Que vous gérez votre location saisonnière à distance ou non, la remise des clés est une étape importante qui va marquer le début et la fin du séjour de votre invité. Cela pourrait même impacter les avis et la satisfaction de votre invité sur leur séjour.
De nombreux propriétaires choisissent par exemple d’automatiser le check-in de leur location saisonnière et procède donc à une remise des clés à distance. Les instructions de la remise des clés doivent alors être particulièrement claires et concises lorsque vous ne les donnez pas en main propre.
Il est également possible que vos hôtes perdent vos clés durant leur séjour. Il faudra donc vous assurer d’avoir une preuve écrite que les clés de votre logement devront être correctement rendues comme prévu. Ce document attestera aussi que vos hôtes ont lu et approuvé vos instructions de remise des clés et se doit donc de les respecter. Vous pouvez télécharger notre modèle d’attestation de remise de clés gratuit ci-dessous.
Si vous n’avez pas le temps de gérer tout cela vous-même, vous pouvez éventuellement déléguer cette tâche à une société tierce qui s’occupera de la remise des clés à votre place.
Voici nos conseils pour mieux gérer votre remise des clés et quelques services de conciergerie qui s’occuperont de remettre vos clés correctement.
Comment bien gérer la remise des clés ?
Il est important d’avoir des instructions claires et détaillées quant à la récupération et la remise des clés. Pour une meilleure gestion des clés et pour éviter toute surprise le jour j, voici 4 conseils à suivre.
1. Donnez des instructions claires de remise des clés
Avant de passer ou de récupérer vos clés auprès des hôtes, il est crucial que ces derniers lisent vos instructions de remise des clés pour éviter toute surprise le jour j. Veuillez donc rédiger minutieusement vos instructions pour gérer vos clés en toute sérénité.
Voici les éléments à prendre en compte dans vos instructions de remise des clés :
- La date et l’heure du check-in et check-out
- Les instructions de récupération et remise des clés à l’arrivée et au départ
- Le nombre de clés et leurs fonctions
- Le lieu et l’endroit des clés ou de la boîte à clés en cas de check-in automatique
- Le code de la boîte à clés s’il y en a une
- Les conséquences en cas de perte ou de vol des clés
- Une attestation de remise des clés pour pouvoir prendre. Nous avons par ailleurs créé un modèle d’attestation de remise des clés prêt à utiliser pour vous faciliter la vie. Vous pouvez le télécharger gratuitement à la fin de cet article !
2. Utilisez des boîtes à clés sécurisées
Les boîtes à clés de location de vacances offrent plusieurs avantages tant à l’utilisateur qu’au propriétaire. Il s’agit de choisir celui qui est le plus adapté à votre location saisonnière et cela peut dépendre de nombreux facteurs. Par exemple, si vous ne pouvez accueillir vos hôtes en personne, une boîte à clés sécurisée peut être la solution pour vous.
Il existe de nombreuses façons pour un propriétaire de location de vacances d’automatiser le processus de verrouillage et une grande partie de ce processus consiste à choisir la bonne boîte à clés sécurisée ou le bon verrouillage pour votre location de vacances. Un bon système de verrouillage peut faire toute la différence pour le bon fonctionnement de la remise des clés d’une location saisonnière.
3. Déposez les clés à un endroit visible
Il ne suffit pas simplement de choisir la bonne boîte à clés qui soit sécurisée, mais aussi de la déposer à un endroit visible aux invités. En effet, lorsque vos visiteurs arriveront au sein de votre logement, il est crucial que vos instructions de remise des clés soient claires et que vous expliquez précisément où se trouvent vos clés.
En plus d’avoir des instructions claires, vous devez déposer votre boîte à clés ou vos clés divers de l’intérieur du logement à des endroits visibles pour les éviter de passer 2 heures à chercher les clés. Veuillez alors à bien relire les instructions de remise des clés et revoir l’endroit de dépôt de vos clés de tel sorte à ce qu’elles soient visibles aux hôtes.
4. Déléguez vos clés à quelqu’un ou un service tierce
Que vous soyez un novice ou un habitué du secteur des locations de vacances, vous avez probablement déjà trop de choses à penser et à gérer, et vous n’avez donc pas le temps de remettre les clés vous-même à l’hôte.
Pensez donc à déléguer cette tâche aux services tierces tel que les services de conciergerie. Ils peuvent s’occuper de vos démarches de mise en location jusqu’à la gestion et l’évolution de votre location saisonnière, mais également sur d’autres plateformes. Vous pourrez alors sereinement penser à autre chose et être rassuré que quelqu’un s’occupera d’accueillir correctement vos hôtes à votre place.
Que faire en cas de perte des clés ?
Avoir toujours les doubles de vos clés est la clef de ce genre de situation ! En effet, en cas de perte ou de vol, il faudra toujours vous assurer d’avoir le double des clés.
