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Pourquoi et comment créer un livret d’accueil numérique

Pourquoi et comment créer un livret d’accueil numérique

Aujourd’hui, il semble que de nouvelles inventions ou solutions techniques apparaissent chaque jour. Des dispositifs qui empêchent l’organisation de fêtes aux channel managers, il existe des dizaines d’outils et de technologies de pointe pour vous aider à mieux gérer votre activité de location de vacances.


 

Mais, lorsque l’on voit toutes ces bonnes idées, on peut se demander pourquoi il est intéressant d’investir dans un livret d’accueil numérique.

Chez Touch Stay, nous aimons voir les livrets d’accueil comme l’équilibre parfait entre le personnel et le professionnel. C’est certain, ils aident avant tout les voyageurs dans l’organisation et le déroulement de leur séjour — mais ils permettent également à vos clients de mieux vous connaître en leur faisant découvrir leur destination à travers votre regard. Dans un secteur aussi personnel que celui de la location saisonnière, y a t-il quelque chose de plus important ?

Vous n’êtes pas encore convaincu que vous pourriez tirer parti d’un livret d’accueil numérique ? Découvrez dans cet article 5 raisons qui montrent que votre location saisonnière en a réellement besoin !

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil numérique ?

Concrètement, un livret de bienvenue digital de votre location saisonnière est un outil qui permet d’offrir aux clients les informations dont ils ont besoin pour tout savoir non seulement de votre hébergement, mais aussi ce qu’il y d’intéressant dans la région. Un livret de bienvenue numérique de location saisonnière est en fait la présentation à vos visiteurs de l’hébergement dans lequel ils vont passer leurs vacances. 

Avec des informations détaillées sur la maison, les équipements, l’entretien et les lieux d’intérêt proche, ces livrets modernes sont un vrai premier guide pour les visiteurs. C’est toujours très apprécié et promet au propriétaire des avis très positifs, contre un peu de temps et une modique somme à investir. De plus, nous pouvons souligner que ce type de livret d’accueil correspond énormément aux voyageurs appartenant à la générations des “Millenials”, qui sont en moyenne les voyageurs les plus connecté et de plus en plus adepte de location saisonnières.

Pourquoi vous avez besoin d’avoir un livret d’accueil numérique

Se munir d’un livret d’accueil digital peut vraiment s’avérer très intéressant pour améliorer l’expérience clients des visiteurs. Cette petite touche spéciale s’accompagne de quelques avantages qu’il ne faut vraiment pas ignorer si vous voulez augmenter l’appréciation des clients et donc votre nombre de réservations.

Livret d'accueil numérique utile

1. Il permet de simplifier la vie des voyageurs

Quel est le code de la porte d’entrée ? Comment faire marcher le lave-vaisselle ? Où sont rangées les serviettes de toilette supplémentaires ?

Les voyageurs ont souvent beaucoup de questions lorsqu’ils arrivent dans un logement de vacances. Entre les appels téléphoniques et les emails, vous en viendriez même à penser qu’ils aiment vous déranger… En réalité, les voyageurs n’aiment pas beaucoup demander de l’aide et préfèrent avoir toutes les réponses à leurs questions plutôt que de vous demander au fur et à mesure.

Avec un livret d’accueil numérique, vous pourrez rassembler tous les détails qui pourraient être utiles aux voyageurs en un seul et même endroit. Plutôt que d’envoyer le code d’entrée par email, de coller la notice d’utilisation du lave-vaisselle sur le mur et de préciser l’emplacement du linge de toilette supplémentaire sur une lettre de bienvenue, vous pourrez diriger vos clients vers un document numérique. Ils pourront ainsi le partager avec les autres voyageurs de leur groupe afin que tout le monde puisse accéder à ces informations.

2. C’est un bon moyen de supporter le commerce local

Pour bien connaître le voisinage, il faut des années. Il est donc impossible pour des voyageurs ne séjournant que quelques jours chez vous de découvrir les petits magasins familiaux du coin, les restaurants préférés des locaux et autres merveilles cachées de votre quartier sans vos conseils.

