Cómo registrar viajeros en Hospederías de la Guardia Civil (2023)

Seguramente sea una de las responsabilidades menos conocidas de los propietarios de alojamientos turísticos en España: la obligación de llevar un registro de los viajeros que se alojan en la propiedad y comunicar los datos periódicamente a las autoridades correspondientes, normalmente la Guardia Civil.

Las autoridades españolas justifican la obligatoriedad de registrar a los viajeros bajo el pretexto de “garantizar la seguridad ciudadana”, al considerar que el hospedaje, independientemente de que se produzca en una vivienda vacacional, un hotel o un camping, es una actividad relevante a tales efectos.

Si bien hacer el registro de viajeros en Hospederías de la Guardia Civil es obligatorio desde 1959, la fecha más relevante para muchos es el año 2013, cuando se aprobó la Ley 4/2013, de 4 de junio, que modificó la LAU con el objetivo de equiparar las obligaciones de las viviendas vacacionales con las del resto de alojamientos turísticos.

Desde entonces, la normativa no ha hecho más que endurecerse. Actualmente, el registro de viajeros está regulado por la Ley de Seguridad Ciudadana 4/2015, de 30 de marzo, pero se trata de una situación excepcional y con fecha de caducidad.

¿No ves el formulario para descargarte el modelo de parte de viajeros? Haz clic aquí.

Lo cierto es que el 27 de abril de 2022 deberían haberse comenzado a aplicar los nuevos requisitos de registro de huéspedes establecidos en el Real Decreto 933/2021 que, entre otras cosas, aumentan la cantidad de datos a recoger de 9 a 31 y la cuantía de las multas hasta los 30.000 €.

A pesar de ello, las dificultades del sector para aplicar la nueva normativa hicieron que la Secretaría de Estado decidiese posponer su aplicación hasta el 2 de enero de 2023.

Una vez que ya hemos superado esta fecha, entramos de lleno en el periodo de adaptación de 5 meses (hasta el 2 de junio) que la Administración ha dispuesto para facilitar la transición al nuevo sistema unificado, SES.HOSPEDAJES, que sustituirá al registro de viajeros en Hospederías de la Guardia Civil.

Sin embargo, mientras tanto seguirá siendo necesario realizar también el procedimiento a la antigua.

Si quieres saber cómo funciona el registro de huéspedes en las diferentes regiones de nuestro país y aprender a generar un parte de viajeros en la web Hospederías de la Guardia Civil, este artículo es para ti. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el registro de viajeros?

El registro de viajeros es un trámite obligatorio para todos los establecimientos de hospedaje en España, que consiste en rellenar un parte de viajeros y enviarlo a las autoridades durante las 24h siguientes a cada entrada o salida de huéspedes.

El propósito del registro de viajeros es garantizar el acceso de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado a una relación de las personas hospedadas en alojamientos turísticos en España, junto con una serie de datos de identificación y sus fechas de entrada y salida.

El registro de viajeros en la Guardia Civil sería imposible si no mediase un documento clave: el parte de viajeros. Conocido también como la «hoja de registro de viajeros» o «ficha de viajeros», se trata de un formulario que se debe rellenar con los datos de identificación de los huéspedes mayores de 14 años* durante el proceso de check-in y que ha de ser enviado a las autoridades durante las siguientes 24h.

Todos los partes de viajeros deberán guardarse ordenados durante un mínimo de 3 años en el libro-registro de viajeros, cuyo formato puede ser tanto físico como digital, y que deberá estar compuesto por un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas

*Nota: Hasta el 1 de enero de 2023, 16 años.

¿Cuáles son los nuevos requisitos de registro de viajeros?

Al principio de este artículo mencionamos como desde el 2 de enero de 2023 entraron en vigor las nuevas obligaciones de registro de huéspedes previstas en el Real Decreto 933/2021. Sin embargo, lo que no dijimos es que en realidad ya deberían haber empezado a hacerlo desde en 2022, cuando entró en vigor el real decreto. A la vista de los hechos está que no lo hicieron, pero ¿por qué?

Lo cierto es que algunas de las voces más importantes del sector llevaban ya un tiempo avisando de que tendrían serias dificultades para cumplir las nuevas medidas. El principal obstáculo y causa de descontento eran y son los requisitos de comunicación de datos, mucho más estrictos que los anteriores.

La nueva normativa no sólo incrementa los tipos de datos que deben aparecer en el parte de viajeros de 9 a 31, sino que también pone sobre el anfitrión la responsabilidad de verificar que éstos son ciertos, algo bastante complicado en casos como la relación de parentesco entre los huéspedes.

A la vista de las dificultades del sector para implementar las nuevas pautas, la Secretaría de Estado de Turismo decidió in extremis aplazar la entrada en vigor del real decreto. Sin embargo, ahora que ya hemos superado la fecha límite, toca conocer cuáles son los datos obligatorios para el registro de huéspedes en 2023 en el supuesto de ejercicio no profesional de la actividad:

¡Ojo! Ten en cuenta que esta es la lista de datos obligatorios para el registro a través de SES.HOSPEDAJES. Si quieres saber qué datos deberás comunicar a Hospederías de la Guardia Civil durante el periodo de transición, asegúrate de leer nuestro artículo sobre el parte de viajeros y descargar el modelo que aparece en él.

