¿Cómo enfocar la gestión de un alquiler vacacional? Esta es probablemente una de las dudas más frecuentes entre los propietarios que están planteándose entrar en el apasionante mundo de los alojamientos turísticos.
Lo entendemos, porque, en realidad, no existe una opción perfecta para todos.
Algunos preferirán encargarse ellos mismos de toda la operativa, mientras que otros preferirán despreocuparse por completo y dejar la gestión de su alquiler vacacional en manos de una agencia o un gestor (“property manager”).
Sea como sea, antes de tomar ninguna decisión es preciso analizar qué es lo más adecuado para nosotros. ¿Estamos de acuerdo con ceder una parte importante del beneficio a una agencia de gestión? Si no lo estamos, ¿tenemos los conocimientos y las herramientas necesarias para encargarnos nosotros?
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Hemos escrito este artículo con el objetivo de ayudarte a responder a estas preguntas. Si quieres saber qué implica la gestión de un alquiler vacacional, quién se puede encargar de ello, qué opciones tienes como propietario y cómo escoger la mejor para tu situación, ¡sigue leyendo!
Gestión de un alquiler vacacional: ¿en qué consiste?
El sector del alquiler vacacional es cada día más profesional, la competencia más dura y las normativas más estrictas, así que si se quiere tener éxito, es necesario saber antes a qué nos enfrentamos.
Ante todo, ten en cuenta que la gestión de un alquiler vacacional es una tarea que implica dedicar algo de tiempo. Algunas de las tareas que deberás llevar a cabo si decides gestionar tu alojamiento por tu cuenta son:
- Comunicación con los huéspedes. Atención telefónica 24h durante la estancia, gestión de los mensajes recibidos en las plataformas de reserva, resolución de dudas y envío de solicitudes de reseña tras la estancia.
- Check-ins y check-outs. Envío de instrucciones de llegada, elaboración del parte de viajeros, entrega y recogida de llaves, entrega de guía de bienvenida, tour del alojamiento y posterior inspección de la propiedad.
- Fijación de precios. Identificación de los competidores, adaptación periódica de las tarifas (temporada alta/baja, puentes y festivos, eventos, etc.) y gestión de las comisiones de las plataformas de reserva.
- Mantenimiento y limpieza. Cambios de ropa de cama y toallas, gestión de los servicios de limpieza, realización de mantenimientos periódicos y contratación de suministros (luz, agua, gas, internet).
- Fiscalidad y legalidad. Obtención de la licencia turística, declaración anual de impuestos, elaboración de facturas, contratación de seguros y otros temas legales.
- Seguimiento de las reservas. Gestión de solicitudes de reserva, actualización de los calendarios de disponibilidad en todas las plataformas, cobro de tarifas y otros temas administrativos.
- Marketing y posicionamiento. Gestión de los anuncios publicados en Airbnb, Booking.com y otras plataformas (redacción de títulos y descripciones, toma de fotografías, etc.), la visibilidad de los mismos (posicionamiento, reseñas, etc.) y la presencia en redes sociales.
Por supuesto, esta no es una lista exhaustiva de las tareas ligadas a la gestión de un alquiler vacacional. Sin embargo, es una buena aproximación.
Algunos anfitriones tendrán más trabajo y otros menos, pero antes de correr a contratar a un gestor de alquileres vacacionales, ten en cuenta que muchas de estas responsabilidades se pueden automatizar mediante herramientas como los channel manager. De hecho, ¡son las que utilizan los propios gestores!
¿Quién puede encargarse de la gestión?
Una de las primeras decisiones que deberás tomar como propietario es escoger quién se va a encargar de la gestión de tu alquiler vacacional. ¿Vas a hacerlo tú? Si prefieres delegar la tarea, ¿apostarás por un property manager independiente, o te irás con una de las muchas empresas de gestión de alquileres vacacionales que hay en España?
Todas las opciones tienen sus pros y sus contras, aunque sólo una te permitirá quedarte con la totalidad de los ingresos del alojamiento, claro. Al final del día, la elección dependerá del presupuesto, las ganas y el tiempo que tengas para dedicarle a la tarea.
¿Qué es un gestor de alquiler vacacional?
Cuando hablamos de un gestor de alquileres vacacionales nos referimos a las empresas que ofrecen servicios que van desde la gestión de reservas, calendarios y comunicación con los huéspedes hasta asesoramiento y análisis para mejorar la rentabilidad y maximizar los ingresos de tu alquiler vacacional.
Delegar tus tareas a un gestor desde luego ayudará e impulsará tu negocio (y a ti como propietario), pero ten en cuenta que una comisión de tus ventas irá para esta empresa gestora.
