Pour de nombreux propriétaires et gérants de location de vacances qui gèrent leurs propriétés à distance, les petits détails de cette activité, tels que la remise des clés ou les entrées et les sorties, peuvent provoquer des maux de tête et du stress. Même pour ceux qui préfèrent assister chaque invité personnellement, il arrive parfois que des problèmes de retard de vol, de trafic intense ou de mauvais temps se produisent. Bien que ce soit la faute de personne, ces imprévus peuvent annuler vos projets et vous empêcher de saluer vos invités lors de l’enregistrement.
Au lieu de vous inquiéter par ces derniers, assurez-vous d’avoir un système en place pour peaufiner votre processus d’enregistrement et de départ et faciliter les choses pour vous et vos hôtes. Poursuivez votre lecture pour découvrir les différentes options dont vous disposez pour automatiser l’enregistrement.
Note : c’est bien beau d’automatiser vos enregistrements mais si vous n’avez pas de règlement intérieur précis, vos hôtes ne sauront pas à quoi s’attendre. Alors téléchargez gratuitement notre modèle indispensable de règlement intérieur ci-dessous, c’est cadeau !
Les serrures
Quelque chose d’aussi simple que de changer la façon dont vous sécurisez votre propriété peut simplifier considérablement vos processus d’enregistrement. Voici quelques éléments à prendre en compte pour une entrée automatisée et des transferts automatiques sans soucis.
Option nº1 : les lock box ou boîtes à serrures
Les “lock box” ou boîtes à serrures verrouillées existent depuis des années et peuvent constituer une excellente solution pour automatiser le check-in de vos invités. Des combinaisons simples de serrures sont disponibles dans la plupart des quincailleries, des serruriers ou sur internet. Elles constituent une option peu coûteuse pour permettre à vos invités de récupérer leurs clés (et avoir accès à la location) quelle que soit l’heure d’arrivée.
Les boîtes aux lettres sont une option simple qui peut vous sauver la vie dans des situations d’urgence ou d’enregistrement inattendu. Laissez simplement les clés à l’intérieur, réglez la combinaison et assurez-vous d’informer vos invités des instructions pour entrer dans la propriété ainsi que de son règlement intérieur.
Ceci comprend :
- Où se trouve la boîte à serrure (de nombreux propriétaires aiment les cacher derrière un mur) ?
- Comment utiliser le coffre à serrures ?
- Quelle est la combinaison ?
- Comment rendre les clés pour le check-out ?
La plupart des boîtes à serrures modernes devraient vous permettre de changer la combinaison entre chaque séjour, de sorte que vous n’ayez pas à vous soucier des locataires précédents qui se souviennent du code !
Option nº2 : les serrures électroniques
Le verrou électronique est une autre option pour les propriétaires de location saisonnière qui souhaitent moderniser leur enregistrement. Les serrures à code électronique peuvent remplacer les serrures à pêne dormant situé sur la porte d’entrée de votre propriété et permettront une entrée via un code PIN. Comme avec une boîte à serrure, les serrures électroniques vous permettent généralement de définir plusieurs codes d’entrée, vous permettant ainsi de générer un code unique pour chaque nouvel invité. Non seulement cela facilite les transferts des invités, mais c’est également un idéal pour les familles avec jeunes enfants puisque les plus petits ne sauront pas le code pour ouvrir les portes et s’échapper de la maison !
Dans l’ensemble, les serrures électroniques coûtent un peu plus cher que les boîtes à serrures, mais vous aurez la tranquillité d’esprit sachant que les clients ne perdront pas vos clés de maison, ce qui vous évitera des appels coûteux de minuit au serrurier !
Option nº3 : les serrures intelligentes
Si les boîtes à serrures et les verrou électroniques vous semblent un peu démodées, il existe une nouvelle alternative d’enregistrement automatisé que vous allez adorer. Voici, les serrures intelligentes !
Ces dispositifs intelligents peuvent remplacer les serrures à code électroniques en utilisant un système électronique qui ne permet l’accès à la propriété que lorsqu’il reçoit un signal sans fil (souvent via Bluetooth) d’un smartphone vérifié.
Qu’ils remplacent complètement la poignée et se verrouillent comme un verrou à code, ou qu’ils soient simplement installés au-dessus de la poignée de la propriété, les verrous intelligents vous permettent de gérer précisément, qui est autorisé à entrer dans votre propriété à un moment donné. Cela signifie que vous pouvez accorder à distance l’accès à un invité quelques heures avant l’enregistrement pour simplifier les choses.
