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Come evitare cancellazioni nelle prenotazioni della tua casa vacanza
cancellazioni delle case vacanza

Come evitare cancellazioni nelle prenotazioni della tua casa vacanza

In qualità di proprietario, la tua priorità è di far aumentare le prenotazioni nella tua casa vacanze e avere il massimo dell’occupazione, soprattutto in alta stagione. Tuttavia, se spesso le prenotazioni vengono cancellate, la tua redditività può abbassarsi significativamente. 

Fatti questa domanda: cos’è che causa tutte queste cancellazioni? C’è un qualche modo di precorrerle e di evitarle, in futuro? Sia chiaro, affrontare un problema che interessa direttamente gli utili può essere una grande sfida.

In questo articolo vedremo le ragioni per cui le cancellazioni possono influire negativamente sulla tua attività. E, una volta individuato il problema, ti offriremo dei consigli per risolverlo o per minimizzare o ridurre il suo impatto.

Per quale motivo le prenotazioni cancellate sono tanto dannose?

Perdita degli utili

L’equazione è semplice: una minore occupazione significa meno utili perché, per una casa vacanza, una camera vuota significa una perdita di denaro.

Anche se, dopo che hai ricevuto la cancellazione,  torni immediatamente a offrire la sistemazione, non potrai mai recuperare il tempo e il denaro che ti ha richiesto la prenotazione terminata in un fallimento.  

Abbassamento di posizione nel ranking

Al di là della perdita di tempo e di denaro, le cancellazioni o il mancato arrivo degli ospiti possono influire negativamente sulla tua posizione nei motori di ricerca, tanto su Google quanto sui canali sui quali ti stai promuovendo.

Questo può danneggiare la tua reputazione perché, più prenotazioni hai, più recensioni potrai mostrare nella tua pagina o nei canali esterni, cosa che migliorerà il tuo posizionamento e la visibilità della tua casa vacanze.

Come evitare la cancellazione della casa vacanza

Surplus di stress per il lavoro aggiuntivo

Gli ospiti che cancellano le prenotazioni ti apportano tensione e un maggior volume di lavoro. Non solo dovrai gestire le scartoffie della cancellazione dell’ultimo minuto, ma anche aggiornare quanto prima la tua nuova disponibilità nel calendario, per non perdere l’opportunità di avere ospiti in quelle date. Aggiungiamoci inoltre lo stress che avrai, non sapendo se riuscirai a trovare nuovi ospiti che vadano a sostituire quelli che hanno cancellato o se, al contrario, in quei giorni la tua casa vacanze finirà per essere vuota.

Cerca di capire il perché di queste prenotazioni cancellate

Mettiti in contatto con l’ospite che ha deciso di cancellare

Intenta ponerte en contacto con el huésped que ha realizado la cancelación inmediatamente para saber el por qué de esta. Claro está, cada caso es diferente, pero puede que haya una razón común que haga que esto siga sucediendo. Si la sabes puedes ser proactivo y tomar las medidas necesarias para solucionar el problema y evitar que esta situación se repita.

Prova a metterti in contatto immediatamente con l’ospite che ha effettuato la cancellazione, per saperne il motivo. È chiaro, ogni caso è diverso, ma è possibile che ci sia un motivo comune per cui le cancellazioni continuano ad arrivare. Se lo conosci potrai essere proattivo e prendere le misure necessarie per risolvere il problema ed evitare che la situazione si ripeta.

Da’ un’occhiata ai tuoi concorrenti

Può essere che alcuni turisti abbiano cancellato le prenotazioni con te per farle in un alloggio che costituisce parte della tua concorrenza. Per quale motivo c’è stato questo cambio di opinione così repentino?

Per scoprirlo, dovrai esaminare da vicino quello che i tuoi concorrenti stanno offrendo e paragonarlo a quello che offri tu. Questo ti darà un’idea dei fattori che finiscono per determinare la decisione dei tuoi (quasi) ospiti. Potrebbe essere il prezzo, i servizi, le offerte speciali o qualunque altra cosa.