Tipos de gestores de alquileres vacacionales
No es que todos los gestores de alquiler vacacional ofrezcan lo mismo, ni mucho menos, y tampoco es que exista una única solución en el mercado. Con el boom del sector de los alquileres vacacionales, han surgido muchas empresas que se dedican a gestionar todo aquello que un propietario necesite gestionar (¡incluso ofrecen servicio de conserjería!).
Una de las opciones de gestión de alquileres vacacionales más habituales es contratar a una empresa que se encargue de los procesos de check-in, check-out (además de enseñar la vivienda y alrededores a los huéspedes) y limpieza. Aunque hoy en día existen cerraduras automáticas que pueden facilitarte el proceso y ahorrarte dinero, los huéspedes siempre verán con buenos ojos un alquiler vacacional al que les dan la bienvenida y los acomodan.
También puedes encontrar empresas de gestión de alquiler vacacional que simplemente se encarguen del mantenimiento diario de tu alojamiento y ser el contacto de emergencia de los huéspedes durante su estancia. La oferta es tan amplia como la demanda y es importante tener en cuenta tus necesidades antes de contratar un gestor de alquiler vacacional.
Pros y contras de contratar a un gestor de alquiler vacacional
¿Cómo puedes elegir a un gestor de alquileres vacacionales y no morir en el intento? Pues examinando la experiencia que la empresa y/o el gestor tenga en el sector, el precio que te suponga, los servicios que te ofrezca y, sobre todo, saber si se va a encargar del marketing de tu negocio (que es, en realidad, lo que más tiempo te llevará).
También es buena idea saber si el profesional al que quieres contratar hace estudios de tus competidores y si está a la última de la tecnología relacionada con el sector.
Aunque todo esto suene a cuento de hadas (alguien se encarga de todo el trabajo y a final de mes eres tú quien cobra), hay un gran inconveniente a la hora de contratar a alguien que haga el “trabajo sucio” por ti: los costes que esto supone. Si has empezado a alquilar una propiedad con el objetivo de sacarte un dinero extra, puede que contar con un gestor termine por no salirte a cuenta, pues ese dinero extra sería menos del que podría ser a priori.
Por este motivo, es muy importante buscar tarifas que se ajusten a tus necesidades. Una solución es contratar un gestor de alquiler vacacional que trabaje a comisión: de esta manera, será el primer interesado en que tu propiedad reciba huéspedes regularmente, ya que su salario dependerá de ello.
Por último, habría que añadir el inconveniente de que, por muy buena gestión que realice una empresa externa, esta difícilmente le dedicará el mismo mimo y atención que un propietario, ya que tu alquiler vacacional será posiblemente “uno más” en su portfolio – y no olvidemos que una atención cálida y personalizada es uno de los aspectos que más valoran los huéspedes.
¿Cuánto cobra una empresa de gestión de alquiler vacacional?
Las agencias de gestión de alquiler vacacional suelen cobrar por comisión, que puede oscilar entre el 15% y el 30% de los ingresos generados por la propiedad. El coste de estos servicios puede variar significativamente en función de varios factores como la ubicación de la propiedad o el tipo de servicios que se incluyen.
Esta comisión suele incluir la gestión completa del alojamiento, que abarca desde la comunicación con los huéspedes y la gestión de reservas, hasta la limpieza y el mantenimiento.
En algunos casos, es posible encontrar gestores de alquileres vacacionales que trabajan con tarifas fijas en lugar de comisiones. Estas tarifas también varían, dependiendo del número de servicios que se contraten y la frecuencia con la que se necesiten.
¿Cuáles son los mejores servicios de gestión de alquileres vacacionales?
La mayoría de empresas que gestionan alquileres vacacionales en nuestro país son relativamente jóvenes, pero eso no significa que no ofrezcan un servicio eficaz. Algunas de las mejores opciones a disposición de los propietarios son:
Hosticasa
Hosticasa es una agencia de gestión de alquileres vacacionales con sede en Las Palmas de Gran Canaria. Esta empresa no se limita a la gestión de alojamientos turísticos, sino que también ofrece asesoría fiscal y legal, gestión de alquileres a largo plazo y un servicio de compraventa inmobiliaria.
Desde Hosticasa saben muy bien que no todos los propietarios tienen las mismas necesidades o desean gastar lo mismo. Por este motivo, la empresa canaria ofrece diferentes paquetes a los propietarios, que van desde la simple comercialización del inmueble hasta un servicio integral de gestión de apartamentos turísticos, para que no tengas que preocuparte de nada.
RockRentals
RockRentals es otra buena opción para los propietarios en busca de una empresa que gestione su alquiler vacacional. RockRentals tiene sus oficinas en Xàbia (Alicante), pero su ámbito de actuación no se limita a la Comunidad Valenciana: también cuenta con expertos fuera de la región.
