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Perfektes Rechnungsmuster für Ihre Ferienwohnung (Gratis PDF)

Perfektes Rechnungsmuster für Ihre Ferienwohnung (Gratis PDF)

Rechnungen Ihrer Ferienwohnung auszustellen gehört wahrscheinlich nicht zwangsläufig mit auf die Liste von Alltagsaufgaben, die bei Verwaltern und Vermietern von Ferienwohnungen Luftsprünge auslösen. Es ist aber leider unvermeidbar und sollte immer mit Sorgfalt erledigt werden. Nach der Bestätigung der Buchung und dem Unterschreiben des Mietvertrags ist der nächste, äußerst wichtige Schritt, die Bereitstellung einer vollständigen Rechnung. Jegliche Kosten und Ausgaben sollten darin festgelegt sein.

Generell ist der Ruf von Rechnungslegung nicht unbedingt positiv: Sie gilt als zeitintensiv und komplex. Das muss aber nicht so sein – wenn einmal eine Rechnungsvorlage erstellt wurde, ist es ein wahres Kinderspiel, Rechnungen zu schreiben. Eine Rechnung für die Buchung der Ferienwohnung auszustellen, ist sowohl für den Gastgeber als auch die Gäste hilfreich. Es ermöglicht Ihren Kunden, deren Ausgaben im Überblick zu behalten und kann zusätzlich auch als Zahlungsnachweis dienen.

Aber wie muss eine Rechnung richtig ausgestellt werden?

Sie können ganz einfach unsere Rechnungsvorlage für Ferienwohnung herunterladen. Sie enthält alles an notwendigen Informationen, die Sie brauchen, um Ihre Rechnungen privat auszustellen und eigenständig Buchhaltung zu führen.

Und was noch besser ist, Sie können die Vorlage komplett bearbeiten und an Ihre Anforderungen anpassen.


Sie können das Formular zum Herunterladen der Rechnungsvorlage nicht sehen? Klicken Sie hier.

Was ist eine Ferienwohnung Muster Rechnung?

Im Grunde genommen ist das Schreiben von Rechnungen Ihrer Ferienwohnung ein positiver Anlass. Immerhin bedeutet das, man hat seine Ferienwohnung erfolgreich vermietet und kann jetzt die Früchte seiner Arbeit einfordern. Ein Rechnungsmuster oder auch Musterrechnung ist eine Vorlage, die du jedes Mal verwenden kannst, wenn du eine Rechnung schreibst.  Mithilfe eines solchen Musters werden so die erbrachten Leistungen von Ihnen im Tausch gegen Geld eingefordert, was eigentlich Alltag in einem florierendem Vermietungsunternehmen ist. Dies kann das Ausstellen Ihrer Rechnungen um ein vielfaches vereinfachen. Insbesondere wenn Sie als Vermieter sich nicht mit der Ausstellungen von Rechnungen auskennen, könnte so ein Rechnungsmuster genau richtig kommen.

Rechnungsvorlage für Ihre FeWo

Entscheidend bei einer Muster Rechnung ist, dass alle vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile enthalten sind. Da diese Muster meist anpassungsfähig sind, kann Sie einfach individualisiert werden und somit von jedem benutzt werden.

Wozu benötige ich ein Rechnungsmuster für meine Ferienwohnung?

Das Erstellen Ihrer ersten Rechnungen kann schnell zur Verzweiflung führen. Vor allem am Anfang eines Vermietungsunternehmens, ist man oft mit wichtigeren Fragen beschäftigt als damit, welchen Inhalt und welches Design die eigene Rechnung haben soll. Man scheint zu glauben, dass alle wichtigen Rechnungsmerkmale genügen seien. Allerdings, gehört zu einem professionellen Unternehmensauftritt auch der individuelle Inhalt der Rechnung. Denn der kann auch beim Vermarkten von Ihrer Ferienwohnung helfen. Da kommt die Verwendung eines Rechnungsvorlage ins Spiel, der sich im späteren Verlauf positiv bemerkbar macht. Denn mit einem Muster für Ihre Rechnungen ist man immer auf der sicheren Seite.

