In breve, il contenuto della circolare ministeriale del 18 novembre 2025 rivolto al settore ricettivo:
- Obbligo di verifica “de visu”: la circolare del Ministero dell’Interno ribadisce che i gestori devono verificare l’identità degli ospiti di persona al check-in, come previsto dall’articolo 109 TULPS.
- Tecnologie non sufficienti: le tecnologie come il riconoscimento biometrico o il self check-in con OTP non sono considerati validi per sostituire il controllo fisico dei documenti.
- Tempistiche e obblighi: i dati degli ospiti devono essere inviati alla Polizia tramite il portale Alloggiati Web entro 24 ore dal loro arrivo.
Avrai probabilmente sentito la notizia delle ultime ore, il Ministero ha emesso una circolare che ribadisce l’obbligo di riconoscere gli ospiti di persona al check-in a riconferma dell’articolo 109 TULPS.
Queste misure arrivano in un momento cruciale per il turismo italiano, con eventi di portata mondiale come il Giubileo 2025 all’orizzonte, e mettono ancora una volta in evidenza l’attenzione crescente verso la regolamentazione del settore delle locazioni brevi (dopo le novità sul Codice CIN e la cedolare secca).
Vediamo insieme i dettagli di questa importante notizia che coinvolge locazioni turistiche e strutture extralberghiere, i principali users delle keybox e del self check-in con software che automatizzano il processo.
Aggiornamenti circolare ministeriale sulle key box e self check in
La circolare ministeriale del 18 novembre 2025 ribadisce un punto fermo: i gestori di strutture ricettive di qualsiasi tipologia (alberghiera, extralberghiera e locazioni turistiche) sono obbligati a verificare l’identità degli ospiti “de visu” durante il check-in, cioè attraverso un controllo diretto dei documenti e la corrispondenza con la persona che si presenta in struttura. È altresì obbligatorio inviare i dati degli ospiti alla Questura competente tramite il portale Alloggiati Web, entro 24 ore dal loro arrivo.
Dunque, la circolare ministeriale stabilisce che:
- La verifica “de visu” è essenziale per garantire la sicurezza e il rispetto delle normative vigenti.
- Rimane obbligatoria la trasmissione dei dati degli ospiti entro 24 ore dall’arrivo tramite il Servizio Alloggiati.
- Le tecnologie di self check-in, come il riconoscimento biometrico o tramite OTP, al momento, non sono considerate sufficienti a sostituire la verifica fisica richiesta secondo l’articolo 109 TULPS, sollevando dubbi sulla validità dei sistemi automatizzati.
Questo provvedimento non ha mancato di suscitare critiche e preoccupazioni tra gli operatori del settore. In particolare, la circolare solleva dubbi sull’utilizzo delle moderne soluzioni di self check-in, come il riconoscimento biometrico o tramite OTP, che sembrano non essere considerate sufficienti per sostituire il processo di verifica fisica.
La normativa di riferimento sui check-in e la registrazione degli ospiti
La gestione degli ospiti in strutture ricettive, incluse locazioni turistiche, è regolata dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). Questo articolo stabilisce che ogni gestore è tenuto a registrare i dati personali degli ospiti e a inviarli entro 24 ore dal loro arrivo tramite il Servizio Alloggiati, il portale ufficiale della Polizia di Stato. Questa procedura, obbligatoria per garantire sicurezza e trasparenza, richiede che il gestore verifichi l’identità degli ospiti attraverso un controllo diretto dei documenti presentati.
Riportiamo qui di seguito il comma 1, articolo 109 TULPS:
“1. I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti“.
Sebbene negli ultimi anni siano emerse soluzioni tecnologiche avanzate come il riconoscimento biometrico e il check-in automatizzato, la legge ha sempre lasciato un “dubbio” sulla verifica “de visu” per validare la corrispondenza tra documento e ospite. Questo approccio tradizionale continua a rappresentare una sfida per gli operatori, soprattutto in un contesto sempre più orientato verso la digitalizzazione e la semplificazione delle procedure.
La risposte delle Associazioni di settore
La circolare del Ministero dell’Interno ha suscitato numerose critiche e incertezze, soprattutto da parte degli operatori del settore degli affitti brevi, che da anni si affidano a tecnologie innovative per semplificare e velocizzare il processo di check-in e la comunicazione dei dati degli ospiti alla questura.
Le associazioni di settore, come AIGAB (Associazione Italiana Affitti Brevi), in particolare hanno espresso preoccupazioni riguardo alla disparità tra le nuove disposizioni ministeriali e le esigenze di un settore sempre più digitalizzato. Con un comunicato ufficiale inviato al Governo, AIGAB ha messo in evidenza i seguenti punti:
- L’urgente necessità di aggiornare il quadro normativo per riconoscere e legittimare l’uso delle tecnologie moderne, che offrono standard di sicurezza e verificabilità elevati, garantendo allo stesso tempo l’efficienza delle operazioni.
- I potenziali disagi operativi derivanti dal blocco delle soluzioni digitali, soprattutto in occasione di eventi di grande afflusso turistico come il Giubileo 2025. Secondo l’associazione, una normativa troppo rigida potrebbe compromettere l’efficienza delle operazioni di check-in, creando difficoltà per gli host e aumentando il rischio di sanzioni per la mancata conformità alle scadenze.
