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Wir freuen uns ankündigen zu können, dass wir den ersten Teil unseres neuen Reservierungssystem veröffentlicht haben!

Was sind die wichtigsten Änderungen?

  • Komplett neues Design & bedeutend höhere Geschwindigkeit
  • Verbesserung der Funktionalität von Buchungen & Angeboten als auch die Einführung eines “Angebot & Konditionen Arbeitsablauf”
  • Verbesserte Datenübersicht und -nachverfolgung von Zahlungen und Stornierungen

Lesen Sie hier die aktualisierten Artikel unserer Knowledge Base (auf englisch) mit weiteren Erläuterungen zu unserem neuen System.

Komplett neues Design & bedeutend höhere Geschwindigkeit

Unser neues Reservierungssystem ist komplett modernisiert und bietet große Verbesserungen im Bereich Design, Verständlichkeit und Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe, so dass Buchungen einfacher und schneller verwaltet werden können!

new_reservation_system

Das neue Design unseres Reservierungssystems

Der Posteingang listet sämtliche Buchungen auf und befindet sich nun auf der selben Seite wie die Buchungsdetails. Das ermöglicht einen schnellen Wechsel von einer Buchung zur nächsten ohne eine neue Seite oder Pop-ups zu laden.

Sehen wir uns den neuen Posteingang mal im Detail an:

Lodgify Inbox

Die Buchungsdetails auf einen Blick:

Lodgify Booking Detail

Ihre persönlichen Mitteilungen schnell aufgerufen:

Lodgify Correspondence

Optimierter Prozess bei Buchungen & Angeboten sowie die Einführung eines “Angebot & Konditionen Arbeitsablauf”

Es können nun zwei Arten von Buchungen erstellt werden:

  • Buchung
  • Buchung mit Angebot

1) Buchung (ohne Angebot)

Eine Buchung ohne Angebot ist die einfachste und schnellste Lösung um einen Zeitraum im Kalender mit einem Buchungsstatus und Gästedaten zu blockieren. Da diese Buchung jedoch keine Preisangaben generiert, müssen Preisberechnungen und Zahlungen ausserhalb von Lodgify verwaltet werden.

 

Lodgify Booking without QuoteExample of a Booking without Quote

2) Buchung mit Angebot

Ein Angebot gibt die Möglichkeit Preise, Mietvertrag und Konditionen zu einer Buchung direkt hinzuzufügen und dem Gast hiermit einen kompletten und transparenten Überblick über die wichtigsten Bedingungen der Reservierung zu geben.

Preis

Ein Angebot erlaubt Ihnen den Gesamtpreis einer Buchung inklusive einer detaillierten Auflistung der Leistungen zu erstellen. Unser System berechnet automatisch den exakten Preis basierend auf Ihren Preis-Einstellungen, Sie haben jedoch freie Hand jedes manuell erstellte Angebot nach Ihren Wünschen zu gestalten, beispielsweise um einem Stammgast einen besonderen Rabatt zu gewähren.

Reservation system prices

 

Wann immer ein Angebot überarbeitet wird, erstellt das System eine neue Identifikationsnummer für das Angebot. Auf diese Weise gehen keine vorherigen Angebote verloren.

Mietvertrag

Ein Angebot speichert die Information darüber, ob ein Gast Ihren Mietvertrag akzeptiert. Darüberhinaus wird eine genaue Kopie des Mietvertrags gespeichert, welchen der Gast zum Zeitpunkt der Buchung einsehen konnte. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit eine archivierte Kopie von jedem akzeptierten Mietvertrag zu behalten, auch wenn Sie die Konditionen des Mietvertrags in der Zeit zwischen Buchung und Aufenthalt aktualisieren.

Angebot & Konditionen Arbeitsablauf

Jedesmal wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie entscheiden den Lodgify „Angebot & Konditionen Arbeitsablauf” zu aktivieren oder deaktivieren. Bei Buchungen direkt über Ihre Webseite ist der Angebot & KonditionenArbeitsablauf automatisch aktiviert.

a) Angebot & Konditionen Arbeitsablauf ist eingeschaltet – (empfohlen)

Im eingeschalteten Modus werden Status, Reservierungsanzahlung und Stornierungsbedingungen automatisch Ihren Einstellungen entsprechend zugewiesen. Das ermöglicht uns den gesamten Arbeitsablauf für Sie zu automatisieren und auf diese Weise den Buchungsprozess, Zahlungsaufforderungen und Stornierungen möglichst zeiteffektiv zu verwalten. Darüberhinaus wird so für Vermieter und Gast die bestmögliche Transparenz zum Buchungsprozess geboten. Wir empfehlen diese Einstellung für alle Buchungen zu nutzen. Um zu sehen wie ein “Angebot & Konditionen Arbeitsablauf” in echt funktioniert werfen Sie einen Blick in den Artikel “Example of a Policy & Quote Workflow Automation” (nur auf englisch).

