Nombreux sont les clients qui demandent une facture à leurs hôtes après avoir séjourné dans une location saisonnière. Il y a plusieurs raisons à cela : certains voyageurs ont besoin de justificatifs pour des raisons professionnelles, d’autres souhaitent simplement garder une trace de leurs dépenses pour leur budget personnel, et d’autres encore peuvent avoir besoin d’une facture pour leur assurance voyage.
La demande de factures est assez courante dans le secteur de la location courte durée. Pour les propriétaires et les gestionnaires, il est essentiel de savoir comment préparer ce document de manière professionnelle et conforme aux exigences légales.
Dans cet article, nous explorons les éléments clés qui doivent figurer sur une facture de location saisonnière. Vous trouverez un modèle-type de facture de location saisonnière simple à utiliser et à personnaliser.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger le modèle de facture de location saisonnière ? Cliquez ici.
Location saisonnière : une facture est-elle obligatoire ?
Une facture pour une location saisonnière n’est pas obligatoire si le client est un particulier et qu’il ne demande pas de facture. Cependant, si un particulier demande une facture, il devient obligatoire de la lui fournir.
La facturation devient obligatoire également si le client est un professionnel et que le séjour est lié à son activité.
Même sans obligation, il est fortement recommandé d’émettre une facture pour une meilleure gestion des locations et pour se conformer aux obligations fiscales et comptables. Les factures servent de preuve des transactions et peuvent être exigées lors d’un contrôle fiscal pour vérifier la bonne tenue des comptes professionnels.
Location saisonnière : qui doit émettre la facture ?
En général, c’est le propriétaire de la location saisonnière qui est responsable de l’émission de la facture. Cependant, si le propriétaire délègue la gestion de la location à une conciergerie ou une agence de gestion locative, celle-ci peut émettre la facture au nom du propriétaire. Voici quelques précisions :
Propriétaire :
- Si le propriétaire gère directement les réservations et les paiements, il doit émettre la facture.
- La facture doit inclure les informations légales et fiscales du propriétaire, cela inclut le numéro de SIRET si le propriétaire est enregistré comme une entreprise individuelle ou une société en France.
Conciergerie ou agence de gestion :
- Si la conciergerie ou l’agence gère les réservations et les paiements pour le compte du propriétaire, elle peut émettre la facture.
- La facture doit mentionner les informations légales et fiscales du propriétaire ainsi que celles de la conciergerie ou de l’agence, selon les accords contractuels.
En résumé, la responsabilité principale revient au propriétaire, mais elle peut être déléguée à la conciergerie ou à l’agence qui s’occupe de la location si celle-ci gère également les paiements.
Facture Airbnb pour la location saisonnière
Airbnb donne accès à des reçus pour les réservations des voyageurs. Ce reçu détaillé comprend le montant payé, les dates du séjour, et les frais de service Airbnb. Ce document PDF peut être utilisé comme preuve de paiement, mais il ne s’agit pas d’une facture officielle. C’est pourquoi les voyageurs peuvent demander une facture supplémentaire aux propriétaires.
Les propriétaires ont également accès à un récapitulatif de chaque réservation et à des factures avec la TVA incluse s’ils ont ajouté un numéro de TVA vérifié à leur compte hôte.
Facture Booking.com pour la location saisonnière
Sur Booking.com la situation est similaire à Airbnb, les voyageurs ont accès à des preuves de paiement sous forme de reçu cependant c’est au propriétaire de fournir une facture à proprement parler si besoin.
Pourquoi fournir une facture pour la location saisonnière ?
Fournir une facture pour la location saisonnière en tant que propriétaire ou gestionnaire présente plusieurs avantages importants :
- Cela démontre votre professionnalisme
- La facture vous permet d’avoir un suivi de l’ensemble des opérations de paiement (méthode de paiement, conditions, date, locataires, etc)
- Vous pouvez mieux gérer votre location saisonnière et avoir le moins de risques possible en cas de litiges
- Cela vous donne un aperçu global sur les paiements à venir et les paiements passés
- Votre locataire n’aura pas de mauvaises surprises quant au montant total et le prix des services additionnels
- Vous aurez un meilleur suivi de vos revenus au moment de déclarer vos impôts
Que doit inclure la facture de location saisonnière ?
Une facture de location saisonnière doit inclure plusieurs éléments clés pour être conforme et fournir des informations complètes aux voyageurs. Voici ce que l’on doit retrouver dans une facture pour une location de vacances :
- Informations sur le propriétaire ou l’émetteur de la facture :
- Nom complet ou raison sociale.
