Wenn Sie einen Immobilienverwalter beauftragen, der sich um die Vermietung Ihrer Ferienunterkunft kümmert, sollten Sie als Eigentümer mit der Property Manager auf jeden Fall einen Verwaltervertrag für die Ferienwohnung aufsetzen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
Dieser Vertrag kein nice-to-have, sondern absolut notwendig, da er Sie schützt, wenn der Immobilienverwalter seinen Verpflichtungen nicht nachkommt und auch der Property Management Firma die Sicherheit gibt, dass Sie sich an den Vertrag halten. Es liegt also im Interesse beider Parteien, diesen Verwaltervertrag (Property Management Vertrag) zu unterzeichnen.
In dem Vertrag sollte genau festgelegt werden, was von jeder Partei erwartet wird, damit Sie Missverständnisse und Probleme in der Zukunft vermeiden können. Je detaillierter, desto besser.
Wir wollen uns auf die kurzfristige Vermietung von Ferienwohnungen und Ihnen das Leben etwas leichter machen. Demnach fokussieren wir uns in diesem Artikel darauf wie ein Vertrag für die Immobilienverwaltung aussieht, geben Ihnen ein paar Tipps worauf Sie achten müssen und wir geben Ihnen einen Muster Verwaltervertrag für Ferienwohnungen. Also lesen wir direkt einmal rein!
Sie können das Formular zum Herunterladen der Property Management Vertragsvorlage nicht sehen? Klicken Sie hier.
Bevor wir loslegen..
Jeder Vertrag ist im Property Management, je nachdem welche Aufgaben abgegeben werden und welche Rolle der Property Manager hat. Somit gibt es viele Variablen und dieser Vertrag ist nicht 1:1 für jede Situation verwendbar.
Außerdem ist ein Immobilienverwaltung Vertrag ein ein rechtsverbindliches Dokument. Unser Property Management Vertrag ist ein Muster und somit natürlich kein Ersatz für eine Rechtsberatung, die wir immer empfehlen, bevor Sie eine rechtliche Vereinbarung treffen.
Was ist ein Verwaltervertrag für Ferienwohnungen?
Ein Verwaltervertrag für Ferienwohnungen ist ein förmliches, schriftliches Dokument zwischen dem neuen Verwalter der Ferienwohnung (Property Manager) und dem Eigentümer, welches von beiden unterzeichnet wird und somit die Beziehung zwischen ihnen regelt. Der Property Management Vertrag legt die Pflichten jeder Partei fest, wie lange der Vertrag läuft und was passiert, wenn eine der Parteien die Vertragsbedingungen nicht einhält.
Aus diesem Grund ist es wichtig, sowohl den Eigentümer als auch den Verwalter zu schützen, falls etwas schief läuft und es zu Streitigkeiten oder Unstimmigkeiten kommen sollte.
Dieser Vertrag ist nicht zu verwechseln mit dem Mietvertrag für Ferienwohnungen, der einzig und allein für jede Buchung zwischen dem Vermieter und dem Gast abgeschlossen wird.
Wer sollte den kurzfristigen Mietverwaltungsvertrag unterzeichnen?
In erster Linie werden in dem Vertrag nur die beiden Parteien genannt, die den Vertrag abschließen. Das sind der/die Eigentümer/in der Immobilie und der Property Manager oder die Property Management Firma. Demnach müssen diese beiden Parteien die vollständige Anschrift und die Kontaktinformationen angeben und im Endeffekt sich mit der Unterschrift zu den im Vertrag genannten Konditionen verpflichten.
Warum brauchen Sie einen Property Management Vertrag?
Der Zweck eines Property Management Vertrages ist einerseits die Zuteilung der Verantwortlichkeiten und zweitens die Erteilung der Rechte an der Ferienunterkunft für bestimmte Aufgaben von dem Eigentümer an den Verwalter. Diese beiden Punkte (mindestens) sollten auch explizit und leicht verständlich aus dem Vertrag hervorgehen.
Es ist wichtig, klarzustellen, dass mit diesem Vertrag alle anderen Vereinbarungen außer Kraft gesetzt werden – der Property Management Vertrag also ausschließlich ist. Andernfalls können frühere Vereinbarungen oder späteren Verträge zwischen dem Eigentümer und anderen Parteien für Verwirrung sorgen und durch die Unklarheit können leicht Probleme entstehen.