Osservando gli elementi chiave della riuscita dei tuoi concorrenti, così come i loro punti forti e deboli, potrai eguagliarli e anche superarli.  Per migliorare la tua offerta devi solo utilizzare le tue competenze. Questo non darà solo un impulso alle tue prenotazioni ma ti assicurerà anche che, in futuro, più ospiti non decidano di cancellare all’ultimo momento.

Ripensa qual è il tuo pubblico

Potrebbe anche essere di aiuto rivedere la propria strategia e il pubblico verso cui è indirizzata. Potrebbe essere che ti stai rivolgendo al tipo di ospite sbagliato per la tua casa vacanza? 

Per sapere se questo è il tuo caso, potresti analizzare chiunque abbia cancellato una prenotazione con te in passato. Era una famiglia? Una coppia anziana? Ospiti che viaggiavano per lavoro o escursionisti? Quali erano le loro necessità, preferenze e gusti? Che tipo di prenotazione hanno cancellato e in quale momento (estate o inverno, festività ecc.)?

Per esempio, se la tua casa vacanza si trova in una città vivace e dinamica ed è piena di bar e ristoranti, con celebrazioni e feste ricorrenti nell’area, potresti volerti rivolgere a un pubblico più giovane, come i millennials… Soprattutto se la tua proprietà esibisce prezzi che sono tra i più accessibili della zona! Mantenere il calendario pieno di prenotazioni di turisti con budget più limitati sarà molto meglio che non mettere prezzi molto alti e continuare a ricevere cancellazioni da parte di famiglie e ospiti più anziani.

Seguendo l’esempio precedente, è necessario che tu riveda la tua strategia e sia realista in merito agli ospiti giusti per la tua casa vacanza. Le famiglie con figli, ad esempio, sicuramente preferiranno proprietà grandi e adatte ai bambini, in un quartiere sicuro. Se vedono un’offerta last minute di un alloggio che risponde più del tuo ai loro requisiti, è molto probabile che finirai per ricevere una cancellazione.

Cancellazioni delle case vacanza

Sistemi per anticipare e prevenire le prenotazioni cancellate

Chiarisci bene la tua politica di cancellazione

È importante che la politica di cancellazione della tua casa vacanze sia chiara e visibile, al momento della prenotazione, in modo che gli ospiti possano leggerla e capirla prima di effettuare la prenotazione. Accertati che i tuoi ospiti siano perfettamente consci delle loro responsabilità, nel caso di un no show o di una cancellazione.

Assicurati anche di includere una data limite per la cancellazione della prenotazione, nonché le informazioni in merito alla penale di cancellazione e al rimborso. Dovrai comunicare chiaramente che gli ospiti dovranno pagare una tariffa per la cancellazione, nel caso superino la data limite.

Inoltre, stabilendo una percentuale per la parte rimborsabile una volta che venga superata la data limite, proteggerai anche la tua attività dalle perdite che comporta una cancellazione in termini di utili. Gli ospiti potranno sempre cancellare, se lo fanno prima della data limite, il che ti darà margine per trovare altri ospiti che possano prenotare in quei giorni. Potresti anche offrire promozioni last minute per gli ospiti che stiano cercando opportunità di questo tipo.

Tuttavia, per prevenire le scuse e godere di un calendario pieno, dovrai redigere la tua politica di cancellazione, basandoti sui numeri e sulla situazione specifica della tua attività!

Chiedi un anticipo non rimborsabile al momento della prenotazione

Puoi anche ridurre le tue cancellazioni facendo pagare i tuoi ospiti durante il processo di prenotazione. Un buon software gestione casa vacanze ti consente di impostare questa possibilità. Alcuni proprietari preferiscono chiedere direttamente il pagamento completo, in questo momento, mentre altri optano per la solo richiesta di una parte del totale, che non verrà rimborsata. Il risultato è che i viaggiatori si sentono più impegnati con la prenotazione, visto che se cancellano perdono del denaro.

