Modèle de lettre de bienvenue pour location saisonnière

L’expérience client est la clé du succès. Une bonne expérience client vous permet de recevoir des commentaires positifs. Et qui dit commentaires positifs, dit plus de réservations. Pour que vos clients passent le meilleur séjour possible, vous ne devez rien négliger : leur séjour doit se dérouler comme sur des roulettes à partir du moment où ils souhaitent réserver sur votre page ou votre annonce, jusqu’au moment où ils reprennent la route après avoir passé un agréable séjour.

Comme on le dit souvent, la communication est la clé. Pour rendre l’expérience de chaque client mémorable, il faut penser à garantir une communication fluide et rapide, fournir à vos invités un livret d’accueil complet avec toutes les informations nécessaires pour leur séjour.

Et n’oublions pas non plus la petite touche personnelle pour un accueil chaleureux : la lettre de bienvenue ! Un petit message personnalisé quand les invités arrivent, ça peut faire toute la différence.

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Table des matières Montrer

Qu’est-ce qu’une lettre de bienvenue ?

Une lettre de bienvenue pour une location saisonnière est un message personnalisé que vous rédigez à l’intention de vos clients dès leur arrivée dans la propriété. C’est une façon chaleureuse et attentionnée de les accueillir et de leur souhaiter un agréable séjour.

L’objectif du message de bienvenue est de créer une atmosphère conviviale, d’aider vos clients à se sentir comme chez eux et de leur fournir des informations utiles pour rendre leur séjour agréable et qu’il se déroule sans soucis.

Voici certaines informations à inclure dans votre lettre de bienvenue pour que vos invités puissent se sentir comme à la maison :

Établissez un lien avec vos clients et montrez-leur que vous vous engagez à leur offrir la meilleure expérience possible.
Faites-leur sentir qu’ils sont les bienvenus, qu’ils sont importants et qu’ils peuvent s’attendre à un séjour agréable chez vous.
Apportez des informations utiles sur les documents importants pour éviter toute confusion.
Rappelez-leur le règlement intérieur qu’ils doivent respecter.

Besoin d’un coup de main pour rédiger une lettre d’accueil complète pour l’accueil de vos clients dans les meilleures conditions, même lorsque vous êtes absent ? Découvrez notre article complet ainsi que notre modèle gratuit de lettre de bienvenue à télécharger au format PDF.

Pourquoi ai-je besoin d’une lettre de bienvenue pour une location de vacances ?

La première impression est cruciale lors de l’accueil de vos invités au sein de votre hébergement. De plus, les clients se souviennent souvent des détails négatifs. C’est pourquoi, en plus de vous assurer que votre maison est impeccable à l’intérieur comme à l’extérieur, écrire un message de bienvenue montrera que vous êtes un(e) hôte très attentionné(e) qui se soucie vraiment de ses invités !

La première impression se joue en quelques secondes ! Arriver et trouver une note personnalisée peut marquer la différence aux yeux de vos invités. Certains clients gardent ces messages personnalisés comme souvenirs. Si vos clients choisissent de conserver la lettre de bienvenue, cela pourrait les inciter à réserver à nouveau dans les années à venir. Une lettre de bienvenue peut être un outil indirect pour fidéliser vos invités.

Sur Instagram on peut également retrouver des photos de messages de bienvenue qui ont particulièrement plu à certains voyageurs. Cela peut donc mettre en avant votre hospitalité auprès de nouveaux clients potentiels. Tout cela pour dire que la lettre de bienvenue de votre location saisonnière n’est pas seulement une petite attention supplémentaire, mais plutôt un document essentiel qui peut marquer toute la différence.

Comment rédiger un message de bienvenue pour les invités de location saisonnière ?

La rédaction d’une première lettre de bienvenue pour vos invités peut être laborieuse. On comprend, le syndrome de la page blanc ça peut arriver. Vous voulez dire beaucoup de choses sur votre hébergement et en même temps, vous ne savez pas par où commencer. Pas de problème, on va y aller étape par étape !

Examinons ensemble les éléments de base à prendre en compte pour structurer et rédiger votre lettre de bienvenue pour location de vacances. Si vous n’arrivez toujours pas à trouver les mots, vous pouvez toujours vous référer à notre modèle de lettre de bienvenue à télécharger. C’est aussi simple que ça !

