Vous est-il déjà arrivé de vous perdre dans la gestion de toutes vos réservations, surtout pendant la haute saison ? La gestion de locations saisonnières est chronophage et il est important d’être bien organisé pour ne rien oublier : arrivées des invités, ménage, entretien… Un planning de location saisonnière est un outil de base qui peut vous aider au quotidien. Il vous permet d’avoir un aperçu de toutes vos réservations dans chacune des locations dont vous vous occupez.
Avec les nombreuses réservations, les modifications et les demandes de dernières minutes, il est facile de s’y perdre. Optez pour un planning simple et clair pour toujours avoir une vision d’ensemble sur votre activité. Pour vous aider à créer votre propre planning, nous avons créé un modèle simple d’utilisation que vous pouvez télécharger gratuitement et adapter selon vos locations et réservations.
Ce planning de location saisonnière est destiné aux propriétaires et gestionnaires de location saisonnière mais aussi aux conciergeries Airbnb.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle de planning de location saisonnière ? Cliquez-ici.
Qu’est-ce qu’un planning de location saisonnière ?
Un planning de location saisonnière est un calendrier sur lequel vous pouvez ajouter, visualiser et modifier toutes vos réservations de location saisonnière. C’est un outil essentiel pour savoir quand sont vos prochaines réservations et à quel moment accueillir vos invités. De plus, il vous permet également d’éviter les doubles réservations et de garder une longueur d’avance dans votre organisation.
Quels sont les formats des plannings de location saisonnière ?
Votre planning peut se faire sous forme de fichier Excel que vous pouvez totalement le personnaliser, ou bien sur des sites de planning en ligne ou encore via un logiciel de location saisonnière qui offre des solutions de gestion plus complète et efficace.
En effet, les logiciels de location saisonnière vous permettent de connecter votre calendrier aux différentes plateformes de réservation (Airbnb, Booking.com, Abritel, etc) et à votre propre site web grâce (si vous avez un) au Channel Manager. Ce dernier va synchroniser toutes les réservations que vous recevrez sur les canaux externes et sur votre site web et mettra à jour automatiquement les réservations sur votre calendrier.
Quant au fichier Excel, vous pouvez choisir votre propre structure, personnaliser les couleurs et les légendes selon les besoins de votre activité. Vous pouvez aussi y ajouter des notes pour des réservations spécifiques. Pas besoin de vous casser la tête : nous avons un modèle tout prêt pour vous.
Vous pouvez télécharger notre modèle de planning puis le personnaliser dans Google Sheets ou Excel. De plus, avec cette version digitale vous pourrez y accéder n’importe où et n’importe quand. Téléchargez gratuitement notre fichier Excel de planning de location saisonnier et préparez vos futures réservations !
Le modèle-type de planning de location saisonnière : les 5 règles d’or
Voici quelques règles à suivre pour optimiser votre planning de location saisonnière et simplifier la gestion de vos locations !
Réactivité : être réactif aux mises à jour
Il est important d’être réactif face aux réservations, aux demandes des clients ainsi qu’aux différentes modifications qui peuvent survenir, notamment pour les réservations de dernière minute. Dès que vous recevez une confirmation ou une modification de réservation, veillez à l’ajouter rapidement dans votre planning de location saisonnière.
Sans actualiser régulièrement votre planning, il est facile de perdre le fil ou pire encore : se retrouver avec une double réservation ! Avec un calendrier bien organisé et à jour, vous pourrez répondre plus facilement aux invités et les satisfaire au mieux, et de votre côté vous pourrez anticiper et vous préparer avant chaque nouveau séjour.
Visibilité : avoir une vision globale sur l’année
La deuxième chose la plus importante est la visibilité : il est crucial d’avoir un aperçu clair de toutes vos réservations car vous devez préparer les arrivées de vos invités, gérer les paiements, le nettoyage, l’entretien en fonction des différentes réservations. Il est donc nécessaire d’avoir accès à des informations claires et complètes pour mieux vous organiser.
Par ailleurs, un bon planning vous permet de garder un œil sur le nombre de réservations que vous recevez par mois. De cette manière, vous pourrez suivre et analyser la performance de votre activité en comparant avec l’année précédente.
Clarté : être claire, concis et précis
Pour avoir une meilleure vision sur votre planning, il est conseillé d’ajouter des codes couleurs pour mieux vous repérer. Par exemple, le rouge pour les réservations. Vous pouvez également ajouter des couleurs par type de logements : le jaune pour les gîtes, le bleu pour les villas, le vert pour les chambres privées par exemple.
Vous pouvez aussi utiliser des icônes, des signes ou des lettres pour savoir si vous aurez besoin de préparer des extras pour la réservation : donner les clés du parking, proposer une arrivée tardive, ajouter un lit, etc.
De cette manière, en personnalisant votre planning avec vos propres codes couleurs, signes et abréviations, vous pourrez mieux repérer et anticiper le séjour de vos futurs invités.
Organisation : s’informer avant l’arrivée des invités
L’arrivée de vos invités se prépare : ménage, instructions et lieu de rendez-vous pour l’arrivée, entre autres. N’oubliez pas également de vous renseigner auprès de vos invités pour savoir s’ils auront besoin de services supplémentaires ou d’extras pendant le séjour. En préparant tout cela en amont vous pourrez offrir un service irréprochable à vos invités !
Si vos invités ont besoin des clés du logement mais que vous ne pourrez être présent pour les accueillir, vous pourrez préparer les clés dans une boîte à clés ou faire appel à un co-hôte par exemple.
Anticipation : mieux vaut prévenir que guérir
La dernière règle d’or est l’anticipation, prévoyez tout ce qu’il vous faut à l’avance et n’hésitez pas à tout vérifier deux fois. En effet, veillez à ce que les clients soient bien au courant de votre des conditions de réservation et de paiement, de la caution et des normes de la maison afin d’éviter toutes complications au moment de l’arrivée.
Si vous apercevez une dégradation des lieux au moment du départ des invités, vous pourrez le noter sur votre planning et vous saurez qui est potentiellement responsable des dégâts. Vous pouvez également noter sur votre planning de location saisonnière les futurs travaux à faire afin de bloquer les dates dans le calendrier.
Téléchargez le modèle gratuit de planning de location saisonnière
Notre modèle-type a été spécialement créé pour faciliter la gestion de vos réservations. Il s’ agit d’un tableau organisé selon les mois de l’année. Vous aurez un aperçu général sur les mois et sur chaque location. Vous pouvez ouvrir le document au format .xlsx avec Excel ou Google Sheets. Il est totalement personnalisable et modulable selon vos besoins.
Le planning est organisé avec un code couleur et des lettres afin de vous permettre de mieux vous repérer. Vous trouverez dans la légende plus bas, la signification des différentes couleurs et des signes : réservation, calendrier bloqué, ménage, check-in, etc.
Téléchargez maintenant ce modèle et ajoutez-y vos futures réservations et toutes les informations relatives à votre calendrier de location saisonnière. Devenez un hôte organisé et prévoyant grâce à ce planning.
Pas fan des tableaux Excel ? (Oui, on comprend…) Utilisez le Channel Manager de Lodgify pour vous aider à gérer votre activité de location saisonnière ! Vous pourrez mettre à jour automatiquement vos disponibilités, réservations, calendriers et tarifs des différentes plateformes de réservation à partir du même endroit. Grâce à cela, vous gagnerez du temps et vous éviterez les risques de doubles réservations ! Essayez Lodgify gratuitement pendant 7 jours.
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