Lorsque vous désignez une conciergerie pour gérer votre activité de location saisonnière à votre place, il est important de conclure un contrat entre le propriétaire (c’est-à-dire vous !) et la société afin de garantir que tout se passe dans les meilleures conditions.
Le contrat de conciergerie est un document essentiel qui vous protège si la conciergerie ne remplit pas ses obligations et vice-versa. Il est dans l’intérêt des deux parties de signer cet accord.
Le contrat doit préciser exactement ce qui est attendu de chaque partie afin d’éviter tout malentendu à l’avenir. Plus vous serez précis, mieux ce sera. De plus, ce document peut vous protéger en cas de litige (on espère bien sûr que vous ne devrez pas en arriver là) !
Cet article vous aidera à comprendre à quoi doit ressembler un contrat de conciergerie pour location saisonnière. Pour vous faciliter la tâche, nous avons inclus un modèle que vous pouvez télécharger gratuitement afin de vous guider dans la rédaction de votre propre contrat.
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Avertissement : Cet article ainsi que ce modèle type de contrat s’adressent aux gestionnaires immobiliers qui louent des biens en courte durée. En France, cette activité nécessite la détention de la carte G, qui est une carte professionnelle immobilière. La carte G est obligatoire pour la gestion des baux de location et des loyers.
Dans les cas précis des conciergeries, il peut être envisageable d’exercer sans détenir la carte G. Dans ce cas, vous devrez gérer les annonces des propriétaires par le biais de plateformes de réservation. Pour cela, les annonces doivent être établies au nom du propriétaire du bien (et non au vôtre). De plus, les transactions financières (les montants payés par les voyageurs) doivent être associées au compte du propriétaire (et non à celui de votre entreprise). Il vous est également interdit de prendre des réservations directement sur votre propre site sans détenir la carte G.
Veuillez consulter un expert juridique ou un avocat spécialisé pour s’assurer que votre activité de gestion de locations est conforme à la réglementation en vigueur.
Avant de commencer
Chaque contrat de conciergerie est différent en fonction de la nature de vos activités respectives. Beaucoup de variables entrent en jeu lors de la rédaction du contrat. Même si vous devez adapter le contrat à votre entreprise, un modèle vous aidera à y voir plus clair ! Quelles sont les informations à inclure dans le contrat de conciergerie ? Découvrons ces informations clés ensemble.
Bien entendu, comme il s’agit d’un document juridiquement contraignant, notre modèle de contrat de conciergerie de location saisonnière n’est pas destiné à remplacer un document juridique. Notre exemple est simplement destiné à vous donner une idée de tout ce que votre contrat doit contenir.
Nous vous recommandons toujours de demander l’avis juridique d’un expert lors de la rédaction de ce type de document et avant de passer un accord commercial. Si vous envisagez d’utiliser notre modèle gratuit de contrat de conciergerie, veillez à le modifier en fonction de vos besoins et de la législation en vigueur dans votre pays.
Qu’est-ce qu’un contrat de conciergerie de location saisonnière ?
Commençons par le commencement. Un contrat de conciergerie de location saisonnière est un document formel qui sert à réglementer la relation entre le gestionnaire d’une conciergerie et le propriétaire d’une ou plusieurs locations saisonnières. Il définit les devoirs de chaque partie, la durée du contrat et ce qui se passe si l’une des parties ne respecte pas les termes et conditions du contrat.
C’est pourquoi il est crucial de protéger à la fois le propriétaire et la société en cas de problème de non-respect du contrat, ce qui peut devenir un litige sur le plan légal.
Attention ! Il ne faut pas confondre ce contrat avec le contrat de location saisonnière, qui est conclu entre le propriétaire et le client (appelé aussi l’invité) d’une location à court terme.
Qui doit signer le contrat de conciergerie de location saisonnière ?
En premier lieu, l’accord définit généralement les parties qui concluent le contrat. Dans ce cas, il s’agit du propriétaire de l’hébergement et de la société de conciergerie. Il doit également inclure l’adresse complète et permanente des deux parties, soit au début, soit à la fin du contrat de conciergerie de location saisonnière.