Pensez à votre public cible

Il est essentiel de personnaliser votre lettre de bienvenue (nous y reviendrons plus tard). Vous devez donc vous assurer que vous vous adressez au bon public. Quel type d’invité accueillez-vous ? S’agit-il d’une famille nombreuse ou d’un digital nomad ? Avant de commencer à rédiger votre lettre de bienvenue, réfléchissez à qui vous vous adressez et le reste viendra plus naturellement.

Prenez en compte le but du voyage

Toujours pour mieux cerner vos invités, vous devez tenir compte de l’intention de leur voyage, et pas seulement du profil client. Prenons l’exemple de vacanciers qui partent en famille. Ils peuvent être à la recherche d’un voyage pour déconnecter, se ressourcer et se détendre loin de l’agitation habituelle.

D’un autre côté, ils peuvent rechercher l’aventure et une expérience mémorable pour les enfants. Assurez-vous d’avoir compris leurs intentions et leurs objectifs de voyage avant leur arrivée afin de les intégrer dans la lettre de bienvenue.

Utilisez un exemple de message de bienvenue pour votre location de vacances

Les clients savent qu’une lettre de bienvenue recyclée ou très générale n’est pas authentique. Si vous vous contentez d’utiliser un modèle de lettre de bienvenue de location saisonnière, cela se verra. Une lettre de bienvenue avec des indications telles que «insérez votre nom ici» ne sera pas très bien vue par le client qui a investi son temps et son argent pour loger chez vous. Donnez du sens à votre lettre ! Vous allez voir, ce n’est pas sorcier.

Il n’y a absolument rien de mal à se référer à un modèle pour votre message de bienvenue. L’utilisation d’un exemple de lettre pour votre location saisonnière peut vous aider à rédiger votre message. Veillez simplement à rendre cette lettre plus personnelle en ajoutant des informations sur les activités aux alentours et des conseils persos !

Vous pouvez vous inspirer de notre modèle de lettre de bienvenue. N’oubliez pas de la personnaliser pour qu’elle reflète le charme et le style unique de votre propriété.

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Que dois-je inclure dans ma lettre de bienvenue ?

Maintenant que nous avons abordé ce que vous devez prendre en compte avant la rédaction de votre lettre de bienvenue, passons à quelque chose de plus concret : le contenu. Une bonne communication est essentielle tout au long de l’expérience de location pour vos clients, et une lettre de bienvenue vous aidera à tenir cette promesse !

Voici dix éléments à prendre en compte pour le contenu de votre message de bienvenu :

1. Ajoutez votre touche personnelle

Une lettre de bienvenue n’est pas un contrat, alors mettez de côté technique et écrivez avec un ton amical et chaleureux, fidèle à votre personnalité et à celle de votre entreprise. Faites part de ce que vous aimez dans votre hébergement. En un mot : n’ayez pas peur d’être un peu personnel !

2. Créez un message d’accueil personnalisé

Nous vous déconseillons d’écrire la même lettre pour chaque invité. Cependant en haute saison il peut être difficile d’écrire à chaque fois un nouveau message unique. Assurez-vous plutôt de toujours personnaliser au minimum votre message en insérant les noms de chaque hôte, certaines lignes sur la saison ou les activités du moment. Cela peut être aussi simple que de souhaiter de bonnes fêtes de fin d’année, proposer des marchés locaux en été, etc. N’oubliez pas non plus de signer !

Un conseil : vous pouvez créer plusieurs modèles différents afin de pouvoir changer rapidement la personnalisation pour chaque réservation.

3. Ajoutez un mot d’accueil sur le séjour

Bien que cela soit juste une phrase, un court message disant que vous espérez que le séjour de vos invités se passera à merveille peut faire toute la différence. Cela montre que vous êtes attentionné et que vous faites attention au bien-être de vos invités. Les plus petits gestes sont souvent ceux qui contribuent à la plus grande satisfaction.