Una peculiaridad muy interesante de RockRentals es que cuenta con su propia plataforma en la que anuncia los alojamientos de sus clientes, una especie de «pequeña Airbnb» llamada RockRentals Villas.
Rentu
Rentu es una empresa de gestión de apartamentos turísticos de Madrid que, en palabras de su CEO, Juan Carlos Fernández Sanroman, basa su filosofía en tres principios: la cercanía, la confianza y la tranquilidad.
Esta agencia madrileña se enorgullece de trabajar con las plataformas más importantes del sector, como Airbnb, Booking.com o TripAdvisor, entre otras, y ofrece una amplia gama de servicios, entre ellos la gestión integral del alojamiento.
Minty Host
Minty Host es una empresa de gestión de apartamentos turísticos con presencia en Sevilla, Málaga y Madrid y que gestiona en la actualidad más de 300 viviendas en estas ciudades.
La historia de Minty Host es un poco diferente de la del resto: la empresa se fundó basándose en los principios de la economía colaborativa motivo por el cuál cuenta con una red de colaboradores que se encargan de dar la bienvenida a los huéspedes.
Una de las características más interesantes de Minty Host es que ofrece un servicio de interiorismo: si no tienes claro cómo decorar tu Airbnb, quizás sea la opción más adecuada para ti.
WeGuest
Por último, no podemos quedarnos sin hablar de WeGuest. La principal ventaja competitiva de esta agencia es su amplia presencia en nuestro país, y es que los servicios de WeGuest están disponibles en más de 240 localidades de España.
La empresa con sede en Murcia cobra una comisión del 18% por su servicio de gestión completa del alojamiento, por lo que quizás es una opción más adecuada para los propietarios que prefieren despreocuparse de su alojamiento a cambio de pagar un poco más.
¿Qué opción es la mejor para cada propietario?
Todo depende del tiempo que puedas (o quieras) invertir y el presupuesto que te puedas gastar en la gestión de tu alquiler vacacional. Calcula las horas semanales de las que podrías disponer, y decide si puedes permitirte contratar a una empresa externa para que te resuelva algunos asuntos mientras tú te encargas de otros, si puedes costearte a un gestor que pueda ayudarte con sus conocimientos sobre el mercado, o si te sale a cuenta dejarlo todo en manos de una agencia de gestión integral de apartamentos turísticos.
Otra opción, mucho más económica, con la que podrías ahorrar mucho tiempo y optimizar tu negocio a cambio de una pequeña tarifa mensual es la de contar con un software para alquileres vacacionales. Lodgify, por ejemplo, ofrece la posibilidad de crear tu propia página web optimizada sin necesidad de tener conocimientos informáticos ni de programación. ¡Pero eso no es todo!
También dispone de un sistema de reservas que te permitirá gestionar todas tus reservas desde un mismo lugar, y un channel manager que facilitará el proceso de promoción en distintos canales. Y lo mejor: ¡todas estas funcionalidades a partir de tan solo 12 euros/mes!
Este tipo de gestores de alquileres vacacionales te ayudarán a administrar todo lo relacionado con tu presencia online, reservas, comunicación y la estrategia que quieras seguir.
También pone a su disposición un sistema de reservas que te permitirá gestionar todas tus reservas desde un mismo lugar, y un channel manager que facilitará el proceso de promoción en distintos canales. Contando con un servicio como este, solo te queda encargarte de la limpieza, el check-in y check-out y poco más. Para eso, también puedes contar con la ayuda de Lodgify, pues en el blog encontrarás infinidad de artículos como este destinados a hacer la vida del propietario más fácil a la hora de gestionar tu alquiler vacacional.
Conclusión
Invertir en un gestor de alquileres vacacionales es una decisión que dependerá de tu disponibilidad y tu presupuesto. Aun así, es una inversión que te ahorrará una gran cantidad de tiempo y esfuerzo que puedes dedicar a mejorar la promoción de tu propiedad.
Como hemos visto, una buena gestión requiere dedicación. Puedes contratar un gestor externo para que asuma una parte de las tareas de gestión (como la limpieza o los check-in y check-out), o dejarlo todo en sus manos. En este caso, asegúrate de encontrar una buena tarifa (¿a comisión?) para que no suponga una ruina en caso de que no recibas tantas reservas como esperabas.
Te recomendamos estudiar detenidamente todas tus posibilidades y que elijas el gestor de alquileres vacacionales que se ajuste más a tus necesidades. Y recuerda: ¡siempre puedes contratar un software de gestión para ahorrar dinero y automatizar todos estos procesos desde el sofá de tu casa!
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