La prima impressione è fondamentale e può fare la differenza nel lasciare un’impronta indelebile nell’esperienza dei tuoi ospiti! E se ti dicessi che puoi offrire loro un check-in completamente automatizzato e sicuro, senza alcuna preoccupazione da parte tua? Immagina solo l’effetto sorpresa e la gioia che susciteresti nei tuoi ospiti! Un inizio così impeccabile è la chiave per ottenere recensioni a 5 stelle e ospiti che non vedono l’ora di tornare. Ma cosa significa implementare un sistema di check-in automatico?
Con self check-in si intende il processo di check-in (e check-out) per appartamenti (o case vacanza) che avviene in maniera totalmente automatica, senza bisogno della presenza di qualcuno che consegni le chiavi dell’abitazione e che faccia entrare i viaggiatori. Il vantaggio è indiscutibile per entrambe le parti: permette al proprietario di non dover essere fisicamente presente all’arrivo degli ospiti e garantisce agli ospiti una maggior flessibilità sull’orario di arrivo in caso di imprevisti.
Nelle strutture più grandi, il self check-in e check-out comprende anche la compilazione di un form per l’invio dei dati personali, così da non dover perdere tempo prezioso all’arrivo. Nelle case vacanza singole, o per gli Airbnb, si traduce nel processo automatizzato di consegna e restituzione chiavi e di accesso all’appartamento o alla casa senza alcun vincolo temporale. Senza che l’ospite debba restare in contatto col proprietario di casa o property manager né bombardarlo di telefonate o messaggi aggiornandolo sull’ora di arrivo: in pratica, una liberazione!
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Come funziona il self check-in o check-in automatico
In pratica, quindi, l’automatizzazione della consegna delle chiavi può avvenire in diversi modi: il primo che viene in mente, e il più semplice, è riporle in una cassetta di sicurezza nei pressi della casa. In questo caso, sarai tu a dover dire in anticipo all’ospite come trovarla (e dovranno essere indicazioni MOLTO precise, se poi non vorrai essere svegliato a notte fonda!) e, soprattutto, come aprirla per prendere le chiavi.
Altro sistema è la porta con apertura a codice numerico (simile a quello degli antifurto, solo che qui sblocca la porta e non fa partire allarmi). Non mancano neppure le possibilità più hi-tech, con chiamate da smartphone autorizzati per lo sblocco della porta, eccetera. Ma anche le possibilità più semplici non sono da scartare: ad esempio, lasciare le chiavi in un posto sicuro e che sia aperto tutto il giorno o fino a tarda sera, come magari un bar o un ristorante che sono forniti di cassette di sicurezza per le chiavi.
💡 Suggerimento professionale: collegando il tuo software di gestione delle proprietà (PMS), come Lodgify, con app di accesso senza chiave, puoi automatizzare l’ingresso alle tue proprietà, rendendo il check-in un’esperienza senza stress per te e per i i tuoi ospiti. Scopri di più sulle integrazioni di Lodgify qui.
Ma vediamo un attimo nel dettaglio tutte le possibilità di un self check-in automatico airbnb e non.
Check-in automatizzato: 6 opzioni pratiche
Ora che hai capito meglio come funziona il self check-in per Airbnb, case vacanza e affitti brevi, e soprattutto quali vantaggi può apportarti, è arrivato il momento di vedere nel concreto come poter mettere in atto questo processo. Sul mercato esistono varie opzioni di dispositivi che permettono di offrire ai tuoi ospiti un’esperienza di check-in automatizzato. Ecco come funzionano le sei principali possibilità:
1. Lockbox o cassetta per self check-in per chi non vuole cambiare le serrature
Un rapporto di amore e odio con le cassette o cassaforti per chiavi airbnb e non che oramai esistono da molti anni, e che possono essere un’ottima soluzione per automatizzare il check-in degli ospiti. Nella maggior parte dei negozi di ferramenta o online è possibile trovare queste scatolette a combinazione che rappresentano un’opzione economica per garantire ai tuoi ospiti di accedere alle chiavi (e quindi all’appartamento e alle tue proprietà) indipendentemente dall’ora del giorno in cui arrivano.
