L’expérience client est la clé du succès dans la quête de bons commentaires sur votre location saisonnière. Autrement dit, il s’agit de leurs attentes et exigences à partir du moment où ils atterrissent sur le site web jusqu’à leur départ de vacances.
Pour rendre chaque expérience client mémorable et ce de la bonne manière, vous avez plein de possibilités à exploiter. Vous pouvez garantir une communication rapide, fournir à vos hôtes un livret d’accueil complet ainsi qu’un service global de style hôtelier 5 étoiles. Mais quelle serait la seule chose dont vous pourrez manquer ? Une lettre de bienvenue !
Dans cet article, nous allons découvrir ce qu’est une lettre de bienvenue, son utilité ainsi que des astuces sur ce que vous pourrez y inclure.
Qu’est-ce qu’une lettre de bienvenue ?
Le nom lui-même est plutôt explicite, une lettre de bienvenue est une introduction à votre propriété. La lettre de bienvenue a un objectif principal: offrir à vos invités une réception personnelle et chaleureuse, même lorsque vous ne pouvez être présent.
Si vous la faites bien, la lettre de bienvenue de la location de vacances aura les effets suivants :
- Établissez un lien avec vos clients et montrez-leur que vous vous engagez à leur offrir une expérience 5 étoiles.
- Faites-leur sentir qu’ils sont les bienvenus, qu’ils sont spéciaux et qu’ils peuvent s’attendre à un séjour confortable.
- Orientez les clients vers les informations qu’ils doivent connaître afin d’éviter tout sentiment de confusion ou de mauvaise communication.
- Rappelez-leur le règlement intérieur qu’ils doivent respecter.
Lisez la suite pour savoir comment rédiger une lettre de bienvenue pour une location de vacances qui fera en sorte que vos invités se sentent comme chez eux tout en leur fournissant toutes les informations nécessaires et utiles sur leur séjour.
La première impression est cruciale dans ce type d’activité et les clients se souviendront toujours de tout ce qui a mal tourné ! Ainsi, en plus de vous assurer que votre maison est impeccable à l’intérieur et à l’extérieur pour chaque invité, écrire une lettre de bienvenue montrera que vous êtes un hôte super attentionné qui se soucie vraiment de l’hospitalité.
Pourquoi ai-je besoin d’une lettre de bienvenue pour une location de vacances ?
La première impression est cruciale dans le secteur de la location de vacances – et les clients se souviendront toujours de tout ce qui n’a pas fonctionné ! En plus de vous assurer que votre maison est impeccable à l’intérieur et à l’extérieur pour l’arrivée de chaque invité, la rédaction d’une lettre de bienvenue contribuera à démontrer que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie réellement de l’hospitalité.
Rappelez-vous que vous n’avez qu’une seule chance de faire votre grande présentation, alors mieux vaut la faire bien ! Les lettres de bienvenue des locations de vacances peuvent également servir de souvenirs de leur séjour s’ils choisissent de les conserver, ce qui pourrait les inciter à réserver à nouveau dans les années à venir ce qui permet de fidélsier vos invités.
Peut-être même prendront-ils une photo de votre aimable accueil et la posteront-ils sur leur Instagram ! Qui sait de combien de façons votre lettre de bienvenue aidera votre entreprise à briller ? Tout cela pour dire que la lettre de bienvenue de votre location de vacances n’est pas seulement une bonne idée, mais plutôt qu’elle est essentielle.
Comment rédiger une lettre de bienvenue pour les invités d’une location saisonnière ?
Vous êtes probablement impatient de faire passer de bonnes vacances à vos hôtes, mais vous ne savez peut-être pas par où commencer, à part « bonjour », « bienvenue » et « merci ». N’ayez crainte car, comme beaucoup d’hôtes, il est tout à fait normal de se sentir dans le noir pour créer une lettre de bienvenue pour une location de vacances pour la première fois. Même ceux qui connaissent parfaitement le secteur de l’hôtellerie peuvent se retrouver bloqués sur la façon d’écrire une lettre de bienvenue pour les hôtes.
Examinons les éléments de base à prendre en compte pour structurer et rédiger votre lettre de bienvenue dans une location de vacances. Si vous n’arrivez toujours pas à trouver les mots, vous pouvez toujours vous référer à notre modèle de lettre de bienvenue pour location de vacances pour vous inspirer.
Pensez à votre public cible
Celle-ci est importante ! Il est essentiel de personnaliser votre lettre de bienvenue (nous y reviendrons plus tard). Vous devez donc vous assurer que vous vous adressez au bon public. Quel type d’invité accueillez-vous ? S’agit-il d’une famille nombreuse ou d’un digital nomad ? Réfléchissez à qui vous vous adressez et le reste viendra un peu plus naturellement.
Tenir compte de l’intention de voyage
Dans le même ordre d’idées, vous devez tenir compte de l’intention de voyage, et pas seulement du profil du client. Prenons l’exemple des vacanciers en famille. Ils peuvent être à la recherche d’un voyage pour débrancher, se ressourcer et se détendre loin de l’agitation habituelle.
