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Cómo registrar viajeros en Hospederías de la Guardia Civil
Registar en viajeros Hospederías Guardia Civil

Cómo registrar viajeros en Hospederías de la Guardia Civil

El proceso de registro de los viajeros en la Guardia Civil o Policía Nacional es una obligación que deben cumplir todos los propietarios o gestores de alojamientos turísticos. Su finalidad es que los Cuerpos de Seguridad del Estado tengan a su disposición un registro con todos los datos de los viajeros en nuestro país, a fin de poder proteger a la ciudadanía si fuese necesario. 

Para hacer este registro, es necesario rellenar un parte de viajero. En el documento se incluyen todos los datos de identificación de los huéspedes que vayan a hospedarse en nuestro alquiler vacacional (siempre que sean mayores de 16 años).

Según la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo sobre la Protección de la Seguridad Ciudadana (capítulo IV), los propietarios o gestores de alojamientos turísticos (ya sean alquileres vacacionales, hoteles o  campings, entre otros) deben registrar a todos los huéspedes en Hospederías de la Guardia Civil.

En este artículo explicaremos qué procedimiento tienen que seguir los propietarios y gestores de alquileres vacacionales para generar un parte de viajeros en las Hospederías  de la Guardia Civil.

Dónde debo enviar el parte de entrada de viajeros

dónde enviar el parte de entrada de viajeros

El envío del registro de los huéspedes dependerá de la localización de tu propiedad.

Si tu alojamiento turístico se encuentra cerca de una comisaría de Policía Nacional, el registro de viajeros deberá realizarse directamente a través de la aplicación Webpol o e-hotel de la Policía Nacional.

No obstante, como explicaremos más adelante, en Cataluña y el País Vasco el proceso funciona de manera diferente. El registro de viajeros deberá enviarse a la Ertzaintza si tu propiedad se encuentra en el País Vasco, y a los Mossos d’Esquadra si esta se halla en Cataluña. 

Si un propietario o gestor no se encuentra en ninguna de las situaciones anteriores y la propiedad se encuentra en una zona rural, el parte de viajeros deberá generarse a través del sitio web ‘Hospederías’ de la Guardia Civil.

Cómo puedo darme de alta en Hospederías de la Guardia Civil

Paso 1:  Deberás entrar en la página web Hospederías de la Guardia Civil para darte de alta y rellenar el formulario de solicitud siguiendo las instrucciones de la plataforma. Puedes acceder al formulario directamente aquí.

Paso 2: Presenta el formulario obtenido en la oficina de Guardia Civil más cercano del lugar donde se encuentre domiciliada la propiedad. Si no sabes dónde localizar una oficina, te dejamos un directorio para que puedas buscarlo.

Paso 3: Deberás esperar a la resolución de la solicitud. Una vez la Guardia Civil la haya aceptado, se te enviarán los datos necesarios para poder acceder al sistema. Estos datos serán el código del establecimiento, un nombre de usuario y una contraseña.

Paso 4: Accede a la aplicación y registra a los huéspedes.

Cómo debo generar el parte de viajeros en Hospederías de la Guardia Civil

Una vez has sido dado de alta, como hemos explicado anteriormente, podrás realizar el registro de los huéspedes. Esto debe ser realizado dentro de las 24h siguientes a la entrada de los huéspedes en tu alquiler vacacional. 

Inicio sesión en la aplicación Hospederías Guardia Civil

Inicia sesión con tus datos y rellena manualmente el formulario por cada huésped que se aloje en la propiedad. Deberás tener la siguiente información para registrar un nuevo viajero:

  • Fecha de entrada
  • País de Nacionalidad
  • Tipo de Documento
  • Número de Documento
  • Fecha Expedición
  • Nombre
  • 1º Apellido
  • 2º Apellido
  • Sexo
  • Fecha de nacimiento

Una vez esté completa toda la información anterior, solo hará falta hacer clic en el botón ‘agregar’.

Para hacer este proceso, también tienes otra opción. En vez de introducir directamente los datos en la aplicación, puedes subir un fichero con los datos del viajero. El sitio web te permitirá enviar un fichero con la información de varios huéspedes.

Este libro de registro de viajeros o parte de entrada se deberá ajustar al modelo señalado en el Anexo de la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio y deberán ser generados por los propios establecimientos a los que hace referencia la misma Orden. Si quieres descargar el modelo de parte de entrada de viajeros en pdf, puedes hacerlo desde la web del Ministerio de Interior. 

Las hojas-registro deberán ser entregado a la Guardia Civil, como hemos dicho, antes de las 24 horas siguientes al comienzo del alojamiento de los viajeros. Esta entrega se puede realizar de diferentes formas:

enviar el registro por correo postal

  • Presencial: de forma directa o a través de correo postal. Se deberán entregar dos copias de la hoja-registro en el puesto de la Guardia Civil.
  • Fax: envío a la Comandancia de la Guardia Civil con la información de las hojas-registro o un listado de la información. 
  • Dispositivos físicos: entrega de dispositivos físicos (como por ejemplo, un USB)  que contengan la información. 
  • Online: a través de la aplicación de Hospederías.

Automatización de los datos

Introducir los datos manualmente en el libro de registro puede ser un tanto pesado. Es una tarea en la que hay que invertir tiempo, los datos deben estar correctamente introducidos. Además, la página de hospederías no resulta especialmente intuitiva para el usuario  y puede resultar de cierta dificultad hacer todo el procedimiento de forma online. 

