Un contrat de location est un vrai plus, aussi bien pour vous que pour vos invités. Il protège votre logement et précise clairement les règles à suivre pour éviter les malentendus.
Airbnb autorise-t-il ce type de contrat ? Oui ! En tant qu’hôte, vous pouvez demander à vos invités de signer un contrat avant leur séjour. Cependant, vous devez mentionner les conditions de ce contrat dans la description de votre annonce et les rappeler lors de vos échanges avec les voyageurs.
Pour en savoir plus sur le contrat de location saisonnière Airbnb et accéder à notre modèle gratuit, c’est par ici !
Avis de non-responsabilité : Lodgify est un partenaire logiciel privilégié d’Airbnb depuis plus de 6 ans. Ce guide, ainsi que toute déclaration qu’il contient, proviennent uniquement de Lodgify et ne sont pas approuvés, affiliés ou sponsorisés par Airbnb.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger gratuitement le contrat de location Airbnb ? Cliquez ici.
Attention ! Ce document est un modèle-type de contrat de location saisonnière. Vous devez toujours demander l’avis d’un avocat spécialisé avant de finaliser tout document juridiquement contraignant.
Qu’est-ce qu’un contrat de location Airbnb ?
Un contrat de location Airbnb établit les règles et conditions du séjour entre l’hôte et ses invités. Ce document informe vos invités, avant leur arrivée, des règles à respecter et des informations importantes sur votre logement : le nombre maximum de personnes autorisées dans le logement, les règles concernant le bruit ou les fêtes, les mesures de sécurité à respecter et les éventuels frais supplémentaires en cas de dégâts ou de non-respect des règles.
Pour les hôtes, il permet aussi de recueillir des informations utiles comme les coordonnées des invités et leur engagement à couvrir d’éventuels frais imprévus.
Est-ce que Airbnb propose un contrat de location ?
Airbnb impose ses propres conditions générales que les invités acceptent lors de leur réservation, mais la plateforme n’impose pas de contrat de location spécifique. Toutefois, les hôtes ont la possibilité de créer et d’utiliser leur propre contrat de location. Il suffit que les conditions de ce contrat soient clairement indiquées dans la description de l’annonce et communiquées aux invités dans les échanges avant le séjour.
Le contrat de location Airbnb est-il obligatoire ?
Le contrat de location Airbnb n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé. En effet, même si Airbnb fournit une protection avec sa politique de réservation et son service AirCover pour les hôtes, un contrat de location peut ajouter une couche de sécurité supplémentaire pour clarifier les attentes et les responsabilités entre l’hôte et le voyageur.
Un contrat de location Airbnb permet de spécifier des détails importants, tels que les conditions d’annulation, les règles de la maison, les limites de la capacité d’accueil, et d’autres aspects spécifiques qui ne sont pas nécessairement couverts par la politique standard d’Airbnb. Cela peut aussi vous protéger en cas de litige ou de dommage à la propriété.
En résumé, bien qu’il ne soit pas imposé par Airbnb, un contrat de location est une bonne pratique pour établir des conditions claires et protéger vos intérêts.
Pourquoi avez-vous besoin d’un contrat de location Airbnb ?
Airbnb dispose déjà de conditions générales, alors pourquoi ajouter un contrat de location supplémentaire ?
Les conditions d’Airbnb sont générales, mais chaque logement est unique et mérite un contrat personnalisé. Un contrat de location Airbnb vous permet d’ajouter des détails spécifiques à votre propriété qui ne sont pas couverts par les règles générales de la plateforme.
Par exemple, si votre logement dispose d’équipements particuliers comme une piscine ou un jacuzzi, un contrat est essentiel pour établir des règles claires afin que vos invités puissent en profiter en toute sécurité.
En utilisant un modèle de contrat adapté, vous clarifiez les règles et réduisez les risques de malentendus, aussi bien pour vous que pour vos invités.
Cela risque-t-il de décourager certains voyageurs de réserver ? Peut-être quelques-uns, mais pas beaucoup. Et surtout, les invités prêts à signer un contrat de location sont généralement ceux que vous souhaitez accueillir dans votre logement.
En fin de compte, c’est un moyen efficace de filtrer vos voyageurs. Ceux qui prévoient d’enfreindre les règles, d’amener des invités non déclarés ou de causer des dégâts seront peu enclins à signer le contrat. Cela vous permettra d’éviter bien des désagréments et des complications après leur départ.
