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État des lieux de location saisonnière : modèle gratuit

État des lieux de location saisonnière : modèle gratuit

“L’état des lieux” de location saisonnière, en avez-vous déjà entendu parler ? 

Ce qui est certain sûre c’est que vous avez sûrement déjà entendu parler des histoires désobligeantes expérimentées par les propriétaires de locations de vacances d’Airbnb. Qu’il s’agisse d’un désastre du lendemain du nouvel an au sein de votre logement ou bien d’un accident causé par un invité maladroit sur l’objet le plus précieux de votre location saisonnière, il vaut mieux prendre des précautions contre tous risques de dégâts de votre logement. En effet, un simple règlement d’intérieur ne suffira plus pour pouvoir garder votre location de vacances intacte. Le règlement d’intérieur vous permet simplement d’avoir un engagement de la part des invités sur les règles à respecter afin de loger au sein de votre bien, mais il ne vous permettra pas de vérifier en détails à chaque fin de séjour si tous les éléments de votre location saisonnière sont bien resté en place et en bon état.

C’est pour cela qu’il vous faut un document annexe à remettre lors de la signature du contrat de location de vacances par les deux parties : l’état des lieux de location saisonnière. Ce dernier vous permet de vérifier les conditions de votre logement avant et après le séjour de votre hôte et ainsi anticiper et remarquer rapidement les risques de détériorations ou de disparitions de votre bien, du mobilier et des équipements.

Dans cet article nous vous expliquons pourquoi il est important de faire un état des lieux. Nous vous donnons tous les conseils étape par étape en plus d’un modèle d’inventaire de location saisonnière gratuit à télécharger et prêt-à-utiliser pour l’état des lieux alors, continuez votre lecture

État des lieux de location saisonnière : les infos essentielles
 

Qu’est-ce qu’un état des lieux d’une location saisonnière ?

L’état des lieux est un document annexé au contrat de location saisonnière indiquant les conditions de votre bien dans toute son intégralité (installations, équipements, mobiliers, etc) avant et après le séjour de votre invité et d’assurer que tout soit en ordre. C’est aussi l’acte de vérifier sur place que tous soient conformes aux normes et à disposition des invités avant chaque début de séjour.

En effet, l’état des lieux se fait avant la remise des clés à votre invité, et après leur séjour. De plus, lors de l’état des lieux, il est préférable que les deux parties soient présent pour signer le document concerné en mains propres. Mais si vous ne pouvez vraiment pas, ne vous inquiétez pas, nous entrerons en détails sur ce sujet.

Avantages d’un état des lieux pour le propriétaire

Grâce à l’état des lieux, vous pouvez constater l’évolution de l’état de votre bien, de son intérieur et de ses équipements. C’est comme si vous preniez une photo avant après de votre intérieur pour preuves en cas de dégradations sauf que dans cette situation, c’est un document précis, officiel et signé dès de le départ par votre hôte qui s’engage à garder l’état de votre bien tel quel. De plus, avec ce document, en cas de dégradations, vous pourrez réclamer les indemnités, notamment en conservant tout ou partie du dépôt de garantie.

Avantages d’un état des lieux pour le locataire

L’état des lieux n’est pas avantageux pour une seule partie uniquement ! En effet, il permet à l’invité d’être sûre que le logement que vous lui fournissez est dans de bonnes conditions d’usage et disposé de tous les équipements essentiels. Lors de la fin du séjour, l’état des lieux de sortie lui permet de prouver qu’il n’est pas responsable de dégradations provoquées par l’usure normale du logement.

L’État des lieux est-il obligatoire ?

Depuis l’instauration de la loi Alur adoptée en 2014, l’état des lieux est obligatoire pour toutes locations meublées. 

Mais dans le cas de la location saisonnière, l’état des lieux n’est pas obligatoire.

Néanmoins, si le logement n’est pas en bon état au moment de l’entrée des lieux mais qu’aucun état des lieux a été réalisé, l’invité pourra quand même être tenu responsable du mauvais état du logement et de tous les éléments contenu à l’intérieur du bien qui soient existant au moment de l’entrée dans les lieux. Sauf preuve contraire, cette situation peut devenir très compliquée pour vous comme pour votre hôte en l’absence de document écrit.