Pourquoi avez-vous besoin d’un contrat de conciergerie de location saisonnière ?
L’objet du contrat doit être clairement énoncé sur le document, en d’autres termes, le fait que le propriétaire donne à la société de conciergerie le droit exclusif (ou non) de louer l’hébergement en son nom, avec tous les droits et les obligations associés à un tel accord.
Il est important de souligner l’exclusivité du contrat afin de s’assurer qu’il n’existe pas d’accords antérieurs ou de contrats ultérieurs conclus entre le propriétaire et d’autres parties (d’autres conciergeries par exemple), qui pourraient modifier l’accord ou entraîner une confusion quant aux obligations liées au processus de gestion locative. Si vous faites appel à plusieurs conciergeries ou agences de location, il est impératif de l’indiquer dans le contrat.
Ce document sert à protéger toutes les personnes concernées, car il réglemente en détail ce que chaque partie peut attendre de l’autre. Dans le contrat, il doit être précisé les conséquences en cas de non-respect des obligations de chaque partie.
Quelle est la durée d’un contrat de conciergerie de location saisonnière ?
Le document doit également stipuler la durée du contrat et les circonstances dans lesquelles les parties peuvent le résilier, ainsi que le délai de préavis pour la résiliation du contrat.
Veillez à ce que le délai de préavis ne soit pas trop long pour vous permettre, en tant que propriétaire, de mettre fin au contrat si vous n’êtes pas entièrement satisfait des résultats de la conciergerie engagée. Le délai de préavis habituel pour ce type d’accord se situe entre 30 et 90 jours.
Une clause typique de résiliation pour ce type d’accord est le droit pour le propriétaire de résilier le contrat si la conciergerie ne trouve pas de clients dans un délai déterminé.
Le contrat doit également stipuler le délai dans lequel toute somme due doit être réglée par l’ensemble des parties en cas de résiliation anticipée du contrat.
Que doit contenir un contrat de conciergerie de location saisonnière ?
Avant de vous lancer dans la rédaction du contrat, jetez un coup d’œil aux éléments les plus importants qui sont y sont généralement inclus. Les contrats varient considérablement, mais la plupart d’entre eux comprennent les éléments de base suivants.
Nous vous avons également préparé une checklist des éléments importants à inclure dans le contrat de conciergerie pour location saisonnière à la suite de notre article.
L’adresse de la location saisonnière
L’adresse complète de l’hébergement appartenant au propriétaire doit être indiquée au début du contrat de conciergerie de location saisonnière.
Les responsabilités de la conciergerie
Cette partie du contrat de conciergerie doit stipuler les différents services que la conciergerie est censée fournir. Cela peut être : traiter les réservations et les annulations, ainsi que s’occuper personnellement des litiges qui peuvent survenir avec les invités ou les futurs invités, gérer le nettoyage et l’entretien de la propriété, s’occuper du check-in et du check-out des clients, inspecter régulièrement la propriété pour détecter les dommages ou l’usure, etc. Vous avez une liste exhaustive dans notre modèle téléchargeable.
Cela comprend les services qui sont inclus dans les frais de gestion de la location. La conciergerie doit également veiller à bien indiquer tous les services disponibles à un coût supplémentaire et également les services exclus du contrat.
Il est important de noter ici que certaines conciergerie peuvent facturer des honoraires moins élevés au départ, mais auxquels sajoute des frais supplémentaires pour certaines tâches telles que la réalisation des factures ou l’expulsion de clients difficiles. Ces coûts peuvent faire augmenter considérablement le coût global des honoraires contractuels.
Plus le contrat précise les tâches de la société engagée et du propriétaire, moins il aura de place pour les discussions et les négociations.
Dans le cas de frais supplémentaires, le contrat de conciergerie de location saisonnière doit également stipuler quels peuvent être les frais engagés. Il peut s’agir de frais fixes avec un taux forfaitaire ou calculés en pourcentage ou il peut être indiqué que chaque service sera évalué au cas par cas.
Par exemple, de nombreuses sociétés de conciergerie de location saisonnière excluent les frais de remise en état importants suite à des dommages “exceptionnels”. Le coût de la collecte des revenus locatifs, des frais de nettoyage et des frais de réservation ne doit généralement pas être exclu par les conciergeries car ce sont les tâches principales qui leur sont attribuées.
