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Como propietario, tu prioridad es aumentar las reservas en tu alquiler vacacional y tener mayor ocupación, sobre todo durante la temporada alta. Sin embargo, si sufres cancelaciones a menudo, tu rendimiento puede bajar significativamente.

Pregúntate esto: ¿Qué es lo que está causando todas estas cancelaciones? ¿Hay alguna manera de anticiparlas y evitarlas en el futuro? Está claro que tratar con un problema que afecta directamente a los beneficios es un gran reto.


En este artículo veremos las razones por las que las cancelaciones pueden afectar negativamente a tu negocio. Y una vez entendido el problema, te ofreceremos consejos para solucionarlo, minimizarlo o reducir su impacto.

¿Por qué son tan dañinas las cancelaciones de reservas?

Pérdida de beneficios

La ecuación es simple: menos ocupación significa menos beneficios porque, para un alquiler vacacional, una habitación vacía implica una pérdida de dinero.

Incluso si vuelves a ofrecer inmediatamente tu propiedad después de recibir la cancelación, no puedes recuperar el tiempo y el dinero que te ha supuesto esa reserva que ha acabado en fracaso.

Bajada de posición en el ranking

Además de perder tiempo y dinero, las cancelaciones o la no llegada de los huéspedes puede afectar negativamente a tu posición en los buscadores, tanto en Google como en los canales en los que te estés anunciando.

Esto puede dañar a tu reputación, porque cuantas más reservas tengas mayor número de opiniones podrás mostrar en tu propia página o en los canales externos, cosa que mejoraría tu posicionamiento y la visibilidad de tu alquiler vacacional.

Estrés añadido por el trabajo adicional

Cuando los huéspedes cancelan sus reservas, añaden presión y más volumen de trabajo. No solo tienes que gestionar el papeleo de su cancelación de última hora, sino que también deberás actualizar tu nueva disponibilidad en el calendario cuanto antes para no perder la oportunidad de tener huéspedes en esas fechas. Además, añádele el estrés que te provocará el no saber si podrás encontrar nuevos huéspedes que suplanten a los que han cancelado o si, por el contrario, esos días terminarán vacíos.

Averigua por qué tienes cancelaciones de reservas

Ponte en contacto con el huésped que decidió cancelar

Intenta ponerte en contacto con el huésped que ha realizado la cancelación inmediatamente para saber el por qué de esta. Claro está, cada caso es diferente, pero puede que haya una razón común que haga que esto siga sucediendo. Si la sabes puedes ser proactivo y tomar las medidas necesarias para solucionar el problema y evitar que esta situación se repita.

Echa un vistazo a tus competidores

Puede que algunos viajeros cancelen sus reservas contigo para hacerla en uno de los alojamientos que forman parte de tu competencia. Pero ¿por qué ese cambio de opinión tan repentino?

Para descubrirlo, tendrás que inspeccionar de cerca lo que tus competidores están ofreciendo y compararlo con lo que ofreces tú. Esto te dará una idea de los factores que acaban determinando la decisión final de tus (casi)huéspedes. Podrían ser el precio, los servicios, las ofertas especiales o cualquier otra cosa.

Observando los elementos clave del éxito de tus competidores, así como sus fortalezas y debilidades, podrás igualarlos e incluso superarlos. Solo tienes que utilizar tu conocimiento para mejorar tu propia oferta. Esto no solo le dará un empujón a tus reservas sino que asegurará que más huéspedes en el futuro decidan no cancelar en el último momento.

Reconsidera a quién te estás dirigiendo

También podría ser de ayuda revisar tu estrategia y el público objetivo de esta. ¿Puede que te estés dirigiendo al tipo de huésped equivocado para tu alquiler vacacional?

Para poder saber si este es tu caso, puedes analizar a cualquiera que haya efectuado una cancelación contigo en el pasado. ¿Era una familia? ¿Una pareja más mayor? ¿Huéspedes que viajaban por negocios o mochileros? ¿Cuáles son sus necesidades, preferencias y gustos? ¿Qué tipo de reserva cancelaron y en qué momento (verano o invierno, fechas especiales, etc.)?

Por ejemplo, si tu alquiler vacacional se encuentra en una ciudad bulliciosa y dinámica, rodeada de bares y restaurantes, con celebraciones y fiestas recurrentes en la zona puede que quieras dirigirte a una audiencia más joven, como los millennials. ¡Especialmente si tu propiedad tiene uno de los precios más asequibles de la zona! Mantener los calendarios llenos de reservas de viajeros con un presupuesto más ajustado será mucho mejor que poner precios muy altos y seguir recibiendo cancelaciones de familias y huéspedes más mayores.

Siguiendo el ejemplo anterior, necesitas revisar tu estrategia y ser realista en cuanto a los huéspedes que son los adecuados para tu alquiler vacacional. Las familias con hijos, por ejemplo, seguramente prefieran una propiedad grande y adaptada para niños, en un vecindario seguro. Si ven una oferta de última hora de un alojamiento que cumple con esos requisitos más que el tuyo, es muy probable que termines recibiendo la cancelación de su reserva.