D’un autre côté, ils peuvent rechercher l’aventure et une expérience amusante et mémorable pour les enfants. Assurez-vous d’avoir compris leurs intentions et leurs objectifs de voyage avant leur arrivée afin de les intégrer dans la lettre de bienvenue.
Utilisez un exemple de lettre de bienvenue pour une location de vacances
Les clients savent qu’une lettre de bienvenue n’est pas authentique. Si vous vous contentez de recycler un modèle de lettre de bienvenue de location de vacances, ils le sauront. Une lettre de bienvenue du type « insérez votre nom ici » est presque insultante pour le client qui a investi son temps et son argent dans votre logement. Donnez du sens à votre lettre !
Dans cette optique, il n’y a absolument rien de mal à se référer à un modèle de lettre. L’utilisation d’un exemple de lettre de bienvenue pour une location de vacances peut en fait servir de rubrique utile pour ce que vous voulez communiquer aux clients. Veillez simplement à vous approprier la lettre !
Que inclure dans votre lettre de bienvenue ?
Maintenant que nous avons abordé ce que vous devez prendre en compte lors de la rédaction de votre lettre de bienvenue, passons à quelque chose d’un peu plus concret : le contenu. Une bonne communication est essentielle tout au long de l’expérience de location de vacances, et une lettre de bienvenue vous aide à tenir cette promesse ! Utilisez cette section comme une liste de contrôle de ce que vous devez inclure dans votre lettre de bienvenue pour les hôtes.
Voici dix éléments dont vous aurez besoin pour la lettre de bienvenue de votre location de vacances :
1. Ajoutez votre touche personnelle
Une lettre de bienvenue n’est pas un contrat, alors mettez de côté le jargon des affaires et écrivez sur un ton conversationnel et chaleureux, fidèle à votre personnalité et à celle de votre entreprise. Faites part de vos bons souvenirs ou de ce que vous aimez dans votre propriété – n’ayez pas peur d’être un peu personnel !
2. Un message d’accueil personnalisé
Nous vous déconseillons d’écrire la même lettre pour chaque invité mais le faire en haute saison serait un exploit ! Assurez-vous plutôt de toujours personnaliser votre message en insérant les noms de chaque hôte. Cela peut être aussi simple que de souhaiter de bonnes retrouvailles à leur famille ou des bonnes fêtes à votre invité. Vos invités se sentiront plus accueillis et assurés d’avoir toute votre attention durant leur séjour.
Un conseil : vous pouvez créer plusieurs modèles différents afin de pouvoir changer rapidement la personnalisation pour chaque réservation.
3. Petit note d’accueil sur leur séjour
Bien que cela soit un simple geste, un petit message disant que vous espérez que leur séjour a été confortable et agréable les aideront à se sentir attentionnés par vos gestes.
Vos invités se sentiront chouchouté par vous, ils sauront que vous vous souviez d’eux et que vous leur souhaitez le meilleur des séjours. Vous contribuez à donner un avant goût de leur voyage, alors si vous avez remarqué qu’ils ont réservé pour leur lune de miel, mentionnez-le ! Les plus petits gestes sont ceux qui contribuent le plus à la satisfaction des invités.
4. Détails sur la propriété
5. Un mot sur vous
L’objectif de la lettre de bienvenue est de rendre l’expérience plus personnelle pour les clients ; pourquoi ne pas le faire en devenant personnel ? Une petite présentation de vous-même, de la création de l’entreprise et du lien avec le voyage peut être utile et rendre l’expérience moins transactionnelle.
En donnant un visage au nom et à l’entreprise, vous posez les bases d’un accueil chaleureux et d’un confort maximal pour vos hôtes.
6. Détails sur le livret d’accueil et le livre d’hôtes
La plupart des propriétaires et des hôtes laisseront un livret d’accueil complet à côté de leur lettre de bienvenue. C’est ici que vos invités pourront trouver les informations précises sur votre location, sur le lieu ainsi que d’autres infos pratiques. Assurez-vous de bien laisser le livret d’accueil avec la lettre. C’est également une bonne occasion pour les clients de consulter votre livre d’hôtes de location saisonnière pour pouvoir laisser leurs commentaires !
7. Récapitulation des règles importantes de la maison
Bien que vous laissiez probablement votre règlement intérieur dans votre livre de bienvenue, vous pouvez utiliser la lettre de bienvenue de votre location de vacances pour rappeler les règles les plus importantes. Heures de tranquillité après 23 heures ? Animaux non admis ? Rappelez à vos hôtes qu’il y a des règles à respecter et qu’ils peuvent se référer à votre livre de bienvenue s’ils ont des questions.
N’insistez que sur les règles importantes. Vous ne voulez pas donner l’impression d’un contrôle excessif en insistant trop sur les règles. Orientez-les doucement vers le livre de bienvenue pour tous les détails et ne mentionnez que les points importants dans la lettre de bienvenue.
