Muchos propietarios de alquileres vacacionales emplean un tiempo considerable debatiéndose entre considerar una fianza o una protección de daños para proteger su negocio.
Hay muchos beneficios derivados de pedir una pequeña cifra a los huéspedes para cubrir daños en tu alquiler vacacional. No solo puedes decidir qué importe pedirles dependiendo de las características específicas de tu propiedad y sus normas, sino que también puedes ayudar a tus huéspedes a sentirse más responsables acerca de tu alojamiento.
Hay, sin embargo, algunas prácticas mejores que otras a la hora de realizar este proceso y todo lo que conlleva. Así que empieza a leer para saber lo que te recomendamos y lo que no!
Lo que debes hacer:
Utiliza tu tarifa mensual para calcular la cantidad de fianza a pedir
Para muchos propietarios esta práctica es la más normal; utilizar una tarifa fija (pongamos 250€) o un porcentaje (que puede ser el 10% del precio total) para calcular la cifra apropiada. En caso de que el porcentaje resulte en una cantidad mayor, debería ser este método el que utilices con tus huéspedes.
Crea fechas límites y restricciones para el pago del depósito
Si no quieres aceptar la fianza en metálico al recibir a los huéspedes, tendrás que utilizar un método de pago y devolución, o preautorización. Sea lo que sea lo que elijas, asegúrate de que conoces los costes e implicaciones del método en cuestión. Por ejemplo, puede que tengas que pagar doble tarifa de transacción, al recibir y enviar el importe de la fianza. Sin embargo, si utilizas métodos de preautorización, es posible que existan restricciones inmediatas.
Establece normas claras en el contrato de tu alquiler vacacional
En el contrato de tu alquiler vacacional es importante que seas específico en cuanto a las normas de la casa, además de aclarar que cualquier violación de estas supondrá la pérdida total o parcial de la fianza. En ese caso, cuántos más detalles puedas proporcionar, mejor, ya que reducirá las posibilidades de incumplimiento.
Procesa la fianza inmediatamente
Sea cual sea el método que elijas, es esencial que proceses el ingreso enseguida, para evitar envíos incorrectos o vacíos, datos erróneos y darte margen para pedir que lo hagan de nuevo.
Desarrolla una buena relación con el personal que trabaje en la casa
En algunos casos, los huéspedes pueden no sentir la necesidad de avisar de algún daño ocasionado accidentalmente y ocurrido en tu propiedad. Es por eso por lo que tener una buena relación con tus empleados (ya sean de limpieza o mantenimiento) es clave. Pueden hacer un rápido repaso de cada estancia para asegurarse de que cualquier daño o destrozo es detectado a tiempo.
Sé consciente de los daños que ya existen (¡para no culpar a tus huéspedes!)
Si tu propiedad ya tiene algunos daños que no han podido ser reparados antes de la llegada de los huéspedes, asegúrate de compensarlos por la inconveniencia. Ya sea con una botella de vino, una nevera llena de productos o una cena en un buen restaurante, asegúrate de guardar los recibos y extraer los gastos de la fianza del huésped previo que ocasionó los daños.
Para poder hacer este tipo de acción, debe estar especificada en el contrato del alquiler vacacional que será firmado por ambas partes.
Da a tus huéspedes un período de tiempo para pagar la fianza
Si tus huéspedes tienen que realizar una transferencia para pagarte la fianza, deja de tres a cinco días laborales para que tengan tiempo de hacerlo, y tú de recibirlo y procesarlo. Sin embargo, aquellos que la paguen con tarjeta de crédito deberían tener entre 24 y 48 horas para efectuar el pago.
Lo que no debes hacer:
Olvidarte de devolver el importe de la fianza
Una sencilla manera de arruinar una opinión positiva de tus huéspedes es olvidándote de devolverles el importe de su fianza. Revisa el período de días de los que dispones según tu país para devolver un depósito (que suelen ser 14 o 15) y recuerda, ¡es ilegal quedárselo sin una causa justificada!
Utilizar la protección contra daños para sacar más tajada a tu negocio
Hay fianzas que existen solamente por una razón: cubrir los gastos de reparaciones en caso de daños extremos. Como propietarios de un alquiler vacacional no deberías aprovecharte nunca de esto. Algunos elementos de tu casa, tales como cubertería, vasos y tazas son más susceptibles de romperse por accidente y deberían ser reemplazadas sin que tengas que sacar parte de la fianza a tus huéspedes.
Quedarte con el importe de una fianza por resentimiento
Como propietario es tu responsabilidad devolver el importe de la fianza a tus huéspedes una vez se ha puesto fin a su estancia. Por cada reparación de daños creados por los huéspedes, necesitarás un recibo del trabajo hecho o del elemento reemplazado. Si no puedes demostrarlo, no podrás sustraer la fianza a tus huéspedes.
Restarle importancia a las pruebas fotográficas
Si tienes razones para creer que un huésped (o un grupo de huéspedes) han causado algún daño en tu propiedad, recuerda tomar fotografías o vídeos de dichos daños. Esto te será útil en el caso de que el huésped quiera discutírtelo. También es buena idea proporcionar una cámara digital a tu personal para que pueda hacer lo mismo en caso de encontrarse con anomalías.
Estresarte preguntándote si el daño causado será más elevado que el importe de la fianza y no podrás cubrirlo
A pesar de que la mayoría de propietarios pasan años sin tener problemas derivados por los huéspedes, en otros casos un pequeño porcentaje de accidentes resultan en verdaderas historias de terror. En el peor de los casos, la reparación de los destrozos causados en tu propiedad te supondrá un importe mucho más alto que el de la fianza. Intenta no preocuparte por ello; todavía tendrás opciones a tu disposición.
Primero, puedes intentar recuperar el dinero hablando directamente con el huésped. Esto tendrá efecto sobre todo si el huésped ha sido honesto y ha reportado los daños él mismo, ya que sabes que cuenta con sentido de la responsabilidad y sentimiento de culpa.
Si esto no funciona, como último recurso, puedes llegar a tomar medidas legales contra los huéspedes. Pero ten cuidado; esto puede terminar suponiéndote más a largo plazo. Sin embargo, muchos tribunales pequeños se encargan de este tipo de casos. Siempre es mejor consultar a un abogado de confianza antes de proceder con acciones legales.
Conclusiones
Pedir algún tipo de depósito para cubrir daños es uno de los métodos más efectivos para asegurarte de que tu alquiler vacacional sigue en buenas condiciones y sin sorpresas. A pesar de que puede echar para atrás a algunos huéspedes que quieran hacer reservas cortas, las fianzas ofrecen otro nivel de seguridad que se suma al seguro con el que ya cuentes.
Siempre que te comuniques claramente con tus huéspedes y les asegures que su fianza será devuelta inmediatamente (siempre que no causen daños ni incumplan las normas de la casa), no deberías tener ningún problema pidiendo este tipo de depósito para tu propiedad.
