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Son muchos los propietarios de alquileres vacacionales que deciden llevar a cabo la gestión de su negocio sin recurrir a terceras personas. La proliferación de herramientas especializadas para facilitar el trabajo a estos profesionales ha permitido que cada vez sean más los que se ven capaces de llevar el timón de sus propios barcos. Por otro lado, al crecer tanto el sector también han nacido empresas que ofrecen servicios de gestión, y que se encargan de todo aquello relacionado con la logística, dejando al propietario la única tarea de tomar decisiones y recibir los beneficios.

En otras ocasiones hemos hablado de las ventajas y los inconvenientes de contratar a un gestor de propiedades que se encargue del “trabajo duro”, pero hoy lo que queremos es darte las claves para no tener que depender de nadie.

Y te preguntarás ¿cuánto tiempo hay que dedicarle a la gestión de un alquiler vacacional? Según un estudio de HomeAway, aquellos propietarios que se encargan de todo lo relacionado con su negocio le dedican ocho horas diarias. ¿Y qué se supone que hace un propietario durante estas ocho horas diarias? Porque la “gestión de un alquiler vacacional” conlleva muchos aspectos y puede ser confusa y abrumadora, te traemos una lista de todo lo que tienes que considerar si quieres monitorizar tú mismo todos y cada uno de los aspectos del negocio.

A continuación, la lista definitiva de pasos para la gestión de los alquileres vacacionales.

Fase previa y preparación del alquiler vacacional

Plan de negocio y presupuesto

Antes de ponerte a pensar en ganar un dinero extra alquilando esa propiedad que tienes sin utilizar, ponle números al asunto. Crea un plan de negocio y ten en cuenta la inversión inicial, el presupuesto para reformas, muebles, electrodomésticos, decoración, diseño, estrategias de marketing, fotografía y otros gastos.

guia gestion alquileres vacacionales

Estudia el mercado y aspectos como la competencia, el huésped, tu propia localización, tu punto único de venta, y establece un plan de financiamiento. Es decir, calcula qué te costaría gestionar todos los puntos que vamos a presentarte a continuación.

Normativa dentro del municipio

Infringir cualquier parte de la normativa del sector de los alquileres vacacionales puede conllevar multas muy altas y cuantiosas. El miedo a meter la pata lleva a muchos propietarios a elegir trabajar con un gestor que les lleve la legalidad de su propiedad, pero también pueden gestionarla ellos mismos.

Hay que tener en cuenta que cada municipio y localización se atañe a una normativa distinta y pide a los propietarios que cumplan unos requisitos específicos para que estos obtengan la licencia turística, que es siempre obligatoria.

Contratación de seguros

Una de las mayores preocupaciones de los propietarios de un alquiler vacacional es la seguridad; la de su negocio, su propiedad y los huéspedes. Es por esto por lo que existen seguros que cubren las necesidades específicas de este tipo de negocio. Existe el seguro de responsabilidad civil (que es obligatorio), el que ofrecen plataformas como Airbnb y las pólizas específicas que protegen más. Échales un vistazo y no cometas el error de creer que tu seguro del hogar también protege a tu alquiler vacacional.

Puesta a punto de la propiedad

Nos referimos a las reformas, el amueblado, el diseño, la decoración… Esta es también una de las tareas que muchos propietarios confían a terceras personas. A pesar de que necesitarás ayuda profesional en, por lo menos, el momento de hacer reformas, puedes seguir siendo la cabeza pensante y decidir qué es lo mejor para tu negocio. ¿Quieres proporcionar una cesta de bienvenida a tus huéspedes? Este es el momento de conseguirla.

¡Y no olvides crear todos los documentos que quieres poner a su disposición! Desde el contrato de alquiler hasta las normas de la casa.


Fotografías y descripciones para los anuncios

La creación de los anuncios lo es todo; la primera toma de contacto con los huéspedes, la manera de presentar tu negocio. Las descripciones tienen que ser ortográficamente correctas, pensadas para seducir a los lectores y diferenciarse de las de los competidores. Las fotografías deben ser claras, estar bien iluminadas y tener una resolución alta.

Además, si quieres dirigirte a viajeros extranjeros, también tendrás que traducir tus descripciones a otros idiomas.

Servicios que puedes contratar de manera externa

Check-in y check-out

Son muchísimas las empresas que ofrecen un servicio de check-in y check-out porque suele ser ese aspecto del negocio que no todo el mundo puede hacer de manera personal, y ofrecen la posibilidad de recibir al huésped en el mismo alojamiento o designar un punto de recogida de las llaves.

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La cuestión es que, si un propietario quiere ofrecer un check-in y check-out disponible las 24h, también puede recurrir a sistemas como las cerraduras automáticas o los candados inteligentes, que no requieren la presencia de nadie y son muy seguros.

