L’alta stagione è il momento dell’anno ideale per sfruttare la tua attività di affitti a breve termine senza doverti sforzare eccessivamente per convincere i turisti a visitare la tua zona e prenotare una stanza nella tua struttura.
Tuttavia, ciò non significa che puoi semplicemente rilassarti senza far nulla e attendendo che le prenotazioni arrivino da sole, ma al contrario, questo è spesso il momento più stressante e impegnativo per i proprietari di case vacanze e i gestori di immobili. Oltre a continuare a promuovere e pubblicizzare la tua proprietà online infatti, dovrai dedicare molta attenzione alla gestione delle prenotazioni in arrivo.
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In questo periodo dell’anno la tua efficienza dovrà essere massima, per fare in modo che i potenziali benefici dell’alta stagione si trasformino in risultati concreti e tangibili. Per darti una mano, abbiamo pertanto realizzato un elenco contenente una serie di consigli pratici da utilizzare per prepararti in anticipo al momento più caotico ma profittevole dell’anno, che ti aiuteranno semplificando la gestione della tua attività vacanziera.
Quando arriva “l’alta stagione” per le vacanze?
L’alta stagione per le vacanze varia a seconda della destinazione e del mercato turistico locale in cui si trova la tua struttura ricettiva extralberghiera.
Se possiedi un b&b circondato da montagne innevate, la tua alta stagione sarà probabilmente durante i mesi invernali dell’anno, quando gli ospiti vanno in vacanza alla ricerca di un luogo dove rilassarsi, sciare o semplicemente trascorrere un fine settimana facendo delle splendide passeggiate tra i monti.
Se invece possiedi una casa vacanze in località di mare, la tua alta stagione cadrà naturalmente nei caldi e soleggiati mesi estivi.
Altri fattori che possono determinare un periodo di alta stagione per le strutture ricettive extralberghiere con conseguenti picchi nelle prenotazioni, nelle tariffe e nei prezzi, sono feste, sagre locali o eventi speciali che attirano viaggiatori e visitatori nella tua zona.
Segnati queste date e adatta le tariffe nel tuo tuo calendario in modo da farti trovare preparato nel momento in cui la domanda aumenterà, sfruttando il tutto a tuo vantaggio. Potresti ad esempio creare delle offerte speciali e sconti per gli ospiti prima dell’arrivo di questo particolare periodo.
Cosa succede quando l’alta stagione dura tutto l’anno?
Vi sono tuttavia anche alcuni centri turistici in cui l’afflusso di turisti e viaggiatori non si esaurisce mai durante tutto l’anno.
Se il luogo in cui si trova la tua struttura ricettiva rientra in questa categoria, dovrai reinventare la tua strategia di marketing e trovare nuovi modi per promuovere la tua casa vacanze in modo originale e creativo. Ciò significa pure adattarsi alle diverse stagioni durante tutto l’anno, dato che una promozione per le vacanze invernali o autunnali non potrà essere la stessa utilizzata nel corso delle vacanze estive.
Se invece non vi sono grandi cambiamenti legati alla stagionalità nella tua area, devi stare al passo con altre opportunità di marketing. Dà valore alla tua struttura sfruttando al massimo offerte esclusive e servizi speciali che ti distingueranno dalla concorrenza nella tua zona.
Prepararsi per l’arrivo dell’alta stagione
La preparazione è un elemento chiave quando si tratta di gestire la stagione di punta della tua struttura. Qualsiasi attività potrai completare in anticipo ridurrà al minimo l’inevitabile carico di lavoro che dovrai gestire quando arriverà il momento in cui il tuo calendario sarà pieno!
Controlla costantemente l’andamento della tua struttura prima dell’inizio dell’alta stagione, tieni traccia della tua attività, crea un business plan efficace e fai una stima di cosa ti aspetti per i mesi successivi.
Monitora la tua concorrenza e i cambiamenti nella loro strategia, ricontrolla i regolamenti per le case vacanze che si applicano alla tua città, regione o paese e rivedere la qualità dei tuoi servizi in base al feedback degli ospiti che hai raccolto finora.
Partire da questi piccoli, ma importantissimi accorgimenti ti permetterà di arrivare preparato al 100% alla stagione di punta.
Una volta analizzato il tutto, apporta le modifiche necessarie per colmare le lacune mancanti.
Potresti, ad esempio, dover rivedere la tua strategia di marketing, modificare le tariffe notturne o scattare nuove foto della proprietà per le tue inserzioni e annunci.
Non avviare grandi progetti
Se stai pensando di rifare l’intera cucina, costruire una piscina oppure scavare uno stagno nel cortile di casa, l’alta stagione non è per nulla un buon momento per farlo.
Rinvia e posticipa qualsiasi progetto che richieda molte ore di lavoro e ti costringa a mantenere la tua struttura chiusa, anche se è solo per pochi giorni.
Disavventure inaspettate possono sempre uscire dal nulla e prolungare il processo di costruzione. Nella peggiore delle ipotesi, potrebbe anche essere necessario cancellare una prenotazione confermata in precedenza all’ultimo minuto.
Lascia tutti grandi progetti per la bassa stagione, quando il tuo calendario di prenotazioni probabilmente non sarà al completo. Questo periodo è molto più adatto per rinnovare, ristrutturare e ricostruire, in quanto non avrà alcun impatto, o comunque un impatto minimo sulla tua occupazione e sui profitti delle prenotazioni.
