So erstatten Sie die Kaution Ihrer FeWo! (+ Kautionsabrechnung Muster)

Als Vermieter haben Sie gegebenenfalls ab und an Angst um Ihr Eigentum – kein Wunder, wenn Sie zahlreiche Gäste aus aller Welt empfangen. Besonders bei großen Gruppen in Villas oder Ferienhäusern, aber auch in kleinen Ferienwohnungen kann es gerne mal zu Schäden kommen, auf denen Sie im schlimmsten Fall sitzen bleiben – Alles andere als ein problemloser Aufenthalt für Gastgeber…
Demnach verlangen einige Vermieter eine Kaution von Gästen, auf die sie im Falle von Schäden zurückgreifen können. Wir haben Ihnen bereits zusammengefasst, worauf Sie bei der Mietkaution für Ferienwohnungen achten sollten. Heute beschäftigen wir uns mit der Rückgabe der Kaution. Wie machen Sie die Kautionsabrechnung und für was dürfen Sie eigentlich die Kaution einziehen? Keine Sorge, all das klären wir in diesem Artikel.

Sie können das Formular für das Kautionsabrechnungsmuster nicht sehen? Klicken Sie hier.

Wann muss die Kaution zurückgegeben werden?

Wenn Sie eine Kaution für Ihr Airbnb verlangen, sind Sie selbstverständlich verpflichtet, dem Gast diese umgehend zurückzugeben. Wenn Sie die Kaution zu lange grundlos einbehalten machen Sie sich strafbar, da laut § 551 BGB die Rückgabe nach Beendigung des Mietverhältnisses fällig ist.

Im Gericht gab es Urteile, die je nach Umständen und Lage 3-6 Monate nach Auszug als endgültige Frist festlegten. Diese Urteile beziehen sich jedoch vor allem auf die Langzeitmiete in Wohnungen. Wenn Sie Ihre Ferienwohnung monatsweise vermieten, können Sie sich an diesem Zeitrahmen orientieren. Bei der Kurzzeitmiete sieht das jedoch anders aus. Gäste können Ihnen negative Bewertungen da lassen, wenn die Auszahlung der Kaution für einen simplen Urlaub zu lange dauert und Sie gegebenenfalls nicht weiter empfehlen. In der Ferienwohnungsbranche sind somit 2 Wochen üblich, wenn Sie nichts zu beanstanden haben, gegebenenfalls sogar noch weniger. Mit der Kaution sollten Sie Ihnen Gastgebern außerdem eine Kautionsquittung der Ferienwohnung zukommen lassen.

Wie sieht es mit der Kautionsabrechnung bei Stornierungen oder Nicht-Anreise aus?

Bei einer Nicht-Anreise oder einer Stornierung gelten zuerst einmal die Stornierungsbedingungen. Eine Nicht-Anreise, die nicht angekündigt wurde, zählt hierbei wie eine Stornierung 0 Tage im Voraus. Wenn Sie laut Ihren Stornierungsbedingungen noch Anrecht auf Geld haben, welches der Gast noch nicht bezahlt hat, können Sie unter bestimmten Bedingungen die Kaution hierfür benutzen. Hierfür empfehlen wir Ihnen jedoch sich mit Ihrem Anwalt zu beraten und in die Konditionen des jeweiligen Buchungsportales, auf dem die Buchung vorgenommen wurde, zu schauen.

Wenn die Stornierung innerhalb Ihrer kostenlosen Stornierungsfrist vorgenommen wurde oder der Gast bereits eine Anzahlung getätigt hat, die die Stornierungsgebühren deckt, haben Sie kein Anrecht auf die Kaution und müssen diese umgehend, vollständig dem Gast wieder zukommen lassen.

Wofür darf der Vermieter die Kaution der Ferienwohnung einbehalten?

Grundsätzlich können Sie als Vermieter die Kaution wegen sehr vielen Schäden einbehalten, solange Sie die Bedingungen zur Kaution eindeutig in Ihrem FeWo Mietvertrag klarifiziert haben. Hier sollten Sie sowohl angeben, wann Sie die Kaution zurückgeben, wie die Gäste informiert werden, falls ein Schaden festgestellt wird und unter welchen Konditionen Sie einen Teil der Kaution einbehalten können. Je genauer Sie hier sind, desto leichter werden Sie es gegebenenfalls in einem Streitfall haben.

Für folgende Punkte können Sie beispielsweise einen Teil der Kaution einbehalten:

• Schäden am Eigentum: Auffallende Beschädigungen an Möbeln, Geräten oder der Unterkunft selbst, die über normalen Verschleiß hinausgehen.
• Zusätzliche Reinigungskosten: Falls die Wohnung in einem extrem dreckigen Zustand hinterlassen wurde, der über den normalen Gebrauch hinausgeht und eine extra Reinigung benötigt wird oder die Check-Out Anweisungen komplett missachtet wurden.
• Fehlende Gegenstände: Falls Gegenstände fehlen oder kaputt (ohne Information) zurückgelassen wurden.
• Verletzung der Hausregeln: Beispielsweise Rauchen in Nichtraucherwohnungen, unerlaubte Haustiere oder mehr Gäste als vereinbart.
• Verspätete Abreise: Falls Gäste ohne Absprache nicht zur vereinbarten Zeit auschecken und dies weitere Kosten verursacht.

Wie Sie gesehen haben können Sie für jegliche Schäden eigentlich Teile der Kaution einbehalten – dies sollten Sie jedoch nicht unbedingt tun. Als FeWo-Gastgeber sollten Sie bei der Kautionsabrechnung kulant sein – wie es so schön im englischen heißen würde pick your battles.