De plus, même les meilleurs invités ne sont pas à l’abri d’un accident. Avoir un contrat de location pour votre Airbnb et informer vos invités de votre politique en cas de dégâts permet d’éviter les désaccords plus tard. C’est aussi une façon simple et respectueuse d’encourager vos voyageurs à prendre soin de votre logement.
Comment rédiger un contrat de location Airbnb ?
Un bon modèle de contrat de location Airbnb doit inclure les éléments clés suivants :
- Adresse du logement
- Informations de contact
- Règlement intérieur
- Conditions d’occupation et occupation maximale
- Informations de séjour minimum et maximum
- Conditions pour l’arrivée et le départ
- Frais Airbnb
- Frais supplémentaires
- Dépôts de garantie / caution
- Assurances
- Politiques d’annulation
- Détails du paiement
- Signature des deux parties
Nous expliquons chacun de ces points dans la section suivante. Ou bien, vous pouvez simplement télécharger notre modèle de contrat Airbnb et l’adapter à vos réservations !
Les éléments à inclure dans le contrat de location Airbnb
Lors de la création de votre contrat de location Airbnb, vous devrez choisir ce que vous allez y inclure. Ce document doit être informatif, mais il ne doit pas ressembler à un manuel scolaire.
Si certaines règles sont évidentes, comme l’interdiction de peindre les murs ou d’emporter la télévision, il n’est probablement pas nécessaire de les mentionner. L’objectif est que les invités soient parfaitement informés de ce à quoi ils s’engagent lorsqu’ils réservent un séjour chez vous, alors gardez votre contrat aussi simple et concis que possible.
Informations sur le logement Airbnb
Vos invités ont probablement déjà consulté des photos, lu quelques avis et examiné votre annonce ou votre site web. Cependant, vous devez leur fournir toutes les informations essentielles sur votre propriété. Par exemple, si vous avez une piscine, mais qu’elle n’est disponible qu’une partie de l’année, il est important de le préciser dans le contrat. En résumé, bien qu’ils aient vu votre propriété, ils doivent pouvoir lire et approuver tous les détails de leur séjour.
Informations de contact
Ce qui distingue Airbnb des hôtels traditionnels, c’est l’atmosphère « comme à la maison » des établissements. Même si vous n’êtes pas sur place comme le personnel d’un hôtel, vos invités s’attendent néanmoins à un service attentionné pendant leur séjour.
Pour répondre à leurs besoins, il est important de leur fournir plusieurs moyens de contact, comme votre numéro de téléphone, ainsi que celui de votre conciergerie (si vous en avez une) ou d’autres membres de votre équipe. Ainsi, vos invités sauront comment vous joindre en cas d’urgence.
Astuce : Donnez un numéro « normal » et un numéro d’urgence. Indiquez un délai approximatif pour répondre aux demandes, puis précisez que, pour toute urgence, ils peuvent contacter le numéro d’urgence indiqué.
Règlement intérieur
Le règlement intérieur est un élément essentiel de votre contrat de location Airbnb, il est donc important de les détailler clairement. Toute omission pourrait prêter à confusion ou être mal interprétée. Heureusement, nous mettons à votre disposition un modèle de règlement intérieur téléchargeable avec des exemples de règles à inclure dans votre contrat.
Retrouvez tout ce que vous devez savoir sur le réglement intérieur Airbnb ici, avec un modèle.
Conditions d’occupation
Il est essentiel d’indiquer clairement sur votre site web ou dans votre annonce combien de chambres sont disponibles.
Cela est particulièrement important pour les grands logements, comme les villas, où les limites d’occupation peuvent être floues. Avec des canapés-lits, des lits jumeaux ou des lits doubles, les invités pourraient ne pas savoir combien de personnes peuvent séjourner dans votre logement. En précisant la capacité d’occupation exacte, vous évitez toute ambiguïté pour les voyageurs.
Astuce : Il n’est pas nécessaire de présenter la capacité d’occupation de manière restrictive dans votre contrat de location Airbnb (par exemple : « Nous n’acceptons que quatre voyageurs maximum, pas plus. »). Utilisez cela comme une occasion de montrer votre flexibilité. Si vous proposez un lit bébé ou des lits d’appoint à la demande, vous pouvez également le préciser dans la section des conditions d’occupation.
