Una de las formas más rápidas y eficientes de comunicarte con tus huéspedes es a través del correo electrónico. Hoy en día, la gran mayoría puede acceder a su email desde el móvil y responder a los mensajes, contestar preguntas e incluso enviar información sobre la reserva y/o confirmaciones.
Un correo electrónico debe ser más formal que un mensaje de texto, pero no hace falta llegar al extremo de las cartas por correo postal. Debe ser personal y, a su vez, profesional para darle al huésped toda la información que necesiten de forma rápida y eficiente.
Antes de hacer clic en “Enviar” en tu próximo email, te recomendamos que eches un vistazo a estas plantillas de correo electrónico para mejorar la comunicación con tus huéspedes.
Cuándo usar las plantillas de correo electrónico
Habitualmente, las plantillas de emails se usan cuando tienes que enviar una misma información a todos tus huéspedes. Pueden ser mensajes como recordatorios de pago, confirmaciones de reservas o solicitudes de cancelación. En lugar de estar escribiendo la misma información una y otra vez, con una plantilla solo tendrás que cambiar la información específica del huésped y enviarlo. Así te asegurarás de no dejarte nada importante y ahorrarás mucho tiempo.
De todos modos, hay algo que todo propietario de alquileres vacacionales debe tener cuidado: abusar de las plantillas. Los huéspedes se dan cuenta cuando el mensaje que reciben es automático, y hacer demasiado uso de estas puede hacerles sentir que son un simple número de reserva y no un huésped valioso al que tienes en cuenta.
Evita usar plantillas de emails en cada mensaje con los huéspedes; la cercanía y el trato personal son las principales razones por las que los turistas reservan alquileres vacacionales. Siempre que puedas, personaliza los mensajes aunque solo sea usar su nombre o haciendo referencia a algo que hayáis hablado anteriormente.
Las plantillas deben entrar en juego para la información que sí envías a todos los huéspedes, como recordatorios de pagos o confirmaciones de reserva.
Estas son algunas de las razones más comunes por las que deberás escribir a un huésped y cómo puedes usar las plantillas para decir exactamente lo que quieres:
Plantilla de correo electrónico para confirmaciones de reservas
La plantilla de confirmación de reserva es probablemente una de las plantillas más importantes que usarás (además de ser la que más uses). Este documento debe tener toda la información que necesite el huésped para hacer seguimiento de su reserva.
Esta plantilla siempre debe incluir:
- Nombre del huésped/es
- Fecha de reserva
- Normas y horario del check-in/check-out
- Dirección y nombre de la propiedad donde se hospedarán
- Detalles específicos sobre la vivienda (habitaciones, servicios, etc.)
- Información del pago
- Servicios extras añadidos en su reserva
- Información de contacto del propietario
Una vez pongas en funcionamiento la plantilla, recuerda actualizarla a menudo para añadir otros elementos que pueden ser de interés para tus huéspedes y no has visto antes. También puedes incluir promociones o descuentos de negocios locales con los que estés asociado y ¡aumentar las oportunidades de ingresos!
Te dejamos un ejemplo de un correo electrónico para confirmación de reserva:
Asunto: Tu reserva en [Nombre negocio] ha sido confirmada – Confirmación #[núm. de confirmación]
Hola [Nombre del huésped],
Gracias por elegir [Nombre negocio]. ¡Estamos deseando alojarte!
Este mensaje es una confirmación de tu reserva en [Nombre de la propiedad/dirección de domicilio] para las fechas [fecha-fecha].
Hemos recibido tu pago anticipado de [cantidad recibida], quedando el restante de [cantidad] a pagar antes del [fecha].
- Aquí te dejamos todos los detalles de tu reserva:
- Número de confirmación de reserva: [número de confirmación]
- Fecha de llegada: [fecha inicial]
- Fecha de salida: [fecha final]
- Peticiones especiales: [peticiones especiales]
- Política: [política de cancelación personalizada]
Recuerda, el check-in es a las [hora] en la fecha de llegada y el check-out a las [hora] el día de salida. Te enviaremos otro correo electrónico con más información antes de tu llegada.
En el caso de necesitar realizar cambios o tener dudas, puedes contactarme a través del teléfono [número de teléfono] o por correo electrónico en [email].
¡Qué empieze la cuenta atrás para tus vacaciones!
[Tu nombre]
Antes de la llegada de los huéspedes
Muchos propietarios de alquileres vacacionales esperan a enviar la información antes de la llegada (com la dirección o el código de desbloqueo de la puerta) una vez se ha realizado el pago completo. Piensa que este correo electrónico será la única referencia que tengan durante el check-in y la mayoría de los huéspedes aprecian tenerlo unos días antes para poder mirarlo con calma. Tener toda la información importante en la plantilla también asegurará no dejarte nada esencial antes de su llegada.
Esta plantilla siempre debe incluir:
- Nombre del huésped/es
- Fecha de reserva
- Normas y horario del check-in/check-out
- Cómo acceder a la vivienda
- Información del parking
- Normas de la casa
Te dejamos un ejemplo de un correo electrónico para antes de la llegada de los huéspedes:
Asunto: Tu estancia en [Nombre negocio] ha sido confirmada – Confirmación #[núm. de confirmación]
Hola [Nombre del huésped],
Esperamos que estés tan contento/a como nosotros, ¡pronto empieza tu viaje! Este email contiene todo lo que necesitas para realizar el check-in el día [fecha del check-in] sin problemas.