Un self check-in con cassetta delle chiavi o quello che molti chiamano cassaforte per chiavi per Airbnb e case vacanze è un’opzione un po’ spartana ma comunque efficace per il self check-in degli ospiti, soprattutto se si vuole evitare di cambiare le serrature o comunque avere una chiave fisica in casi di emergenza. Quello che dovrai fare è lasciare le chiavi all’interno della cassettina di sicurezza e impostare una combinazione, assicurandoti di comunicarla ai tuoi ospiti in anticipo per permettere loro l’ingresso nella proprietà.
Le informazioni che dovrai fornire includono:
- Dove si trova la cassetta di sicurezza delle chiavi (Ad esempio, dietro un muro o delle piante all’ingresso dell’edificio)
- Come usare la cassetta di sicurezza, allegando anche delle foto per essere più chiari
- Qual è la combinazione che dovranno utilizzare per aprila
- Come restituire le chiavi al momento del check-out
Il self check-in con cassetta delle chiavi da esterno ti permetterà di cambiare la combinazione dopo la partenza di ogni ospite, quindi non dovrai preoccuparti che quelli passati possano ricordarsi il codice della cassaforte per chiavi! Unico neo: a meno che tu non la tenga in un posto sicuro, c’è sempre il rischio che qualcuno si diverta a farti sparire tutto, la cassettina e le chiavi che ci sono dentro.
2. Serratura elettronica
Un’altra opzione per host Airbnb e proprietari di appartamenti e case vacanza che stanno cercando soluzioni per passare al self check-in è la serratura elettronica. Le serrature con codice elettronico possono sostituire il chiavistello sulla porta d’ingresso della tua proprietà e consentono l’accesso agli ospite tramite un codice numerico. Come per una cassetta di sicurezza, le serrature elettroniche generalmente consentono di impostare più codici di accesso, in modo da poter generare sia un codice univoco per ogni nuovo ospite sia un codice per te per accedere sempre alle tue proprietà.
Nel complesso, le serrature elettroniche sono un po’ più costose delle cassaforti per chiavi, ma sarai tranquillo sapendo che gli ospiti non ti perderanno le chiavi di casa e risparmierai sul costo del fabbro!
💡 Suggerimento professionale: crea sempre un libro di benvenuto per i tuoi ospiti che non si limiti ad un semplice “raccolta di informazioni“, ma li faccia sentire sicuri, coccolati e che li possa effettivamente guidare durante il loro soggiorno, con consigli pratici su cosa fare e cosa evitare.
Sicuramente, la serratura elettronica è uno dei sistemi più sicuri (ma non dubitare, ci sarà sempre l’ospite che non trova la mail in cui gli comunicavi il codice!) e di maggiore tranquillità per il padrone di casa, se non per l’ospite.
3. Serratura smart
Se le cassaforti per chiavi e le serrature elettroniche ti sembrano un po’ vecchio stile, questa nuova alternativa per il self check-in ti piacerà. Si chiama serratura smart. Si tratta di un tipo di serratura keyless (senza chiavi) intelligente che può sostituire la classica, ed è dotata di codice elettronico, utilizzando un sistema wifi con sblocco remoto. Consente l’accesso alla proprietà solo quando riceve un segnale wireless (spesso via Bluetooth o Wifi) da un semplice smartphone verificato.
Che sostituisca completamente la maniglia e la serratura o che vi sia semplicemente installata al di sopra, una serratura smart wifi ti consente di gestire in piena autonomia chi è autorizzato ad accedere alla proprietà e in quale momento. Ciò significa che puoi permettere il check in da remoto a un ospite anche solo pochi minuti prima del suo arrivo, per rendere il tutto ancora più semplice e sicuro sia al suo arrivo che durante il soggiorno.
Oltre ai molti vantaggi nell’uso delle serrature smart, ci sono anche alcuni inconvenienti che è giusto menzionare. Innanzitutto, non è sempre detto che tutti i tuoi ospiti abbiano uno smartphone. In realtà, il fatto di non averlo non ostacola troppo gli ospiti, poiché le porte possono essere aperte (in caso di necessità) anche con una chiave tradizionale o direttamente da te in remoto (utile anche nel caso in cui l’ospite rimanga senza batteria o che vada via la luce, come già detto).
