En tant que propriétaire ou gestionnaire de location saisonnière, vous savez qu’il est parfois difficile de compter sur la ponctualité des invités. Entre un vol retardé, des embouteillages en été ou encore des voyageurs qui ont du mal à trouver votre hébergement, il existe des centaines de raisons pour lesquelles vos invités arrivent plus tard que prévu. Ce sont les aléas de la vie, et bien souvent il n’y a rien à faire.
Enfin si ! Vous pouvez décider de mettre en place un système pour permettre l’arrivée autonome des invités. Plus besoin de les attendre plusieurs heures sans avoir de nouvelles. Vous pouvez choisir un dispositif qui facilitera l’arrivée des invités tout en vous offrant plus de tranquillité et de sécurité. Découvrons ensemble les différentes solutions qui s’offrent à vous pour automatiser les check-in dans votre location saisonnière.
P.S. : Si vos invités arrivent de manière autonome dans votre hébergement, veillez à présenter un règlement intérieur complet sur place pour que leur arrivée se déroule dans les meilleures conditions et qu’ils puissent trouver des réponses à leurs questions sans avoir à vous contacter. Utilisez notre modèle de règlement intérieur pour indiquer les normes et les informations pratiques de votre location.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle-type de règlement intérieur ? Cliquez-ici.
Des solutions pour des arrivées en toute tranquillité
En automatisant les arrivées dans votre hébergement, vous ne serez pas contraints par des horaires stricts pour remettre les clés en personne, ce qui peut être particulièrement utile lors de retards de voyage ou d’arrivées tardives.
De plus, les enregistrements autonomes réduisent la charge de travail administrative des hôtes en automatisant le processus d’accueil. Avec la possibilité de générer des codes d’accès temporaires ou de déverrouiller à distance, vous pouvez consacrer plus de temps à fournir une expérience exceptionnelle à vos invités plutôt que de vous charger des tâches logistiques.
Découvrons ensemble différentes options pour simplifier le processus d’arrivée des invités dans votre location saisonnière.
Option nº1 : les boîtes à clés
Les boîtes à clés existent depuis des années déjà, c’est une solution simple pour automatiser l’arrivée de vos invités. Elles constituent une option peu coûteuse pour permettre à vos invités de récupérer les clés et d’accéder à la location quelle que soit l’heure d’arrivée.
Il existe de nombreux modèles : certains avec des serrures à combinaisons, d’autres avec des codes à 12 chiffres, certains sont étanches, avec des fixations murales, d’autres ultra-robustes; bref il en existe pour tous les goûts et tous les budgets. Le prix de départ pour une boîte à clés simple tourne autour de 10€.
Le principe est simple : vous laissez simplement les clés à l’intérieur, réglez la combinaison et vous donnez aux invités des informations claires pour accéder à l’hébergement.
Vous devrez indiquer en amont à vos invités :
- Où se trouve la boîte à clés (vous pouvez envoyer une photo pour plus de précision)
- Comment utiliser et ouvrir la boîte à clés
- Quelle est la combinaison
- Comment rendre les clés lors du départ
Les boîtes à clés modernes vous permettent de changer la combinaison entre chaque séjour, ainsi vous n’avez pas à vous préoccuper des locataires précédents qui se souviennent du code.
Attention ! Dans certaines villes, comme à Nice, il est interdit de déposer votre boîte à clés sur le mobilier urbain ou dans les espaces publics.
Option nº2 : les serrures connectées
Les serrures connectées offrent une solution moderne et pratique pour sécuriser votre hébergement tout en simplifiant l’accès des invités. En intégrant des technologies telles que le Wi-Fi ou le Bluetooth, ces serrures permettent aux hôtes de contrôler l’ouverture et la fermeture des portes à distance via une application mobile.
Cette fonctionnalité facilite grandement le processus d’enregistrement des invités, leur permettant d’entrer dans la propriété sans clé physique avec un simple code, ce qui réduit les risques de perte ou de vol de clés. De plus, les hôtes peuvent générer des codes d’accès temporaires pour les invités, offrant plus de flexibilité et de sécurité.
Sur le marché il existe plusieurs marques de serrures connectées telles que Nuki Smart Lock, Igloohome, Operto ou encore les serrures August.
Si vous choisissez d’installer une serrure connectée pour votre hébergement, veillez à fournir des informations claires à vos invités sur l’utilisation de la serrure et à communiquer le code accès dans les instructions d’arrivée comme avec une boîte à clés classique. Pour les voyageurs peu habitués à ce type de dispositif, vous pouvez joindre une photo ou une vidéo.
Option nº3 : les serrures intelligentes
Les serrures intelligentes offrent des fonctionnalités avancées qui vont au-delà de la simple connectivité à distance. Elles vous permettent de gérer précisément, qui est autorisé à entrer dans votre propriété et à quel moment donné.
