Essere attenti, per non dire stare all’erta, ad ogni nuova richiesta o messaggio in arrivo da potenziali ospiti è senza dubbio un must. La tua risposta – e l’informazione in essa contenuta – può fare la differenza al momento di mettere in cassaforte una prenotazione o perdere un ospite per sempre.
Per questa ragione, migliorare il modo in cui rispondi può significativamente accrescere il tuo tasso di conversione (conversion rate). Prima ancora che tu riceva qualsiasi richiesta, ci sono alcune cose che dovresti tenere a mente riguardo al tuo sito web e agli annunci della tua casa vacanze. Ad esempio verificare che disponibilità e prezzi siano sempre aggiornati in tutti i canali in cui promuovi la tua proprietà.
Che altro puoi fare con le risposte alle richieste in arrivo per dare una spinta alle conversioni? Scopriamolo!
1. Assicurati di rispondere
Potrà sembrare ovvio, ma non è mai fuori luogo ricordare l’importanza di dare un riscontro reale alle richieste che ricevi. Anche se la tua struttura non dovesse essere disponibile per le date selezionate, o i potenziali ospiti dovessero essere in cerca di qualcosa che non soddisfa i requisiti del tuo regolamento, è sempre meglio rispondere piuttosto che lasciare la questione in sospeso. Anche perché, in qualche caso, le date dei viaggiatori sono flessibili, soprattutto se particolarmente colpiti dalla proprietà; pertanto è sempre meglio controllare di avere un altro slot disponibile che si adegui alle loro richieste. Inoltre, per molte OTAs, come Airbnb ad esempio, il tasso di risposta dell’host diventa un fattore decisivo nel determinarne la posizione tra i risultati di ricerca. Lasciare richieste senza risposta, dunque, può avere un effetto negativo sul tuo annuncio.
2. Personalizza la tua risposta
Quello che i viaggiatori sono soliti fare, è contattare la “lista” delle strutture che li hanno colpiti di più in cerca di ultimi dettagli o per sottoporre le proprie richieste. Se sei sfortunato, la tua risposta potrebbe perdersi nella loro casella di posta in arrivo. Tuttavia un modo per aiutare il tuo messaggio a farsi notare c’è: cambia l’oggetto della mail e adatta il testo con i dettagli del mittente (nome, date del soggiorno e ogni altra informazione che ti abbia fornito).
3. Chiarisci subito il contesto ai tuoi potenziali ospiti
Oltre ad assicurarti di sapere chi sono i tuoi ospiti, sii altrettanto sicuro di ricordare a loro chi sei tu. Una semplice frase d’introduzione in cui li ringrazi per aver inviato un messaggio a [il nome della tua proprietà] gli farà istantaneamente tornare in mente il tuo sito web o il tuo annuncio. In questo modo li spingerai anche a cercare il nome del tuo brand su Google!
4. Rispondi alle loro domande
I viaggiatori fanno domande per una ragione: cercano risposte. Quindi, poiché di sicuro vorrai costruire un rapporto professionale e stabilire una conversazione amichevole, cerca di essere succinto e di andare dritto al punto nelle tue risposte. Inoltre, dato che un numero sempre maggiore di viaggiatori invia le proprie richieste d’informazioni e prenota gli alloggi tramite dispositivi mobili, testi lunghi e difficili da leggere potrebbero rendere l’informazione poco chiara. Soddisfa la loro ricerca d’informazione all’inizio del tuo messaggio e poi magari aggiungi qualche dettaglio extra.
5. Cura la presentazione
Frasi trascurate ed errori di grammatica grossolani possono generare una perdita d’interesse da parte dei viaggiatori, ed è facile che un messaggio possa contenere errori, soprattutto se inviato dal cellulare! Assicurati, quindi di prendere le dovute precauzioni con la grammatica e la punteggiatura (una virgola può cambiare completamente il senso di una frase), con le lettere maiuscole (o penseranno che tu stia gridando), e con il tono della risposta.
6. Usa sistemi di risposta automatica per risparmiare tempo
Secondo una ricerca di TripAdvisor, i proprietari che rispondono alle richieste nell’arco delle sei ore successive all’invio di un messaggio da parte dell’utente, hanno il doppio delle possibilità che quella stessa richiesta si trasformi in prenotazione. Se pensi di aver bisogno di un aiuto in questo senso, potrebbe essere una buona idea utilizzare un sistema di risposta automatica o messaggi predefiniti che possono essere riutilizzati di volta in volta. L’aggiunta di uno strumento del genere al tuo software può farti risparmiare tempo prezioso, così come aiutarti a smaltire rapidamente le richieste più comuni come “la tua casa vacanze è disponibile in queste date?”: in questo caso ti basterà scegliere il template corretto, personalizzarlo con il nome del mittente e inviare la tua email di risposta.
7. Invia un preventivo
Inviando ai viaggiatori un preventivo come parte integrante della tua risposta, sarà più facile per l’ospite prenotare immediatamente o bloccare parte della prenotazione con la carta di credito. In questo modo, renderai più facile l’intero processo di riserva, il che a sua volta migliorerà i tuoi tassi di conversione. In aggiunta, puoi anche decidere di offrire prezzi esclusivi agli ospiti che scelgono di prenotare direttamente su tuo sito web. Prenotare direttamente farà risparmiare ad entrambi le spesse di commissione, oltre ad essere un fattore decisivo nel trasformare i window shoppers in prenotazioni!
Rispondere a tutte le richieste in arrivo da potenziali ospiti velocemente ed in modo efficace ti aiuterà ad eliminare tutti quegli ostacoli che potrebbero farti perdere delle potenziali prenotazioni. Se sarai chiaro nelle tue risposte e metterai a disposizione le informazioni richieste in maniera professionale, ma anche cordiale, potrai sicuramente aspettarti un miglioramento dei tassi di conversione delle prenotazioni e un miglioramento generale per quanto riguarda la guest experience.