Voilà pourquoi, malgré le caractère facultatif de l’état des lieux, il est important d’en établir un afin d’assurer tous risques de détérioration ou de disparitions de tout ou une partie de votre bien et de ce qu’il contient et anticiper les éventuels indemnisations (en gardant une partie de la caution en fonction des dégâts). De plus, pour rajouter encore plus de précautions et si vous en sentez la nécessité, n’hésitez pas à prendre une photo de toutes vos pièces et de votre logement afin d’avoir une preuve visuelle en cas de dégradations des lieux.

Comment procéder à l’état des lieux étape par étape ?

Avant de procéder à l’état des lieux, il faudra précisément le mentionner dans votre annonce qu’un état des lieux va se dérouler avant et après leur séjour. Que vous ayez ou non procédé à l’état des lieux d’entrée, il est judicieux de ne pas oublier de réaliser l’état des lieux de sortie car c’est là que vous pourrez voire si votre logement a été rendu dans le même état qu’en entrée ou non.

État des lieux d’entrée

Dans le cas ou l’état des lieux d’entrée a eu lieu, votre état des lieux de sortie vous permettra simplement de faire le bilan et de vérifier avec votre hôte qu’il n’y a pas eu de dégradations du bien ou du mobilier. Ainsi, s’il y a eu des dégradations après son départ des lieux, vous pourrez grâce à ces documents écrits, réclamer d’éventuels indemnisations. Du côté de l’invité, ce document écrit lui permet de preuves en cas d’éventuels réclamations à faire en raison de dégradations apparues après son départ des lieux.

État des lieux de sortie 

Si l’état des lieux d’entrée n’a pas été établi et que le logement n’est pas dans de conditions viables, l’invité peut être tenu responsable de la détérioration de votre bien et de son contenu. C’est pour cela qu’il est tout de même important de faire un état des lieux de sortie car même si votre hôte présume avoir reçu le logement dans de bonnes conditions, il pourra tout de même se protéger contre les éventuelles dégradations postérieures à son départ. Par ailleurs, en plus de pouvoir utiliser le dépôt de garantie, vous pourrez noter les éventuels dégâts causés par le locataire et éviter ainsi d’apporter des preuves ultérieures aux dommages causés.

Dans tous les cas, si l’état des lieux d’entrée et de sortie n’a pas été réalisé mais que votre bien a été détérioré, vous n’aurez aucune preuve écrite pour prouver que l’hôte est la personne responsable ou non de ces détériorations. Sans preuves, votre invité peut ainsi vous réclamer sa caution. C’est pour cela qu’il est important d’utiliser un document avec la liste d’inventaire de votre location de vacances qui sera rattaché au contrat de location saisonnière.

Réussir l’état des lieux d’entrée et de sortie : les étapes à suivre 

Pour être sûre de tous couvrir sur votre document d’état des lieux, il est important que vous suiviez les étapes et appliquez les conseils suivants :

  • Rédaction détaillée du document d’état des lieux : Rédigez votre document d’état des lieux de manière précise et détaillé en vous basant sur notre modèle type de l’état des lieux pour commencer.
  • Exiger l’état des lieux : Rendre l’état des lieux indispensables même en cas de refus de l’invité.
  • Mentionner sur vos annonces : Mentionnez le caractère impérieux de ce document sur la description de vos annonces et que l’état des lieux sera établi lors de la remise des clés de l’arrivée et du départ de l’invité sur les lieux.
  1. Document annexé au contrat de location saisonnière : N’oubliez pas de mentionner que ce document sera annexé au contrat de location saisonnière avec le règlement intérieur.
  2. Présence des deux parties lors de la signature : Assurez-vous que votre invité soit présent lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie afin de signer et remettre un exemplaire à chaque partie. Si vous ne pouvez pas être présent, confiez cette tâche à votre mandataire de confiance. 