Lodgify booking with quoteExample of a Booking with Quote and Policy & Quote Workflow turned on

    • Angebot Status: Dieser gibt detaillierte Informationen darüber, wo genau sich die Buchung innerhalb des Arbeitsablaufs gerade befindet (siehe “What is a Quote Status?” auf englisch)
    • Reservierungsanzahlung: Der Betrag der Reservierungsanzahlung wird automatisch über die Angaben in Ihren Objekteinstellungen kalkuliert. Neu ist hierbei, dass wir auch ein Datum festlegen wann diese Anzahlung vom Gast geleistet sein muss. Wie gehabt können ausstehende Zahlungen manuell über die Option “Zahlung Anfordern”  oder außerhalb von Lodgify (z.B. in Bar bei Ankunft) angefordert werden. BALD ERHÄLTLICH: In unserem nächsten Update werden wir dann auch die Option geben, den Zeitpunkt für zukünftige Zahlungen festzulegen und somit Lodgify zu beauftragen Zahlungsaufforderungen zu bestimmten Zeitpunkten automatisch zu versenden.
    • Stornierungsbedingungen: Wir weisen jedem Angebot Stornierungsbedingungen zu. Für den Moment werden diese sein “Alle Vorauszahlungen sind nicht rückerstattbar” im Falle dass der Gast storniert, und “Alle Vorauszahlungen sind voll rückerstattbar” im Falle dass Sie als Eigentümer stornieren. BALD ERHÄLTLICH: In unserer neuen Update werden wir auch die Option geben Stornierungsbedingungen selbst anzupassen.

Der Arbeitsablauf ist mit allen unseren Zahlungsmöglichkeiten und Buchungseinstellungen kompatibel. Als Teil des Updates verfügt das System nun auch über weitere Email-Benachrichtigungen.

Der einzige Nachteil des eingeschalteten Angebot & Konditionen Arbeitsablauf ist, dass die Buchungen innerhalb des Ablaufs und der Vorgaben feststecken, z.B. die Buchung muss sich den ursprünglich festgelegten Bedingungen und Regeln anpassen. Der einzige Weg ein “bestätigtes” Angebot zu ändern ist eine Änderungsanfrage zu erstellen (siehe “How to make a change request”).

b) Angebot & Konditionen Arbeitsablauf ist ausgeschaltet

Wenn der Angebot & Konditionen Arbeitsablauf deaktiviert ist, müssen Sie sich manuell um die Kalkulation und Anforderung der Anzahlungen oder Rückzahlungen, sowie Zahlungszeitpunkte und Kundenkommunikation kümmern.

Während diese Einstellung mehr manuelle Arbeit erfordert und dem Gast weniger Transparenz gibt, bietet sie mehr Flexibilität.

Quote without policy workflowExample of a Booking with Quote where the Policy & Quote Workflow was turned off

Verbesserte Datenübersicht und -nachverfolgung von Zahlungen und Stornierungen

Wir haben außerdem zu jeder Buchung mit Angebot eine Transaktionskarte hinzugefügt welche einen Überblick über alle Zahlungen und Rückzahlungen sowie den ausstehenden Betrag gibt. Zahlungsanforderungen können dem Gast manuell gesendet werden und auch Zahlungen welche Sie außerhalb von Lodgify erhalten haben können hier zur korrekten Buchhaltung hinzugefügt werden.

transactions

Weitere neue Funktionen kommen bald!

Wir arbeiten momentan schon an den zweiten Teil unseres Reservierungssystems. In den nächsten Monaten wird es deshalbt weitere neue Funktionen geben, wie z.B. die Automatisierung von Zahlungen zu festgelegten Zeitpunkten und die automatische Verwaltung von Stornierungen. Wir halten Sie auf dem Laufenden!!

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