Berge, Seen, Natur und idyllische Städte und Dörfer. Das ist Österreich. Ein beliebtes Urlaubsziel im Winter und im Sommer, zum Wandern, zum Skifahren und um auf den Spuren von Kaiserin Sisi zu wandeln. Wer in Österreich eine Ferienwohnung oder ein Gästezimmer vermietet, muss natürlich bestimmte gesetzliche Vorgaben zur Gästeregistrierung einhalten. Dazu gehört die Führung eines Gästeverzeichnisses, die Meldung bei der Gemeinde und auch die Abgabe einer Ortstaxe.
Doch welche Pflichten gelten genau für Gastgeber? Was ist ein Gästeverzeichnisblatt? Wie melde ich meine Gäste, die in meiner Unterkunft übernachten, an? Was ist der Unterschied zwischen dem Gästeverzeichnisblatt und dem Meldeschein? Diese und weitere wichtige Fragen beantworten wir in unserem Artikel.
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Unterschiede zwischen gewerblicher und privater Vermietung von Ferienunterkünften in Österreich
In Österreich gibt es bedeutende Unterschiede zwischen der privaten und gewerblichen Vermietung von Ferienunterkünften. Diese Unterschiede betreffen nicht nur steuerliche Aspekte, sondern auch die Meldepflicht und die Gästeregistrierung.
Private Vermietung einer Ferienwohnung
Wer nur gelegentlich oder wenige Objekte vermietet, gilt oft als Privatvermieter. Trotzdem ist die Gästeregistrierung Pflicht, doch die Abwicklung ist weniger aufwändig. Abhängig von der Höhe der Einnahmen kann diese Art der Vermietung steuerlich als Nebeneinkommen behandelt werden.
Gewerbliche Vermietung einer Ferienunterkunft
Wenn die Vermietung regelmäßig erfolgt, gilt sie als gewerblich. In diesem Fall müssen Ferienwohnungsinhaber zusätzliche Vorschriften beachten, darunter die Gewerbeanmeldung, die Umsatzsteuerpflicht sowie strengere Anforderungen an die Buchführung. Dazu gehört auch die Pflicht zur Führung eines Gästeverzeichnisblattes.
Bei der gewerblichen Vermietung fallen oft zusätzliche Abgaben an, wie etwa die Kammerumlage an die Wirtschaftskammer Österreich (WKO). Außerdem kann es unterschiedliche Vorschriften bei der Ortstaxe Berechnung geben. Ob Ihre Vermietung als privat oder gewerblich eingestuft wird, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. die Anzahl der vermieteten Objekte, die Häufigkeit der Vermietung und ob zusätzliche Dienstleistungen, wie Frühstück und/oder Reinigung angeboten werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass gewerbliche Vermieter in der Regel mehr Verpflichtungen hinsichtlich Versicherungen und Sicherheitsstandards haben. Beispielsweise kann eine Betriebshaftpflichtversicherung notwendig sein, um Schäden abzudecken, die Gäste in der Unterkunft verursachen könnten. Zudem können gewerbliche Ferienwohnungsvermieter dazu verpflichtet sein, Feuerschutzmaßnahmen oder Hygienestandards einzuhalten.
Was ist der Unterschied zwischen dem Gästeverzeichnisblatt und dem Meldeschein?
Oft werden die Begriffe Meldeschein und Gästeverzeichnisblatt synonym verwendet, doch es gibt einige Unterschiede.
Der Meldeschein ist ein amtliches Dokument zur Meldepflicht von Gästen gemäß dem Meldegesetz. Dieser wird vom Gast bei der Ankunft ausgefüllt und an die zuständige Meldebehörde abgegeben. Der Meldeschein enthält persönliche Angaben wie:
- Name
- Geburtsdatum
- Adresse
- Staatsangehörigkeit
- An- und Abreisedatum
Der Meldeschein betrifft alle Beherbergungsbetriebe, auch private Ferienwohnungsvermietungen. Es gilt keine Aufbewahrungsfrist für Beherbergungsbetriebe, da der Meldeschein bei der Meldebehörde eingereicht werden muss. Der Meldeschein darf nicht mit dem Meldezettel verwechselt werden. Der Meldezettel muss von Gästen, die länger als 2 Monate in einem Beherbungsbetrieb wohnen, zusätzlich ausgefüllt werden und spätestens nach Ablauf der 2 Monate bei der Meldebehörde eingereicht werden.