4. Mentionnez des informations sur la propriété

Ajoutez un paragraphe pour rappeler aux invités l’adresse exacte de votre propriété. N’oubliez pas que les clients peuvent venir d’un autre pays et avoir un format d’adresse complètement différent. C’est à vous de fournir tous les détails concernant la propriété afin que les invités se sentent à l’aise pour s’orienter. Cela permettra d’éviter tout problème lors du retour à votre domicile après avoir exploré les environs de votre hébergement.

5. Écrivez un mot sur vous

L’objectif de la lettre de bienvenue est de rendre l’expérience plus personnelle pour les clients. C’est un également un moyen de leur dire “bienvenue chez nous”. Alors donnez quelques informations sur vous, justement : une petite présentation de vous-même, de la création de l’entreprise et du lien avec le voyage que vous avez peut être apprécié et rendre l’expérience moins transactionnelle.

En donnant un visage à votre location saisonnière, vous posez les bases solides pour un accueil chaleureux et une expérience unique.

6. Indiquez des informations sur le livret d’accueil et le livre d’or

La plupart des hôtes laissent un livret d’accueil complet à côté de leur lettre de bienvenue. C’est ici que vos invités pourront trouver des informations précises sur votre location, les activités à faire ainsi que d’autres infos pratiques. La lettre de bienvenue est également une bonne occasion pour les clients de consulter votre livre d’or pour pouvoir laisser leurs commentaires !

7. Faites un récapitulatif des règles importantes de la maison

Même si vous laissez le règlement intérieur à côté de votre lettre de bienvenue, vous pouvez utiliser ce message pour rappeler les règles les plus importantes. Les heures de repos où le bruit n’est pas toléré, les animaux admis ou non, les heures d’ouverture de la piscine, etc. Rappelez à vos hôtes qu’il y a des règles à respecter et qu’ils peuvent se référer à votre livret d’accueil s’ils ont des questions.

N’insistez que sur les règles importantes. Vous ne voulez pas donner l’impression d’un contrôle excessif en insistant trop sur les règles. Orientez-les doucement vers le livret d’accueil pour tous les détails et ne mentionnez que les points importants dans la lettre de bienvenue.

8. N’oubliez pas les informations de contact

Même si vos invités peuvent déjà trouver tous les numéros d’urgence dans le livret d’accueil, il est important de laisser vos coordonnées (ou celles du gestionnaire) à portée de main. Rappelez à vos invités de vous avertir s’il y a le moindre problème ou insatisfaction durant les premières 24 heures de séjour afin de les résoudre au plus vite.

9. Proposez des bonnes adresses

Vos invités vont vous considérer comme l’expert de la région, ils seront donc ravis si vous leur donner des conseils et des bonnes adresses de la part d’un habitant du coin. À l’aide de votre message de bienvenue, vous pouvez donner tous les détails sur ce qu’il faut faire, voir, visiter, manger, etc. Ajouter quelques informations sur la ville dans votre lettre de bienvenue ne fera pas de mal.

Restez bref en ajoutant quelques informations telles que « N’oubliez pas de vous arrêter à la boulangerie en bas de la rue et dites-leur que c’est Clara qui vous envoie ».

10. Terminez par un agréable message

Signez votre lettre de bienvenue avec une phrase indiquant que vous espérez que vos invités passeront un séjour agréable et reposant. Ce gentil commentaire restera probablement à l’esprit de vos invités au moment d’écrire un avis à propos de leur séjour.

Les lettres de bienvenue des OTA

Il est important de personnaliser votre lettre de bienvenue en fonction du type d’invité que vous accueillez, ainsi que du type d’hébergement que vous proposez ou de la plateforme par laquelle vos invités ont réservé. En approfondissant les détails et la personnalisation de ce message, vous démontrez à vos hôtes à quel point vous vous souciez d’eux et appréciez le fait qu’ils aient réservé votre hébergement.

Lettre de bienvenue d’Abritel

En adaptant votre lettre de bienvenue pour les clients qui ont résevé sur Abritel (groupe Vrbo), vous montrez que vous êtes attentif à leur réservation spécifique et que vous êtes familiarisé avec les spécificités de la plateforme, ce qui peut contribuer à une expérience client positive et à de bonnes évaluations sur Abritel.

