Pour tous propriétaires et gestionnaires de biens opérant dans le secteur de la location saisonnière, il y a une longue liste de choses à prendre en compte lorsque vous accueillez un nouvel hôte.
L’un des éléments les plus importants, après confirmation d’une réservation et signature du contrat de location saisonnière, est celui de procurer à vos hôtes une facture spécifique qui détaille tous les différents frais et dépenses.
Alors, Mais comment crée-t-on une facture en location saisonnière ?
Ne vous inquiétez pas, nous avons tout ce qu’il faut. Si vous suivez nos conseils, ce sera aussi simple que de compter jusqu’à 3. Téléchargez simplement notre modèle de facture de location saisonnière, qui inclut toutes les informations indispensables dont vous aurez besoin pour prendre en charge la comptabilité et la facturation.
La meilleure partie dans tout cela ? Le modèle de facture de location saisonnière est entièrement modifiable et personnalisable en fonction de vos besoins.
Pourquoi faut-il émettre une facture de location saisonnière ?
Créer une facture de location saisonnière sera très utile pour vous comme pour vos hôtes. Elle permettra à votre invité d’avoir une copie de leurs dépenses en plus d’être une preuve de paiement écrite.
En principe, tous particuliers et professionnels de la location saisonnière devraient remettre une facture à leurs locataires, dès l’enregistrement d’une réservation.
Néanmoins, la facture de location saisonnière est facultative lorsqu’il y a une location entre particuliers. En effet, l’article L441-3 du Code de commerce exclus les particuliers, car elle impose l’émission d’une facture lorsqu’un locataire professionnel achète des produits vendus ou a recours aux services proposés dans le cadre de son activité professionnelle. La facture de location doit donc comporter deux copies, qui doivent être remplies par les deux parties : l’hôte et l’invité. Une copie pour l’invité et une autre sera conservée par le propriétaire ou le gérant.
Dans le cas de la location saisonnière, la facture était nécessaire même si le locataire était un simple particulier, dès lors que le prix de la nuitée excède 25 euros TTC. En dessous de ce montant, la facture ne devait être remise qu’à la demande de votre hôte.
Aujourd’hui, l’émission d’une facture n’est obligatoire que si le locataire de votre hébergement est un professionnel séjournant dans le cadre de son activité.
Cependant, il est fortement recommandé d’émettre systématiquement des factures pour chacun de vos hôtes pour les raisons suivantes :
- Démontrer votre professionnalisme
- Permet d’avoir une traçabilité de l’ensemble des opérations effectuées (paiement, date, lieu, conditions, signature, etc), vous permettant ainsi de mieux gérer votre location saisonnière et avoir le moins de risques possible en cas de litiges
- Avoir un aperçu global des échéanciers de paiement
- Votre locataire n’aura pas de mauvaises surprises quant aux différents montants qu’il aura à vous verser
- Vous rentrez en conformités avec les exigences légales et fiscales
- Elle peut aussi prendre la forme d’une quittance de loyer
Vous pouvez choisir de faire livrer la facturation à l’invité par courrier électronique ou simplement de le lui donner en papier une fois qu’il aurait terminé son séjour dans votre propriété.
De plus, si la facture originale contient des erreurs, vous devez en créer une nouvelle (avec un nouveau numéro) qui certifie l’erreur et annule la précédente. En fait, une fois qu’un acte de vente a été émis, il ne peut plus être modifié.
Que doit fournir la facture de location saisonnière ?
Vous pouvez bien évidemment personnaliser la structure de votre facture comme bon vous semble. Néanmoins, vous devrez impérativement faire apparaître les éléments suivants :
- L’objet de la facture, à savoir la location saisonnière ;
- Le nom de votre hôte ;
- L’adresse de l’hôte ;
- Le nom du propriétaire ou de l’exploitant de la location saisonnière ;
- L’adresse du propriétaire ou de l’exploitant ;
- Les dates de séjour au sein de la location saisonnière ;
- Les services associés, leur date de fourniture ainsi que leur quantité (exemple : 2 petit-déjeuner et 1 kit d’accueil compris) ;
- Le prix unitaire hors TVA de chaque service, y compris celui de la location ;
- N’oubliez pas de rajouter toute réduction de prix accordée, qui soit directement liée à la location saisonnière et à ses services complémentaires ;
- Les échéanciers de paiement : la date à laquelle le paiement de la facture a été ou doit être effectué ;
- Les frais dus par le locataire en cas de retard de paiement + une copie des conditions en cas de retard de paiement ;
- Le montant total hors TVA ;
- Le montant et le taux de la TVA ;
- Le montant total TVA comprise.
La taxe de séjour apparaît donc dans la facture ?
En effet, la taxe de séjour est collectée par le loueur en fonction de la ville où est la location saisonnière et le type de location. Elle est ensuite reversée à la commune.
La taxe de séjour est affichée de manière distincte au reste de la facture car elle n’est pas assujettie à la TVA. Ceci dit, la taxe concerne certains types de location :
- Hôtel de tourisme.
- Résidence de tourisme.
- Meublé de tourisme ou location saisonnière entre particuliers.
