Todos los propietarios de alquileres vacacionales en España están obligados a realizar el registro de viajeros, un trámite cuyo objetivo es proporcionar a las autoridades un listado de las personas que pasan por los alojamientos turísticos de nuestro país.
Este proceso no podría llevarse a cabo sin el parte de entrada de viajeros, un impreso que debe cubrirse y enviarse al cuerpo de seguridad correspondiente cada vez que se realiza un check-in de huéspedes.
Si bien hoy en día existen aplicaciones con las que se puede cumplimentar y enviar el parte de viajeros de forma automática, algunos anfitriones siguen prefiriendo llevar a cabo este trámite a la antigua usanza. Para ellos, tenemos disponible un modelo de parte de entrada de viajeros, disponible gratuitamente en formato .docx (Microsoft Word).
Puedes descargarlo introduciendo tu nombre y el correo electrónico en el que quieres recibirlo en el formulario que aparece a continuación:
¿No ves el formulario para descargarte el modelo de parte de viajeros? Haz clic aquí.
Si además quieres conocer más a fondo el parte de entrada de viajeros, en este artículo responderemos a las cuestiones más importantes: qué es y qué información debe incluir.
¿Qué es el parte de entrada de viajeros?
El parte de viajeros, también conocido como la “hoja de registro de viajeros” o “ficha de viajeros”, es un formulario en el que deben registrarse los datos de identificación de los huéspedes mayores de 14 años* que se alojen en cualquier establecimiento turístico de España.
El parte debe rellenarse en el momento del check-in y enviarse en un plazo de 24h a las autoridades correspondientes (Guardia Civil, Policía, Ertzaintza o Mossos d’Esquadra). La responsabilidad de enviar el parte recae únicamente sobre el anfitrión.
Puedes leer más a fondo sobre este trámite en nuestros artículos sobre cómo registrar huéspedes en Hospederías de la Guardia Civil o cómo hacer el registro de viajeros en la Policía Nacional.
*Nota: Desde el 1 de enero de 2023. Anteriormente, era a partir de los 16 años.
¿Qué información debe aparecer en el parte de viajeros?
La información que debe figurar tanto sobre la estancia como sobre los huéspedes aparece detallada en el Real Decreto 933/2021, en vigor desde el 1 de enero de 2023.
Los datos de la estancia que deben aparecer en el parte de viajeros son:
- Número de referencia del contrato
- Fecha del contrato
- Firma de las partes
- Fecha y hora de entrada
- Fecha y hora de salida
- Medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)
- Identificación del medio de pago (número de tarjeta, IBAN, etc.)
- Titular del medio de pago
- Fecha de caducidad (sólo tarjetas)
- Fecha del pago
Adicionalmente, y aunque es una práctica ya casi en desuso, recuerda que los partes de viajeros entregados en soporte físico deberán incluir el sello del establecimiento.
Por otra parte, los datos de cada unos de los viajeros que deben figurar son los siguientes:
- Nombre
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Sexo
- Numero de documento de identidad
- Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE)
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Lugar de residencia habitual
- Dirección completa
- Localidad
- País
- Teléfono fijo
- Teléfono móvil
- Correo electrónico
- Número de viajeros
- Relación de parentesco entre los viajeros (sólo si hay algún menor de edad)
Una vez completada toda la información, no te olvides de hacer que tus huéspedes lo firmen (de lo contrario, no sería válido) y de anotar la fecha en la que se ha cumplimentado el impreso.
Preguntas frecuentes
El parte de viajeros es un tema que suscita una amplia variedad de dudas y preguntas. Aquí respondemos a algunas de las más comunes:
¿Existen requisitos de formato para el parte de viajeros?
Sí. El parte de viajeros deberá presentarse en formato A5 (la mitad de grande que un folio A4), salvo que se envíe digitalmente.
¿Hay alguna app que permita automatizar el envío del parte de viajeros?
Sí. Lodgify se integra con Chekin, un software que permite automatizar el proceso de registro de viajeros y envío del consiguiente parte. Si bien existen otras alternativas en el mercado, como Clizz, Chekin es la única que ha sido respaldada directamente por Airbnb.
¿Puedo enviar el el parte de entrada de viajeros a través de Airbnb?
No, Airbnb no ofrece esta opción. Sin embargo, como ya hemos mencionado antes, Chekin tiene un acuerdo de colaboración con la plataforma estadounidense, vigente desde el año 2020, de forma que podrás utilizar su aplicación para agilizar este trámite.
¿Qué hay que hacer con los partes de viajeros antiguos?
Los partes de viajeros deben guardarse durante un mínimo de 3 años en el libro-registro de viajeros, cuyo formato puede ser tanto físico como digital, y que deberá estar compuesto por un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas, todas ellas debidamente ordenadas.
Quiero el modelo de parte de entrada de viajeros en inglés, alemán o francés. ¿Es posible?
El parte de entrada de viajeros es un documento destinado para la Administración, y en consecuencia podrá estar tanto en castellano como en las lenguas cooficiales de sus respectivas comunidades autónomas (catalán, gallego o vasco).
La normativa no menciona la posibilidad de enviar el parte de viajeros en otros idiomas. Por tanto, aunque no es algo que está explícitamente prohibido, nuestra recomendación es que lo cumplimentes en cualquiera de las lenguas oficiales y así te evites posibles problemas.
Conclusiones
El parte de viajeros es uno de los documentos más importantes para los anfitriones de alojamientos turísticos, junto con el contrato de alquiler vacacional y la plantilla para facturas.
Si bien hoy en día son cada vez más los que optan por automatizar el envío de este formulario, no es menos cierto que unos cuantos propietarios prefieren optar por el método de toda la vida: rellenarlo a mano. Este modelo de parte de entrada de viajeros es para ellos, y quizás también para ti.
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