Mantieni i contatti con gli ospiti del passato
I mesi precedenti all’avvio dell’alta stagione sono il periodo dell’anno in cui tutti iniziano a pianificare la loro vacanza e il loro viaggio. Purché tu sia rimasto in contatto con i tuoi ospiti passati, questo è il momento perfetto per ricordare loro che soggiorno piacevole e che bei momenti hanno trascorso a casa tua in passato.
Puoi farlo via email, inviando loro una newsletter con un soggetto personalizzato e accattivante. Questa potrebbe anche essere un’ottima opportunità per promuovere la tua casa vacanze offrendo loro uno sconto in occasione del loro secondo soggiono.
Se hai già fatto per bene i compiti in passato e hai richiesto le recensioni ai tuoi ospiti precedenti, non sarai a corto di raccomandazioni positive a tuo favore. Ricerca i commenti più recenti sul tuo sito web e preparati a catturare l’attenzione di ogni viaggiatore in cerca di un’esperienza indimenticabile.
Prepara tutto per accogliere i tuoi ospiti
Assicurati di raccogliere tutte le informazioni necessarie e di preparare tutto il necessario per il loro arrivo onde evitare di dover far tutto di corsa all’ultimo momento.
Pianifica la pulizia della tua casa vacanza quando la tua struttura non è occupata da alcun ospite, tra una prenotazione e l’altra, in modo da non disturbare in alcun modo il soggiorno dei tuoi clienti.
Inoltre, fai scorta di tutto ciò di cui i tuoi ospiti avranno bisogno: un libro di benvenuto, una lettera di benvenuto, copie del contratto di affitto, snack speciali in caso di allergie, asciugamani, carta igienica, ecc.
E non scordarti di segnarti tutti gli orari di arrivo. Accoglierai i tuoi ospiti di persona o manderai una terza persona?
Sii efficace ed efficiente per tutta l’alta stagione
L’infinita lista di cose da fare durante l’alta stagione può facilmente sfuggire di mano. Ecco perché è necessario prendersi sempre per tempo e semplificare il più possibile processi e attività.
Riuscire a pianificare e organizzare le cose da fare, oltre che prevedere eventuali problemi dell’ultimo secondo ti aiuterà a assicurare un’esperienza unica ai tuoi ospiti.
Automatizza i processi
Se un’attività richiede troppo tempo e non richiede necessariamente la tua presenza fisica, prova a trovare una soluzione tecnologia che ti possa sostituire.
Installa lucchetti intelligenti per rendere il processo di check-in e check-out più facile e veloce per te e per i tuoi ospiti. In questo modo, non dovranno portare sempre con loro una chiave col rischio di perderla (sarà sufficiente ricordarsi un codice) e inoltre non dovrai essere presente di persona ogni volta per aprire loro la porta.
Se invece ci tieni che vi sia sempre qualcuno che li accolga e li dia il benvenuto in casa, oppure che li accompagni in un tour della casa nel momento del loro arrivo, vi sono alcune alternative interessanti. Puoi assumere un’altra persona oppure acquistare un assistente virtuale come Alexa o Google Home e programmarlo per accogliere gli ospiti al tuo posto.
Nel pieno della stagione di punta, probabilmente non avrai tanto tempo per stare sul tuo computer e gestire tutto ciò che riguarda i calendari di prenotazione e i vari portali. Una soluzione semplice a questo problema?
Ottieni un channel manager per sincronizzare tutti i tuoi canali e aggiornare contemporaneamente eventuali modifiche in tutti i tuoi calendari. Allo stesso modo, puoi anche preparare una serie di risposte automatiche via email nel caso in cui gli ospiti ti contattino per risolvere una domanda comune.
Non scordarti la pulizia
Sapevi che la mancanza di pulizia è uno dei principali problemi che sorgono generalmente durante i periodi di alta stagione? La pulizia della proprietà prima dell’arrivo di ogni nuovo ospite è d’obbligo e non può essere trascurata in alcun modo.
È fortemente consigliato impegnarsi e dedicare tempo e denaro per una pulizia profonda e accurata almeno due volte l’anno. Poco prima dell’alta stagione è il momento perfetto.
A tale proposito, è necessario preparare una “checking list” per la pulizia, così da evitare di trascurare un solo spazio delle casa vacanze. Spunta te stesso ogni punto dall’elenco o noleggia un’azienda professionale per assicurarti che il tutto risulti perfettamente pulito e rinfrescato.
Un’ottima idea potrebbe essere quella di creare un elenco separato per tutte le piccole faccende di pulizia che devono essere eseguite regolarmente tra una visita e l’altra.
Rimani sempre a disposizione per i tuoi ospiti
Essere presente in alcun momento per i tuoi ospiti e rispondere rapidamente alle loro domande è importantissimo. Ancora di più se stiamo parlando del momento in cui gli ospiti arrivano a destinazione e ha finalmente inizio la loro permanenza. Fai sapere ai tuoi ospiti che tieni a loro, al loro benessere e alla loro sicurezza e che sei disposto ad aiutarli a risolvere qualsiasi eventuale problema.
Inoltre, fornisci ai tuoi ospiti una serie di regole per la tua casa vacanze. Molte delle loro domande e preoccupazioni possono già essere risolte in anticipo, il che ti farà risparmiare molto tempo prezioso. Ora che sai come sfruttare al meglio la stagione di punta della tua casa vacanze, è tempo di mettersi al lavoro e iniziare a prepararsi. Ti basterà seguire questi semplici consigli e tutto filerà liscio, per te e per i tuoi ospiti!
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