Wenn Sie nur über große Buchungsplattformen wie Airbnb, Booking.com oder FeWo-direkt Ihre Ferienwohnungen vermieten, können Sie möglicherweise manuelle Rechnungen eine Zeit lang vermeiden, da die Ferienwohnung Rechnung von dem Buchungsportal selbst ausgestellt wird. Spätestens aber, wenn Sie sich ein Ferienwohnungsbusiness aufbauen und Ihre eigene Website haben, auf der Sie Direktbuchungen empfangen müssen Sie Rechnungen ausstellen können.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel warum Sie Rechnungen erstellen müssen, was in eine Rechnung gehört und wir geben Ihnen, um Ihnen das Vermieterleben etwas zu erleichtern eine kostenloses Muster für die Rechnung Ihrer Ferienwohnung.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Rechnungsvorlage nicht sehen? Klicken Sie hier.
Warum und wann muss ich eine Ferienwohnung Rechnung ausstellen?
Als Ferienwohnungsinhaber berechnen Sie Ihren Gästen eine Dienstleistung und zwar das zur Verfügung stellen Ihrer Unterkunft. Demnach sind Sie auch dazu verpflichtet, Gästen sobald Sie es wünschen eine Rechnung auszustellen. Denn grundsätzlich müssen alle Unternehmen und all jene, die selbstständig sind oder als Freiberufler arbeiten, eine Rechnung schreiben, sobald Sie Geld für eine Leistung verlangen. Die Rahmenbedingungen zur Rechnungsbelegungspflicht sind in Österreich im Unternehmensgesetzbuch (UGB) und in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) definiert. International gelten die IFRS als Grundlage zur Buchhaltung.
Wann muss ich die Ferienwohnung Rechnung verschicken?
Nun können Sie versuchen, sich solange zu drücken, bis Sie tatsächlich ein Gast fragt oder proaktiv werden und wie ein professionelles Unternehmen agieren. Denn nach der Bestätigung der Buchung und dem Unterschreiben des Mietvertrags ist der nächste, äußerst wichtige Schritt, die Bereitstellung einer vollständigen Rechnung. Jegliche Kosten und Ausgaben sollten darin festgelegt sein, denn mit der Rechnung fordern Sie die Begleichung dieser Kosten für Ihre Ferienwohnung ein.
Im Grunde gilt, je schneller der Gast die Rechnung erhalten hat, umso schneller bekommen Sie das Geld. Jedoch ist das bei meisten Rechnungen in der Ferienwohnungsvermietung etwas anders, da der gesamte Betrag meist schon vor dem Check-in bezahlt wird. Da man für Online-Buchungen größtenteils eine Kreditkarte als Garantie hinterlassen muss, ist das Risiko eines nicht bezahlten Aufenthaltes geringer. Somit hat der Vermieter eine Sicherheit und braucht sich keine Sorgen über nicht gezahlte Leistungen zu machen.
Als seriöses Unternehmen sollten Sie also am besten jedem Gast automatisch eine Rechnung ausstellen, sobald die Buchung bestätigt wurde. Besonders geschäftlich Reisende werden für die Buchhaltung schnell eine korrekte, ausführliche Rechnung anfragen, da die Buchhaltung die Kosten sonst nicht begleichen kann. Sollten Sie Ihre Ferienwohnung also als Monteurzimmer vermieten und mit Unternehmen zusammenarbeiten, sollten Sie die Rechnungen immer direkt ausstellen.
Wofür brauchen Ferienwohnungsinhaber die Rechnungen?
Außerdem sind die Informationen auf Rechnungen, Quittungen, Belegen, Weisungen, etc. sind nicht nur wichtig für einen professionellen Auftritt und zur Information des Kunden, sondern dienen auch zur wichtigen Datenquelle für die Handels- und Steuerbilanz Ihres Unternehmens. Es ist also Sorgfalt geboten beim Thema Rechnungen.
Achtung: Eine Rechnung muss nicht immer eine Zahlung einfordern. Eine Rechnung kann auch unter bestimmten Umständen als Quittung gelten, also eine eingegangene Zahlung belegen. Hierfür muss schlichtweg klar ausgewiesen sein in der Rechnung, dass diese schon beglichen wurde.