Maneras de anticipar y prevenir cancelaciones de reserva

Deja clara tu política de cancelación

Es importante que la política de cancelación de tu alquiler vacacional sea clara y esté visible a la hora de reservar para que los huéspedes puedan leerla y entenderla antes de realizar dicha reserva. Asegúrate de que tus huéspedes son completamente conscientes de sus responsabilidades en caso de no aparecer durante su estancia o de realizar una cancelación.

Asegúrate también de incluir una fecha límite para cancelar su reserva y la información sobre la tarifa de cancelación y el reembolso. Tienes que comunicar claramente que los huéspedes deberán pagar una tarifa de cancelación si superan esa fecha límite.

Además, estableciendo un tanto por ciento para la parte reembolsable una vez se haya excedido la fecha también protegerás a tu negocio de las pérdidas que una cancelación comporta en términos de beneficios. Los huéspedes todavía pueden cancelar si lo hacen antes de la fecha límite, lo que te da margen a ti para encontrar a otros huéspedes que puedan reservar durante esos días. Podrías hasta ofrecer promociones de última hora para posibles huéspedes que estén buscando oportunidades de último minuto.

Sin embargo, para prevenir escaqueos y disfrutar de un calendario lleno, ¡deberías redactar tu política de cancelación según los números y la situación personal de tu negocio!

Pide un adelanto no reembolsable al realizar la reserva

También puedes reducir tus cancelaciones cobrando a tus huéspedes durante el proceso de reserva. Algunos propietarios prefieren directamente pedir el pago del precio completo en este momento, y otros optan por exigir solo una parte del total, que no será reembolsada. Como resultado, los viajeros se sienten más comprometidos con la reserva, ya que si la cancelan perderán dinero.

Asegúrate de dejar claro en tu política de cancelación que cualquier pago por adelantado no será reembolsable para evitar disputas con las compañías de las tarjetas de crédito.

Ofrece una promoción para reservas confirmadas

Ofrecer un pequeña promoción a tus huéspedes como premio por confirmar sus reservas inmediatamente puede ser una buena estrategia. Es un incentivo para que confirmen la reserva más rápidamente y no vuelvan a cambiar de opinión.

Podrías, por ejemplo, animarlos a que paguen una parte o la totalidad del pago en el momento de la reserva para disfrutar de una oferta o descuento en la próxima reserva que hagan en tu alojamiento. Esto no solo reduce la posibilidad de cancelación, ¡sino que motiva a tus huéspedes a volver a tu propiedad!

Comprueba cómo están tus huéspedes

Incluso una vez hayan reservado, deberías mostrar interés en seguir en contacto con ellos antes de su estancia. Si prestas atención a tus huéspedes empezarás a tener una conexión más personal con ellos, y esto hará que se sientan menos propensos a cancelar y dejarte con el calendario vacío.

Lo ideal es que personalices todos tus mensajes asegurándote de que estos tienen un tono cordial y amigable para sumar puntos. Sin embargo, si ya vas corto de tiempo también puedes preparar dichos mensajes para que sean enviados automáticamente.

Si crees que esto último es demasiado genérico puedes elegir un término medio y programar mensajes personales con antelación. De este modo tus huéspedes recibirán alertas y notificaciones individuales sobre su próxima estancia, así como promociones que querrías ofrecerles solo a ellos.

Recuerda seguir la pista a los huéspedes una vez hayan confirmado su reserva y utilizar la oportunidad para recordarles educadamente la información del check-in. ¡Esta estrategia será muy efectiva a la hora de evitar que los huéspedes no se presenten!

Demuestra tu disponibilidad

Como propietario de un alquiler vacacional, tus respuestas a las solicitudes de los huéspedes deben ser rápidas y útiles. Asegúrate de estar a la altura de los viajeros y evitar perder su confianza antes de que planten un pie en tu propiedad. Si no lo haces, correrás el riesgo de conseguir más cancelaciones y menos reservas.

Alguien que demuestra no ser un propietario de fiar no inspirará confianza en los huéspedes durante el tiempo que esperen por su reserva. De este modo, no dudarán en cancelar si se les presenta una opción mejor.

¡Por eso siempre deberías responder a las dudas de los huéspedes cuanto antes y de la mejor manera posible! Incluso si te escriben mucho antes de su reserva. La primera impresión que des tendrá un impacto en la calidad de la opinión que tus huéspedes te dejarán más tarde. Y, como ya sabes, las opiniones de otros huéspedes afectan muchísimo a tu credibilidad y la de tu negocio. Si un viajero lee opiniones negativas en tu página web podría cancelar o no aparecer en el momento del check-in.

Así que asegúrate de reaccionar con rapidez y responder también a las opiniones negativas de la mejor manera posible. Monitoriza constantemente tus comentarios en todos tus canales (página web, páginas como Airbnb, redes sociales, etc.) e interactúa con tus huéspedes. Esto evitará frustraciones por posibles cancelaciones.

Resumiendo, deberías entender por qué las cancelaciones son tan malas para tu negocio, analizar las razones de estas ¡y adaptar tu estrategia para anticiparlas y prevenirlas en el futuro!

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