Para facilitar la gestión, hay aplicaciones que te permiten automatizar todo este proceso. Con la integración de Lodgify con CheKin, puedes registrar de forma rápida a tus huéspedes y automatizar el envío del parte de viajeros. Simplemente deberás escanear los documentos de identificación y el viajero deberá firmar electrónicamente la hoja-fichero. En un clic podrás enviar los datos a la Guardia Civil y almacenarlos en una nube para tenerlos guardados.

¿Cuánto tiempo debo conservar el Libro de Registro de Viajeros?

¿cuánto tiempo debo conservar el libro de registros?

Cuando la Guardia Civil haya aceptado el parte de entrada, obtendrás una copia para tu establecimiento. Tendrás que ir confeccionando un Libro de Registro (formado con todas las entradas de los viajeros) que deberá integrar un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas.

Los libros-registro deberán conservarse durante tres años desde la fecha de la última hoja que integra todo el libro.

¿Qué pasa si no relleno el registro de viajeros?

En el caso de no enviar el registro de viajeros, habría una sanción. Según si falta una parte en concreto o si es en su totalidad, las sanciones pueden ir desde los 100 € a los 600 € en el caso de infracciones leves y de 601 € a 30.000 € por aquellas que sean más graves.

Cómo registrar viajeros en Cataluña

Como hemos explicado anteriormente, en este caso los viajeros se deben registrar a través de los Mossos d’Esquadra. ¿Cuál es el proceso a seguir?

Paso 1: Dar de alta el establecimiento. Puedes acceder a través de la web de Mossos d’Esquadra, sección ‘Serveis i tràmits’, apartado ‘Registre de viatgers d’establiments d’hostalatge’ y entrar en la sección ‘Alta d’establiment’. En esta página encontrarás el acceso al formulario para dar de alta el establecimiento, con el nombre ‘Formulari d’alta d’establiment (PI-15)’. Puedes acceder al documento aquí. Una vez esté rellenado, haz clic a ‘aceptar’.

Paso 2: Imprime dos copias del formulario para entregarlo físicamente en la comisaría de Mossos d’Esquadra más cercana o en la Unidad Regional de Policía Administrativa (URPA) si fuese posible.

Paso 3: Recibirás un usuario y contraseña a través del correo electrónico. Esto te permitirá acceder a la aplicación Hostelería donde podrás registrar y generar los partes de los viajeros.

Registro viajeros en los Mossos d'Esquadra

De la misma forma que el envío de los registros a la Guardia Civil, deberá hacerse dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento de los huéspedes. Puedes hacer el registro de un solo viajero o hacerlo en conjunto con otros.

Se puede entregar telemáticamente, a través de fax a la comisaría correspondiente o de forma presencial o envío por correo postal. Una vez llegue el documento, las autoridades emitirán un justificante conforme se ha recibido el registro.

Cómo registrar viajeros en el País Vasco

En el caso del País Vasco, dar de alta el establecimiento y registrar a los viajeros se deberá hacer a través de la web de la Ertzaintza en la sección ‘Empresas’, apartado ‘Registro hotelero’. Sigue estas instrucciones para dar de alta el establecimiento y registrar los viajeros:

Paso 1: Dependiendo de si tienes certificado digital o no, deberás seguir procesos diferentes. En el caso que sí tengas, deberás registrar el establecimiento a través de la Solicitud de alta de Establecimientos y el registro del gestor o propietario en el formulario de Solicitud de Alta de usuario. Si no tienes certificado digital deberás entrar aquí.

Paso 2: Si los datos son correctos y han sido validados, tu establecimiento aparecerá automáticamente cuando accedas a tu perfil de usuario. 

Paso 3: Accede a la web y registra los viajeros en el alojamiento dónde se vayan a hospedar. Usando la misma plataforma podrás enviar los partes. En el caso que no sea posible enviarlo de forma online, puedes hacerlo presencialmente o mediante fax.

Deberás realizar el registro dentro en las siguientes 24 horas de la entrada de los huéspedes a la vivienda.

En resumen

dar la bienvenida a los huéspedes

El check-in de los huéspedes no solo consiste en darles la bienvenida y atenderlos una vez lleguen a la vivienda, también es importante no olvidar cumplimentar el registro de viajeros. Puede resultar un poco complejo entender cómo funciona y qué proceso hay que seguir para generar el parte de viajeros. Por eso, vamos a volver a repasar los puntos más importantes que debes conocer: 

  • Es obligatorio registrar a los viajeros que se vayan a hospedar en tu propiedad a través del parte de viajeros. Este registro puede ser a través de la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra (Cataluña) o la Ertzaintza (País Vasco).
  • Puedes hacerlo de forma presencial, a través de correo postal, fax o online.
  • Debes generar el parte de viajeros  dentro de las 24 horas desde la entrada de los huéspedes a tu propiedad.
  • Deberás confeccionar un Libro de Registros y guardarlo durante 3 años.

Si tienes más dudas acerca del tema, puedes consultar las preguntas frecuentes o ponerte en contacto con la Guardia Civil a través de hospederias@guardiacivil.es o el teléfono de la Oficina de Información y Atención al Ciudadano de la Guardia Civil (900 101 062).


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