- Adresse complète (domicile ou siège social).
- Numéro de téléphone.
- Adresse e-mail.
- Numéro de SIRET (si applicable).
- Numéro de TVA (si applicable).
- Statut juridique de l’entreprise (auto-entrepreneur, SARL, SCI, etc.).
- Informations sur le client :
- Nom complet.
- Adresse complète.
- Adresse e-mail (facultatif mais recommandé pour les envois électroniques).
- Détails de la location :
- Adresse complète de la propriété louée.
- Description de la location (nom de la propriété, type de logement, etc.).
- Détails de la transaction :
- Numéro de facture unique.
- Date d’émission de la facture.
- Dates du séjour (période exacte de la location).
- Montant total dû, détaillé comme suit :
- Prix de la location (nuitée ou forfait).
- Frais supplémentaires (ménage, linge de maison, etc.).
- Taxes applicables (TVA, taxe de séjour, etc.).
- Remises ou réductions éventuelles.
- Montant total à payer, incluant toutes les taxes.
- Conditions de paiement :
- Mode de paiement utilisé (carte de crédit, virement bancaire, espèces, etc.).
- Délai de paiement si applicable.
- Coordonnées bancaires si paiement par virement.
- Informations supplémentaires (facultatives mais utiles) :
- Politique de remboursement ou d’annulation.
- Références de réservation ou de contrat.
- Informations sur les services inclus (Wi-Fi, parking, etc.).
La facture de location doit comporter deux copies : une pour le propriétaire ou le gestionnaire et l’autre pour l’invité.
La facture de location saisonnière doit-elle inclure la TVA ?
En général, la location meublée non professionnelle n’est pas soumise à la TVA. Un taux de 0% peut donc apparaître sur la facture.
Toutefois, il existe quelques exceptions à cette règle. C’est le cas notamment pour les prestations d’hébergement fournies dans les établissements hôteliers et résidences de tourisme classés comme les villages vacances et les villages résidentiels de tourisme.
De plus, si votre activité s’apparente à la para-hôtellerie alors vos revenus seront également soumis à la TVA. C’est le cas si vous proposez au moins trois des services suivants de manière habituelle :
- La fourniture et le changement fréquent de linge de maison
- La mise à disposition de petit-déjeuner ou de repas
- Le nettoyage régulier des locaux
- La mise à disposition d’un service de conciergerie
- La réception de la clientèle et l’assistance à l’arrivée et au départ
Veuillez noter que si ces prestations ne sont pas proposées systématiquement et qu’elles ne correspondent pas aux prestations similaires aux hébergements à caractère hôtelier, alors l’activité de location meublée reste exonérée de TVA. C’est le cas par exemple si le nettoyage des locaux a lieu uniquement lors de changement d’invités, la réception se limite à la remise des clés, ou si le linge de lit n’est pas fourni régulièrement.
Si votre activité de location saisonnière est soumise à la TVA, le taux sera de 10% sur le prix de location du logement ainsi que sur les services annexes qui peuvent être facturés comme le petit déjeuner, le supplément internet, etc.
La facture de location saisonnière doit-elle inclure la taxe de séjour ?
La taxe de séjour est un prélèvement exigé par certaines communes auprès des voyageurs séjournant sur leur territoire. Calculée par personne et par nuit, son montant varie selon le type d’hébergement (hôtel, meublé de tourisme classique, meublé de tourisme classé, etc.). Les locataires sont tenus de verser la taxe de séjour au propriétaire ou à la plateforme de réservation en ligne, qui la redistribue ensuite à la commune concernée.
Dans le cas où les voyageurs doivent payer la taxe de séjour, la taxe doit être clairement mentionnée et détaillée sur la facture de location saisonnière.
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Nous avons créé un modèle de facture de location saisonnière que vous pouvez remplir et personnaliser selon votre activité et les besoins de vos invités. Toutes les informations importantes à inclure sont présentes.
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Attention ! Ce document est un modèle-type de facture simplifiée. Nous vous recommandons de faire appel à un comptable professionnel ou à un avocat spécialisé en cas de doute concernant la facturation ou la comptabilité de votre entreprise de location saisonnière.
En bref
Émettre une facture professionnelle et conforme permet non seulement de répondre aux attentes des clients mais aussi de garantir une gestion transparente et en conformité avec les obligations fiscales. Grâce à notre modèle gratuit de facture de location saisonnière et à nos conseils, les propriétaires et gestionnaires peuvent simplifier cette démarche tout en offrant un service de qualité à leurs invités.
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