Informations de séjour minimum et maximum
La durée moyenne des séjours de courte durée a beaucoup évolué ces dernières années. De plus en plus de voyageurs choisissent de travailler à distance et de prolonger leurs vacances. Pour les hôtes, autoriser des séjours de moyenne et longue durée présente de nombreux avantages, comme une rotation réduite des invités et des revenus plus constants. Cependant, pour que votre logement soit classé comme « location saisonnière » et non comme location à long terme, vous devrez définir une durée de séjour maximale.
Les limites de séjour sont entièrement à votre discrétion. Si vous habitez à proximité de votre propriété et que la gestion des invités est simple, vous pourrez choisir de ne pas imposer de séjour minimum. En revanche, si la préparation de votre logement pour de nouveaux invités implique des coûts supplémentaires, vous pourrez opter pour des séjours plus longs.
Quoi qu’il en soit, il est essentiel d’être clair sur le nombre minimum et maximum de jours qu’un invité peut réserver votre propriété. Si vous appliquez des frais supplémentaires pour un séjour dépassant la durée maximale ou ne respectant pas la durée minimale, il est important de le mentionner brièvement ici, tout en donnant plus de détails dans la section « tarifs et frais supplémentaires » ci-dessous.
Conditions d’arrivée et de départ
Assurer une arrivée et un départ fluides est essentiel pour gérer votre Airbnb efficacement. Cela garantit non seulement une expérience agréable pour vos invités, mais contribue aussi à un processus de gestion bien organisé et efficace.
Si les invités partent en retard ou laissent votre logement dans un mauvais état juste avant l’arrivée d’un autre, cela peut nuire à votre professionnalisme, sans parler des coûts supplémentaires liés à des check-ins et check-outs problématiques.
Lors de la rédaction de votre contrat de location Airbnb, veillez à préciser les dates et heures exactes d’arrivée et de départ pour chaque invité. Si vous utilisez un modèle de contrat, vérifiez bien cette section. Assurez-vous que les horaires sont clairs afin d’éviter toute arrivée tardive ou départ après l’heure convenue.
Si vous acceptez des exceptions dans certaines situations ou pour certains voyageurs, indiquez-le clairement, en précisant que ces demandes doivent être validées à l’avance ou contre un supplément. Mentionnez aussi toute variation de vos règles entre la basse et la haute saison.
Frais Airbnb
Il est important de comprendre les frais d’Airbnb en tant qu’hôte, car ils affectent les résultats financiers de votre entreprise. Cependant, vous devez aussi informer vos invités des frais associés.
Par exemple, une grande partie du montant total est consacrée aux frais de nettoyage obligatoires. Les invités apprécieront de voir la répartition des frais, comme les services de nettoyage, afin de savoir où va leur argent.
Frais supplémentaires
Au-delà des frais Airbnb habituels, vous pourriez avoir des frais supplémentaires qui ne sont pas toujours inclus dans les annonces Airbnb (comme la taxe de séjour, qui est généralement payée directement sur la plateforme). Il est donc essentiel de bien préciser tous les frais additionnels dans le contrat de location pour éviter toute confusion pour vos invités.
Généralement, tous les paiements liés à la réservation se font directement sur la plateforme Airbnb, y compris les frais de service et autres coûts associés. Toutefois, si vous avez des frais supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le système de paiement d’Airbnb (par exemple, des frais pour des services optionnels comme des lits bébé, des animaux de compagnie ou des équipements spécifiques), vous devez clairement les mentionner dans le contrat. Cette transparence permettra à vos invités de comprendre exactement ce qui est inclus dans le prix total et ce qui pourrait engendrer des coûts supplémentaires.
Dépôt de garantie / caution
En plus des tarifs, vous devrez mentionner tous les frais que vous appliquez en dehors de la plateforme Airbnb. Le dépôt de garantie est l’un des plus fréquents, mais il n’est malheureusement pas inclus dans la liste des frais d’Airbnb. En cas de dommages, Airbnb peut collecter un paiement après coup, ce qui peut être utile, mais cela implique parfois de relancer les invités, des délais de collecte, ou dans le pire des cas, aucun paiement.
