Die Hauptsaison ist die Zeit, in der Sie den größten Umsatz aus der Vermietung Ihrer Ferienwohnung herausschlagen können. Reisende müssen gar nicht mehr groß dazu überredet werden, Ihre Gegend zu besuchen und Ihre Unterkunft zu mieten.
Das heißt aber bei weitem nicht, dass Sie sich für diese paar Monate einfach zurücklehnen und entspannen können. Ganz im Gegenteil. Die Hauptsaison ist normalerweise die stressigste und betriebsamste Zeit für Vermieter und Verwalter von Ferienwohnungen.
Es wird währenddessen nicht weniger wichtig werden, genauso viel Arbeit in die Vermarktung Ihrer Unterkunft zu stecken. Dazu müssen Sie auch noch weiterhin Ihren Online-Ruf pflegen und gleichzeitig den wachsenden Berg an eingehenden Reservierungen und Buchungen verwalten.
Kurz gesagt werden Sie maximale Effizienz an den Tag legen müssen. Nur dann können Sie auch die erhofften Vorteile Ihrer Hauptsaison voll ausnutzen.
Um Ihnen dabei etwas unter die Arme zu greifen, haben wir Ihnen hier eine Reihe an praktischen Tipps aufgelistet. Sie können diese nutzen, um sich rechtzeitig vorzubereiten und all die Aufgaben zu vereinfachen, die während der Hauptsaison anstehen.
Wann ist Hauptsaison?
Der Zeitraum Ihrer Hochsaison hängt natürlich davon ab, in welchem Land und in welcher Region sich Ihre Ferienwohnung befindet.
Falls Sie eine Berghütte inmitten von schneebedeckten Gipfeln vermieten, wird Ihre Hauptsaison wahrscheinlich eher auf die Wintermonate fallen, wenn Gäste ihren Skiurlaub buchen. Ist Ihre Ferienwohnung dagegen nah beim Strand gelegen, fällt Ihre Hauptsaison logischerweise auf die warmen und sonnigen Sommermonate.
Weitere Faktoren, die eine erhöhte Buchungsquote bewirken können, sind besondere Feiertage oder Veranstaltungen, die Reisende in Ihre Gegend locken.
Markieren Sie sich diese Daten vorab im Kalender, damit Sie auf die steigende Nachfrage vorbereitet sind und diese auch zu Ihrem Vorteil nutzen können. Planen Sie hierfür z. B. kurz vor dem Ereignis besondere Feiertagsangebote und Rabatte für Gäste ein.
Was, wenn die Hauptsaison das ganze Jahr über dauert?
In einigen Tourismushochburgen läuft der Zustrom von Reisenden das ganze Jahr über nie richtig aus.
Falls dies auch auf Ihren Zielort zutrifft, werden Sie Ihre Marketingstrategie neu erfinden müssen, um Ihre Ferienwohnung auf anderem Wege kreativ zu vermarkten. Das bedeutet Anpassung auf die verschiedenen Jahreszeiten, da das Marketing für den Winter- und Herbsturlaub sich von dem für die Sommerferien unterscheidet.
Falls es an Ihrem Standort gar keine großen Jahreszeitenwechsel gibt, müssen Sie sich Gedanken darum machen, wie Sie Ihre Ferienwohnung sonst noch vermarkten könnten. Werten Sie Ihre Unterkunft beispielsweise auf, indem Sie exklusive Angebote und besondere Dienstleistungen anbieten, um sich von der Konkurrenz in Ihrer Umgebung abzuheben.
Bereiten Sie sich auf den Anfang der Hauptsaison vor
Gute Vorbereitung ist der Schlüssel, um die Hauptsaison Ihrer Ferienwohnung erfolgreich zu meistern. Jegliche Aufgaben, die Sie schon im Voraus erledigen können, werden Ihnen später, wenn die Zeit kommt, die unvermeidliche Arbeitsbelastung erleichtern.
Ziehen Sie Bilanz und prüfen wie Ihr Geschäft läuft
Unmittelbar vor Beginn der Hauptsaison ist der perfekte Moment, um den aktuellen Stand Ihrer Ferienwohnung gründlich zu überprüfen. Werfen Sie ein Auge auf Ihre Konkurrenz und deren Strategiewechsel; begutachten Sie erneut die Vorschriften für Ferienwohnungen in Ihrer Gemeinde, Region oder Ihrem Land und prüfen Sie die Qualität Ihrer Dienstleistungen anhand von bisherigen Bewertungen Ihrer Gäste.