AIGAB ha quindi chiesto una revisione delle disposizioni, suggerendo che la legislazione prenda in considerazione l’adozione di software certificati per il self check-in, equiparando i sistemi tecnologici avanzati alle soluzioni tradizionali, pur mantenendo la sicurezza e la trasparenza richieste dalla legge.
Cosa significa per gli host e locazioni turistiche
Non appena ci saranno chiarimenti legali sulle nuove disposizioni ministeriali riguardo l’obbligo di verificare l’identità degli ospiti “de visu” e la registrazione tramite il portale Alloggiati Web, questi potrebbero avere avranno un impatto significativo su tutti gli host e le strutture ricettive extralberghiere, tra cui gli affitti brevi.
In particolare, per gli host che utilizzano soluzioni tecnologiche come keybox o software di self check-in, queste normative potrebbero comportare la necessità di adeguamenti operativi sia da parte dei software che da parte degli host e property manager.
La cosa certa è che la verifica dell’identità al momento del check-in è sempre stata un passaggio fondamentale, e sarà necessario assicurarsi che le informazioni fornite siano correttamente confrontate con i documenti degli ospiti.
Questo significa che gli host dovranno organizzarsi in modo da garantire una registrazione conforme alle leggi, evitando rischi legati a sanzioni. Se da un lato il settore si sta orientando sempre più verso soluzioni digitali, la normativa sembra ancora non considerare del tutto i sistemi di riconoscimento biometrico o altre tecnologie che permetterebbero un’identificazione sicura e rapida a distanza.
Come procedere al check-in a norma di legge
Per adempiere correttamente agli obblighi di legge, ogni host deve verificare l’identità degli ospiti al momento del check-in, confrontando i documenti di identità con la persona che si presenta nella struttura. È necessario inviare i dati degli ospiti al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato entro 24 ore dall’arrivo degli stessi.
Se utilizzate software di self check-in o keybox, assicuratevi comunque di effettuare un processo di verifica “de visu” prima della registrazione ufficiale degli ospiti. Alcuni sistemi avanzati permettono una verifica preliminare, sarà comunque sempre necessario che l’ospite presenti un documento di identità in corso di validità, per completare la procedura.
Nota: continueremo a monitorare eventuali aggiornamenti normativi e manterremo aggiornate le notizie sul nostro blog.
Il caso di Firenze e le keybox nel centro storico
A Firenze, le keybox, piccole cassette di sicurezza utilizzate per consentire l’accesso autonomo agli affitti brevi, sono finite al centro di un acceso dibattito. Nel cuore del centro storico, patrimonio dell’UNESCO, questi dispositivi sono diventati per le istituzioni un simbolo tangibile dell’overtourism e della trasformazione di aree residenziali in zone a prevalenza turistica.
Le proteste da parte dei residenti, preoccupati per il degrado del tessuto sociale e la crescente difficoltà di vivere nelle aree storiche, hanno spinto la sindaca Sara Funaro a intervenire con una misura drastica: a partire dal 2025, l’uso delle keybox sarà vietato nel centro storico della città. Questa decisione mira a tutelare la vivibilità delle zone storiche e a promuovere una maggiore responsabilità tra i proprietari di affitti brevi.
Il divieto si inserisce in una più ampia strategia ispirata ai 10 punti del G7, focalizzati su un turismo sostenibile e una gestione equilibrata del patrimonio culturale. L’obiettivo è scoraggiare il turismo di massa incontrollato, incentivando pratiche più rispettose e regolamentate.
Siamo fiduciosi!
Le recenti modifiche normative, incluse l’ultima circolare ministeriale sul check-in “de visu” e il divieto delle keybox in alcune città come Firenze, segnano un cambiamento importante per il settore delle locazioni turistiche e delle strutture ricettive extralberghiere in Italia. Sebbene l’intento delle istituzioni sia garantire maggiore sicurezza e regolarità nel settore turistico, queste nuove disposizioni sollevano non poche preoccupazioni per gli operatori, che si trovano a dover conciliare il rispetto delle normative con le esigenze di efficienza e innovazione.
Per gli host, è fondamentale seguire da vicino gli sviluppi normativi e adeguarsi prontamente alle nuove disposizioni per evitare rischi e sanzioni. Al contempo, il settore continua a spingere per un approccio più flessibile e aggiornato che consenta di sfruttare al meglio le potenzialità delle tecnologie emergenti, mantenendo al contempo elevati standard di sicurezza e trasparenza. Siamo fiduciosi che si possa andare nella direzione giusta, tutelando gli host e promuovendo la crescita del settore!
In questo contesto, Lodgify offre agli host una soluzione completa per la gestione delle proprie strutture, con strumenti avanzati per il check-in, la registrazione degli ospiti e l’automazione delle operazioni quotidiane, sempre in conformità con le normative vigenti. Scopri come Lodgify può aiutarti a semplificare la gestione del tuo business, garantendo al contempo sicurezza e conformità alle leggi. Accedi subito alla tua prova gratuita!