Note : Mais si vous ne pouvez ni être présent et ni envoyer un mandataire de confiance pour réaliser l’état des lieux, c’est à ce moment là que la caution va jouer. Assurez-vous d’exiger une caution puis envoyez-leur vos documents sous forme électronique afin qu’il puisse la signer en ligne et vous la renvoyer. En cas de dégradations éventuels et de non-respect des documents signés, vous pourrez toujours garder tout ou une partie de la caution.

Checklist d’état des lieux de location saisonnière : mentions importantes 

Les éléments essentiels de l’état des lieux de la location saisonnière :

L’état des lieux doit comporter certaines informations essentielles à mentionner dans la rédaction de votre document :

  • Type d’état des lieux (si c’est en entrée ou en sortie)
  • La date d’état des lieux
  • Les dates de début et fin de séjour de votre locataire vacancier
  • Nom et prénoms des parties prenantes
  • Localisation du logement
  • Description précise de l’état des éléments de l’inventaire (du mobilier, des équipements et des installations) en entrée et comme en sortie conformément aux dispositions de l’article 25-5 de la loi du 6 juillet 1989.
  • Signature des parties ou de leurs mandataires.
  • Confirmer et indiquer que toutes les parties ont bien un exemplaire de l’état des lieux.
  • Doit être annexé au contrat de location de vacances

En cas de désaccord ou de litiges sur l’état des lieux

Lors de l’établissement de l’état des lieux, y a une probabilité que vous ne parviendrez pas à vous aligner sur la description des conditions des éléments du logement ou à vous mettre d’accord sur la personne responsable des dégâts. Vous allez ainsi devoir recourir à une partie tierce qui va juger votre situation : les services huissiers de la justice qui vont établir un état des lieux litigieux.

En cas de conflit ou de désaccord de l’état des lieux, il ya deux solutions : 

  1. Conciliation : Saisissez de préférence la commission départementale de conciliation car la procédure est gratuite et efficace. Vous devrez faire la demande par envi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. De leur côté, ils essayeront de trouver une solution amiable et satisfaisant pour les deux parties. Autre méthode gratuite est celle de faire appel à un conciliateur de justice.
  2. Saisie du tribunal d’instance : En cas de conflit sérieux ou de l’échec de la conciliation, faites appel à un huissier de justice. Cette méthode ne sera pas gratuite par contre, alors avant d’entamer la procédure, assurez-vous de bien vous renseigner au préalable et de comprendre tout ce qui implique cette méthode (les démarches, les règles, les frais d’huissier, les frais d’avocats, etc).

Réaliser un état des lieux agréable : quelques conseils pour l’accueil 

L’arrivée des invités au sein de votre location saisonnière marquera le ton pour le reste du séjour mais l’accueil des hôtes quant à lui, est le premier contact visuel et physique dont vous aurez avec vos invités. Il est donc important d’avoir une bonne impression en lui faisant le meilleur des accueils tout en réalisant votre état des lieux.

    1. L’accueil avec un sourire : il est important de s’assurer que tout soit claire au niveau de la date, du lieu et de l’heure de rendez-vous pour les accueillir. De plus, il est toujours plus agréable d’être accueilli avec un grand sourire et une joie de vivre plutôt qu’une grimace, alors n’oubliez de montrer votre plus beau sourire !
    2. L’accès à votre location saisonnière : précisez bien comment accéder à votre location saisonnière, l’adresse, les codes, les instructions, le parking et les clés.
    3. Règlement intérieur et équipements : expliquez bien tous les équipements dont ils ont à disposition ainsi que leur utilisation, montrez-leur le code de la wifi, les accès à Netflix si vous en avez, et faites une piqûre de rappel rapide des règles à respecter les plus importants à vos yeux (ne pas faire trop de bruits après 22h00 par exemple).
    4. L’état des lieux : il est préférable de compléter votre état des lieux la veille ou quelques heures avant le séjour afin d’éviter de leur faire perdre du temps. Puis faire un état des lieux rapide à vue d’oeil le jour j et à la fin du séjour afin d’avoir potentiellement l’occasion de les contacter rapidement voire directement.
    5. Un cadeau de bienvenue : profitez-en pour leur offrir des petits produits locaux afin de marquer encore plus l’esprit de vos invités ! N’hésitez pas à rajouter un livret d’accueil numérique en plus du cadeau de bienvenue.
    6. Conseils et Bons plans : n’hésitez pas à leur laisser sur une table une listes de restaurants, d’activités et de lieu à ne pas râter ainsi que des bons plans si vous en avez. Notamment lorsque vous collaborez avec des entreprises locaux, n’hésitez pas à leur partager des offres spéciales.