Einfach gesagt: Analysieren Sie, wie Ihr Vermietungsgeschäft und Sie selbst sich momentan entwickeln.
Sobald Sie alles nachgeprüft haben, können Sie die nötigen Veränderungen vornehmen, um die fehlenden Lücken zu füllen and eventuelle Mängel zu beheben.
Vielleicht müssen Sie z. B. Ihre Marketingstrategie neu orientieren, Ihren Übernachtungspreis anpassen oder neue Fotos von Ihrer Unterkunft für Ihre Inserate schießen.
Fangen Sie keine großen Langzeitprojekte an
Falls Sie vorhaben die gesamte Küche zu renovieren oder einen neuen Teich im Garten zu graben, dann ist die Hauptsaison kein geeigneter Zeitpunkt dafür.
Entweder Sie verschieben oder Sie beschleunigen Projekte, die sehr zeit- und arbeitsintensiv sind und durch die Ihre Ferienwohnung gezwungenermaßen leer stehen wird – selbst wenn es nur für ein paar Tage ist.
Unerwartete Pannen können jederzeit aus heiterem Himmel auftauchen und den Bauprozess verlängern. Im schlimmsten Fall müssten Sie deswegen vielleicht sogar eine zuvor bestätigte Reservierung in letzter Minute wieder stornieren. So einer Situation sollten Sie tunlichst aus dem Weg gehen.
Heben Sie sich solche großen Projekte stattdessen für die Nebensaison auf, wenn Ihr Belegungsplan voraussichtlich nicht mehr ständig ausgelastet sein wird. Dieser Zeitraum eignet sich viel besser, zum Erneuern, Renovieren und Umbauen, da die Auswirkung auf Ihre Belegungen und Ihren Buchungsumsatz nicht so groß sein wird.
Profitieren Sie von ehemaligen Gästen
Kurz vor der Hauptsaison denken alle darüber nach wegzufahren und planen Ihren Urlaub. Vorausgesetzt Sie haben den Kontakt zu Ihren ehemaligen Gästen nicht verloren, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um sie daran zu erinnern, was für einen angenehmen und komfortablen Aufenthalt sie zuvor bei Ihnen hatten.
Das können Sie tun, indem Sie ihnen beispielsweise einen Mail-Newsletter senden, mit einem für sie personalisierten und interessanten Thema. Hier bietet sich auch die großartige Gelegenheit, Ihre Ferienwohnung durch ein besonderes Rabattangebot für einen zweiten Aufenthalt zu bewerben.
Haben Sie in der Vergangenheit alles richtig gemacht und Ihre ehemaligen Gäste um Bewertungen gebeten? Dann sollten Sie jetzt auch keinen Mangel an positiven Empfehlungen haben.
Zeigen Sie die neuesten Bewertungen auf Ihrer Website an und erregen damit die Aufmerksamkeit von Reisenden, die auf der Suche nach einer unvergesslichen Erfahrung sind.
Bereiten Sie alles für den Empfang Ihrer Gäste vor
Sorgen Sie dafür, dass Sie alle notwendigen Infos haben und alles auf die Ankunft der Gäste vorbereitet ist. So riskieren Sie es nicht, im letzten Moment noch in Verzug zu kommen.
Planen Sie die Reinigung Ihrer Ferienwohnung in den Lücken zwischen den gebuchten Aufenthalten ein, wenn Ihre Unterkunft zeitweilig nicht belegt ist. Besorgen Sie außerdem alles, was Ihre Gäste benötigen werden – ein Willkommensbuch, ein Willkommensbrief, Kopien des FeWo-Mietvertrags, besondere Snacks für Allergiker, Handtücher, Toilettenpapier usw.
Notieren Sie sich außerdem auch die Ankunftszeiten. Werden Sie Ihre Gäste persönlich begrüßen? Sie sollten alle Ihre eigenen Pflichten schon im Voraus planen.
Arbeiten Sie während der Hauptsaison mit Effizienz
Die Liste mit zu erledigenden Dingen lässt sich während der Hauptsaison nie gänzlich abarbeiten und hängt Ihnen ständig im Hinterkopf. Das kann sich schnell erdrückend anfühlen. Deshalb sollten Sie, wann immer es geht, überflüssige Zeit sparen und Abläufe und Aufgaben so weit wie möglich vereinfachen. So verhindern Sie, dass Ihr Nervenkostüm schon gleich am Anfang der Hauptsaison Risse bekommt.
