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Comment bien décliner les réservations de location saisonnière ?
Comment bien décliner les réservations de location saisonnière ?

Comment bien décliner les réservations de location saisonnière ?

Si vous êtes propriétaire ou gérant d’une location saisonnière et que vous préférez recevoir vos demandes de réservation via un système de réservation instantanée, vous vous êtes peut-être déjà trouvé dans une situation un peu délicate : devoir refuser des demandes. Quelle que soit la raison pour laquelle vous déclinez la demande de vos hôtes, la situation est bien plus facile à gérer si vous savez quoi dire. Néanmoins il faudra prendre en compte et s’adapter aux nouvelles règles en cas d’annulation notamment en période post Covid-19.

Découvrez onze bonnes pratiques à suivre pour décliner des demandes de location saisonnière !


1. Gardez votre calendrier à jour

Vaut mieux prévenir que guérir !

Il est extrêmement crucial que vous ayez un calendrier à jour et encore plus dans le cas ou vous avez activé la réservation instantanée. Vous pourriez éventuellement désactiver cette fonctionnalité pour éviter que toutes les demandes de réservations soient acceptées par défaut.

Sur certains sites d’annonces, il est parfait compliqué de refuser une demande de réservation. Il est alors essentiel de mettre votre calendrier à jour régulièrement afin d’éviter les doubles réservations, en particulier si votre annonce est présente sur plusieurs plateformes. C’est aussi pour cette raison qu’il est fortement conseillé d’utiliser un channel manager pour gérer votre calendrier de manière efficace et instantanée. Le channel maanger va syncroniser vos réservations en temps réel et vous n’aurez casimment pas à refuser de demandes de réservation de location saisonnière !

2. Proposez une solution alternative

Il se peut que vos hôtes soient déçu de recevoir une annulation de leur réservation location saisonnière. N’hésitez donc pas à leur proposer des solutions alternatives dans votre réponse. Peut-être que vous pourrez proposer une réduction sur leur prochaine réservation chez vous ? Ou bien vous connaissez une autre personne de votre entourage qui dipose d’une location saisonnière et qui pourrait les loger ?

Dans tous les cas, montrez vous arrageant ou essayez de trouver une solution amiable malgrè le refus afin de garder ou de créer une bonne relation hôte – invité. Vous pouvez par exemple vous mettre d’accord sur un avoir ou sur un report des dates de vacances. Trouvez des propositions qui peut arranger les deux parties, tel qu’un accord financier acceptable pour tout le monde.

3. Préparez votre message de refus à l’avance

Avant même de recevoir une demande auquel vous serez amené à le refuser, préparez-vous déjà dès maintenant. A le dire vocalement ou à l’écrire en préparant un modèle-type de message de refus.

Il convient également de se préparer mentalement à présenter votre refus à autrui. En prenant le temps d’imaginer différentes situations possibles, les plus concrètes possible, et de visualiser la manière d’annoncer le refus à notre interlocuteur. De cette manière, vous ne serez pas totalement déstabilisés lorsque la situation se produira réellement.

4. Formulez votre refus de façon affirmée

Pour le dire autrement, gardez à l’esprit que vous avez tout à fait le droit de refuser une demande (sinon, ça aurait été un ordre). De plus, si vous hésitez beaucoup trop, votre hôte sera plus susceptible d’insister ou de chercher à négocier et vous pourriez finir par changer d’avis. Soyez sûre de vous avec toute votre conviction que “je ne dois pas dire oui” juste pour arranger mon invité sans pour autant m’arranger moi.

Que vous ayez à annonce le refus par mail ou par appel, préparez vous à l’avance et relisez vous avant d’annoncer la nouvelle.

5. Restez toujours poli et politiquement correcte

Il est important de rappeler que vous devez rester courtois et professionnel lorsque vous déclinez la demande d’un hôte, sans quoi la réputation de votre location saisonnière pourrait en prendre un coup.

Rien ne vous oblige à rentrer dans les détails pour chaque hôte. Au contraire, vous pouvez utiliser un texte générique à envoyer à chaque fois que vous devez décliner une demande.

Quelle que soit la situation, n’oubliez pas de remercier l’hôte de vous avoir contacté. Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser la raison pour laquelle vous ne pouvez pas accepter sa demande, mais vous pouvez tout aussi bien utiliser une phrase générique pour répondre à toutes vos demandes de réservation déclinées.

Voici un exemple : “Nous sommes désolés de ne pas pouvoir satisfaire votre demande de réservation. Bonne chance dans vos recherches, et passez de très bonnes vacances.”