En suivant ces quelques conseils d’accueil de super hôte, vous marquerez des points additionnelles qui pourraient potentiellement faire revenir vos invités et faire parler de vous. Alors n’oubliez pas de marquer votre accueil en plus de réaliser l’état des lieux !

Que faire dans le cas ou vous ne pouvez être sur place pour l’état des lieux

Il est possible que parfois vous ne pouvez vous déplacer pour accueillir en main propre vos invités et réaliser l’état des lieux. Il n’y a pas de problème car plusieurs solutions vous est offertes pour accueillir à distance !

  1. Faire appelle à une conciergerie : une équipe s’occupera de l’accueil de vos hôtes, de toute la gestion de votre réservation alors plus d’inquiétude, on s’occupe de tout à votre place mais il faudra juste prévenir l’invité en question.
  2. Le digital : il suffit de demander à vos invités de compléter eux même le document d’état des lieux en complétant toute la liste d’inventaire de location saisonnière via un document en ligne en expliquant toute les instructions. 
  3. La technologie : depuis l’existence des objets connectés et l’essor de le technologie, vous pouvez utiliser des serrures intelligentes ou une boîte à clés pour avoir accès à votre logement et compléter la fiche d’état des lieux que vous imprimerez en plusieurs exemplaires en donnant les instructions nécessaires.

Les réglementations et documents qui accompagnent l’état des lieux de location saisonnière 

Il faut savoir que sur ce marché, la loi impose une réglementation pour les locations saisonnières meublées tout comme pour celles qui sont vides. Mais c’est aussi à vous de rajouter des éléments qui vous semble nécessaire pour une bonne gestion de votre activité, même si ce n’est pas obligatoire et imposé par la loi.

Les réglementations obligatoires :

  • En premier lieu, veillez à bien informer vos invités des caractéristiques du logement : surface habitable, tous les équipements à leur disposition, le type de logement et enfin le nombre de pièces.
  • Bien faire apparaître les noms des différentes parties prenantes : les propriétaires et les locataires doivent obligatoirement signer un contrat de location de vacances en insérant leur nom et leur adresse.
  • Se fixer une durée de location : le nombre de nuitée, de semaine ou mois.
  • Les politiques d’annulation et de remboursement : vous devrez expliquer avec précision vos conditions d’annulation et de remboursement, le nombre de jours possible avant annulation, etc.
  • Le règlement d’intérieur : qui permet à vous et à votre invité de s’engager à respecter des règles strictes, claires et concises pour séjourner au sein de votre location saisonnière.
  • La caution en cas de dégradation des lieux : n’oubliez pas d’assurer vos arrières en faisant une demande de caution pour être assuré en cas de dégradations ou d’arnaques.

Tout cela accompagné d’un document supplémentaire strictement nécessaire : l’état des lieux de location de vacances, qui sera annexé au contrat de location de vacances.

C’est pour cela que nous avons créée un inventaire de location saisonnière meublée rien que pour vous : une liste des éléments présents au sein de votre location facile à cocher et évaluer avec des cases conformes au besoin, déjà toutes faites, pour vous faciliter la tâche !

Voilà, maintenant que vous savez tout il est temps de créer votre propre document d’état des lieux de location saisonnière. Vous pouvez télécharger gratuitement notre exemple d’état des lieux composé d’une checklist de l’inventaire que votre bien est susceptible de disposer ou pouvez vous baser sur notre modèle et personnaliser à votre sauce. Anticipez tous risques de dégradations de votre bien et continuez votre marche vers la réussite de votre entreprise de location saisonnière !

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