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Gestione check-in e check-out appartamenti: alcuni consigli
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Gestione check-in e check-out appartamenti: alcuni consigli

La gestione check in check out è uno dei punti critici quando si gestisce una struttura ricettiva o casa vacanze. Tutto dovrà essere fatto a dovere se vuoi evitare che i tuoi ospiti abbiano un brutto ricordo della tua struttura.

Per tua fortuna, l’intero processo può essere gestito in maniera piuttosto snella seguendo alcuni piccoli consigli. Dopotutto, il tuo scopo, è quello che i tuoi ospiti abbiano un buon ricordo di te e del loro viaggio, non è vero?

Prima di addentrarci nel vivo di questo articolo, andiamo a vedere il significato di questi due termini Inglesi, adottati anche da noi nell’industria alberghiera e non solo.


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Check-in e Check-out significato

Nonostante il termine “check-in appartamenti o hotel” sia piuttosto comune, alcune persone potrebbero essersi perse il significato lungo la strada.

Parlando di traduzione vera e propria il significato check-in sarebbe semplicemente “registrazione”. Riferito al mondo degli affitti brevi, questo processo si riferisce alla registrazione dei dati dell’ospite presso una struttura.

Ovviamente, la parola check-in nel 2022 ha molte sfumature diverse.

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Parlando del check-in albergo significato, avremo un processo nel quale l’ospite dovrà dare i suoi documenti alla receptionist e attendere che questi vengano inseriti nel sistema.

Per quanto riguarda il check-in appartamenti Airbnb o similari, invece, non esiste il processo di registrazione documenti e il check-in tratterà punti diversi, come la presentazione della struttura e regole della casa.

Dal lato opposto il check-out significato è “controllo”. Questa parola deriva dai controlli che il personale della struttura alberghiera o di pernottamento, deve fare prima che l’ospite se ne possa andare.

Bisognerà infatti controllare che non ci siano danni, calcolare il costo delle bevande prese dal frigo bar e assicurarsi che la vacanza sia stata di gradimento dell’ospite.

Ottimizzare la gestione check-in check-out

Se sei appena entrato nel mondo degli affitti a breve termine o stai usando il nostro channel manager per case vacanze, abbiamo preparato una lista di consigli che ti aiuteranno a gestire al meglio l’arrivo e partenza dei tuoi ospiti.

Tieni a mente che ogni struttura funziona in modo diverso e, per esempio, gli affittacamere, avranno regole diverse rispetto a quelle di alberghi o agriturismi. Iniziamo con le regole per la gestione del check-in e check-out.

Gestione del check-in

Tutto è pronto. La tua struttura è operativa e hai ricevuto la tua prima prenotazione su qualcuno dei siti come Airbnb. Credi che tutto sia pronto e il tuo compito sia finito qua? Errore.

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Non sottovalutare il processo del check-in e ricorda il vecchio detto “la prima impressione è quella che conta”. I tuoi ospiti manterranno un vivido ricordo della prima interazione con te e la tua struttura, pertanto, crea un processo semplice e poco impegnativo per l’ospite.

Preparare l’arrivo dei tuoi ospiti

Ogni ospite è diverso e dovrai tenerlo a mente durante la preparazione del check-in. Nonostante il check in check out facile gestione affitti brevi e molto più complesso negli alberghi, dovrai compiere alcune azioni previo l’arrivo dei tuoi ospiti.

In primo luogo, controlla che la stanza assegnata ai tuoi ospiti corrisponda con le loro esigenze.

Spesso le persone si confondono in fase di prenotazione con letti matrimoniali e doppi, finendo per richiedere due letti singoli o viceversa. Inoltre, assicurati di non perdere alcuna opportunità di guadagno.

Una buona idea potrebbe essere quella di inviare una e-mail ai tuoi futuri visitatori, offrendo, per esempio, il trasporto dall’aeroporto, l’upgrade della camera o la colazione a letto. Questo è comunque a discrezione del proprietario della struttura.

Dare il benvenuto

La prima cosa che i tuoi ospiti vedranno sarà la tua faccia o quella dei tuoi ospiti. Ricorda di dare il benvenuto sorridendo, in modo cortese, cercando di trasmettere pace e serenità all’ospite.

Questo non si applica ovviamente a ogni situazione, in quanto, le strutture con il self check-in, non hanno spesso receptionist o persone che si occupano di dare il benvenuto agli ospiti.

In questo caso potresti comunque dare il tuo numero di telefono ai tuoi ospiti e dare loro il benvenuto con una chiamata o messaggio di testo. Qualunque sia l’opzione da te scelta, questa sarà molto gradita dall’ospite.

Norme della struttura o casa

Durante la gestione check-in check-out, dovresti dire al tuo ospite quali sono le norme della struttura in modo da tutelare te e l’ospite stesso.

Se gestisci un B&B, potresti dire all’ospite le regole per la colazione o uso delle zone comuni, insieme alle regole per il rientro durante le ore notturne e tanto altro ancora. Più informazioni darai all’ospite, meno cose verranno lasciate alla libera interpretazione.