Die Informationen auf Rechnungen, Quittungen, Belegen, Weisungen, etc. sind nicht nur wichtig für einen professionellen Auftritt und zur Information des Kunden, sondern dienen auch zur wichtigen Datenquelle für die Handels- und Steuerbilanz Ihres Unternehmens.

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen und all jene, die selbstständig sind oder als Freiberufler arbeiten, eine Rechnung schreiben, sie werden also zum Rechnungssteller. Die Rahmenbedingungen zur Rechnungsbelegungspflicht wird in Österreich im Unternehmensgesetzbuch (UGB) und in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) definiert. International gelten die IFRS als Grundlage zur Buchhaltung.

Unterschied einer Rechnung für Privatvermietungen und einer Quittung

Wenn Sie Ihre Wohnung oder einzelne Zimmer privat vermieten, genügt es anstelle einer Rechnung eine Quittung auszustellen. Wenn Sie jedoch ein Gewerbe angemeldet haben, ist es Ihre Pflicht als Vermieter eine Rechnung auszustellen.

Wie Sie Ihre Wohnung als Privatwohnung vermieten

In eine Quittung gehören demnach auch weniger Angaben als in eine Rechnung. Dies sind die Inhalte, die in eine Quittung gehören:

  • Datum der Ausstellung
  • Beschreibung der Leistung
  • Verwendungszweck
  • Unterschrift

Tatsächlich unterscheiden in der Regel aber nur die wenigsten privaten Vermieter zwischen den beiden Dokumenten und stellen ihren Gästen ebenfalls eine Rechnung aus.

Wie übergibt man als Vermieter am besten Rechnungen?

Für die Übergabe einer Rechnung gibt es verschiedene Arten:

  • Persönlich (meist bei der Abreise)
  • Per Post
  • Per Fax
  • Per E-Mail / online (am besten als PDF-Dokument)

Die gängigste Methode ist heutzutage per E-Mail, da es schnell und einfach geht. Darüber hinaus hat man einen festen Beweis, falls etwas schiefgeht und die Rechnung zum Beispiel nicht ankommt. Jedoch übergeben viele Ferienwohnungsvermieter die Rechnung noch immer gerne persönlich, da Sie so nicht nur sicher sind, dass der jeweilige Gast die Rechnung erhalten hat, sondern auch eine persönliche Bewertung des Aufenthalts bekommen können. Zudem, können mögliche Unverständnisse vorab erklärt und besprochen werden.

Falls Sie jedoch eine Buchungssoftware verwenden,  werden Ihre Rechnungen meist automatisch versendet. Das kann auf jeden fall hilfreich sein, zum Beispiel bei dem verfolgen des Buchungsprozesses bis hin zur Ausstellung der Rechnung.

Wann schickt man am besten die Rechnungen an seine Gäste?

Im Grunde gilt, je schneller der Gast die Rechnung erhalten hat, umso schneller bekommen Sie das Geld. Jedoch ist das bei meisten Ferienwohnungsvermietung etwas anders, da der gesamte Betrag meist schon vor dem Check-in bezahlt wird. Da man für Online Buchungen größtenteils eine Kreditkarte als Garantie hinterlassen muss, ist das Risiko eines nicht bezahlten Aufenthaltes geringer.  Somit hat der Vermieter eine Sicherheit und braucht sich keine Sorgen über nicht gezahlte Leistungen zu machen. Darüber hinaus, werden größtenteils zusätzliche Kosten des Aufenthalts, wie zum Beispiel Reinigungskosten, im Nachhinein bezahlt.

Grundsätzlich haben Sie als Vermieter zwei Möglichkeiten eine Rechnung auszustellen: die Rechnung für eine Sofortzahlung oder die Rechnung für eine Überweisung. Die Wahl der Rechnungsart überlassen inzwischen die meisten Vermieter ihren Mietern.

Was passiert, wenn die Rechnung nicht eingegangen ist?

Es muss zwei Kopien von der Rechnung für die Ferienwohnung geben und sie muss von beiden Parteien ausgefüllt werden – Gastgeber und Gast. Eine Kopie ist für den Gast bestimmt und eine wird vom Vermieter selbst oder dem Verwalter der Unterkunft behalten.

