Jeder Vermieter ist erleichtert, wenn die Ferienwohnung nach Abreise der Gäste in einem anständigen Zustand hinterlassen wurde. Aber was tun, wenn dies nicht der Fall ist und Sie die Wohnung nicht so wiederfinden wie erhofft? Oftmals sind die Gäste schon abgereist und sind im Nachhinein schwer bei solchen Fallen wieder zu kontaktieren. Es kommt auch vor, dass verschiedene Gäste sich absichtlich von Ihnen abwenden, besonders wenn Sie sich Ihrer Tat bewusst sind.
Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden und Ihren zukünftigen Gästen das gleiche Erlebnis anzubieten wie Ihre vorherigen Gäste, ist es empfehlenswert immer alles genau im Blick zu behalten. Hier kommt das sogenannte Übergabeprotokoll ins Spiel, auch noch bekannt als Wohnungsübergabe-Protokoll.
Was genau ein Übergabeprotokoll ist und wie hilfreich es sein kann, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Was ist ein Übergabeprotokoll?
Ein Übergabeprotokoll ist ein Dokument, das benutzt wird, um den Zustand einer Ferienwohnung während der Übergabe zwischen Vermieter, Gast oder dem Eigentümer festzuhalten. Darin wird festgehalten, in welchem Zustand die Ferienwohnung vor der Anreise und vor der Abreise der jeweiligen Gäste ist oder war.
Insbesondere Mängel oder Schäden werden hier dokumentiert, damit zu jeder Zeit eingesehen werden kann, was wann beschädigt war oder wer dafür aufkam. Fragen wie wann, seit wann schließt die Wohnzimmertür nicht mehr, werden mithilfe eines Übergabeprotokolls automatisch beantwortet.
Darüber hinaus hilft dieses Protokoll dabei, Konflikte oder Streitigkeiten zu vermeiden.
Was ist bei einem Übergabeprotokoll zu beachten?
Wie bei jedem öffentlichen Dokument, gibt es auch hier so einiges zu beachten. Obwohl ein Übergabeprotokoll nicht rechtlich vorgeschrieben ist, empfiehlt es sich dennoch solch ein Protokoll zu führen, das dazu beiträgt Sie und Ihre Ferienwohnung abzusichern. Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit, damit sie sicher sind, dass sie nichts übersehen. Gehen Sie dafür jeden Raum der Reihe nach durch und achten Sie auch auf Details. Denn kleine Mängel können schnell übersehen werden.
Falls irgendwelche Schäden auftreten, sollten Sie dies am besten anhand von Fotos oder Videos dokumentieren. So haben Sie ein bildlicher Beweis, der Ihnen im Nachhinein sehr hilfreich werden kann. Denn in den meisten Fällen wird Fotomaterial bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung als Beweis anerkannt.
Sollten Sie Mängel oder Schäden bei der Übergabe bemerken, sollten Sie allerdings so schnell wie möglich handeln. Schieben Sie die Reparatur und das Kontaktieren der Gäste nicht für später auf.
Soweit das Übergabeprotokoll ganz ausgefüllt ist, muss jeder der involviert ist das Dokument unterzeichnen. Egal ob Vermieter, Eigentümer, Gast oder sogar ein möglicher Zeuge sollte darin vorkommen. Auch wann und wo die jeweiligen Personen unterschrieben haben, sollte darin klar vermerkt sein. Somit kann keiner das Dokument nachträglich ändern.
Wenn möglich sollten, Sie einen neutralen Zeugen zur Übergabe mitnehmen, die die Situation im Zweifelsfall bestätigen kann.
Hat das Übergabeprotokoll ein rechtlichen Zweck?
Ein Übergabeprotokoll kann durchaus für juristische Zwecke verwendet werden. Allerdings müssen Sie dann beachten, dass gewissen Eigenschaften vorliegen, damit Sie es rechtlich verwenden dürfen. Ist das Dokument nicht inhaltlich an die rechtliche Regelung angepasst, so kann es später nicht als Beweis benutzt werden, da es als ungültig definiert ist.
Allerdings kann solch ein Übergabeprotokoll bei einem Streitfall durchaus von hohem Nutzen sein. Also empfehlen wir Ihnen, Ihre Vorlage am besten den Richtlinien anzupassen.
Ist ein Übergabeprotokoll notwendig?
Die kurze Antwort ist nein. Ein Übergabeprotokoll ist nicht notwendig oder vorgeschrieben. Allerdings empfiehlt es sich darüber nachzudenken, solch ein Protokoll einzuführen. Denn immerhin kann dies zur Sicherheit beitragen und Ihnen auf lange Dauer viel Geld einsparen.
Darüber hinaus hilft es Ihnen als Vermieter oder Eigentümer, die Kontrolle über Ihre Vermietung zu haben.
Was beinhaltet ein Übergabeprotokoll?
Generell gibt es keine Vorschriften wie ein Übergabeprotokoll aussehen muss oder was alles darin beinhaltet sein muss. Das wichtigste ist aber, dass Sie alle einzelnen Räume darin auflisten. Das verschafft Ihnen einen klaren, oberflächlichen Überblick, auf dem Sie später weitere Merkmale aufbauen können.
Erwähnen Sie wie die Ferienwohnung übergeben wurde und in welcher Kondition Sie bei der Abreise des Gastes zu hinterlassen ist, auch wenn dies in dem Mietvertrag schon erwähnt wurde. Aufkommende Mängel sollten im Dokument klar und ausführlich beschrieben werden. Wie groß und wie schlimm sind die Mängel? Erwähnen Sie die Situation so genau wie möglich und lassen Sie keine Details aus. Falls zum Beispiel der Überprüfung und der Zeuge sich nicht einig sind, sollten beide Meinungen im Protokoll beschrieben werden.
Sollten Sie als Vermieter Schäden oder Mängel übersehen haben, auch die der folgenden Gäste Sie aufmerksam macht, müssen Sie diese so schnell wie möglich beheben. Grundsätzlich sollten alle elektronische Geräte vor einer neuen Anreise getestet werden.
Wenn Sie möchten, können Sie auch andere Details wie zum Beispiel wann die Ferienwohnung zuletzt renoviert wurde oder ob es eine Nichtraucherwohnung ist oder nicht hinzufügen. Gestalten Sie das Übergabeprotokoll, sodass auch ein Dritter den Zustand der Ferienwohnung versteht. Wenn Sie diese Regeln verfolgen, dann sind Sie auf der sicheren Seite.
So erstellen Sie ein Übergabeprotokoll für Ihre Ferienwohnung
Eines steht fest, ein Übergabeprotokoll kann von großem Vorteil bei der Absicherung Ihrer Ferienwohnung sein. Allerdings sollten Sie vorsichtig damit umgehen. Es ist verständlich, dass jede Ferienwohnung ist anders aufgebaut und strukturiert. Deswegen gibt es keine Vorlage, die man als für jedes Objekt benutzen kann.
Wir von Lodgify haben für Sie eine Übergabeprotokoll Vorlage kreiert, die Sie entsprechend Ihrer Ferienwohnung individuell anpassen können. Laden Sie einfach unsere Vorlage herunter und gestalten Sie sie wie sie wollen. Ganz leicht!