C’est là que vous, et votre livret d’accueil, pouvez faire la différence. Vous pouvez vous positionner en tant qu’expert de votre quartier/ville et donner des conseils avisés à vos clients – votre adresse préférée pour prendre le petit-déjeuner, la meilleure plage pour éviter les foules, le supermarché le plus proche de chez vous, etc.

Vous rendrez ainsi bien des services aux voyageurs, mais vous aiderez également les commerces locaux. Et dans un monde où les relations entre les propriétaires de locations saisonnières et les locaux sont parfois tendues, ce genre de geste sera particulièrement bien venu.

3. Il sera toujours à la portée de vos clients

Un livret d’accueil classique peut uniquement être consulté lorsque les voyageurs l’ont entre les mains — et il finit bien souvent par ramasser la poussière sur la table basse…

Mais en proposant un livret numérique, vos clients pourront le consulter dès le moment de leur réservation, simplement en cliquant sur un lien. Vous pourrez ainsi les préparer à passer un bon moment dans votre logement grâce à vos conseils et suggestions avisés.

Encore plus important, les voyageurs pourront y accéder pendant toute la durée de leur séjour. Cela signifie qu’ils pourront très facilement écouter vos conseils et aller dans les restaurants que vous suggérez ou visiter tel ou tel magasin une fois hors de votre logement. Et s’ils préfèrent emporter avec eux un guide en version papier, ils pourront également l’imprimer.

4. Il permet de souligner votre personnalité de manière professionnelle

Votre location de vacances est unique, alors pourquoi votre livret d’accueil ne devrait-il pas l’être aussi ?

Votre livret doit vous représenter : votre marque, votre logo, vos couleurs, vos photos. C’est pour cela qu’il est essentiel que vous choisissiez un fournisseur qui vous laisse customiser totalement votre livret d’accueil afin que vous puissiez y mettre votre touche personnelle et qu’il soit en accord avec l’image de votre logement. Cela signifie également qu’il faut éviter d’y placer une marque tierce ou un message caché.

En plus d’être totalement personnalisables, il est important que les livrets de bienvenue soient optimisés pour tous les dispositifs et qu’ils soient conçus de manière professionnelle. En bref, vous pouvez tout à fait laisser parler votre personnalité mais il est important de conserver une image professionnelle sérieuse.

5. Il est de plus en plus attendu

Alors que le niveau de professionnalisme ne cesse de s’élever dans le secteur de la location de vacances, il en va de même en ce qui concerne les attentes des clients. Les voyageurs ne cherchent en effet plus seulement un endroit pour se loger, ils attendent également que leurs hôtes soient accueillants et informatifs.

Si vous suivez la série de Netflix “Venez chez moi”, vous avez certainement remarqué que, dans chaque épisode, les experts mentionnent qu’un livret d’accueil est nécessaire — en particulier une version numérique avec laquelle les clients peuvent interagir et qu’ils pourront utiliser pour explorer la destination.

6. Il est adaptable et pratique 

Investir dans un livret d’accueil numérique est un excellent moyen d’améliorer l’expérience de vos clients, tout en vous facilitant le processus de gestion. En effet, il facilite la gestion des tâches les plus banales qui peuvent cependant s’avérer longues sur format papier, en vous permettant de gagner du temps à l’aide d’une communication automatisée avec vos clients (qui vous évite donc d’ intervenir chaque jour de leur voyage). Mais aussi, grâce à des sections faciles à modifier permettant de mettre à jour tous changements rapidement et simplement. 

Le livret d’accueil digital permet également d’améliorer votre relation avec vos clients, à l’aide de cette communication pouvant être régulière et des informations toujours correctes qui contribuent donc à créer un climat de confiance entre vous et vos clients. Cela augmentera vos chances qu’ils laissent d’excellents commentaires, et donc que vous les fidélisiez.  