6. Soyez serviable

Il suffit parfois de lire une demande de réservation pour comprendre que la requête de l’hôte (ou du groupe d’hôtes) n’est pas compatible avec votre location saisonnière. Pas de panique, c’est tout à fait légitime. Cela dit, vous pouvez décliner l’offre en douceur tout en évitant de mettre les hôtes dans une situation délicate.

Vous avez peut-être un ami qui loue un logement dans la région qui conviendrait mieux aux hôtes en question. Pourquoi ne pas suggérer aux vacanciers de contacter cette personne afin de les aider à trouver la bonne location saisonnière ? Tout le monde y gagne : vous aidez votre ami en lui amenant de nouveaux clients, et vous restez en bon termes avec les hôtes potentiels aux cas où ils souhaiteraient louer votre logement dans le futur.

7. Restez toujours sincère et honnête

Soyez honnête et restez vous-même, c’est l’une des meilleures manières de décliner une demande qui ne vous convient pas, tant que vos raisons ne sont ni blessantes ni discriminatoires !

Il s’agit, après tout, de l’une des principales différences entre les location saisonnière et les hôtels. Les hôtels acceptent tout le monde, mais dans le cas d’une location saisonnière, il s’agit de votre logement après tout et c’est donc à vous de décider qui peut séjourner chez vous ou non.

L’honnêteté et la transparence sont souvent appréciées, alors ne cherchez pas à inventer toute une histoire pour justifier votre refus. Soyez honnête, c’est tout, les hôtes comprendront et chercheront une autre location saisonnière.

8. Établissez des règles dans votre annonce et renvoyez les hôtes à ces règles

Si votre hôte potentiel a mentionné dans son message quelque chose d’incompatible avec les règles qui figurent dans votre annonce, faites-lui savoir que c’est pour cette raison que vous déclinez sa demande.

En renvoyant les hôtes à votre règlement intérieur, vous montrez que vous êtes raisonnable et juste, et que vous appliquez les mêmes règles pour tous. Cela apprendra également aux hôtes potentiels à être plus attentifs et à bien lire les annonces en intégralité avant d’envoyer une demande de réservation, évitant ainsi les déceptions pour tout le monde.

Votre réponse n’a pas à être agressive, il vous suffit de dire que “comme précisé dans la description du logement, nous n’acceptons pas [les animaux / les enfants / plus de dix personnes] et nous ne pouvons donc pas satisfaire votre demande.”

9. Proposez des bons plans à la place

Pour éviter de dégrader ou de louper une bonne relation avec vos invités potentiels, il est certes important d’être honnête dans votre refus mais il est tout aussi important d’arranger votre hôte au mieux si possible.

En effet, vous pourrez par exemple leur proposer des bons plans à la place ! Si vous avez des réductions ou des offres spéciales et pertinentes avec des commerces locaux, partagez-le à vos hôtes en guise de compensation.

Même si vos hôtes ne seront pas logés chez vous, ils seront surement hébergé ailleurs mais toujours dans la même région ! Vous pourrez alors leur proposer une liste de choses à faire et à visiter dans les alentours pour arranger vos hôtes. De cette manière vous gardez toujours une bonne image, et qui sait ? Ils réserveront peut-être chez vous la prochaine fois !

10. Faites confiance à votre instinct, c’est chez vous après tout

Certains propriétaires se sentent coupables lorsqu’ils refusent une demande de réservation, alors que d’autres n’ont aucun problème à le faire. Mais il n’y a pas de raison de vous en vouloir si une demande de réservation ne vous convient pas.

Faites preuve de bon sens et faites confiance à votre instinct lorsque vous devez prendre ce type de décision, surtout lorsqu’il s’agit de louer votre logement. Si vous sentez qu’il y a quelque chose de louche, c’est probablement le cas ! Si vous ne voulez pas être victime d’une arnaque à la location saisonnière, il vaut mieux prendre vos précautions, même si vous devez refuser une demande de réservation de temps en temps.

11. Si ce que vous avez à dire n’est pas plus beau que le silence…

Comme le dit le proverbe, si ce que vous avez à dire n’est pas plus que le silence, il vaut mieux ne rien dire du tout. Sur la plupart des sites de location saisonnière et des agences de voyage, il suffit de cliquer sur un bouton pour répondre aux demandes de réservation, alors ne vous inquiétez pas si vous ne trouvez pas les bons mots pour décliner une demande.

Cliquez tout simplement sur le bouton “décliner” ou “refuser” pour régler le problème en toute simplicité, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos activités les plus importantes et de gérer vos autres demandes de réservation !

Et vous, comment faites-vous pour décliner vos demandes de réservations ? Vous souhaitez partager votre expérience ? Laissez-nous en commentaire comment vous y parvenez !


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