Sie können dem Gast die Rechnungsstellung entweder per E-Mail schicken oder sie ihm persönlich geben, sobald derjenige am Ende des Aufenthalts ausgecheckt hat. Darüber hinaus muss bei Fehlern im Originaldokument eine neue Rechnung (mit neuer Nummer) erstellt werden, die bestätigt, dass es sich um eine Korrekturrechnung handelt und die vorherige storniert wird. Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, kann daran nämlich nichts mehr verändert werden.

Eine kostenlose Rechnungsvorlage für die Buchungen Ihre Ferienwohnung.

Wenn Sie als Vermieter sich dazu entscheiden, die Rechnung nach dem Aufenthalt des Gastes auszustellen, kann es natürlich immer vorkommen, dass die Post nicht oder extrem verspätet zugestellt wird. In diesem Fall können Sie einfach ein neues „Original“ ausdrucken und dem Gast senden. Zu beachten gilt hier, Ihr ursprüngliche Zahlungsziel beizubehalten, damit Sie Ihr Geld zeitnah bekommen. Daher ist es wichtig, die Rechnung sofort erneut zu senden, aber darauf hinweisen, dass die Zahlungsfrist bereits angefangen beispielsweise zu Ende ist, und den Gast ausdrücklich in Verzug zu setzen.

Sollte Ihr Kunde jedoch aus irgendeinem anderen Grund die Rechnung nicht erhalten haben, sollten Sie trotzdem dem Gast erneut die Rechnung zukommen lassen. Allerdings sollte man ausdrücklich darauf hinweisen, dass es sich hierbei um eine Kopie der Rechnung handelt.

Was enthält das kostenlose Lodgify Rechnungsmuster?

Die Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen, die wir Ihnen anbieten, beinhaltet alle grundlegenden Informationen. Dazu gehören Details zu der Unterkunft, persönliche Daten von Vermieter und Gast sowie alle Angaben, die sich ausschließlich auf die Bezahlung und weitere Ausgaben beziehen.

1. Informationen über den Geschäftsvorgang:

  • Rechnungsnummer, die in chronologischer Reihenfolge erstellt werden muss
  • Angaben zum Vermieter (Name, Adresse, Kontakt)
  • Angaben zum Gast (Name, Adresse, Kontakt)
  • Ort und Zeit der Rechnungsstellung

2. Die Buchungsinformationen:

  • Ankunfts- und Abreisedatum der Gäste
  • Anzahl der Gäste
  • Adresse der Unterkunft

3. Verweisung auf Bezahlung, Gebühren und Steuern:

  • Kaution (falls zutreffend)
  • Preis pro Tag/Nacht und Anzahl der berechneten Tage/Nächte
  • Zusätzliche Kosten (vor allem Reinigungsgebühren und Steuern)
  • Zahlungsmethode (mittels Scheck, Barzahlung oder Banküberweisung)
  • Die Worte „Rechnung bezahlt“ oder „Zahlung ausstehend“ (je nach Gegebenheit)
  • Unterschrift des Vermieters

Die oben genannten Informationen, können Sie jederzeit  in unserem kostenlosen Muster für Ferienwohnungen wiederfinden und auf Ihre Ansprüche anpassen.

Wir empfehlen Ihnen allerdings trotzdem, einen professionellen Buchhalter zu kontaktieren und sich dabei beraten zu lassen, wie Sie diese Rechnungsvorlage bestmöglich an Ihre Anforderungen anpassen können.

Laden Sie sich unser PDF Rechnungsmuster für Ferienwohnungen herunter

Wie wir gesehen haben, kann so eine Rechnungsvorlage in vielen hinsichten ziemlich hilfreich sein. Egal ob als Anfänger oder Fortgeschrittener, können Sie anhand so einem Rechnungsmuster Zeit gewinnen und Ihre Finanzen einfach verfolgen. 

Also probieren Sie es doch selbst aus und laden Sie sich ganz einfach unser kostenloses PDF Muster herunter. 



Achtung: Dieses Dokument dient nur als Rechnungsvorlage für Buchungen von Ferienwohnungen 

Falls Sie Bedenken bezüglich der Abrechnung oder Buchhaltung Ihres Geschäfts haben, kontaktieren Sie bitte einen professionellen Buchhalter oder Anwalt mit Fachkenntnissen im Bereich der Ferienvermietung.

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