Das Gästeverzeichnisblatt ist ein internes Dokument, das vom Beherbungsbetrieb, auch verpflichtend für private Ferienwohnungsvermietungen geführt wird. Dieses Dokument gilt in erster Linie für die Buchhaltung und Dokumentation für den Betrieb. Außerdem wird das Gästeverzeichnisblatt für steuerliche Zwecke, wie z. B. die Ortstaxe und behördliche Kontrollen benötigt und muss nicht in Papierform sondern kann digital geführt werden. Für dieses Dokument dient eine Aufbewahrungspflicht. Auf diese gehen wir im weiteren Verlauf des Artikels genauer ein.
Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass das Gästeverzeichnisblatt in einigen Bundesländern zusätzlich statistische Angaben enthalten kann, die für Tourismusberichte relevant sind. Beispielsweise können hier Angaben zu Haupt- oder Nebenwohnsitzen der Gäste oder der Grund der Übernachtung (privater Urlaub, Geschäftsreise, etc.) erfasst werden.
Gesetzliche Grundlagen des Gästeverzeichnisblattes
In Österreich sind Vermieter von Ferienunterkünften gesetzlich verpflichtet, ein Gästeverzeichnisblatt – auch Gästeblatt genannt – zu führen. Dies betrifft alle Beherbergungsbetriebe im Land. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Meldegesetz sowie den jeweiligen Tourismusgesetzen der Bundesländer. Jeder Gast, der in einer Unterkunft übernachtet, muss bei der Ankunft seine persönlichen Daten angeben. Dazu gehören:
- Vollständiger Name des Gastes
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Wohnadresse
- Reisedokumentennummer
- An- und Abreisedatum
- Anzahl der Personen und Übernachtungen
- Grund des Aufenthalts
- Betrag der zu zahlenden Ortstaxe
Die gesammelten Informationen dienen nicht nur statistischen Zwecken, sondern auch der Berechnung der Ortstaxe und der Sicherheitskontrolle durch die Behörden. Je nach Bundesland gibt es Unterschiede in der Dauer der Aufbewahrungspflicht und den Meldeprozessen, insbesondere bei der digitalen Übermittlung an die zuständigen Gemeinden oder Tourismusverbände. Der Gastgeber ist verpflichtet, die Daten auf Verlangen von den zuständigen Behörden, z. B. der Gemeinde oder Polizei vorzulegen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist essentiell, um Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Grundsätzlich müssen alle in- und ausländischen Gäste, die in einer Ferienunterkunft übernachten, das Gästeverzeichnisblatt ausfüllen und registriert werden, inkl. Kinder. Ausnahmen gelten für bestimmte Personengruppen, je nach Bundesland, z. B. enge Familienangehörige in Privathaushalten. Informieren Sie sich über die Ausnahmen, die in Ihrem Bundesland gelten.