Unterschied einer Rechnung für Privatvermietungen und einer Quittung
Wenn Sie Ihre Wohnung oder einzelne Zimmer privat vermieten, genügt es, anstelle einer Rechnung eine Quittung auszustellen. Wenn Sie jedoch ein Gewerbe angemeldet haben, ist es Ihre Pflicht, als Vermieter eine Rechnung auszustellen.
In eine Quittung gehören demnach auch weniger Angaben als in eine Rechnung, folgende Angaben müssen jedoch auch in einer Quittung enthalten sein:
- Datum der Ausstellung
- Beschreibung der Leistung
- Verwendungszweck
- Unterschrift
Tatsächlich unterscheiden in der Regel aber nur die wenigsten privaten Vermieter zwischen den beiden Dokumenten und stellen ihren Gästen eine Rechnung aus, die entweder als Zahlungsaufforderung agiert oder durch einen Vermerk quittiert, dass die Zahlung bereits eingegangen ist.
Wie übergibt man als Vermieter die Ferienwohnung Rechnung?
Für die Übergabe einer Rechnung gibt es verschiedene Arten:
- Persönlich (meist bei der Abreise)
- Per Post
- Per E-Mail / online (am besten als PDF-Dokument)
Die gängigste Methode ist heutzutage per E-Mail, da es schnell und einfach geht. Darüber hinaus hat man einen festen Beweis, falls etwas schiefgeht und die Rechnung zum Beispiel nicht ankommt. Jedoch übergeben einige Ferienwohnungsvermieter die Rechnung noch immer gerne persönlich, da Sie so nicht nur sicher sind, dass der jeweilige Gast die Rechnung erhalten hat, sondern auch eine persönliche Bewertung des Aufenthalts bekommen können. Zudem können mögliche Unverständnisse vorab erklärt und besprochen werden. Dies ist jedoch selbstverständlich nicht möglich, wenn Sie Ihre Ferienwohnung aus der Ferne verwalten.
Falls Sie jedoch eine Buchungssoftware verwenden, werden Ihre Rechnungen meist automatisch versendet. Das kann auf jeden Fall hilfreich sein, zum Beispiel bei dem Verfolgen des Buchungsprozesses bis hin zur Ausstellung der Rechnung.
Was gehört in eine Rechnung für Ferienwohnungsaufenthalte?
Eine Rechnung ist, wie oben bereits erwähnt, etwas ausführlicher als eine Quittung. Für Unternehmen ist besonders der Part der Steuernummer relevant, damit die Umsatzsteuerzahllast korrekt erfasst werden kann. Wir haben Ihnen einmal die Posten aufgelistet die unbedingt in eine Rechnung für Ihre Ferienwohnung gehören:
- Rechnungsnummer (falls Unternehmen ebenfalls Steuernummer hinzufügen)
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsaussteller, inkl. Datum und Ort der Ausstellung der Rechnung und Steuernummer
- Bruttopreis aller Leistungen (inkl. Aufschlüsselung: welche Leistungen, wie viele Nächte, welches Datum…)
- Mehrwertsteuer (falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind)
- Unterschrift und ggf. Stempel des Rechnungsausstellers
Alle Posten finden Sie auch unten in unserem Ferienwohnung Rechnungsmuster wieder. Das PDF können Sie sich kostenlos herunterladen und als Vorlage für Ihre Rechnungen nutzen.
Was mache ich, wenn die Ferienwohnung Rechnung falsch ist?
Grundsätzlich kann, sobald eine Rechnung ausgestellt ist, an dieser nichts mehr verändert werden. Bei Fehlern in der Rechnung muss also eine neue Rechnung (mit neuer Rechnungsnummer) erstellt werden, die bestätigt, dass es sich um eine Korrekturrechnung handelt und die vorherige storniert wird. Sie können statt der Rechnungsnummer R-167 dann beispielsweise R-167-E verwenden, sodass die veränderte Rechnungsnummer keinen Einfluss auf nachfolgende Rechnungen hat.
Wie kann Ihnen unser kostenloses Rechnungsmuster für Ihre Ferienwohnung weiterhelfen?