¿Dónde enviar el parte de entrada de viajeros?

El portal correcto para hacer el registro de los huéspedes depende de la ubicación de tu propiedad.

Si tu alojamiento está a poca distancia de una comisaría, deberás realizar el registro de huéspedes en la Policía Nacional.

En cambio, si tu propiedad se encuentra más cerca de un cuartel de la Guardia Civil, lo más adecuado es generar el parte de viajeros a través del sitio web ‘Hospederías’ de la Guardia Civil.

Por último, si tu alojamiento está en Cataluña o el País Vasco deberás enviar la hoja de entrada de viajeros al cuerpo autonómico que corresponda. Si éste es tu caso, puedes ir al final del artículo para encontrar instrucciones paso a paso sobre cómo hacer el registro de viajeros con los Mossos d’Esquadra y con la Ertzaintza.

Cómo darse de alta en Hospederías de la Guardia Civil

Antes de lanzarte a generar partes de viajeros en la página web de Hospederías de la Guardia Civil es necesario que te des de alta en el portal. No es el proceso más rápido del mundo, pero tampoco es complicado. Asegúrate de seguir estos 4 pasos:

Paso 1:  Entra en la web de Hospederías y descarga el formulario de alta para establecimientos de hostelería.

Paso 2: Presenta el formulario cubierto en el cuartel más cercano a tu propiedad. Si no sabes dónde está, puedes buscarlo en el índice de teléfonos y direcciones de la Guardia Civil.

Paso 3: Espera a la resolución de tu solicitud. Una vez haya sido aceptada, se te enviarán los datos necesarios para poder acceder al sistema: el código del establecimiento, un nombre de usuario y una contraseña.

Paso 4: Accede a la aplicación para registrar a tus huéspedes.

Cómo generar el parte de viajeros en Hospederías de la Guardia Civil

Ahora que ya tienes tus credenciales de acceso, nada te impide hacer registros de viajeros en Hospederías. Recuerda que tienes un plazo de 24h desde cada entrada de huéspedes en tu alojamiento para hacerlo.

Una vez hayas iniciado sesión, llegó el momento de rellenar manualmente un formulario por cada viajero que se aloje en tu propiedad. Asegúrate de tener a mano la información obligatoria que hemos mencionado más arriba.

Una vez introducidos correctamente los datos que aparecen en la lista, haz clic en el botón ‘Agregar’ para enviar el parte de viajeros.

¿Es obligatorio rellenar el parte de viajeros en la web de Hospederías?

No. Si lo prefieres, tienes la opción de hacer el parte de viajeros por tu cuenta y subirlo a la página web de Hospederías.

Este método tiene la gran ventaja de que no te obliga a elaborar los partes uno por uno, algo que sí ocurre cuando utilizas la web. De este modo, se abre la posibilidad de enviar todos los partes de viajeros del día en un único fichero. ¡Mucho más cómodo!

Eso sí, ten en cuenta que optar por este método implica ser responsable de que tus partes de viajeros se ajusten a la normativa. Hacerlo es sencillo: simplemente asegúrate de seguir al pie de la letra nuestro modelo de parte de entrada de viajeros.

¿Cómo comunicar los datos de los huéspedes a la Guardia Civil?

La comunicación de los datos de los huéspedes a la Guardia Civil se realiza mediante las hojas de registro de viajeros, que como ya sabes, deben ser remitidas en las 24 horas siguientes al check-in de los huéspedes.

A estos efectos, lo más sencillo es utilizar la web de Hospederías para crearlas y enviarlas. Sin embargo, si por el motivo que sea prefieres utilizar otros métodos, tienes los siguientes a tu disposición:

• Presencial: entrega de dos copias físicas de cada hoja de registro en el cuartel que corresponda.
• Correo postal: dos copias de cada hoja-registro; sólo en municipios sin dependencias físicas.
• Fax: envío de las hojas de registro a la Comandancia de la Guardia Civil correspondiente. 
• Medios digitales: entrega mediante dispositivo físico de almacenamiento digital (p. ej. un USB). 
• Online: a través de la aplicación de Hospederías.

¿Qué pasa si no registro a mis huéspedes?

Los establecimientos de hospedaje que no envíen el registro de viajeros a la Guardia Civil o lo hagan de forma incompleta pueden enfrentarse a sanciones de entre 100 € y 600 €, en el caso de las infracciones leves, y de entre 601 € a 30.000 €, para aquellas de carácter grave.

Más allá de las multas, tampoco es en absoluto descartable el que la Agencia Tributaria decida iniciar la apertura de diligencias contra ti, pues no comunicar los datos de los huéspedes es algo típico de los alojamientos turísticos ilegales.

Cómo registrar viajeros en Cataluña

Los propietarios de alojamientos turísticos en Cataluña deberán registrar a los viajeros a través de los Mossos d’Esquadra. ¿Cuál es el proceso a seguir?