Limpieza

La limpieza en un alquiler vacacional tiene que ser continua, y por eso muchos propietarios prefieren dejarla en manos de otros. Sin embargo, con la organización necesaria y un plan bien estudiado, la limpieza puede casi automatizarse.


Mantenimiento

Esto se refiere a, por ejemplo, el cambio de ropa de cama, toallas y elementos que haya que reponer para cada huésped. También el asegurar que toda la propiedad y sus servicios están en buen estado (los muebles, los electrodomésticos, la pintura de las paredes, etc.).

El mantenimiento del alquiler vacacional será clave para que los huéspedes se lleven una buena impresión del alojamiento, sobre todo si la resolución de problemas es rápida y eficaz.

Gestión de canales, reservas y calendarios

La revisión de los anuncios, las descripciones y las imágenes tiene que hacerse de manera regular, para así mantener el flujo de visitas. La cuestión es ofrecer un anuncio actualizado, con un calendario que muestre siempre las fechas disponibles y no disponibles a tiempo real. Además, también tendrás que responder, aceptar o rechazar solicitudes de reservas y reservas instantáneas.

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¿Una manera de hacerlo bien y no morir en el intento? Conseguir un channel manager con el que controlar todos tus canales desde un mismo lugar.

Comunicación con el huésped

Es decir, el trato con el huésped en cualquier idioma, de manera inmediata, teniendo una disponibilidad completa. Tendrás que ser capaz de resolver incidencias, tanto antes como durante la estancia, así como responder a posibles dudas y a opiniones de huéspedes pasados.

Uno de los atractivos de un alquiler vacacional es la posibilidad de tener una experiencia más personal y cercana. Comunícate con el huésped para hacerle ver que te preocupas por él y poder customizar su estancia.

Actualización de tarifas y precios

Teniendo en cuenta la competencia y la temporada (alta, baja o media), los precios tendrán que ser establecidos de manera competitiva para el sector y atractiva para los huéspedes. Además, estos tendrán que ser dinámicos para que siempre obtengas el máximo beneficio posible; pero no te preocupes, hay herramientas que pueden ayudarte a conseguirlo.

Marketing e imagen de tu negocio

Creación de la marca

Cuando tienes un negocio de alquileres vacacionales y quieres desmarcarte de tus competidores, aportar personalidad a tu manera de hacer las cosas y crear experiencias únicas e inolvidables para los huéspedes, necesitas una marca. Tener una marca supone dar valores a tu negocio, una imagen y un estilo, y todo esto va desde elegir el nombre de dicha marca hasta la confección de un logotipo y muy posiblemente la creación de una página web propia en la que tener control total sobre la promoción de tus propiedades.

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SEO

El SEO es el posicionamiento tanto de tus anuncios como de tu página web en los motores de búsqueda. El SEO determina cosas importantísimas, como por ejemplo la visibilidad de tu negocio en internet. Presta atención a factores como las palabras clave, el contenido de valor, la estructura de una página web, etc.


Marketing tradicional, por correo electrónico y en Redes Sociales

Cuando tienes una marca, esta debe interactuar con los usuarios (que son siempre posibles huéspedes). Crea y mantiene perfiles en redes sociales como Facebook e Instagram, actualízalos regularmente.

En cuanto al marketing por correo electrónico, es una de las armas más poderosas con las que contarás, así que haz un buen uso de tu lista de contactos y crea una newsletter que pueda interesar a los suscriptores de esta.

Y no olvides el marketing de toda la vida: eventos, tarjetas de visita, networking…

Hacienda y la declaración de impuestos

Cualquier persona que obtenga beneficios de un negocio de alquileres vacacionales tiene que declararlos en la declaración anual del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), si es que resides en territorio español. En caso de no serlo, también tiene que hacerlo, solo que a través del IRNR. Y no solo contando los días que la propiedad tenga huéspedes; cuando el alojamiento esté vacío deberá imputar el 1,1% (a veces puede llegar a ser el 2%, según el municipio) del valor catastral, dividir el resultado entre los 12 meses del año y multiplicar este último por el número de meses que la vivienda ha estado alquilada. En caso de que se ofrezcan servicios considerados hoteleros, también se deberá añadir el 10% de IVA por estos.

El modelo para declarar los ingresos de este tipo de negocios es el 179, que entró en vigor hace un año, y hay gastos que pueden deducirse.

¡Y listo! Ya hemos repasado todo aquello de lo que deberás encargarte si quieres gestionar tu propio negocio de alquileres vacacionales. ¿Nos hemos dejado algo que tú consideres crucial en el proceso? ¡Déjanos un comentario!

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