungen auf Freizeitangebote. Ferienwohnungsinhaber müssen sicherstellen, dass ihre Gäste korrekt registriert werden und die erhobenen Kurtaxen ordnungsgemäß an die Gemeinde abgeführt werden.
Um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden, sollten sich Ferienwohnungsinhaber frühzeitig über die jeweiligen Regelungen in ihrer Gemeinde informieren. In manchen Kantonen gibt es zudem automatische Abrechnungssysteme, die die Abführung der Kurtaxe über Buchungsplattformen erleichtern. Wer die Registrierung professionell handhabt, spart Zeit und bietet seinen Gästen mit der Gästekarte einen echten Mehrwert.
Gästeregistrierung für unterschiedliche Unterkunftsarten in der Schweiz
Die Gästeregistrierung in der Schweiz unterscheidet sich je nach Unterkunftsart und wird von Gemeinden und Kantonen individuell geregelt. Während Hotels und Pensionen meist strengeren Meldepflichten unterliegen, gelten für Ferienwohnungen und Berghütten oft andere Regelungen.
- Hotels & Pensionen: Diese Betriebe sind meistens direkt mit den Behörden vernetzt und müssen Gästedaten zeitnah und vollständig über ein elektronisches Meldesystem erfassen. Die Daten werden oft automatisch an die zuständigen Stellen übermittelt, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten.
- Ferienwohnungen & Airbnb in der Schweiz: Je nach Kanton gibt es hier teilweise lockere Vorschriften, jedoch sind auch private Vermieter zur Registrierung ihrer Gäste verpflichtet. In vielen Gemeinden muss die Kurtaxe direkt über die Gästeregistrierung abgeführt werden. Zudem gibt es Vorgaben zur Aufbewahrung der Gästedaten, die für eine gewisse Zeit archiviert werden müssen. Digitale Plattformen oder kommunale Systeme erleichtern diesen Prozess.
- Alphütten & Berghütten: In abgelegenen Regionen, wo oft kein stabiler Internetzugang besteht, gelten häufig Sonderregelungen. Hier kann die Meldung teilweise in Papierform erfolgen oder es gibt vereinfachte Verfahren, um den bürokratischen Aufwand für Hüttenwirte zu reduzieren. Dennoch müssen auch hier die wichtigsten Gästedaten erfasst und bei Bedarf den Behörden zur Verfügung gestellt werden.
Da sich die Vorschriften je nach Kanton und Gemeinde unterscheiden, sollten sich Inhaber von Kurzzeitvermietungen genau über die lokalen Meldepflichten informieren, um Bußgelder oder Probleme mit der Steuerabrechnung zu vermeiden.
Datenaufbewahrung und Datenschutz bei der Gästeregistrierung in der Schweiz
Die Aufbewahrung und der Schutz von Gästedaten sind in der Schweiz gesetzlich geregelt und können je nach Kanton unterschiedlich gehandhabt werden. Grundsätzlich müssen Ferienwohnungsbesitzer die Daten ihrer Gäste für eine bestimmte Zeit speichern – meist zwischen 12 und 24 Monaten. Diese Frist dient dazu, Behörden bei Bedarf Zugriff auf relevante Informationen zu ermöglichen, beispielsweise zur Sicherstellung von Tourismusstatistiken oder aus sicherheitsrelevanten Gründen.
Die Datenschutzregelungen orientieren sich an den Bestimmungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG), das den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten vorschreibt. Das bedeutet, dass Gästedaten sicher gespeichert, nur für den vorgesehenen Zweck verwendet und nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht oder anonymisiert werden müssen.
Gästeregistrierung in der Schweiz: Die Zukunft ist digital
Die Gästeregistrierung in der Schweiz ist für alle Gastgeber Pflicht. Während einige Kantone bereits moderne digitale Lösungen eingeführt haben, setzen andere noch auf klassische Papierformulare. Der Trend geht jedoch klar in Richtung Digitalisierung, um den Prozess effizienter und sicherer zu gestalten.
Gastgeber sollten sich regelmäßig über die kantonalen Vorschriften informieren und prüfen, ob sich eine digitale Lösung für ihren Betrieb lohnt. So können sie nicht nur Zeit und Aufwand sparen, sondern auch ihren Gästen einen reibungsloseren und professionelleren Aufenthalt bieten.
EIne Ferienwohnung Software kann für Gastgeber eine enorme Erleichterung darstellen, da sie nicht nur die Buchungs- und Belegungsplanung automatisieren, sondern oft auch direkte Schnittstellen zu digitalen Gästeregistrierungssystemen wie z. B. Feratel bieten. Dadurch lassen sich Gästedaten nahtlos erfassen, Meldescheine automatisch generieren und die Kurtaxenabrechnung effizient verwalten, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