Si vous ne retrouvez pas votre clé et n’avez pas de double, faites appel à un serrurier. Si le trousseau de clés est étiqueté avec votre nom ou votre adresse, un éventuel cambriolage n’est pas à exclure. Dans ce cas, il est donc impératif de changer la serrure de votre porte dans les plus brefs délais. Si les clés perdues ne portent pas d’étiquette, le risque d’effraction reste minime et refaire une clé sera suffisant.
Quant aux conséquences auprès des hôtes, c’est à vous de voir si vous décidez de prendre une partie de la caution ou bien de leur facturer un montant pour rembourser les dommages et intérêts de la perte de vos clés et du fait de vous faire perdre du temps, voire même des invités.
Les différents services de remise des clés : La Conciergerie
Welkeys permet à tous les propriétaires de gagner en temps et en efficacité, elle s’occupe de tout et les propriétaires n’ont plus qu’à jeter un coup d’œil sur leur activité. Cette agence offre un service style hôtel 5 étoiles, s’occupe de la remise des clés, de vos annonces sur plusieurs plateformes dont Airbnb, gère toute la logistique de vos réservations et est le point de contact efficace entre l’invité et l’hôte.
Ce service comprends :
- Remise des clés
- Création et multidiffusion de vos annonces
- L’optimisation de vos prix et de votre calendrier tarifaire
- Le ménage et le linge
- Un suivi de vos revenus locatifs
- Garantit une location sécurisée (gestion de la caution, des contrats, etc)
Les services de conciergerie Welkeys fonctionnent via une commission de 20% sur chaque réservation et il n’y a pas la possibilité de choisir les services à la carte.
Bnbsitter est l’une des plateformes pionniers proposant des services de conciergerie à la carte. De l’accueil et la remise des clés aux voyageurs jusqu’au check-out, cette agence s’occupe de tout pour permettre aux propriétaires de louer leur appartement tout en se débarrassant des soucis logistiques. Cette agence concerne notamment les logements sur Airbnb.
Ce service comprends :
- La recherche des locataires
- L’état des lieux et la signature du bail
- Le ménage et le linge entre deux locations
- Gestion de la maintenance et de l’accueil des hôtes avec remise des clés
- Un service client dédié
Le check-in et le check-out sont à partir de 19,99 € chacun. Avec Bnbsitter, vous avez le choix entre plusieurs formules tel que le ménage et le linge inclus par exemple avec un forfait à 49 € pour un appartement de 30 à 49m2.
Groomlidays met à disposition une conciergerie de locations saisonnières qui vous remettra en toute sécurité les clés de votre location saisonnière. Elle met également en relation les propriétaires avec des concierges défiés à la gestion de votre logement, ce partout en France et dans le monde.
Ce service comprends :
- L’annonce de votre location à votre image (création et optimisation des annonces sur les plateformes tel que Airbnb ou Booking.com)
- Gestion des réservations de votre location courte ou longue durée (
- Gestion des demandes et validation des séjours)
- Echange avec vos Voyageurs 7j / 7j
- Services de conciergerie Airbnb 5 étoiles ! Le haut de gamme à petits prix
- Accueil de vos locataires
- Gestion du linge et du Ménage du logement
- Accès gratuit à notre plateforme réservée aux Propriétaires pour louer ou échanger vos logements entre vous. C’est totalement gratuit / Sans frais sur vos réservations
- Gestion du départ de vos locataires
Ce dernier propose des forfaits d’enregistrement à l’arrivée et au départ à partir de 60 € avec bien évidemment la remise des clés inclus. Leurs tarifs varient en fonction des heures d’arrivée et de départ, ainsi que des services choisis.
Wehost sont des professionnels de la gestion des réservations, accueil, hospitalité, ménage, et blanchisserie et rien n’est laissé au hasard avec eux. Ils s’occupent également de la visibilité de vos annonces Airbnb jusqu’à l’entretien des logements de ses clients.
Ce service comprends :
- Services d’annonce et de communication 7/7
- Ménage professionnel
- Literie et linge de toilette fournis (fournisseur professionnel)
- Accueil 7/7
- Consommables (produits ménagers et papier toilettes)
- Assistance et conciergerie pour vos voyageurs
- Kit d’accueil pour vos voyageurs (savon, gel douche et shampoing)
Quant au tarif, Wehost prennent une commission de 20% TTC sur chaque réservation + un forfait de linge et de ménage compris qui est à la charge du voyageur. Vous pouvez néanmoins choisir à la carte certaine de leur service.
Télécharger modèle d’attestation de remise de clés gratuit
Voilà, vous avez tout en main en plus d’un modèle d’attestation de remise de clés gratuit ! Il est important de choisir ce qui vous convient et ce qui vous semble être le moyen le plus sûr de faire entrer un invité dans la propriété de location de vacances, sans qu’il ait à tourner durant deux heures pour retrouver vos clés. N’oubliez pas que si vous n’avez pas le temps, vous pouvez toujours faire appeler à une société tierce pour s’occuper de la remise des clés.
