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En los últimos años, ofrecer una experiencia espectacular a los clientes y usuarios ha sido uno de los principales objetivos para muchos negocios y empresas. Sin embargo, el concepto de “Costumer Experience” (experiencia del consumidor o cliente) no es nuevo en el mundo de los alquileres vacacionales.

Vamos a evaluar cómo utilizar las respuestas automáticas de los correos electrónicos puede mejorar la experiencia de tus posibles huéspedes y ayudarte a conseguir más reservas, además de ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.

respuestas automáticas por correo 1

¿Qué define la “Costumer Experience”?

Ofrecer una increíble experiencia a los clientes y hacer que los huéspedes sientan que están “en casa pero lejos de casa” ha sido siempre una prioridad para los propietarios y gerentes de cualquier alquiler vacacional. Sin embargo, la manera de proporcionar esta “costumer experience” ha cambiado, y es muy importante que te adaptes a las nuevas tendencias y procesos.

Los propietarios y gerentes de alquileres vacacionales deben saber que para que los clientes tengan una buena experiencia ya no es suficiente ofrecerles únicamente una bonita propiedad junto con servicios y comodidades sin comparación. Ahora, la experiencia de los huéspedes empieza cuando visitan la página web de tu alquiler vacacional, o la página en la que se están anunciando, y continúa hasta que el huésped envía la opinión de su estancia en tu propiedad y te recomienda a sus familiares y amigos.

Ya sabemos de la importancia de las páginas web que puedan adaptarse a los teléfonos móviles para ofrecer una buena “costumer experience” en todos los dispositivos. Pero ¿qué más puedes hacer para asegurar una experiencia de usuario perfecta en la página web de tu alquiler vacacional?

A pesar de que contestar personalmente al cliente y ayudarlo con todas sus solicitudes puede parecer sencillo al principio, una vez que entres en la temporada alta y empieces a recibir varias solicitudes de reserva al día se te hará más difícil y te llevará cada vez más tiempo mantenerte actualizado con los correos electrónicos o mensajes. Es por esto que utilizar las respuestas automáticas y predefinidas puede ser extremadamente útil a la hora de gestionar una gran cantidad de solicitudes.

¿Qué es una respuesta automática?

Las respuestas automáticas son aquellos correos electrónicos generados automáticamente que son enviados a los huéspedes cuando ellos, por ejemplo, te hacen una pregunta sobre tu propiedad, envían una solicitud de reserva o se les pide que envíen una opinión después de su estancia. Las respuestas automáticas te permiten gestionar tu tiempo de forma eficiente y asegurar que todas las solicitudes sean atendidas rápidamente.

Hay muchas soluciones que ofrecen servicios de respuesta automática. Podrías utilizar tu cuenta de correo electrónico personal para enviar respuestas automáticas, o utilizar algo más sofisticado como por ejemplo un software que incluya diversas opciones de respuestas automatizadas y predefinidas.

¿Por qué utilizar respuestas automáticas?

Ten en cuenta que tus posibles huéspedes pueden haber enviado solicitudes de información a tres, cuatro o incluso cinco propietarios diferentes. Entonces, ¿qué te va a distinguir de los demás? Una respuesta rápida y útil.

Como propietario tienes que responder con puntualidad a todo tipo de solicitudes; bien sean preguntas sobre el alquiler vacacional, o sobre el vecindario, la logística, las tarifas, etc. Si no lo haces, los viajeros podrían realizar la reserva en otro alojamiento y/o alquiler vacacional de la zona. 

Y si lo haces de un modo manual y eres “puntual”, tardarás una hora o dos. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Por eso tiene que entrar en juego la respuesta automática.

¿Qué tipo de respuestas automáticas puedes programar?

Si no estás seguro sobre cuándo deberías enviar los correos electrónicos, te podemos dar algunas ideas:

  • Cuando un posible huésped hace una solicitud.
  • Cuando se ha confirmado una reserva.
  • Dos días antes de que llegue un huésped para ofrecer información logística.
  • Un par de días después de que un huésped se haya ido para solicitar su opinión sobre el alojamiento.

Eso sí, dale tu toque mágico y distintivo a los correos electrónicos predefinidos con un gestor de reservas que te lo permita; agrega tu propio texto, enlaces e imágenes, cualquier cosa que añada a tus correos electrónicos un poco de personalidad. Después de todo, ¡los huéspedes no quieren comunicarse con robots! Busca un software que te permita crear la cantidad de respuestas automáticas que necesites, y resuelve dudas como “¿Cuándo puedo hacer el check-in?” o “¿Cuánto cuesta un taxi desde el aeropuerto?”.

Utilizar las respuestas automáticas es recomendable para la gestión diaria de tus propiedades. No solamente facilitará tu vida; también puede aumentar tus reservas.

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