Nota importante: El registro de viajeros a través de la Policía Nacional dejará de funcionar el 1 de octubre de 2024. Lee nuestro artículo sobre SES.HOSPEDAJES para descubrir cómo funciona la plataforma que lo sustituirá a partir de entonces.
Todos los anfitriones de alojamientos turísticos en España están obligados a realizar el registro de viajeros en la Policía Nacional o un cuerpo de seguridad equivalente. Sin embargo, muchos propietarios primerizos no están al tanto de dicha norma, y se ven sorprendidos cuando descubren que tienen que encargarse ellos mismos del trámite.
Hemos elaborado esta guía con el objetivo de que esto no te ocurra a ti. Si te estás planteando iniciar un negocio de alquiler vacacional o ya estás dando pasos en esa dirección, es imprescindible que conozcas cómo funciona el proceso de registro de huéspedes en la Policía.
Un documento que siempre necesitarás es el parte de viajeros. Si quieres, puedes descargar nuestra plantilla rellenando el formulario que aparece más abajo: basta con que introduzcas tu nombre y el correo electrónico donde quieres recibirla.
¿No ves el formulario para descargarte el modelo de parte de viajeros? Haz clic aquí.
¿Ya lo tienes en tus manos? Perfecto. Sigue leyendo para conocer qué es exactamente el registro de viajeros, por qué es obligatorio y cómo se realiza en WebPol, el portal de Internet de la Policía Nacional habilitado a tal efecto.
¿Qué es el registro de viajeros?
El registro de viajeros es un trámite obligatorio que deben realizar todos los establecimientos de hospedaje en España cada vez que se produce una entrada o salida de huéspedes en sus instalaciones.
El propósito del registro de huéspedes es permitir que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado (en este caso, la Policía Nacional) tengan una lista de las personas que se hospedan en los alojamientos turísticos de España, justificado por la Administración bajo el pretexto de “garantizar la seguridad ciudadana”.
La pieza más importante del registro de viajeros en la Policía es, sin duda alguna, el susodicho parte de viajeros, un formulario que se debe rellenar con los datos de identificación de los huéspedes mayores de 16 años durante el check-in y que ha de ser enviado a las autoridades en las 24h siguientes.
Si eres simplemente un particular que alquila a corto plazo para sacarse un dinerillo extra, tus obligaciones acaban aquí.
Sin embargo, si eres anfitrión profesional (todo aquel cuyos ingresos deriven mayoritariamente del alquiler vacacional, o bien realice dicha actividad como autónomo o mediante una sociedad), la cosa cambia.
En este caso, deberás asegurarte de que guardar ordenados todos los partes de viajeros durante un mínimo de 3 años en el libro-registro de viajeros, cuyo formato puede ser tanto físico como digital y que debe estar compuesto por un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas.
¿Dónde debo hacer el registro de viajeros?
Este artículo se centra en cómo hacer el registro de huéspedes en la Policía, pero existen excepciones en las que deberás hacerlo a través de otros cuerpos de seguridad.
La más común es que tu alojamiento se encuentre más cerca de un cuartel de la Guardia Civil que de la Policía, algo común en zonas de campo. Si ese es tu caso, deberás hacer el registro con la Benemérita, algo de lo que hablamos en nuestro artículo sobre cómo registrar viajeros en Hospederías de la Guardia Civil.
Por otra parte, si tu alojamiento se encuentra en Cataluña o el País Vasco, deberás realizar el registro de viajeros a través de los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza, respectivamente.
¿Cómo darse de alta en Hospederías de la Policía (WebPol/E-HOTEL)?
Los anfitriones que realicen el registro de viajeros en la Policía Nacional deberán hacerlo a través del portal habilitado a tal fin por las autoridades, que, en función de a quién se le pregunte, recibe el nombre de Hospederías de la Policía, WebPol o E-HOTEL.