Ces dispositifs intelligents peuvent remplacer les serrures à code électronique en utilisant un système qui ne permet l’accès à la propriété que lorsque lorsque l’on reçoit un signal d’un smartphone vérifié.
Les propriétaires peuvent contrôler et gérer les serrures intelligentes à distance à l’aide d’une application mobile ou d’une plateforme en ligne. Cela leur permet de verrouiller ou déverrouiller la porte à tout moment, de n’importe où, ce qui est particulièrement utile pour les propriétaires qui gèrent plusieurs propriétés. Cette solution est plus coûteuse mais permet un meilleur contrôle des arrivées et des sorties dans votre hébergement.
De plus, ces serrures peuvent être intégrées à des systèmes plus larges, telles que des logiciels d’enregistrements complets (comme présentés ci-dessous) ou bien des systèmes intégrés de domotique permettant aux propriétaires de gérer divers aspects de leur maison, tels que l’éclairage et le chauffage, à partir d’une seule plateforme centralisée.
Option nº4 : les logiciels d’enregistrement automatique
Imaginez que vous n’ayez à vous soucier de rien pour toute l’organisation de l’arrivée des vos invités… Ce n’est pas un rêve, des solutions tout-en-un existent !
Pour des arrivées automatisées de A à Z, vous pouvez choisir de passer par un logiciel d’enregistrement qui s’occupe de tout : informations des voyageurs, arrivée autonome, envoi des registres des voyageurs aux autorités et une communication automatique avant l’arrivée et après le départ.
Voici deux logiciels intégrées à Lodgify qui proposent des solutions complètes d’enregistrement pour vos invités.
Chekin est un logiciel d’enregistrement en ligne qui vous permet de faire l’enregistrement de vos clients à distance. La technologie avancée de Chekin permet aux propriétaires et aux gestionnaires de locations saisonnières d’automatiser l’enregistrement des invités, de vérifier leur identité et de remplir leurs obligations légales rapidement et facilement.
Vikey permet de simplifier le processus d’enregistrement dans votre hébergement. Le check-in se fait de manière automatisée et en ligne, et toutes les données de vos invités peuvent être stockées et envoyées aux autorités lorsque la loi l’exige. Vikey propose également des solutions de domotique avec des capteurs intelligents pour contrôler l’air conditionnée, le chauffage ou la lumière pendant le séjour des invités.
Grâce à ces solutions complètes vous n’avez plus besoin de vous déplacer lors de l’arrivée de vos invités, mais en plus vous pouvez avoir un plus grand contrôle sur les arrivées et les sorties dans votre hébergement.
De plus, ces solutions vous permettent de vérifier l’identité des voyageurs et automatisent toutes les communications liées aux check-in et aux check-out. Elles offrent un gain de temps considérable aux hôtes de locations saisonnières !
Option nº5 : les conciergeries de location saisonnière
Pour les hôtes qui ne peuvent pas se charger de la gestion complète de leurs locations saisonnières, il existe une solution pour externaliser différentes tâches chronophages comme l’arrivée de vos invités, sans avoir à faire de compromis sur l’aspect «humain».
Les conciergeries de location saisonnière sont une option idéale pour les propriétaires qui vivent loin de leur location ou ceux qui gèrent plusieurs biens en même temps.
L’accueil chaleureux et l’assistance dévouée aux voyageurs font également partie des services principaux des conciergeries. Celles-ci se chargent d’accueillir les clients en personne, de leur montrer les équipements de la maison et de leur fournir des recommandations locales. Pour certains voyageurs il est important de recevoir un accueil convivial en personne. Une rencontre avec un local ainsi qu’un accueil personnalisé peut ajouter une réelle valeur ajoutée à l’expérience de vos clients.
La conciergerie peut s’occuper de l’arrivée des invités (autonome ou personnalisée), mais pas que. Elle peut s’occuper également du ménage, de la publication de vos annonces, de votre stratégie de prix, de la maintenance de l’hébergement, etc.
Vous pouvez confier la gestion de votre location de A à Z à une conciergerie ou bien travailler avec une conciergerie pour uniquement des tâches d’accueil.
La première impression est toujours la bonne !
L’arrivée de vos invités est un moment crucial pour créer une expérience mémorable et positive dès le début de leur séjour. Que vous choisissiez une arrivée autonome ou bien un accueil en personne, il est important de garantir une arrivée fluide et sans accroc pour vos invités.
En offrant aux voyageurs la possibilité d’accéder à votre propriété de manière autonome et sécurisée, vous montrez votre engagement à leur offrir un séjour confortable et sans souci dès le moment où ils franchissent la porte d’entrée.
En investissant dans des solutions d’enregistrement automatique, vous pouvez donc non seulement simplifier la gestion de votre propriété, gagner du temps, mais aussi améliorer significativement l’expérience de vos invités dès leur arrivée, ce qui peut se traduire par des avis positifs, des recommandations et des retours clients positifs.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle-type de règlement intérieur ? Cliquez-ici.
