¿Te da la impresión de que la normativa del alquiler vacacional es cada día más exigente? Tranquilo, no estás solo. La explosión en popularidad de las viviendas turísticas a lo largo de la última década ha hecho que autoridades locales, regionales y nacionales de todo el mundo se hayan puesto las pilas y comenzado a regular cada vez más el sector.
Gestionar las entradas y salidas de los huéspedes es, en ocasiones, todo un desafío, pero ahora los anfitriones de viviendas turísticas en España y Portugal tienen también que estar pendientes de cumplir con las obligaciones de registro de viajeros.
Seremos sinceros: ante una tarea así, más vale que te organices a la perfección si no quieres acabar enterrado en una montaña de papeles. Eso, o que aproveches la nueva integración de Lodgify…
Check-in Scan es un software que te dará la seguridad de estar cumpliendo con tus obligaciones legales como anfitrión. Olvídate de los trámites burocráticos y dedica tus energías a crear una experiencia inolvidable para tus huéspedes.
¿Qué es Check-in Scan?
Check-in Scan es una herramienta de registro de viajeros diseñada específicamente para los anfitriones de alquileres vacacionales en España y Portugal. Los alojamientos turísticos en ambos países están obligados a notificar las estancias de huéspedes a las autoridades, so pena de sanción administrativa.
Sin embargo, la amenaza de multa no hace que el registro de viajeros sea un trámite menos farragoso. Check-in Scan lo sabe, y por eso propone una alternativa. Esta app se encarga de enviar el parte de entrada de viajeros* a los huéspedes, que sólo deben escanear su documentación y firmar digitalmente el formulario para que éste pueda enviarse a la autoridad correspondiente.
El proceso es instantáneo y funciona automáticamente. Te lo resumimos en tres palabras: escanea, firma y envía. Así de simple.
*El parte de viajeros, conocido también como la “hoja de registro” o el “formulario de registro”, es un documento en el que deben figurar los datos de identificación de los huéspedes mayores de 16 años que se alojen en cualquier establecimiento turístico de España o Portugal.
¿Cómo funciona el proceso de registro?
Cada vez que recibas una confirmación de reserva, Check-in Scan enviará el parte de viajeros a la dirección de correo electrónico de tus huéspedes que aparece en Lodgify. Una vez lo hayan recibido, tus invitados tendrán dos opciones para completarlo:
- Descargar la app de Check-in Scan y escanear un código QR para rellenar automáticamente el formulario
- Acceder a la web de Check-in Scan y completar el proceso a través de ella
Cada huésped deberá escanear su documento de identificación, tras lo cual los campos del formulario se cumplimentarán automáticamente. El siguiente y último paso es firmar digitalmente el documento, que a continuación será enviado a las autoridades.
Check-in Scan guardará una copia de cada uno de los partes de viajeros enviados en un libro-registro descargable. La normativa española obliga a guardarlos durante un mínimo de 3 años, por lo que se trata de una funcionalidad muy importante.
¿Cómo se realizan los envíos a las autoridades?
El equipo de Check-in Scan ha estado trabajando codo con codo con las fuerzas de seguridad españolas y portuguesas para garantizar que el 100% de los formularios enviados son procesados correctamente.
No es ningún secreto que las páginas web de la Administración no destacan precisamente por su fiabilidad o sofisticación. Anticuadas, lentas y con una irritante tendencia a fallar cuando más se las necesita…
Check-in Scan soluciona el problema de un plumazo. Si el servidor al que tienes que enviar los partes de viajeros se ha caído, los formularios se guardarán automáticamente en cola, listos para ser enviados en cuanto la web vuelva a estar en funcionamiento.
¿No sabes qué normas debe seguir tu alojamiento? Los textos legales son, con frecuencia, largos y notoriamente difíciles de interpretar. Por otra parte, la información disponible en las páginas web de las diferentes fuerzas de seguridad (Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d’Esquadra, Ertzaintza y SEF) suele ser algo escasa.
Afortunadamente, el equipo de Check-in Scan te ayudará a identificar la normativa aplicable a tu alojamiento, te guiará paso a paso cuando crees tu cuenta en el portal del cuerpo de seguridad que te corresponda y, finalmente, te enseñará a enlazarla con su propia aplicación*.
*Check-in Scan es actualmente compatible con las aplicaciones web de la Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d’Esquadra, Ertzaintza y SEF.
¿Cómo puedo empezar a usar Check-in Scan?
Muy fácil. El primer paso antes de decir adiós a las montañas de papeleo es crear una cuenta de Check-in Scan. Si aún no lo tienes claro, puedes solicitar una demo gratuita. A continuación, su equipo de atención al cliente se pondrá en contacto contigo para enseñarte cómo funciona el producto y ayudarte a escoger el plan más adecuado a tus necesidades.
Asegúrate de conectar Check-in Scan con tu cuenta del portal de registro de viajeros de la autoridad que te corresponda para habilitar el envío automático de los formularios.
Si vives fuera de España o Portugal, ¡no pasa nada! Puedes utilizar la app para crear una lista de los huéspedes que se han alojado en tu propiedad, o para guardar copias firmadas de tu contrato de alquiler vacacional.
¿Te ha quedado alguna duda? Lee este artículo de nuestro Centro de Ayuda para descubrir cómo configurar la conexión de Check-in Scan con Lodgify.