Aufbewahrung der Daten aus dem Gästeverzeichnisblatt
In Österreich müssen die Daten von touristischen Übernachtungsgästen, die im Meldeschein bzw. Gästeblatt erfasst werden, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht variiert je nach Bundesland, beträgt im Schnitt jedoch 7 Jahre. Ebenso müssen Gästedaten, die in Bezug zur Ortstaxe oder anderen Abgaben erhoben wurden, 7 Jahre aufbewahrt werden, falls Prüfungen durch die Steuerbehörde erfolgen. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht müssen die Daten ordnungsgemäß gelöscht und vernichtet werden, gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Ortstaxe und Gästeregistrierung (Gästeverzeichnisblatt): Was Ferienwohnungsinhaber wissen müssen
Das Gästeverzeichnisblatt gilt in Österreich als Grundlage zur Berechnung der Ortstaxe. Betreiber von Ferienunterkünften müssen die Ortstaxe an die Gemeinde oder den Tourismusverband abführen, die pro Nacht und pro Gast erhoben wird. Die im Gästeverzeichnisblatt angegeben Daten, geben die benötigten Informationen an:
- Anzahl der Gäste
- Aufenthaltsdauer
- Ggf. von der Ortstaxe befreite Gäste (z. B. Kinder unter einer bestimmten Altersgrenze oder Geschäftsreisende in machen Gemeinden
Je nach Bundesland und Gemeinde müssen die gesammelten Daten regelmäßig an den zuständigen Tourismusverband oder Behörde übermittelt werden. Die meisten Gemeinden setzen mittlerweile auf digitale Meldeportale, über die Gastgeber Übernachtungen und Ortstaxe direkt abrechnen können. Am weitesten verbreitet ist in Österreich Feratel, das auch mit einem Channel Manager für Ferienwohnungenverbunden werden kann, um eine automatische Erfassung sicherzustellen. Manuell kann man dies auch machen, jedoch wird das immer weniger genutzt, da in vielen Regionen die Nutzung eines digitalen Meldeportals bereits Pflicht ist. Da die Ortstaxe auf Basis der Gästeregistrierung berechnet wird, können Behörden Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass keine Übernachtungen unversteuert bleiben. Unvollständige oder fehlerhafte Meldungen können zu hohen Bußgeldern führen.
Welche digitalen Meldeportale zur Gästeregistrierung gibt es in Österreich?
Neben Feratel, dem meistgenutzten System, gibt es auch andere digitale Lösungen, die verfügbar sind:
- Gästemeldesysteme der Bundesländer: Einige Bundesländer haben eigene digitale Plattformen für die Gästeregistrierung.
- Tourismusverband-Portale: In manchen Regionen stellen Tourismusverbände eigene Meldeportale zur Verfügung.
- Eigene Softwarelösungen: Einige größere Ferienhausbetreiber oder Hotelbetriebe setzen auf individuelle Lösungen, die in ihre Betriebssoftware integriert sind oder nutzen eine FeWo-Software, die mit den Gästemeldesystemen integriert werden können
Wie funktioniert die digitale Registrierung?
Die meisten digitalen Meldeportale funktionieren nach einem einfachen Prinzip:
- Der Gast übermittelt seine Daten vorab online oder füllt sie beim Check-in digital aus.
- Das System speichert die Daten und meldet sie automatisch an die zuständigen Behörden.
- Falls notwendig, wird die Ortstaxe berechnet und abgeführt.
Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht werden die Daten DSGVO-konform gelöscht.
Der Gästeregistrierungsprozess in Österreich im Überblick
Die Gästeregistrierung in Österreich ist ein gesetzlich vorgeschriebener Prozess, der sowohl der behördlichen Kontrolle als auch der korrekten Abrechnung der Ortstaxe dient. Ferienvermieter müssen sicherstellen, dass jeder Gast erfasst, die Daten fristgerecht gemeldet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Während die Meldung früher oft per Papierformular erfolgte, erleichtern digitale Meldeportale mittlerweile den gesamten Prozess und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
Besonders für Vermieter mit mehreren Ferienwohnungen lohnt sich die Nutzung einer integrierten Ferienwohnungs-Software. Diese kann nicht nur die Gästeregistrierung automatisieren, sondern auch Buchungen, Rechnungen und die Ortstaxe-Abrechnung effizient verwalten. Viele moderne Systeme sind zudem mit Channel-Managern kompatibel, sodass auch Buchungen von Plattformen wie Airbnb oder Booking.com automatisch verarbeitet werden.
Wer den Prozess effizient gestalten möchte, sollte auf automatisierte Lösungen setzen, Fristen im Blick behalten und sich regelmäßig über aktuelle gesetzliche Änderungen informieren. Eine sorgfältige und gesetzeskonforme Gästeregistrierung schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern trägt auch zur professionellen Führung einer Ferienunterkunft bei.