Voici quelques éléments à considérer :

Faites référence à la réservation spécifique effectuée sur Vrbo pour montrer votre prise de conscience du choix de la plateforme par le client.
Fournissez des instructions détaillées sur l’arrivée à la propriété en tenant compte des informations spécifiques de Vrbo, telles que les indications sur l’emplacement, les codes d’accès ou les clés, le stationnement, etc.
Mentionnez les coordonnées de support de Vrbo pour offrir un point de contact supplémentaire en cas de questions ou de problèmes liés à la réservation ou à la plateforme.
Ajoutez des politiques ou exigences spécifiques de Vrbo, tels que les remboursements, les règles d’annulation ou les procédures de réclamation, dans la lettre de bienvenue.
Encouragez les clients à laisser un commentaire sur leur expérience de séjour sur Vrbo afin de renforcer votre crédibilité en tant qu’hôte et d’attirer d’autres clients potentiels.

Lettre de bienvenue d’Airbnb

Tout comme pour les réservations provenant d’Abritel, vous devez adapter votre lettre de bienvenue à vos invités qui sont passés par la plateforme Airbnb.

Faites référence à la réservation spécifique effectuée par le client sur la plateforme Airbnb.
Assurez-vous d’inclure les règles de la maison spécifiques à Airbnb, comme celles liées aux animaux domestiques, au tabagisme ou aux événements autorisés. Vous pouvez également rappeler les consignes de sécurité fournies par Airbnb pour garantir la sécurité des clients.
Ajoutez les politiques spécifiques pour les clients réservant via Airbnb, comme des règles d’annulation ou des procédures de réclamation.
Incitez vos clients à laisser un commentaire sur leur expérience de séjour sur la plateforme Airbnb.
Soulignez l’importance de la messagerie interne d’Airbnb pour toute communication pendant le séjour. Expliquez à vos invités que vous êtes disponible via cette fonctionnalité pour répondre à leurs questions ou les assister en cas de besoin.

Nous savons qu’il peut être plus délicat d’écrire une lettre de bienvenue spécifique pour vos invités Airbnb, c’est pourquoi nous avons consacré un article entier (avec un modèle téléchargeable) pour répondre à tous vos doutes. Consultez notre guide complet de la lettre de bienvenue Airbnb ici.

Checklist

Votre stylo à la main, vous êtes prêt(e) à vous lancer dans l’écriture de votre lettre d’accueil pour les invités de votre location saisonnière. Une courte note personnalisée est indispensable pour faire la différence lorsque vos clients se rendent pour la première fois chez vous. Que vous soyez présent ou non, voici les différents éléments à ajouter dans votre message de bienvenue pour que vos invités puissent se sentir comme à la maison.

Saluez vos clients de manière personnelle et exprimez votre gratitude pour leur choix de séjourner dans votre location.
Personnalisez le contenu en fonction du type de clients, le motif du voyage, la saison de l’année, etc.
Ajoutez quelques mots sur vous pour un accueil plus personnel.
Souhaitez à invités un bon séjour, montrez que vous faites attention à eux et que vous êtes présents en cas de besoin.
Ajoutez les informations importantes sur l’hébergement tel que l’adresse précise pour les déplacements des clients.
Mentionnez les autres documents importants pour le bon déroulement du séjour (livret d’accueil, livre d’or, etc)
Résumez les règles les plus importantes au sein de l’hébergement et des parties communes.
Ajoutez vos coordonnées pour que les clients puissent vous contacter rapidement.
Indiquez des conseils et bonnes adresses pour visiter les environs.
Souhaitez un bon départ pour le retour de vos invités !

Nous vous présentons ici les éléments essentiels à inclure dans votre lettre de bienvenue et quelques considérations importantes à prendre en compte lors de la rédaction de votre message. En fin de compte, la lettre de bienvenue vous appartient et doit refléter votre identité. Chaque lettre est unique. A vous de la personnaliser !

Téléchargez notre modèle de lettre de bienvenue pour locations saisonnières

Toujours en manque d’inspiration ? Si vous êtes à la recherche d’un modèle de lettre de bienvenue pour votre location saisonnière, vous pouvez télécharger notre modèle gratuit de lettre de bienvenue au format PDF. Celui-ci s’adapte aux différentes plateformes de réservation. Vous pouvez facilement le modifier selon votre activité et vos clients, puis l’imprimer !