Outre de nombreux avantages liés à l’utilisation des serrures intelligentes, leur installation présente certains inconvénients. Tout d’abord, l’hypothèse selon laquelle tous vos locataires auront un smartphone. En réalité, ne pas avoir de smartphone ne gêne pas trop les invités, les portes peuvent toujours être ouvertes avec une clé traditionnelle ou à distance par le propriétaire (utile aussi si l’invité est à court de batterie !). Bien qu’il y ait environ deux milliards d’utilisateurs de smartphones dans le monde et que 72% des américains du Nord en possèdent un, il devrait y avoir aucun problème !
Un autre inconvénient de l’installation des serrures intelligentes est qu’elles ne peuvent être attachées qu’à une seule porte de votre propriété. Par conséquent, si vous avez une porte verrouillée à l’avant de votre propriété, vous devrez acheter et gérer plusieurs verrous intelligents pour que vos invités puissent accéder à toutes les zones immédiatement lors de l’enregistrement.
Option nº4 : dépôt de clés sécurisés
Bien que cela ne soit pas encore une option aussi courante que les boîtes à serrure ou les serrures électriques et intelligentes, la remise des clés gagne lentement mais sûrement un peu plus d’attention chez les propriétaires de location de vacances, à tel point que des services sont créés pour répondre à cette demande !
Ces services associent les propriétaires et les gestionnaires de locations de vacances à des lieux locaux tels que des cafés et des magasins, offrant ainsi un lieu sûr près de la maison où les clés peuvent être stockées, offrant ainsi aux invités la possibilité d’explorer le quartier de la propriété.
Management
D’autres propriétaires préfèrent automatiser leurs processus en faisant appel à des sous-traitants ou à des prestataires de services tel que les agences de conciergerie, pour prendre en charge toutes sortes de problèmes liés à la location de leurs vacances. Voici ce que vous pouvez faire !
Option nº5 : recruter un individu
Pour certains propriétaires de logements de vacances très occupés, ceux qui ne peuvent pas installer de système de verrouillage électronique chez eux ou ceux qui préfèrent garder une touche personnelle de bienvenue à leur arrivée, le meilleur moyen d’automatiser le processus d’enregistrement est de faire appel à une personne tierce qui prendra en charge cette tâche.
Il y a beaucoup de gestionnaires de propriétés dans chaque destination qui cherchent toujours à élargir leur portefeuille. Un administrateur de biens peut non seulement s’occuper de la gestion de votre bien, mais il peut également être le visage amical de référence pour vos hôtes, qui garantit le bon déroulement de chaque enregistrement et remise des clés, même en cas de retard.
Pour les hôtes qui travaillent à plein temps, embaucher quelqu’un et externaliser ce processus d’enregistrement peut vraiment vous aider à libérer votre emploi du temps et à gagner beaucoup en temps, sans avoir à faire de compromis sur l’aspect «humain».
Option nº6 : faire appel à une société
Nous savons ce que vous pensez. Pourquoi automatisez-vous vos processus d’enregistrement et devez-vous vous occuper de tout le reste ? Heureusement pour vous, l’essor de l’industrie de la location de vacances a conduit à la création d’un certain nombre de sociétés dans cet objectif précis, à des propriétaires si occupés : prenez-en note !
Outre la gestion des changements de clés et l’aide à l’automatisation de l’enregistrement, les sociétés de conciergerie de locations de vacances peuvent également organiser des visites de bienvenue de votre domicile, effectuer des contrôles de sécurité et même assurer le service de blanchisserie et de ménage entre vos invités.
Les prestataires de conciergerie peuvent constituer une excellente solution pour les propriétaires de plusieurs biens, surtout s’ils jonglent actuellement avec la gestion de toutes leurs locations à distance. L’embauche d’une entreprise comporte également l’avantage supplémentaire que, s’il se passe quelque chose pendant le séjour d’un invité, ce sont eux qui seront responsables de la réparer à l’aide de leurs sous-traitants.
Voici ce que nos amis de Bnbsitter ont évoqué :
“Quel est le moment le plus important d’un séjour ? C’est quand les hôtes découvrent leur nouveau lieu ! Un enregistrement automatisé peut être rapide et facile, mais selon notre expérience, rien ne peut remplacer la convivialité d’un accueil chaleureux avec une personne qui attend leurs invités.
Choisir un service de conciergerie, c’est offrir une expérience unique aux clients et une bonne façon de commencer à découvrir une ville avec les conseils d’un local. Et pour les hôtes ? Une garantie de location sans tracas, sans être dérangé puisqu’une personne est là pour aider les invités et répondre à leurs questions. ”
Que vous préfériez utiliser le système sans clé ou demander à quelqu’un de s’occuper de toute l’administration, la méthode que vous choisirez pour automatiser l’enregistrement de votre location de vacances facilitera le changement des différents hôtes !