Alcune strutture, soprattutto quelle in cui è possibile fumare o ci sono aree comuni come piscine e giardini, potrebbero richiedere un set di regole più ampio in modo da coprire ogni possibile situazione.

Consigli e contatti di emergenza

I consigli sono molto apprezzati dagli ospiti e dovrebbero fare parte di una buona gestione del check-in. Ricorda che, molto spesso, i tuoi ospiti saranno nuovi in un determinato luogo.

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Questo potrebbe aiutare i tuoi ospiti a muoversi nella città in modo sicuro, trovare i migliori ristoranti e avere una buona esperienza in generale. Sarà utile dire loro dove si trovano le fermate di bus o taxi nel caso ci sia bisogno.

Ricorda anche di dare ai tuoi ospiti un contatto di Emergenza. Se i tuoi ospiti vengono da un’altra nazione, potrebbero avere problemi con i numeri di emergenza più comuni. Assicurati di fornire loro tutto il necessario, incluso il tuo numero di telefono per emergenze 24 ore al giorno.

Ovviamente, invece del tuo numero, potrai usare quello dei tuoi collaboratori se ne hai qualcuno.

Gestione del check-out

Certo, durante il check-out i tuoi ospiti lasceranno la struttura. Nonostante questo, ricorda di non sottovalutare questo aspetto del tuo business. Lasciare un buon ricordo è fondamentale e ti servirà per svariate ragioni.

In primo luogo, un visitatore contento sarà più propenso a lasciare un buon feedback, prezioso come non mai in questo periodo storico. Secondo, un visitatore contento, sarà più incline a pernottare nuovamente presso la tua struttura.

Ispezione della stanza

Se hai intenzione di aprire un affittacamere, dovrai mettere in preventivo un gran numero di stanze in affitto. A questo proposito, una buona gestione del check-out, include anche l’ispezione della stanza.

Una buona ispezione della stanza ti permetterà di fare due cose: comprovare che non sia stato danneggiato niente e prevenire i tuoi ospiti dal dimenticare qualcosa.

L’ispezione è soprattutto utile in modo da non farsi carico dei danni in qualità di proprietario di una struttura, ma addebitare il costo ai tuoi ospiti se i danni sono stati prodotti da loro.

Pulizia per l’arrivo di nuovi ospiti

Sei mai stato in una stanza di albergo o Airbnb poco pulita? Io no, in quanto controllo sempre i feedback dei visitatori e le note riguardo la pulizia delle camere da letto e strutture.

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Pulire una stanza dopo la presenza di ospiti è un punto fondamentale del processo di check-out e sarà imperativo occuparsene. Se usi un software gestione case vacanze e hai poco tempo da dedicare alla gestione di strutture, potresti parlare con un’agenzia di gestione Airbnb.

E-mail con la richiesta di feedback

Una volta concluso il pernottamento o le vacanze dei tuoi ospiti, dovresti inviare loro una e-mail. In questa e-mail dovresti richiedere un feedback sulla piattaforma di prenotazione Booking, Airbnb HomeAway, oltre alle piattaforme gemelle come TripAdvisor.

Un buon numero di feedback ti consentirà di ottenere più prenotazioni e vedere la valutazione della tua struttura crescere nel tempo.

Alcune strutture richiedono il feedback con una cartolina personalizzata che consegnano personalmente ai visitatori alla fine del loro pernottamento. Questo è un buon modo di richiedere un feedback, spesso non ignorato.

Prendi le dovute azioni

Prendere le dovute azioni in seguito ai feedback ricevuti è un buon modo di lavorare. Ricorda che i feedback vengono lasciati per una ragione. Se gli utenti si lamentano dei materassi nelle tue stanze, forse dovresti prendere provvedimenti.

Questo è solo un esempio e ci sono tantissimi punti che potrai sistemare seguendo i feedback dei tuoi utenti. Dopotutto, anche nella gestione di check-in appartamenti e check-out, la parola chiave è “il cliente ha sempre ragione”.

Conclusione sulla gestione dei check-in e check-out

Se hai una struttura alberghiera o affittacamere in affitto, il significato di check-in e check-out che dovrai adottare è molto più profondo di quanto sembra. Parliamo dell’esperienza dei tuoi ospiti e della reputazione generale della tua struttura.

Dopotutto, quando parliamo di “esperienza”, parliamo del primo momento in cui i tuoi ospiti mettono piede nella tua struttura.

Da questo momento ti dovrai fare carico dei tuoi ospiti, offrire loro consigli e una guida alle regole della tua struttura e tutto ciò che li circonda. Se vuoi aprire una casa vacanze, ricorda che, anche se non scritto, tu sarai in parte responsabile della riuscita o meno della vacanza dei tuoi ospiti.

Certo, tu non deciderai il loro piano e come spenderanno il loro tempo libero, ma, sicuramente, potrai contribuire a rendere la loro esperienza indimenticabile, ottenendo in cambio un buon feedback che ti aiuterà nella riuscita del tuo business.


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