Le livret d’accueil numérique est aussi très pratique à gérer, dans la mesure où il est facile à mettre à jour, facile à entretenir, et facile à personnaliser. Avec cet outil, vous n’avez donc jamais d’informations, de recommandations ou d’instructions périmées, et vous n’encombrez pas vos invités avec des pages fragiles qui vieillissent ou se déchirent. Et enfin, vous pouvez maintenir une image de propriétaire moderne et attentionné en permanence.

Comment créer un livret d’accueil numérique

Pour créer un livret d’accueil digital, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez le faire vous-même à l’aide d’applications ou outils dédiés tel que StayTouch,  mais aussi en téléchargeant notre guide de création de livret d’accueil qui contient toutes les étapes et éléments nécessaires à la création du votre.

Avec ces outils, la conception de votre propre livret d’accueil numérique sera des plus simple et vous permettra d’enfin proposer à vos futurs visiteurs cette nouvelle touche moderne. Prévoyez tout de même un peu de temps pour le réaliser, afin de ne rien oublier et d’être sûr que votre hébergement n’aura aucun secret pour ces derniers. 

En parlant d’étapes à suivre, lisez la section suivante pour savoir, dans les grandes lignes, ce que vous devez indiquer dans votre livret d’accueil numérique pour le rendre utile et intéressant.

Que doit contenir le livret d’accueil digital? 

Votre livret d’accueil numérique se doit d’être structuré afin d’être clair et compréhensible pour vos visiteurs. Il doit aussi être exhaustif, afin de répondre à toutes les interrogations que ces derniers pourraient avoir et donc leur donner la sensation de “maîtriser” votre logement en ayant à peine commencé leurs séjours. Voici les informations importantes à intégrer dans votre livret d’accueil digital.

Consulter livret d'accueil digital

Un mot de bienvenue 

Commencer votre livret d’accueil digital avec un court mot de bienvenue, afin de vous présenter et leur présenter votre sympathie. Un mot de bienvenue bien tourné peut réellement donner l’envie au lecteur de lire la suite, et donner l’impression que vous vous préoccupez vraiment du confort de vos visiteurs.

Une brève introduction de votre hébergement 

Il peut ensuite être pertinent et ludique d’écrire une courte page sur l’histoire du logement, si elle est particulière et si vous en avez déjà connaissance. Cette page peut raconter quand les fondations ont été créées, dans quel contexte, quels travaux vous avez effectués, ou encore pourquoi vous avez choisi cette décoration. N’hésitez pas à intégrer des photos pour illustrer vos propos. Présenter cette partie sous forme de récit permettra  de créer une petite histoire autour du logement et donc de lui apporter une aura particulière.

Un guide de l’hébergement 

Après un cours sommaire, insérez un guide du logement. Présentez les informations importantes sur votre établissement pour qu’il n’ai plus de secret pour les visiteurs, mais aussi le règlement. Essayez de toujours tourner ce dernier de sorte à donner l’impression qu’il est fait pour améliorer leur confort. Lister toutes les règles relatives aux déchets, aux horaires, aux voisinage, au parking ou encore celles relatives aux fumeurs ou aux enfants. Soyez exhaustif afin qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises aussi bien pour vous que pour les visiteurs.

Les informations importantes

Il ne faut jamais oublier de prévoir les mesures à prendre en cas problèmes. Listez les coordonnées et numéros d’urgence tels que l’hôpital ou commissariat le plus proche, leurs numéros, celui des pompiers ou encore celui des voisins. Il est aussi important de penser aux voyageurs étranger qui n’ont pas forcément connaissance des habitudes françaises ou du système de santé local.

Un guide d’utilisation 

Enfin, pensez à insérer le manuel d’utilisation des équipements électroménagers et autres outils comme la wifi, la télévision, le barbecue, la piscine ou la cheminée si vous en avez une dans votre hébergement. Le moindre équipement, même les plus simple et évident, doit avoir sa notice. Cela évitera aux voyageurs de chercher à comprendre comment fonctionnent vos appareils pendant des heures,  et donc empêchera de générer une frustration qui pourra impacter leur appréciation de votre logement. Cela permettra ainsi d’éviter les avis négatifs, mais aussi le risque qu’ils abîment les appareils en les utilisant de la mauvaise façon.