Pour éviter ces situations, vous pouvez inclure un dépôt de garantie dans votre contrat de location. Il est important de préciser le montant du dépôt et la durée pendant laquelle vous le conserverez après le séjour, ainsi que les démarches à suivre pour le paiement et la restitution.
Assurance
Les hôtes Airbnb bénéficient de la protection AirCover, qui offre une couverture pour les dommages jusqu’à 3 millions de dollars et une assurance responsabilité civile jusqu’à 1 million de dollars. Cependant, il est possible que vous ayez besoin d’une couverture supplémentaire en cas de dommages imprévus.
Examinez les options d’assurance locative qui conviennent le mieux à votre propriété. Ensuite, précisez les termes de votre police dans cette section de votre contrat de location Airbnb. Si votre police nécessite des déclarations ou toute forme d’implication des invités, assurez-vous de les inclure dans le contrat.
Politique d’annulation Airbnb
Pour éviter toute confusion entre vous et vos invités, veillez à indiquer votre politique d’annulation dans votre contrat de location Airbnb. Bien qu’elle soit déjà indiquée sur l’annonce, elle doit également être mentionnée dans le contrat. L’objectif est de montrer à vos invités que votre propriété respecte cette politique et qu’en cas d’annulation, vous appliquerez les termes établis par Airbnb.
Détails du paiement
Détaillez clairement quelle part du montant total de la réservation correspond à la location, aux frais ou aux taxes. Une ventilation complète des coûts et des détails de paiement permettra à vos invités de comprendre où va leur argent et comment ils peuvent régler leur réservation.
Cela pourra également être utile à des fins juridiques. Certaines régions et localités appliquent une taxe touristique, et vous pourrez utiliser votre contrat de location comme preuve de paiement supplémentaire. De même, pour les déclarations fiscales, il est pratique d’avoir les détails du paiement inclus lorsque vient le moment de faire vos déclarations.
Signatures des deux parties
Si vous et vos invités acceptez les termes du contrat de location, il est temps de signer ! Le contrat n’est valide qu’avec une signature, alors veillez à ce que les bonnes sections soient signées. Vous pouvez aussi demander des initiales dans les parties importantes, comme l’enregistrement, le départ ou les règles de la maison.
N’oubliez pas d’ajouter les noms et la date de signature pour plus de validité.
Modèle de contrat de location Airbnb (PDF gratuit)
Si vous souhaitez avoir un aperçu de ce à quoi ressemble un contrat de location saisonnière Airbnb, consultez notre exemple de contrat en PDF ci-dessous.
A quel moment envoyer le contrat de location Airbnb aux invités ?
Informez vos invités du contrat de location dès que possible, idéalement avant la réservation. Cela leur donne suffisamment de temps pour lire le contrat et éviter toute surprise de dernière minute. Mentionner dans votre annonce que le contrat sera fourni lors de la réservation est une bonne pratique.
Pour rendre le processus plus facile, vous pouvez automatiser l’envoi du contrat grâce au logiciel de location saisonnière de Lodgify. Cela vous permet de gagner du temps et d’éviter des complications administratives. Vous pouvez aussi choisir d’envoyer une copie numérique ou papier, selon les préférences de vos invités.
Téléchargez notre modèle de contrat de location Airbnb gratuit
Un contrat de location Airbnb est essentiel pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde avec vos invités. Ce type de contrat peut également vous protéger en cas d’urgence ou de situation imprévue. C’est donc un document à ne pas négliger lors de la gestion de votre activité de location Airbnb !
La gestion de votre entreprise est déjà assez complexe, et avoir plusieurs contrats de location Airbnb à gérer peut entraîner une charge de travail administrative importante. Grâce au logiciel de Lodgify, vous pouvez envoyer automatiquement des messages et documents à vos invités pour une gestion fluide et centralisée de votre activité.
La mise en place d’un contrat de location devrait être une procédure standard pour votre Airbnb. Téléchargez notre modèle de contrat de location Airbnb à remplir et protégez votre propriété contre tout problème potentiel.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger gratuitement le contrat de location Airbnb ? Cliquez ici.
Attention ! Ce document est un modèle-type de contrat de location saisonnière. Vous devez toujours demander l’avis d’un avocat spécialisé avant de finaliser tout document juridiquement contraignant.
