Vous est-il déjà arrivé de vous perdre dans la gestion des nombreuses réservations, notamment en période de haute saison ou la demande est assez forte ? La gestion de vos réservations peut sembler fastidieuse, surtout lorsque vous avez de nombreuses autres tâches à accomplir. C’est pour cela qu’il est fortement conseillé d’avoir à votre disposition, un planning de location saisonnière dans lequel vous pourrez avoir un aperçu de toutes vos réservations.
En effet, optez pour un planning de location saisonnière qui soit simple, claire et visible sur l‘année, afin de faciliter la gestion de votre location saisonnière. Avec les nombreuses réservations, les modifications et les demandes de dernières minutes, et ce sur une longue période de temps, il est facile de se perdre dans la gestion de votre activité.
C’est pour cela que nous vous donnons quelques conseils sur la bonne gestion d’un calendrier de location saisonnière. Appliquez nos 5 règles d’or et téléchargez le tableau excel de location saisonnière gratuit rien que pour vous, et vous verrez la fluidité et la facilité à mieux gérer vos futures réservations !
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle planning de location saisonnière ? Cliquez-ici.
Qu’est-ce qu’un planning de location saisonnière ?
Un planning de location saisonnière s’agit d’un calendrier sur lequel vous pouvez visualiser, synchroniser et modifier toutes vos réservations pour pouvoir bien accueillir vos invités et ainsi recevoir le plus d’avis positif sur vos locations saisonnières. Par ailleurs, il vous permet également d’éviter les doubles réservations et d’anticiper tout problèmes qui pourrait éventuellement survenir.
Sous quels formats existent-ils ?
Il peut être sous forme de fichier Excel dans lequel vous pouvez totalement le personnaliser, ou bien sur des sites de planning en ligne ou encore via des logiciels de location saisonnière tel que Lodgify avec son channel manager qui offre généralement les solutions les plus complètes et efficaces.
En effet, les logiciels de location saisonnière vous permet de connecter votre calendrier aux différents sites d’annonces (airbnb, booking.com, abritel, etc) et à votre propre site web via le channel manager. Ce dernier va synchroniser automatiquement toutes les réservations que vous recevrez via les canaux externes et via votre site web et mettra donc à jour les réservations sur votre calendrier.
Quant au fichier Excel, vous pouvez choisir votre propre structure, personnaliser les couleurs et les légendes selon vos besoins et vos envies et l’avoir à disposition en tout temps. En effet, vous pouvez télécharger un modèle-type prêt-à-utiliser puis le personnaliser et le déposer sur votre Google Sheets afin d’y accéder n’importe où et n’importe quand.
C’est pour cela que nous vous avions créée un modèle-type de calendrier de location saisonnière afin que vous puissiez l’utiliser directement et faciliter votre gestion des réservations. Téléchargez gratuitement notre fichier Excel de planning de location saisonnière et préparez vos futures réservations !
Le modèle-type de planning de location saisonnière : Les 5 règles d’or
Afin de vous armer d’un planning optimisé et efficace, il vous faudra appliquer certaines règles qui vous simplifieront grandement la vie.
Réactivité : être réactif aux mises à jour
Il est important d’avoir une certaine réactivité face aux réservations, aux demandes des clients ainsi qu’aux différentes modifications qui peuvent survenir, notamment les réservations de dernières minutes. Dès que vous recevez une demande de réservation qui a été validé par vous-même ou une modification à faire, veillez à ce que vous le mettez rapidement à jour sur votre planning de location saisonnière.
Il est facile de perdre le fil si nous ne gardons pas un certain rythme de réactivité et de régularité. Ainsi vous pourrez répondre et gérer plus rapidement les besoins des invités et ainsi les satisfaire au mieux, et de votre côté vous pourrez anticiper et vous préparer avant chaque nouveau séjour.
Visibilité : avoir une vision globale sur l’année
La deuxième chose la plus importante est la visibilité : il est crucial d’avoir un aperçu clair de la globalité de vos réservations puisque vous aurez besoin de gérer rapidement vos réservations, préparer votre propriété ainsi que gérer les paiements, etc. Il vous faut donc une certain clarté des informations pour mieux vous repérer dans le temps.