Assicurati di dichiarare chiaramente, nella tua politica di cancellazione, che qualunque pagamento anticipato non sarà rimborsabile, onde evitare dispute con le società emittenti le carte di credito.

Offri una promozione per le prenotazioni confermate

Una buona strategia può anche essere quella di offrire una piccola promozione ai tuoi ospiti come premio per le conferme immediate delle prenotazioni. È un incentivo affinché confermino la prenotazione più rapidamente e non tornino a cambiare idea.

Potresti, per esempio, incitarli a inviare una parte o la totalità del pagamento, al momento della prenotazione, per approfittare di un’offerta o di uno sconto sulla prossima prenotazione che faranno presso la tua sistemazione. Questo non solo ridurrà la possibilità di cancellazioni, motiverà anche i tuoi ospiti a tornare alla tua proprietà!

Controlla come stanno i tuoi ospiti

Anche dopo che hanno prenotato, dovresti mostrare interesse e continuare a restare in contatto con loro prima del loro soggiorno. Se presti attenzione ai tuoi ospiti inizierai ad avere un rapporto più personale, con loro, e questo farà sì che si sentano meno propensi a cancellare e a lasciarti col calendario vuoto per quel periodo.

L’ideale sarebbe di personalizzare tutti i tuoi messaggi, accertandoti di mantenere un tono cordiale e amichevole. Tuttavia, se non hai molto tempo, puoi anche prepararti i messaggi in modo che vengano inviati automaticamente.

Se pensi che quest’ultima cosa sia troppo generica, puoi scegliere una via di mezzo e programmare messaggi personali in anticipo. In questo modo i tuoi ospiti riceveranno avvisi e notifiche individuali sul loro prossimo soggiorno, così come promozioni che vorresti offrire solo a loro.

Ricordati di monitorare gli ospiti una volta che hanno confermato la prenotazione, utilizzando questa opportunità per ricordare loro educatamente i dettagli del check- in. Questa strategia sarà molto efficace per evitare che gli ospiti non si presentino!

Dimostra la tua disponibilità

Come proprietario di una casa vacanze, le tue risposte alle richieste degli ospiti dovranno essere rapide e utili. Assicurati di essere all’altezza dei viaggiatori, evitando di perdere la loro fiducia prima che mettano piede nella tua proprietà. Se non lo farai, correrai il rischio di avere più cancellazioni e meno prenotazioni. 

Chi dimostra di essere un proprietario non degno di fede non ispirerà la fiducia degli ospiti durante il periodo di attesa della prenotazione. Così, se dovesse presentarsi una scelta migliore, non avranno alcun dubbio se cancellare o no.

Per questo dovresti sempre rispondere quanto prima – e nel modo migliore possibile! – ai dubbi degli ospiti. Anche se ti scrivono molto prima della prenotazione. La prima impressione che dai avrà un impatto sulla qualità della recensione che gli ospiti ti lasceranno più avanti. E, come già sai, le opinioni degli ospiti hanno una grandissima influenza sulla credibilità tua e della tua attività. Se un viaggiatore legge opinioni negative sulla tua pagina web, potrebbe cancellare o non comparire al momento del check-in.

Quindi accertati di reagire con rapidità e di rispondere, anche alle opinioni negative, nel modo migliore possibile. Controlla costantemente  i tuoi commenti su tutti i canali che usi (pagina web, pagine come Airbnb, reti social, ecc.), anche utilizzando un channel manager appartamenti, e interagisci con i tuoi ospiti. Questo ti eviterà le frustrazioni relative alle possibili cancellazioni.

Riassumendo: dovresti capire il motivo per cui le cancellazioni sono pessime per la tua attività, analizzare la ragione per cui avvengono e adottare la strategia per anticiparle e prevenirle in futuro!

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