Automatisieren Sie Abläufe
Wenn eine Aufgabe zu viel von Ihrer Zeit in Anspruch nimmt und nicht unbedingt Ihre persönliche Anwesenheit erfordert, überlassen Sie sie der Technik.
Das Installieren von Smart-Locks beispielsweise, macht den Vorgang des Ein- und Auscheckens für Sie und Ihre Gäste viel schneller und einfacher. Letztere müssen dann keine Schlüssel mehr mit sich herumtragen (eine einfache Zahlenkombination reicht aus) und Sie müssen nicht jedes Mal persönlich vor Ort sein, um die Schlüssel zu übergeben.
Falls es Ihnen dennoch lieber ist, dass Ihre Gäste begrüßt werden und die Unterkunft gezeigt bekommen, gibt es hierfür auch Alternativen. Sie können extra jemanden dafür einstellen oder sogar einen virtuellen Assistenten wie Alexa oder Google Home dazu programmieren die Gäste an Ihrer Stelle willkommen zu heißen.
Mitten in der Hauptsaison haben Sie wahrscheinlich nicht mehr so viel Zeit, um am Computer zu sitzen und alles rund um Ihre Belegungskalender und externe Kanäle zu verwalten. Die simple Lösung für dieses Problem?
Besorgen Sie sich einen Channel-Manager, um all Ihre verschiedenen Kanäle zu synchronisieren und zeitgleich jegliche Änderungen Ihrer Kalender zu aktualisieren. Ähnlich können Sie auch einige automatisierte Antworten per E-Mail vorbereiten, falls Gäste sich mit einer häufig gestellten Frage bei Ihnen melden.
Vergessen Sie die Reinigung nicht
Wussten Sie, dass mangelnde Sauberkeit einer der Hauptgründe für Beschwerden während der Hauptsaison ist? Die Reinigung der Ferienwohnung vor der Ankunft jedes neuen Gastes sollte deswegen immer zum Standardverfahren mit dazugehören.
Es empfiehlt sich aber auch, mindestens zweimal im Jahr eine gründliche Tiefenreinigung durchzuführen. Kurz vor der Hauptsaison ist der perfekte Zeitpunkt dafür.
Zu diesem Zweck sollten Sie eine Checkliste zur Reinigung und Instandhaltung erstellen, damit Sie keine wichtigen Stellen an der Unterkunft oder dem Grundstück auslassen. Haken Sie jeden Punkt davon selbst ab oder stellen Sie einen professionellen Reinigungsdienst ein. So gehen Sie sicher, dass am Ende alles völlig makellos und sauber ist.
Es bietet sich außerdem an, eine separate Liste zu führen, für all die kleineren Reinigungsaufgaben die regelmäßig, nach jedem Aufenthalt erledigt werden müssen.
Bleiben Sie für Ihre Gäste verfügbar
Es ist unerlässlich, dass Sie für Ihre Gäste da sind und all ihre Fragen schnellstmöglich beantworten. Das gilt vor allem bei der ersten Ankunft und am Anfang ihres Aufenthalts. Versichern Sie Ihren Gästen, dass Sie sich um sie, ihr Wohlbefinden und ihre Sicherheit kümmern und dass Sie bereit sind eine Lösung für jegliche aufkommende Probleme zu finden.
Da es nun aber während der Hauptsaison auch schon tausend andere Dinge zu tun gibt, sollten Sie banale, häufig gestellte Fragen möglichst verbeugen. Das können Sie tun, indem Sie sich vergewissern, dass die Beschreibungen und die Bilder Ihrer Inserate so klar und eindeutig wie möglich sind. Dann kommt es weniger häufig zu Verwirrungen.
Stellen Sie Ihren Gästen zusätzlich eine Hausordnung für Ihre Ferienwohnung zur Verfügung. Dadurch klären sich die meisten Fragen und Bedenken bereits von selbst im Voraus und Sie sparen viel Zeit.
Nun wissen Sie, wie Sie die Hauptsaison Ihrer Ferienwohnung optimal nutzen können und es ist an der Zeit die Ärmel hochzukrempeln und mit den Vorbereitungen zu beginnen. Orientieren Sie sich einfach an diese simplen Tipps und die betriebsamen Monate des Jahres werden mit Sicherheit reibungslos verlaufen – sowohl für Sie als auch für Ihre Gäste!