Par ailleurs, l’une des raisons pour laquelle il est important d’avoir cet aperçu global est le fait qu’il permet de faire un suivi global du nombre mensuel de réservation que vous recevez. De cette manière, vous pourrez mesurer et analyser la performance de votre activité en comparant avec l’année précédente, et savoir si votre location saisonnière reçoit suffisamment de réservations et si non, comment l’améliorer.
Clarté : être claire, concis et précis
Pour avoir une certaine fluidité dans la gestion de votre planning, il est conseillé de rajouter des codes couleurs pour mieux vous repérer. Par exemple, le bleu pour les réservations et le vert pour les propriétés actuellement louées. Vous pouvez également rajouter des couleurs par type de logements saisonniers dont vous possédez : le jaune pour les gîtes, le bleu pour les villas, le vert pour les cabines et le violet pour les maisons de vacances par exemple.
De plus, il vous est plus favorable de rajouter des icônes, des signes ou des lettres pour savoir si vous aurez besoin de faire le ménage, de donner les clés du parking ou encore de surveiller davantage les nouveaux voyageurs qui souhaite louer votre location saisonnière. Par exemple une case “M” pour le ménage, “P” pour le Parking, “T” pour les travaux supplémentaires et “C” pour donner les clés.
De cette manière, en personnalisant avec vos propres codes couleurs, signes et lettres, vous pourrez mieux vous repérer et anticiper ce qu’il y aura à faire tout en prévenant vos hôtes avant le début de leur séjour.
Organisation : s’informer avant l’arrivée des hôtes
Au-delà du planning en lui-même, avant d’accueillir vos invités, veillez à indiquer le lieu de rendez-vous, l’heure et les instructions nécessaires pour arriver jusqu’à chez vous, et notez-les également sur votre planning de location saisonnière pour ne pas les oublier. Mettez des rappels si nécessaire. De plus, en étant bien organisé, vous éviterez de faire des doubles réservations, alors veillez à mettre à jour régulièrement vos réservations. .
N’oubliez pas également de vous renseigner auprès de vos invités, au niveau de leurs besoins et si possible de vérifier que vos invités soient fiables et ne vous causeront pas de problèmes, ainsi vous pourrez anticiper les solutions possibles.
Si vos invités ont besoin des clés du logement et du parking mais que vous ne pourrez être présent pour les accueillir, vous pourrez préparer les clés dans une boîte à clés et continuer à gérer votre planning de location saisonnière tranquillement à distance.
Anticipation : plutôt prévenir que guérir
La dernière règle d’or est l’anticipation, prévoyez tout ce qu’il vous faut à l’avance et vérifiez toujours une deuxième fois. En effet, veillez à ce que les clients soient bien au courant de votre politique d’annulation, d’une caution s’il y en a, des délais et des instructions de remboursements afin d’éviter toutes complications et litiges. Ainsi, si vous apercevez une dégradation des lieux, vous pourrez également le noter sur votre planning et vous saurez qui serait potentiellement responsable des dégâts.
Vous pouvez également noter sur votre planning de location saisonnièreles futures travaux à venir afin de bloquer les dates pour votre location saisonnière et d’éviter les réservations bloquées à ces dates-là, vous serez bien embêté si vos invités arrivent le jour où votre location saisonnière doit subir des travaux !
De plus, veillez également à ce que toutes les préventions du Covid-19 soient mise en place. Rajoutez sur votre planning toutes les chambres ou les locations saisonnières qui ont été nettoyées et qui sont conformes aux protocoles du Covid-19. De cette manière, vous rassurez vos potentiels invités avant et pendant leur séjour.
Téléchargez votre modèle gratuit de planning de location saisonnière
Notre modèle-type a été spécialement créée pour faciliter la gestion de vos réservations et est totalement personnalisable et modulable selon vos besoins. Il est organisé sous forme de codes couleurs et de lettres afin de vous permettre de mieux vous repérer. Vous trouverez dans la légende plus bas, la signification des codes couleurs et des signes.
Par ailleurs, vous aurez un aperçu global sur le mois ainsi que sur l’année, et ce pour chacun de vos location saisonnière. Vous verrez le nombre et les périodes de réservations ainsi que ceux qui sont en location.
Maintenant que vous savez tout sur comment bien gérer votre planning de location saisonnière, vous pourrez appliquer les 5 règles d’or pour une meilleure gestion de votre calendrier. Mais avant cela, n’oubliez pas de télécharger notre modèle de planning de location saisonnière gratuit prêt à utiliser et commencez à gérer votre planning avec rapidité et efficacité !
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