Im Grunde genommen ist das Schreiben von Rechnungen Ihrer Ferienwohnung ein positiver Anlass. Immerhin bedeutet das, man hat seine Ferienwohnung erfolgreich vermietet und kann jetzt die Früchte seiner Arbeit einfordern, dennoch geht das Erstellen einer Rechnung mit bürokratischen Aufwand einher. Generell ist der Ruf von Rechnungslegung nicht unbedingt positiv: Sie gilt als zeitintensiv und komplex. Das muss aber nicht so sein – wenn einmal eine Rechnungsvorlage erstellt wurde, ist es ein wahres Kinderspiel, Rechnungen zu schreiben. Ein Rechnungsmuster (oder auch Musterrechnung) ist eine Vorlage, die Sie jedes Mal aufs Neue verwenden können, wenn Sie eine Rechnung schreiben. Insbesondere wenn Sie als Vermieter sich nicht mit dem Ausstellen von Rechnungen auskennen, ist ein Rechnungsmuster gold wert, um nicht bei Null anzufangen.
Wir haben Ihnen ein PDF erstellt, indem alle obligatorischen und andere hilfreiche Positionen abgefragt werden, sodass Sie diese nur ausfüllen müssen und dann dem Gast eine Rechnung ausstellen können.
Was enthält das kostenlose Lodgify Rechnungsmuster?
Die Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen, die wir Ihnen anbieten, beinhaltet alle grundlegenden Informationen. Dazu gehören Details zu der Unterkunft, persönliche Daten von Vermieter und Gast sowie alle Angaben, die sich ausschließlich auf die Bezahlung und weitere Ausgaben beziehen.
1. Informationen über den Geschäftsvorgang:
- Rechnungsnummer, die in chronologischer Reihenfolge erstellt werden muss
- Angaben zum Vermieter (Name, Adresse, Kontakt, ggf. Steuernummer)
- Angaben zum Gast (Name, Adresse, Kontakt, ggf. Steuernummer)
- Ort und Zeit der Rechnungsstellung
2. Die Buchungsinformationen:
- Ankunfts- und Abreisedatum der Gäste
- Anzahl der Gäste
- Adresse der Unterkunft
3. Verweisung auf Bezahlung, Gebühren und Steuern:
- Kaution (falls zutreffend)
- Preis pro Tag/Nacht und Anzahl der berechneten Tage/Nächte
- Zusätzliche Kosten (vor allem Reinigungsgebühren und Steuern)
- Zahlungsmethode (mittels Scheck, Barzahlung oder Banküberweisung)
- Die Worte „Rechnung bezahlt“ oder „Zahlung ausstehend“ (je nach Gegebenheit)
- Unterschrift des Vermieters
Die oben genannten Informationen können Sie in unserem kostenlosen Rechnungsmuster für Ferienwohnungen wiederfinden und auf Ihre Ansprüche anpassen.
Wir empfehlen Ihnen allerdings trotzdem, einen professionellen Buchhalter oder Anwalt zu kontaktieren und sich dabei beraten zu lassen, wie Sie diese Rechnungsvorlage bestmöglich an Ihre Anforderungen anpassen können und legal halten können.
Laden Sie sich unser PDF Rechnungsmuster für Ferienwohnungen herunter
Wie wir gesehen haben, kann so eine Rechnungsvorlage in vielen Hinsichten ziemlich hilfreich sein. Egal ob als Anfänger oder Fortgeschrittener, Sie können mit einem bereits vorgestalteten Rechnungsmuster Zeit gewinnen und Ihre Finanzen einfach verfolgen.
Sie können ganz einfach unsere Rechnungsvorlage für Ferienwohnung herunterladen. Sie enthält alles an notwendigen Informationen, die Sie brauchen, um Ihre Rechnungen privat auszustellen und eigenständig Buchhaltung zu führen.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Rechnungsvorlage nicht sehen? Klicken Sie hier.
Achtung: Dieses Dokument dient nur als Rechnungsvorlage für Buchungen von Ferienwohnungen und ist nicht gesetzlich geprüft. Lodgify übernimmt keine Gewähr für die Angaben.
Falls Sie Bedenken bezüglich der Abrechnung oder Buchhaltung Ihres Geschäfts haben, kontaktieren Sie bitte einen professionellen Buchhalter oder Anwalt mit Fachkenntnissen im Bereich der Ferienvermietung.