Afortunadamente, el proceso de alta es bastante sencillo. Si quieres obtener tus credenciales de acceso, deberás llamar a la comisaría más cercana a tu alquiler vacacional y pedir cita, ya que este trámite sólo se puede realizar de forma presencial.
Puedes encontrar tu comisaría más cercana en este enlace.
El día de tu cita, deberás llevar contigo los siguientes documentos:
- Documento de identidad o autorización de la persona responsable
- Declaración responsable de inicio de actividad (DRIA)**
- Documento acreditativo de la propiedad o derecho de usufructo sobre el inmueble
Si todo está correcto, un funcionario procederá a darte de alta en la aplicación y entregarte tus credenciales de acceso. ¡Voilá! Ya puedes utilizar Hospederías de la Policía.
**La declaración responsable es el documento que se presenta en la administración de turismo para dar de alta un alquiler vacacional.
¿Cómo enviar el parte de viajeros a través de Hospederías de la Policía (WebPol/E-HOTEL)?
Una vez conseguidas las credenciales de acceso, es el momento de empezar a enviar partes de viajeros a través del portal de la Policía. Tienes dos opciones a tu disposición.
Una es generar y enviar el parte a través de la aplicación; la otra, subir los partes que has cumplimentado previamente a mano o en tu ordenador.
La ventaja de la segunda opción es que permite enviar todos los partes de viajeros juntos en un único envío, a diferencia de la primera, que obliga a generarlos y enviarlos uno por uno.
Si optas por generar los partes a través de la web de la Policía, deberás entrar al portal y hacer clic en “Grabación Directa de Registros”. Verás un formulario, que deberás cumplimentar con los siguientes datos de tus huéspedes (un formulario por viajero):
- Número del documento de identidad
- Tipo de documento
- Fecha de expedición
- Nombre
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Sexo
- Fecha de nacimiento
- País de nacionalidad
- Fecha de entrada
Una vez introducidos correctamente los datos que aparecen en la lista, haz clic en el botón “Registrar” para generar y enviar el parte de viajeros.
Si por el contrario has optado por hacer los partes en tu ordenador, deberás ir a “Envío de Ficheros”, pulsar el botón “Examinar”, subir los archivos y hacer clic en “Enviar”. ¡Así de simple!
¿Qué pasa si no registras a tus huéspedes?
Si no envías el registro de viajeros a la Policía o lo haces de forma incompleta, corres el riesgo de recibir una sanción de entre 100 € y 600 €, en el caso de ser de carácter leve, o de entre 601 € a 30.000 €, si es grave.
Más allá de las multas, tampoco es en absoluto descartable el que la Agencia Tributaria decida iniciar la apertura de diligencias contra ti, pues no comunicar los datos de los huéspedes es algo típico de los alojamientos turísticos ilegales.
¿Es posible automatizar el registro de viajeros?
Sí. Algunos software de alquiler vacacional, como Lodgify, están integrados con aplicaciones que permiten automatizar el proceso de registro de huéspedes en la Policía.
Nuestras dos favoritas son Chekin y Check-in Scan, que permiten enviar los partes de viajeros a las autoridades en cuestión de minutos. El proceso es tan simple como escanear los documentos de identidad de los huéspedes, recoger sus firmas y pulsar en “Enviar”.
Si acoges a huéspedes con cierta frecuencia, contar con la ayuda de una aplicación de este tipo puede ser un auténtico salvavidas con el que podrás ahorrar tiempo y preocupaciones.
Conclusiones
El registro de viajeros en la Policía Nacional es una tarea ingrata y poco conocida, pero que hay que llevar a cabo con diligencia, salvo que no te importe arriesgarte a recibir una bonita multa por parte de las autoridades.
Si quieres agilizar el proceso, asegúrate de descargar nuestro modelo de parte de viajeros que aparece más abajo para no tener que generar los partes uno a uno en WebPol, o prueba un software como los que hemos mencionado en la sección anterior.
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¿No ves el formulario para descargarte el modelo de parte de viajeros? Haz clic aquí.