8. Informations de contact
Bien que vous aurez déjà mis à disposition tous les numéros d’urgences locaux dans le pack d’accueil, il est sage de laisser vos propres coordonnées (ou celles de votre gestionnaire immobilier) à portée de main. Rappelez vos hôtes de vous avertir dès le moindre problème ou insatisfaction durant les premières 24 heures de séjour afin de les résoudre au plus vite.
Il va sans dire que vous voulez que vos hôtes passent un excellent séjour chez vous, mais pour autant ils ne vont pas s’énerver pour leur rappeler cela ! Alors signez votre lettre de bienvenue avec une note indiquant à quel point vous espérez vraiment qu’ils passeront un séjour agréable et reposant. Lorsqu’il sera temps d’être évalué par vos hôtes, vos vœux les plus favorables vous auront aidé à obtenir un score élevé pour le service à la clientèle.
9. Conseils d’un habitant
Vos invités vont vous considérer comme l’expert de la région. Prouvez votre statut d’habitant du coin en leur donnant des conseils d’initiés. Votre livre de bienvenue est l’endroit où vous allez donner tous les détails sur ce qu’il faut faire, voir, visiter et expérimenter, mais ajouter quelques informations sur la ville dans votre lettre de bienvenue ne fera pas de mal !
Restez bref en ajoutant une petite note comme « N’oubliez pas de vous arrêter à la boulangerie en bas et dites-leur que c’est Dorothy qui vous envoie ».
10. Un agréable message de départ
Il va sans dire que vous voulez que vos hôtes passent un excellent séjour chez vous, mais pour autant ils ne vont pas s’énerver pour leur rappeler cela ! Alors signez votre lettre de bienvenue avec une note indiquant à quel point vous espérez vraiment qu’ils passeront un séjour agréable et reposant. Lorsqu’il sera temps d’être évalué par vos hôtes, vos vœux les plus favorables vous auront aidé à obtenir un score élevé pour le service à la clientèle.
Lettres de bienvenue de l’OTA
Tout comme vous voudrez personnaliser votre lettre en fonction du type d’invité que vous allez accueillir, vous voudrez également personnaliser la lettre de bienvenue en fonction du type d’hébergement que vous proposez ou même de la plateforme par laquelle vos invités ont réservé. En allant encore plus loin dans les détails et la personnalisation de la lettre de bienvenue, vous montrerez à vos hôtes à quel point vous vous souciez d’eux et appréciez leur réservation.
Lettre de bienvenue de Vrbo
Cette OTA s’adresse à tous ceux qui recherchent une propriété entière. Dans ce contexte, les clients attendent un certain niveau de qualité de leur réservation Vrbo. Veillez à ce que votre lettre de bienvenue corresponde aux attentes de vos clients vis-à-vis de Vrbo.
Il peut également être utile d’inclure des informations ou des règles spécifiques à Vrbo dans la lettre de bienvenue. Les clients peuvent ne pas connaître la plateforme ou votre location de vacances, il est donc important que vous les accueilliez sur les deux fronts.
Lettre de bienvenue d’Airbnb
Airbnb propose un large éventail d’hébergements, des cabanes dans les arbres aux lofts en ville – cette plateforme a tout pour plaire. En raison de son rendement massif de locations de vacances, certains propriétaires de locations de vacances se demandent comment accueillir leurs invités selon l’OTA.
Nous savons qu’il n’est pas facile d’écrire une lettre de bienvenue spécifique à Airbnb, c’est pourquoi nous avons consacré un article entier, avec un modèle téléchargeable, pour répondre à toutes vos préoccupations. Consultez notre guide complet de la lettre de bienvenue Airbnb ici.
À retenir
Ce n’est pas une étape que vous voulez sauter lorsqu’il s’agit de créer une expérience ultime pour vos invités. Vos invités s’attendent à un accueil chaleureux, que vous soyez présent ou non sur le pas de la porte à leur arrivée. Ils vous ont donné leur temps et leur argent, vous devez donc leur montrer votre gratitude. Quelle meilleure façon de le faire que par le biais d’une lettre de bienvenue ?
Nous vous présentons ici les éléments essentiels à inclure dans votre lettre de bienvenue et quelques considérations importantes à prendre en compte lors de la rédaction de votre propre texte. En fin de compte, la lettre de bienvenue vous appartient et doit refléter le style et la forme de gratitude que vous souhaitez communiquer à vos invités.
Téléchargez notre modèle de lettre de bienvenue pour les locations de vacances
Le blocage de l’écriture de la lettre de bienvenue a eu raison de vous ? Si vous êtes à la recherche d’un modèle de lettre de bienvenue pour une location de vacances que vous pouvez adapter à votre activité, vous pouvez télécharger le modèle de lettre de bienvenue que nous avons créé spécialement pour vous. Vous pouvez facilement l’imprimer, combler les lacunes et la laisser sur la table de la cuisine avec votre livre de bienvenue ou dans la chambre principale si vous voulez être sûr qu’elle sera lue.
Voici un modèle de lettre de bienvenue pour une location de vacances que vous pouvez adapter à vos propres besoins et utiliser sur n’importe quelle plateforme de location de vacances :