Dieses Dokument dient dem Schutz aller Beteiligten, da es detailliert regelt, was jede Partei von der anderen erwarten kann und die Konsequenzen für den Fall aufzeigt, dass diese Erwartungen nicht erfüllt werden. Demnach sind Vertragsüberschreibungen und einzelne mündliche Änderungen zu vermeiden. Wenn Sie den Vertrag ändern möchten, empfehlen wir einen ganz neuen Immobilienverwaltungsvertrag aufzusetzen.
Wie lange läuft ein Verwaltervertrag für Ferienwohnungen?
Im Vertrag sollte auch die Vertragsdauer festgelegt werden und unter welchen Umständen die Parteien den Vertrag kündigen können genauso wie die Lönge der Kündigungsfrist, falls eine Partei kündigen möchte.
Achten Sie darauf, dass die Kündigungsfrist nicht zu lang ist, damit Sie als Vermieter den Vertrag beenden können, wenn Sie mit den Ergebnissen des Property Management nicht ganz zufrieden sind.
Die übliche Kündigungsfrist für diese Art von Verträgen liegt zwischen 30 und 90 Tagen auf beiden Seiten.
Weitere typische Klauseln in der so genannten Kündigungsklausel sind z. B. das Recht des Eigentümers, den Vertrag zu kündigen, wenn der Property Manager es nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraumes schafft, Gäste zu finden.
Außerdem wird in der Regel eine Frist festgelegt, innerhalb derer bei vorzeitiger Beendigung des Vertrags alle Beträge, die eine Partei der anderen schuldet, zu zahlen sind.
Grundsätzlich gibt es aber keine vorgeschriebene Vertragslaufzeit. Sie können den Verwaltervertrag also für 6 Monate oder auch 6 Jahre anlegen.
Was sollte ein Immobilienverwaltung Vertrag enthalten?
Bevor Sie den Stift zu Papier bringen, sollten Sie einen Blick auf die wichtigsten Elemente werfen, die typischerweise in dieser Art von Verträgen enthalten sind. Wie oben schon erwähnt kann jeder Vertrag unterschiedlich sein, die folgenden Punkte sind jedoch in so gut wie jedem Property Management Vertrag zu finden.
Die Adresse der Ferienimmobilie
Zu Beginn muss im Verwaltungsvertrags für Ferienimmobilien selbstverständlich die vollständige Adresse der Immobilie des Vermieters angegeben werden, einschließlich des Bundesstaats, in dem sie sich befindet. Denn immerhin ist dies der Gegenstand, um den es letztendlich im Vertrag geht.
Die Aufgaben des Immobilienverwalters
In diesem Teil des Immobilienverwaltungsvertrag für Ferienimmobilien sollte festgelegt werden, welche Leistungen der Property Manager erbringen soll. Sprich für welche Leistungen der Immobilienverwaltung er bezahlt wird, ob er gegebenenfalls für bestimmte Leistungen extra bezahlt und welche Aufgaben nicht im Verantwortungsbereich des Verwalters der Ferienwohnung liegen. Wenn zusätzliche Gebühren anfallen, sollte im Mietvertrag auch festgelegt werden, um welche Leistungen es sich dabei handelt und ob sie pauschal oder prozentual abgerechnet werden oder ob jeder Einzelfall nach Leistung beurteilt wird.
Normalerweise werden Property Manager durch Provision und nicht durch Festbeträge bezahlt. Pro Buchung verlangen Immobilienverwalter also ca. 10-20%. Diese Preisspanne hängt von den Aufgaben und teilweise auch von der Länge der Buchungen ab.
Sie sollten im Vorhinein also klar die Aufgaben abgrenzen, denn sonst kann es schon für eine Aufgabe mehr, die im Endeffekt vom Property Manager übernommen werden soll, zu einem ordentlichen Preissprung komen.
Die Verantwortung des Eigentümers
Doch nicht nur der Property Manager hat Pflichten, wie bereits erwähnt, schützt der Verwaltervertrag für Ferienwohnungen beide Seiten und somit müssen auch die Pflichten des Eigentümers beschrieben werden. In diesem Abschnitt des Ferienhausverwaltungsvertrags wird demnach aufgelistet in welchem Zustand der Eigentümer die Ferienwohnung an den Property Manager übergeben muss und welche Verantwortlichkeiten während der kurzzeitigen Vermietung der Ferienwohnung anfallen, wie z. B. die Bereitstellung eines Notgroschens, damit der Property Manager spontan anfallende Kosten für Instandhaltung oder Notreparaturen decken kann.
