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Si vous êtes propriétaire ou gérant d’une location saisonnière et que vous préférez recevoir vos demandes de réservation via un système de réservation instantanée, vous vous êtes peut-être déjà trouvé dans une situation un peu délicate : devoir refuser des demandes. Quelle que soit la raison pour laquelle vous déclinez la demande de vos hôtes, la situation est bien plus facile à gérer si vous savez quoi dire.

Découvrez six bonnes pratiques à suivre pour décliner des demandes de location saisonnière.

1. Soyez poli

Il est important de rappeler que vous devez rester courtois et professionnel lorsque vous déclinez la demande d’un hôte, sans quoi la réputation de votre location saisonnière pourrait en prendre un coup.

Rien ne vous oblige à rentrer dans les détails pour chaque hôte. Au contraire, vous pouvez utiliser un texte générique à envoyer à chaque fois que vous devez décliner une demande.

Quelle que soit la situation, n’oubliez pas de remercier l’hôte de vous avoir contacté. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser la raison pour laquelle vous ne pouvez pas accepter sa demande, mais vous pouvez tout aussi bien utiliser une phrase générique pour répondre à toutes vos demandes de réservation déclinées. Voici un exemple :

“Nous sommes désolés de ne pas pouvoir satisfaire votre demande de réservation. Bonne chance dans vos recherches, et passez de très bonnes vacances.”

2. Soyez serviable

Il suffit parfois de lire une demande de réservation pour comprendre que la requête de l’hôte (ou du groupe d’hôtes) n’est pas compatible avec votre location saisonnière. Pas de panique, c’est tout à fait légitime. Cela dit, vous pouvez décliner l’offre en douceur tout en évitant de mettre les hôtes dans une situation délicate.

Vous avez peut-être un ami qui loue un logement dans la région qui conviendrait mieux aux hôtes en question. Pourquoi ne pas suggérer aux vacanciers de contacter cette personne afin de les aider à trouver la bonne location saisonnière ? Tout le monde y gagne : vous aidez votre ami en lui amenant de nouveaux clients, et vous restez en bon termes avec les hôtes potentiels aux cas où ils souhaiteraient louer votre logement dans le futur.

3. Soyez honnête

Soyez honnête et restez vous-même, c’est l’une des meilleures manières de décliner une demande qui ne vous convient pas, tant que vos raisons ne sont ni blessantes ni discriminatoires !

Il s’agit, après tout, de l’une des principales différences entre les location saisonnière et les hôtels. Les hôtels acceptent tout le monde, mais dans le cas d’une location saisonnière, il s’agit de votre logement et c’est donc à vous de décider qui peut séjourner chez vous ou non.

L’honnêteté et la transparence sont souvent appréciées, alors ne cherchez pas à inventer toute une histoire pour justifier votre refus. Soyez honnête, c’est tout, les hôtes comprendront et chercheront une autre location saisonnière.

4. Établissez des règles dans votre annonce et renvoyez les hôtes à ces règles

Si votre hôte potentiel a mentionné dans son message quelque chose d’incompatible avec les règles qui figurent dans votre annonce, faites-lui savoir que c’est pour cette raison que vous déclinez sa demande.

En renvoyant les hôtes à votre règlement, vous montrez que vous êtes raisonnable et juste, et que vous appliquez les mêmes règles pour tous. Cela apprendra également aux hôtes potentiels à être plus attentifs et à bien lire les annonces en intégralité avant d’envoyer une demande de réservation, évitant ainsi les déceptions pour tout le monde.

Votre réponse n’a pas à être agressive, il vous suffit de dire que “comme précisé dans la description du logement, nous n’acceptons pas [les animaux / les enfants / plus de dix personnes] et nous ne pouvons donc pas satisfaire votre demande.”

5. Faites confiance à votre instinct, c’est chez vous après tout

Certains propriétaires se sentent coupables lorsqu’ils refusent une demande de réservation, alors que d’autres n’ont aucun problème à le faire. Mais il n’y a pas de raison de vous en vouloir si une demande de réservation ne vous convient pas.

Faites preuve de bon sens et faites confiance à votre instinct lorsque vous devez prendre ce type de décision, surtout lorsqu’il s’agit de louer votre logement. Si vous sentez qu’il y a quelque chose de louche, c’est probablement le cas ! Si vous ne voulez pas être victime d’une arnaque à la location saisonnière, il vaut mieux prendre vos précautions, même si vous devez refuser une demande de réservation de temps en temps.

6. Si ce que vous avez à dire n’est pas plus beau que le silence…

Comme le dit le proverbe, si ce que vous avez à dire n’est pas plus que le silence, il vaut mieux ne rien dire du tout. Sur la plupart des sites de location saisonnière et des agences de voyage, il suffit de cliquer sur un bouton pour répondre aux demandes de réservation, alors ne vous inquiétez pas si vous ne trouvez pas les bons mots pour décliner une demande.

Cliquez tout simplement sur le bouton “décliner” ou “refuser” pour régler le problème en toute simplicité, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos activités les plus importantes et de gérer vos autres demandes de réservation !

Et vous, comment faites-vous pour décliner vos demandes de réservations ? Vous souhaitez partager votre expérience ? Laissez-nous un commentaire !

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6 Bonnes Pratiques pour Décliner les Demandes de Location Saisonnière
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