Proposer les mêmes instructions en anglais, si vous le pouvez, pourrait être aussi très judicieux afin de montrer aux voyageurs étrangers que vous pensez à eux et ainsi augmenter drastiquement leur compréhension de votre équipement. 

Un guide des choses à faire hors de l’hébergement

Pour conclure votre livret d’accueil numérique, vous pouvez éventuellement proposer un guide des activités à faire autour de votre établissement. Quand des voyageurs réservent des locations saisonnières, c’est très souvent dans l’objectif de changer d’air et donc de visiter les alentours. Ils peuvent également vouloir éviter le tourisme de masse si votre logement se situe dans une grande ville / capitale, alors n’hésitez pas à ajouter vos propres adresses et lieux favoris. Cela permettra aux voyageurs de se sentir plus proches de vous et, si vos recommandations font mouche, de laisser un commentaire positif sur leur séjour. 

Comment envoyer votre livret d’accueil digital à vos invités

Il existe différentes approches en ce qui concerne la manière d’envoyer de votre livret d’accueil digital.

Certains hôtes envoient le livret d’accueil digital de manière automatisée, ce qui s’effectue donc dès que la réservation a été prise. D’autres préfèrent envoyer le livret d’accueil digital peu avant l’heure d’arrivée prévue des voyageurs. L’envoi du livret numérique de cette manière s’accompagne souvent d’un mail qui remerciera le voyageur de sa réservation, en indiquant qu’il sera contacté  peu avant son arrivée dans le logement pour recevoir les détails sur le fonctionnement de ce dernier ; à savoir le livret d’accueil numérique. 

Commentaire positif livret d'accueil numérique

Gardez à l’esprit que, même si vous ne souhaitez pas envoyer votre livret d’accueil digital par mail à l’avance, ne le faites au dernier moment. En effet, même si cette situation est de moins en moins courant avec le développement des connexion 4G ces dernières années, certains voyageurs n’ont pas toujours accès à une connexion internet fiable avant leur arrivée.

Ainsi, pensez à bien envoyer le livret d’accueil numérique en amont, dans un timing convenable. Cela permettra de non seulement rassurer vos visiteurs qui pourront ainsi le consulter avant même d’arriver, mais aussi leur permettre de l’imprimer et de paraître auprès de vos visiteurs comme étant un professionnel prévoyant et attentionné. 

Les livrets de bienvenue numériques qui rendent les clients heureux

Se munir d’un livret d’accueil digital représente donc un réel atout pour votre location saisonnière. Pratique, utile, personnalisable et accessible, c’est une touche supplémentaire qui améliorera vraiment l’appréciation de vos visiteurs non seulement de votre logement, mais aussi de fou. En effet, cela leur démontrera que vous êtes un gestionnaire ou propriétaire qui pense à ses clients et qui prend du temps pour qu’ils connaissent de A à Z le logement et les alentours. Si vous n’êtes pas très axé outils numérique et préférez le bon vieux format papier, vous pouvez (pour le même résultat) télécharger notre checklist gratuite qui vous orientera dans la création de votre livret d’accueil !

Vous souhaitez faire la promotion des artisans locaux et répondre aux questions de vos clients en un seul et même endroit ? Découvrez la démo gratuite de Touch Stay et lancez-vous dans la création de votre livret de bienvenue digital !


A propos de l’auteur

Pour les propriétaires et gestionnaires de locations saisonnières, deux valeurs importent aujourd’hui plus que jamais : une excellente expérience client et une citoyenneté responsable. Touch Stay permet aux propriétaires et aux gestionnaires de créer de superbes livrets numériques afin d’aider les voyageurs à vivre comme des locaux et à respecter le logement (et le voisinage) comme s’ils étaient chez eux.

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