Ein weiterer wichtiger Teil der Verantwortung des Eigentümers ist das Thema Versicherungen. Die Ferienimmobilie wie auch der Property Manager sollten durch den Eigentümer komplett versichert sein.
Aus der Sicht des Immobilienverwalters ist es auch wichtig, gut planen zu können. Demnach sollte sichergestellt werden, dass nicht zeitgleich Eigentümer und Verwalter nach Gästen suchen, beziehungsweise, dass der Eigentümer die Ferienimmobilie nicht schon verplant hat. Der Eigentümer muss also bereits im Voraus dem Property Manager einen Plan zukommen lassen, indem die Zeiträume, in denen er die Immobilie selbst nutzen oder Freunden oder Familienangehörigen zur Verfügung stellen möchte, gekennzeichnet sind.
Damit soll sichergestellt werden, dass
- der Property Manager keine Mieter betreuen muss, die nicht nach den vereinbarten Richtlinien und Verfahren gebucht haben
- nicht ungeplant keine Möglichkeit mehr hat für einen bestimmten Zeitraum Geld an dem Vermieten und Verwalten der Ferienwohnung zu verdienen
Dem Eigentümer ist es in der Regel auch untersagt, das Objekt zu betreten, es sei denn, er benachrichtigt den Gast vorher über den Property Manager.
Begrenzung der Haftung des Immobilienverwalters
In dem Immobilienverwaltung Vertrag sollte außerdem immer eine Klausel enthalten sein, die den Property Manager vor der Verantwortung für Schäden schützt, die von Gästen oder Dienstleistern verursacht werden – vorausgesetzt, der Verwalter hat bei der Einstellung des Dritten oder der Aufnahme des Gastes „angemessene Sorgfalt“ walten lassen.
So könnte beispielsweise von dem Verwalter erwartet werden, dass er sich vergewissert, dass die Gäste keine negativen Bewertungen von anderen Vermietern erhalten haben.
Der Property Manager sollte für diese Fälle nicht haftbar sein und nicht monetär zur Rechnung gezogen werden.
Auszahlung des Honorars an den Property Manager
Der Vertrag sollte natürlich zusätzlich zu der Höhe des Honorars auch Informationen enthalten, wie Property Manager und Eigentümer ausgezahlt werden. Kümmert der Property Manager sich auch um Zahlungsaufforderungen, so muss er dem Eigentümer die Einnahmen abzüglich seiner Provision zukommen lassen. Andernfalls bezahlt der Eigentümer den Property Manager an einem gewissen Stichtag regelmäßig.
Erwähnen werden muss im Vertrag der Zeitpunkt der Zahlung, ob es sich um Brutto oder Netto handelt und dass die Pflicht besteht, alle Belege und Abrechnungen aufzuheben. Beide Seiten haben jederzeit das Recht Rechnungen und eine Aufschlüsselung der Kosten von der anderen Partei einzufordern.
Bevor Sie den Verwaltervertrag für Ferienwohnungen unterschreiben…
Ein Vertrag kann Ihnen viel Ärger ersparen,aber nur wenn er stichfest und rechtssicher ist. Spielen Sie im Vorhinein im Kopf sich einmal 5 Worst-Case Situationen durch und schauen Sie, ob ihr Vertrag in jedem Szenario eine Lösung bietet.
Wir empfehlen Ihnen von Beginn an einen Verwaltervertrag für Ferienwohnungen aufzustellen und nicht erst “zu gucken”. Sie können gerne eine Klausel für eine kürzere Kündigungsfrist am Anfang einbauen, es kann jedoch gefährlich sein, sich erstmal einfach so auszuprobieren, ohne einen schützenden Vertrag im Rücken zu haben.
Laden Sie sich unser Property Management Vertrag Muster herunter
Um Ihnen etwas zu helfen, haben wir einen Muster Verwaltervertrag für Ferienwohnungen erstellt. Diesen können Sie sich gratis herunterladen, um eine Vorstellung zu bekommen, was in so einen Vertrag gehört und wie dieser aufgebaut sein könnte. Wenn Sie unseren kostenlosen Property Management für die Verwaltung einer Ferienwohnung verwenden möchten, empfehlen wir Ihnen diesen an Ihre individuellen Bedürfnisse, die örtlichen Gesetze und Vorschriften anzupassen und den Vertrag mit einem Rechtsexperten zu prüfen.
Bei Verträgen ist es immer besser, auf Nummer sicher zu gehen. Denn eine solide Vereinbarung kann Ihnen auf lange Sicht eine Menge Ärger und Geld ersparen.
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