Es lohnt sich nicht für eine Gabel weniger, ein zerbrochenes Glas oder ein Handtuch, das nicht mehr zu reinigen ist, einen Teil der Kaution einzubehalten, einen möglichen Streit mit dem Gast in Kauf zu nehmen und eine negative Bewertung zu riskieren. Eine Kaution kann ohnehin schon mögliche Gäste abschrecken, seien Sie also nicht zu kleinlich. Negative Bewertungen können Ihrem Business sehr viel mehr schaden als ein 2€ Glas.

Was passiert, wenn ich in der Kautionsabrechnung nicht die ganze Summe zurückgebe?

Die Kautionsabrechnung wird erst dann kompliziert, wenn Sie sich entscheiden, einen Teil der Kaution aufgrund von Schäden in Ihrer Ferienwohnung einzubehalten. Denn niemand zahlt gerne mehr.

Als erstes werden Sie den Gast mit der Ferienwohnung Kaution Quittung darüber unterrichten, dass Sie leider einen Teil der Kaution einbehalten müssen. Wir haben Ihnen hierfür einen Formulierungsvorschlag zusammengeschrieben:

Liebe/r xxx,

anbei finden Sie unsere Kautionsquittung für Ihren Aufenthalt am xx.xx.xxxx-xx.xx.xxxx. Leider mussten wir feststellen, dass der Schrank im Schlafzimmer stark beschädigt ist. Bei der Vorbereitung der Unterkunft vor Ihrer Ankunft war dieser noch funktionsfähig und wies keine Schäden auf. Ich habe Fotos angehängt.
In diesem Fall müssen wir für die Reparatur leider auf die Kaution von Ihnen zurückgreifen. Die Rechnung der neuen Schranktür habe ich Ihnen ebenfalls angehängt. Wie Sie dieser Rechnung entnehmen können, beläuft sich der Schaden auf xx,xx€.
Wenn Sie noch Fragen haben, melden Sie sich bitte bei mir!
Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag!
Viele Grüße

Wie Sie der Beispielmail entnehmen können, sind Beweise das A&O. Belegen Sie alles, damit Sie dem Gast gegenüber seriös wirken und falls dieser die Entscheidung anfechten sollte, Sie auch den Behörden Ihre Entscheidung begründen können.

Folgende Sachen sollten Sie unbedingt sammeln und bereithalten:

• Fotos von vorher (am Routine Fotos von Reinigungskräften)
• Fotos nach dem Aufenthalt vom Schaden
• Kautionsabrechnung für den Aufenthalt
• Kostenvoranschlag für die Behebung des Schadens
• Den Mietvertrag (besonders mit der Passage über die Kautionsabwicklung)

Was passiert im Streitfall, wenn sich Vermieter und Gast über Schäden oder die Kaution uneinig sind?

Es kann selbstverständlich sein, dass Ihre Gäste nicht besonders begeistert davon sind, dass Sie einen Teil der Kaution einbehalten wollen. Unter Umständen übernimmt die Haftpflichtversicherung des Gastes den Schaden.

Gäste können jedoch auch bestreiten, dass die Schäden von ihnen verursacht wurden. In diesem Fall werden Anwälte eingeschaltet. Halten Sie hierfür dann jegliche oben erwähnten Belege bereit und beraten Sie sich mit Ihrem Anwalt über das weitere Vorgehen.

Bin ich als FeWo Vermieter auch verpflichtet, dem Gast Zinsen auf die Kaution zu gewähren?

Grundsätzlich sind Vermieter dazu verpflichtet, dem Mieter auf die Kaution Zinsen zu zahlen, sobald Sie als Mieter diese erhalten. Dies ergibt sich, da Gastgeber die Kaution auf einem gesonderten Konto aufbewahren müssen, fernab von den privaten Einnahmen. Auf dieses Konto erhält der Vermieter Zinsen, die den Mietern zustehen.

Eine gute Nachricht für Ferienwohnungsinhaber: Solange Sie Ihre Ferienwohnung nicht per Langzeitmiete über Monate vermieten, ist diese Regelung für Sie recht irrelevant. Der Zinssatz ist nämlich so gering, dass für die Einziehung der Kaution über einige Tage oder Wochen nichts anfallen kann.

In unserer Ferienwohnung Kautionsquittung haben wir den Posten dennoch hinzugefügt, falls Sie Ihre Ferienunterkunft auch Langzeit vermieten und einen guten Zinssatz haben.

Jetzt Ihr Kautionsabrechnung Muster für die Ferienwohnung herunterladen

Wir bei Lodgify wollen Ihnen die Ferienwohnungsvermietung so einfach wie möglich machen. Demnach haben wir Ihnen auch ein Kautionsabrechnung Muster für Ihre Ferienwohnung erstellt. Diese Ferienwohnung Kaution Quittung können Sie Ihren Gästen als Beleg zuschicken, sobald Sie eine Rücküberweisung auf das Konto des Gastes veranlasst haben.

Wenn Sie das Formular unten ausfüllen, schicken wir Ihnen per Email das Kautionsabrechnung Muster zu. Geben Sie hier für jeden Gast einfach die jeweiligen Daten und Beträge an und seien Sie stets auf der sicheren Seite, was die Abwicklung von Kautionen angeht.

Sie können nicht bei allen Buchungsportalen eine Kaution erstellen, wenn Sie keinen FeWo Channelmanager haben. Mit einer FeWo Software mit Channelmanager können Sie jedoch Kautionen abwickeln und auch auf Portalen wie Airbnb einrichten. Haben Sie noch keiner Ferienwohnungssoftware oder sind auf der Suche nach einer Alternative? Dann testen Sie doch Lodgify 7-Tage kostenlos.

Sie können das Formular für das Kautionsabrechnungsmuster nicht sehen? Klicken Sie hier.