Paso 1: Dar de alta el establecimiento. Puedes acceder a través de la web de Mossos d’Esquadra, sección ‘Serveis i tràmits’, apartado ‘Registre de viatgers d’establiments d’hostalatge’ y entrar en la sección ‘Alta d’establiment’. En esta página encontrarás el acceso al formulario para dar de alta el establecimiento, con el nombre ‘Formulari d’alta d’establiment (PI-15)’. Puedes acceder al documento aquí. Una vez lo hayas rellenado, haz clic en ‘Aceptar’.

Paso 2: Imprime dos copias del formulario para entregarlo físicamente en la comisaría de los Mossos d’Esquadra más cercana, o en la Unidad Regional de Policía Administrativa (URPA) si lo primero no fuese posible.

Paso 3: Recibirás un usuario y contraseña a través del correo electrónico. Esto te permitirá acceder a la aplicación Hostelería donde podrás registrar y generar los partes de los viajeros.

Al igual que ocurre con la comunicación de los datos de los huéspedes a la Guardia Civil, el registro de viajeros en los Mossos debe hacerse dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento de los huéspedes. Puedes hacer el registro de un solo viajero o hacerlo en conjunto con otros.

Se puede entregar telemáticamente, a través de fax a la comisaría correspondiente o de forma presencial o envío por correo postal. Una vez llegue el documento, las autoridades emitirán un justificante conforme se ha recibido el registro.

Cómo registrar viajeros en el País Vasco

En el caso del País Vasco, dar de alta el establecimiento y registrar a los viajeros se debe hacer a través de la web de la Ertzaintza en la sección ‘Empresas’, apartado ‘Registro hotelero’. Sigue estas instrucciones para dar de alta el establecimiento y registrar los viajeros:

Paso 1: Dependiendo de si tienes certificado digital o no, deberás seguir procesos diferentes. En el caso que sí tengas, deberás registrar el establecimiento a través de la Solicitud de alta de Establecimientos y el registro del gestor o propietario en el formulario de Solicitud de Alta de usuario. Si no tienes certificado digital deberás entrar aquí.

Paso 2: Si los datos son correctos y han sido validados, tu establecimiento aparecerá automáticamente cuando accedas a tu perfil de usuario. 

Paso 3: Accede a la web y registra los viajeros en el alojamiento dónde se vayan a hospedar. Usando la misma plataforma podrás enviar los partes. En el caso que no sea posible enviarlo de forma online, puedes hacerlo presencialmente o mediante fax.

Deberás realizar el registro dentro en las siguientes 24 horas de la entrada de los huéspedes a la vivienda.

Cómo automatizar el registro de viajeros

Si acoges a huéspedes con cierta frecuencia, tener que introducir los datos manualmente en el libro de registro puede ser un tanto pesado. No sólo lleva bastante tiempo, sino que las posibilidades de cometer un error son mayores, por no hablar de que la web de Hospederías no es precisamente fácil de usar.

Por suerte, existe una forma de automatizar el proceso: aprovechar la integración de Lodgify con Chekin y Check-in Scan, dos herramientas que te permite registrar de forma rápida a tus huéspedes y automatizar el envío del parte de viajeros, todo en menos de 2 minutos.

Usar Chekin es muy fácil: primero, escanea con el móvil los documentos de tus huéspedes; después, pídeles que firmen electrónicamente la hoja-fichero; por último, haz click para enviar los datos a la Guardia Civil. ¡Listo!

Conclusiones

La llegada de los huéspedes a la propiedad se suele visualizar como una oportunidad de darles la bienvenida y hacerles sentir a gusto desde el minuto uno, pero no conviene olvidar las obligaciones administrativas: en este caso, comunicar las estancias de viajeros a las autoridades.

Sabemos que no son tareas atractivas, pero saber cómo generar un parte de viajeros o almacenar las hojas-registro es fundamental para poder gestionar un alojamiento con solvencia. Por este motivo, y dada la complejidad del tema, vamos a concluír este artículo con unas frases a modo de resumen de los puntos más importantes que hemos tratado: 

• Los anfitriones tienen la obligación de comunicar los datos de los huéspedes al cuerpo de seguridad que corresponda, que puede ser la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra (Cataluña) o la Ertzaintza (País Vasco).
• El parte de viajeros se puede entregar de forma presencial, a través de correo postal, mediante fax o por Internet.
• El registro de viajeros debe hacerse durante las 24 horas siguientes al check-in de los huéspedes.
• Las hojas que componen el libro-registro de viajeros deben conservarse durante al menos 3 años.
• A partir del 2 de junio de 2023, el proceso cambiará y deberás realizar el registro de viajeros a través de SES.HOSPEDAJES.

Esperamos que este artículo haya sido de tu interés. ¿Te ha quedado alguna duda sobre el tema? Déjanosla en los comentarios o ponte en contacto con la Guardia Civil a través de aquí.

¿No ves el formulario para descargarte el modelo de parte de viajeros? Haz clic aquí.