Les responsabilités du propriétaire
Cette partie du contrat de conciergerie décrit les tâches que la conciergerie attend du propriétaire, comme le fait de fournir des fonds suffisants pour permettre à la société de couvrir les coûts liés à l’entretien ou aux réparations d’urgence, par exemple.
Une autre responsabilité clé du propriétaire est de veiller à ce que le bien soit suffisamment assuré et le contrat d’assurance couvre également la conciergerie qui exploite le bien.
Pour la conciergerie, il est également important de s’assurer que le propriétaire n’a pas le droit d’utiliser le bien lui-même ou de permettre à des amis ou à la famille d’utiliser le bien pendant la durée du contrat. Cela permet de s’assurer que la société de conciergerie ne peut pas être amenée à gérer des locataires qui n’ont pas été recrutés selon les directives convenues.
S’il existe des exclusions, par exemple, si le propriétaire souhaite utiliser le bien à une certaine période de l’année, cela doit être explicitement mentionné dans le contrat. De nombreuses conciergeries n’autorisent pas la réservation par le propriétaire d’une période pendant les grandes vacances, en juillet et août. Cela pourrait en effet faire perdre à la conciergerie la possibilité de percevoir les frais de gestion de la location saisonnière pendant cette période.
Le propriétaire n’a généralement pas le droit d’entrer dans la propriété, à moins qu’il n’en informe au préalable le client par l’intermédiaire de la conciergerie.
Limitation de la responsabilité de la société de conciergerie
Le contrat doit contenir une clause qui protège la conciergerie en cas de dommages causés par des clients ou des professionnels engagés par la conciergerie pour effectuer des tâches spécifiques pour l’entretien, le nettoyage ou des travaux.
Cela s’applique à condition que le gestionnaire de la conciergerie ait pris des “précautions raisonnables” lorsqu’il a accepté l’invité ou engagé un tiers pour diverses tâches.
Par exemple, on peut raisonnablement s’attendre à ce que la société de conciergerie vérifie que les clients n’aient pas reçu de critiques négatives de la part d’autres conciergeries par le passé ou de la part d’autres propriétaires sur les plateformes de location.
Frais de gestion des locations saisonnières
Le contrat doit, bien entendu, inclure les frais de la société de conciergerie et préciser comment et quand les frais de gestion seront payés par le propriétaire.
Checklist
Vous êtes prêt à passer à l’étape supérieure et à signer le contrat avec la conciergerie que vous avez choisie. Pour dire adieu aux soucis de la location et que la gestion se fasse dans les meilleurs conditions, veillez bien à ce que le document contient les éléments suivants :
- Nom du propriétaire et nom de la société de conciergerie (les deux parties)
- Lieu et date du contrat
- L’objet du contrat : location de la part de la conciergerie
- Adresse exacte de la location saisonnière
- Date d’effet du contrat et date de fin du contrat
- Termes de rénovation du contrat (optionnel)
- Responsabilités de la conciergerie (ajouter les frais supplémentaires et les services non inclus dans le contrat)
- Responsabilités du propriété
- Préavis et coûts en cas de résiliation du contrat
- Conséquences en cas du non respect du contrat
- Signatures des deux parties
Téléchargez notre modèle de contrat de conciergerie pour location saisonnière
Comme mentionné ci-dessus, cet article a pour but de vous donner un point de départ pour établir un contrat avec une conciergerie. Téléchargez ci-dessous notre contrat gratuit de conciergerie de location saisonnière au format Word docx modifiable facilement.
Ensuite, remplissez les espaces vides et modifiez-les en fonction de votre situation et des caractéristiques de votre location saisonnière . Consultez un expert juridique ou un avocat spécialisé pour vous assurer que vous n’avez rien oublié.
Un contrat solide est la clé pour une collaboration efficace avec la conciergerie que vous avez choisie. De plus, ce document peut vous épargner beaucoup de temps et d’argent lorsqu’il est rédigé de manière détaillée. Maintenant que vous avez toutes les clés en main, à vous de vous lancer.
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