- Reserva #: [número de confirmación]
- Nombre del huésped: [nombre y apellidos del huésped]
- Número de noches: [noches]
- Fecha de llegada: [fecha de inicio]
- Departure date: [fecha final]
- Check-in: __:__ am/pm
- Check-out: __:__ am/pm
- Dirección: [dirección del domicilio]
- Información del parking: [información]
- Información importante: [por ejemplo: normas de la casa, avisos, políticas, detalles del pago, información del Wifi, etc.]
Échale un vistazo a nuestra guía local para obtener recomendaciones personalizadas de los mejores sitios para comer, visitar y explorar.
Si necesitas realizar algún cambio o tienes dudas, contacta con nosotros al teléfono [número de teléfono] o por correo electrónico a [email].
¡Nos vemos muy pronto!
[Tu nombre]
Una vez los huéspedes se hayan ido
La comunicación con los huéspedes no debe finalizar cuando hayan entrado en el alquiler vacacional. Debería, por lo menos, enviarse un correo electrónico una vez hayan hecho el check-out para agradecerles su estancia y pedir que pongan una reseña. Las reseñas son clave para los propietarios de alquileres vacacionales: cuanto antes la pidas, ¡más aceptarán escribirla!
Este email no hace falta que sea muy largo, pero asegúrate de que tenga un toque personal.
Te dejamos un ejemplo de un correo electrónico para cuando los huéspedes hayan dejado tu vivienda:
Asunto: Gracias por tu estancia en [Nombre de la propiedad]
Hola [Nombre del huésped],
Fue un absoluto placer alojarte, ¡esperamos que hayas disfrutado durante tu estancia!
Nos encantaría que nos dejaras una reseña; nos importa mucho tu opinión y experiencia en nuestra vivienda, nos ayuda a seguir creciendo ¡y mejorar! Puedes encontrar el enlace al final de este correo electrónico.
Muchas gracias de nuevo por elegir [Nombre de la propiedad] y dejarnos ser parte de tus vacaciones. Esperamos volverte a hospedar en un futuro, pero hasta entonces ¡que vaya todo muy bien!
[Tu nombre]
Este correo electrónico también es una buena oportunidad para ofrecer un descuento si quieren volver a reservar más adelante.
Promociones o mantener el contacto
Puedes usar una plantilla de un email automatizado para mantener contacto con huéspedes antiguos. Puede tratarse de correos electrónicos de marketing que recuerden a los huéspedes las ofertas o descuentos especiales que tienes o incluso para desearles un feliz cumpleaños. Estas plantillas de correo electrónico están diseñadas para que los huéspedes no olviden tu alquiler vacacional y animarles a reservar de nuevo.
El email no tiene que ser muy largo, ya que su objetivo principal es simplemente hacer recordar al antiguo huésped tu negocio, informar de promociones o tal vez de cambios en tu propiedad.
Te dejamos un ejemplo de un correo electrónico para conectar con huéspedes antiguos:
Hola [Nombre del huésped],
¡Esperamos que estés bien! Nos gusta enviar promociones a antiguos huéspedes antes de publicarlas, por ello, te queremos hacer saber que tenemos [promoción, oferta, descuento].
Si te gustaría aprovechar esta oportunidad y reservar tus próximas vacaciones, ¡estaríamos encantados de darte la bienvenida!
Si tienes cualquier pregunta, no dudes en contactarnos.
[Tu nombre]
Confirmación de cancelación o solicitud de devolución
Nunca es divertido enviar estos correos electrónicos, pero los planes cambian, pasan cosas y a veces un viajero tiene que cancelar la reserva. Con un poco de suerte, no tendrás que enviar muy a menudo estos mensajes. Si lo tienes que hacer, está bien tener una plantilla preparada para enviarla rápidamente.
Este correo electrónico es la prueba para los huéspedes de que su reserva ha sido cancelada y el mensaje donde deben tener toda la información por si quisieran reservar de nuevo.
Te dejamos un ejemplo de un correo electrónico para confirmación de cancelación o solicitud de devolución:
Hola [Nombre del huésped],
Sentimos que finalmente no puedas alojarte con nosotros. Aun así, esperamos que cuentes con nosotros la próxima vez que estés por [ciudad].
Aquí podrás encontrar nuestra Política de cancelación: [enlace a la política de cancelación].
Si necesitas realizar cambios o tienes cualquier pregunta acerca de nuestra Política, no dudes en contactarnos a través del teléfono [número de teléfono].
Saludos,
[Tu nombre]
Adapta la plantilla según las condiciones. Si han tenido que cancelar por una emergencia familiar da las condolencias, o felicítales si les ha sucedido algo maravilloso que les ha hecho cambiar los planes. Sobre todo, mantén un tono profesional y respetuoso y cíñete a la política de cancelación.
Herramientas para automatizar la comunicación con tus huéspedes
Como propietario de un alquiler vacacional tendrás que enviar muchos correos electrónicos a tus huéspedes, y es recomendable que estos sean lo más cercanos y personalizados posible.Aun así, hay ciertas plantillas de emails que puedes tener para ayudarte a enviar de forma rápida y efectiva la información correcta a la persona adecuada en el momento adecuado.
Con las herramientas de automatización de Lodgify, puedes evitar tareas repetitivas automatizando tus operaciones. Las plantillas de correo electrónico se pueden personalizar y programar en función de los acontecimientos (teniendo en cuenta, por ejemplo, posibles cambios de reserva o las fechas de entrada).
Tómate un tiempo para añadir tu propio estilo a estas plantillas básicas y guárdalas para tu próxima reserva. Te sorprenderá cómo un paso tan sencillo puede agilizar el proceso de reserva y la forma de comunicarse con los huéspedes.