- Chambre d’hôtes.
- Village de vacances.
- Hébergement de plein air de type camping, caravanage, port de plaisance, air de stationnement.
- Auberge de jeunesse.
Pour savoir si la commune du lieu de la location saisonnière applique la taxe de séjour et connaître son tarif, consultez le site des impôts. La taxe de séjour doit se calculer par personne et par nuit.
Comment est calculée la TVA sur la facture de location saisonnière ?
À titre de renseignement, le montant de la TVA est calculé en fonction de la nature de votre service et de son prix. Dans le cas présent, il s’agit des “nuitées” payés par l’hôte de votre location saisonnière qui servent de base pour le calcul du montant de la TVA due. On y rajoute le taux intermédiaire de 10% qui s’applique notamment aux prestations d’hébergement de vacances.
Exemple : votre hôte séjourne chez vous pour une durée de 5 nuits pour 50 € la nuit :
- On multiplie le prix de la nuitée par le nombre de nuits passées au sein de la location : 50 x 5 = 250
- On calcule le montant de la TVA en appliquant le taux intermédiaire de 10% : 250 x 10% = 25
- Enfin, on additionne le tout (montant de la location + montant de la TVA) : 250 + 25 = 275 euros TTC
Que couvre notre modèle de facture de location saisonnière ?
Le modèle de facture de location saisonnière gratuit que nous proposons comprend toutes les informations indispensables à inclure.
Informations sur la propriété, les données personnelles de l’hôte et de l’invité, ainsi que toutes les informations strictement liées aux paiements et aux dépenses.
Cependant, nous vous recommandons d’entrer en contact avec un comptable professionnel pour savoir comment adapter ce modèle de facture à vos besoins. En général, une facture typique de location saisonnière devrait se composer en trois parties, dont chacune correspond à trois différents types d’information.
Voici un exemple de structure de notre modèle de facture de location saisonnière. Une fois que vous l’aurez téléchargé, lisez-le attentivement et n’oubliez pas d’inclure toutes les informations.
1. Première partie : informations sur la transaction
La première partie comprend donc :
- Le numéro de facture, qui doit être créé dans l’ordre chronologique
- Les informations sur le propriétaire (nom, adresse, contact)
- Les détails sur les invités (nom, adresse, contact)
- Le lieu et date de la facture
2. Deuxième partie : détails de la réservation
Ensuite, la seconde partie comprend des informations sur la réservation tel que :
- Date d’arrivée et de départ des invités
- Nombre d’invités
- Adresse de la propriété
3. Troisième partie : paiements, frais et taxes
Enfin, la troisième partie concerne toutes transactions comprise dans l’opération de location :
- Caution de sécurité (si applicable)
- Prix par jour / nuit et nombre de jours / nuits facturées
- Frais supplémentaires (en particulier frais de nettoyage ou taxes, mais aussi les services et les prestations supplémentaires que vous proposez et que votre hôte aurait sélectionnés)
- Mode de paiement (par chèque, espèces ou virement bancaire)
- Les mots “Facture payée” ou “Paiement en attente” (selon la situation)
- Signature du propriétaire
La mention des services dans la facture de location saisonnière
Mettez-vous aussi d’accord sur les services supplémentaires payants que vous proposerez à votre hôte qui sélectionnera selon leurs besoins. N’hésitez pas à les mentionner sur votre annonce et à mentionner le prix des prestations pour éviter les mauvaises surprises.
Si vous proposez des services supplémentaires payantes tels que mentionnés précédemment, dans ce cas, vous les rajouterez dans la troisième section du modèle de facture de location de vacances :
- Le prix unitaire hors TVA de chaque service, y compris celui de la location ;
- Toute réduction de prix accordée au jour de la vente et directement liée à la location saisonnière ou au service offert ;
Dans le cas des chambres d’hôtes, il faudra bien sure veiller à ne pas oublier les prestations et services supplémentaires que vous proposez en complément de la location saisonnière. Frais de ménage ? Des frais additionnels pour chaque voyageur supplémentaire ? Avez-vous un petit déjeuner inclus ? Des plats à la carte ? Un kit d’accueil ? Des draps et serviettes propres supplémentaires ? Un service lavage et séchage de linges ? Des équipements spécifiques nécessitant des frais supplémentaires ? Soyez exhaustif.
Modèle de facture pour location saisonnière
Il n’est vraiment pas très compliqué de créer une facture, notamment lorsque vous connaissez les éléments à mentionner dedans. Mais pas d’inquiétude, nous vous facilitons la vie avec notre modèle de facture de location saisonnière prête à l’emploi !
Ainsis, maintenant vous avez tous les outils et éléments en main, soyez prudent, utilisez le modèle de facture de location saisonnière de Lodgify et suivez nos suggestions pour des opérations sans accros !
ATTENTION : CE DOCUMENT EST SEULEMENT UN MODÈLE-TYPE DE FACTURE DE LOCATION SAISONNIERE.
En cas de doute sur la facturation ou la comptabilité de votre activité, veuillez contacter un comptable professionnel ou un avocat spécialisé en location de vacances.