Un altro aspetto negativo dell’installazione di serrature smart wifi per il self-check in è che possono essere collegate solo a una porta della tua proprietà. Nel caso tu avessi, ad esempio, un cancello chiuso all’esterno della tua proprietà, dovrai acquistare e gestire più di una serratura keyless intelligente in modo che i tuoi ospiti possano accedere a tutte le aree al momento del check-in.
4. Punti sicuri di raccolta chiavi
Sebbene questa non sia ancora un’opzione così comune come le cassette di sicurezza o le serrature elettroniche ed intelligenti, i cosiddetti punti di raccolta per chiavi stanno lentamente ma sicuramente guadagnando un po’ più di notorietà fra gli host di Airbnb e i proprietari di strutture in affitto, tanto che vengono creati sempre più servizi dedicati a soddisfare questo tipo di esigenza.
Questi servizi mettono in collaborazione proprietari e gestori di appartamenti e case vacanza con esercizi locali come bar e negozi, offrendo un posto sicuro vicino a casa per custodire le proprie chiavi e fornendo così agli ospiti la possibilità di esplorare il quartiere dove si trova la proprietà.
5. Affidarsi a un Property Manager professionista
Per chi non vuole installare sistemi di serrature elettroniche pensate per case vacanze o per chi preferisce mantenere l’aspetto umano all’arrivo degli ospiti ma non ha tempo, il modo migliore per automatizzare il processo di check-in è avere qualcuno che se ne occupi al posto tuo.
Ci sono molti host di Airbnb e proprietari che cercano sempre di espandere il loro portafoglio. Per chi è agli inizi e possiede poche proprietà spesso ha una persona che figura come co-host che lo aiuta nella gestione; per chi invece vuole espandere il business ma la casa vacanza non rappresenta il lavoro principale, si affida ad un property manager professionista.
È importante conoscere tutti i servizi che un property manager può svolgere, come, ad esempio occuparsi dell’amministrazione della struttura stessa, ma anche essere una figura amichevole che assicura che ogni check-in e consegna delle chiavi proceda senza intoppi, anche in caso il tuo ospite airbnb sia in ritardo o abbia avuto un inconveniente a tarda notte.
Per gli host che lavorano a tempo pieno, assumere un property manager e delegare il processo di check-in può davvero aiutare a risparmiare tempo prezioso, senza dover scendere a compromessi sull’aspetto “umano”.
6. Affidarsi a un’azienda specializzata
Sappiamo cosa stai pensando: perché creare un processo di check-in automatizzato per poi dovermi comunque occupare di tutto il resto? Fortunatamente per te, il boom nel settore delle case vacanze e degli affitti brevi ha portato alla nascita di una serie di aziende con questo esatto obiettivo in mente. Un esempio pratico sono le cosiddette agenzie di gestione Airbnb.
Oltre a gestire la consegna delle chiavi e aiutarti a controllare i self check-in, una società di gestione per affitti brevi può anche fornire particolari servizi di benvenuto, effettuare controlli di sicurezza e persino occuparsi della gestione lavanderia e pulizie al posto tuo.
I fornitori di servizi per la gestione della proprietà possono essere un’ottima soluzione per i proprietari di numerose strutture, soprattutto se attualmente si stanno già dedicando alla gestione remota di tutte le loro proprietà. Affidarsi a una società fornisce anche un vantaggio aggiuntivo: se dovesse succedere qualcosa durante il soggiorno di un ospite, di solito saranno loro a doverne rispondere.
Self check-in per Booking.com
Booking.com, sempre all’avanguardia della tecnologia nell’ottica di prestare il miglior servizio al cliente senza mai dimenticare la comodità del proprietario, promuove il self check-in per una serie di grandi vantaggi, tra i quali vi sono:
- Fa risparmiare tempo
- È meno stressante
- Garantisce maggiore elasticità nell’arrivo
- Esibisce la fiducia del padrone di casa verso l’ospite
- Permette maggiore privacy e assicura contatti non troppo ravvicinati
Ovviamente, si tratta di una tipologia di check-in che non prevede né contatto né rapporto umano, il che – se il genere di lavoro piace proprio per i rapporti umani che si creano – può far pensare a un sistema un po’ “gelido”. Ma, visti i tempi e le grandi comodità, siamo certi che si tratti di un check-in che non tarderà a farsi strada.
Check in automatico Airbnb
Airbnb, allo stesso modo, è un convinto sostenitore di questo sistema, e si spinge fino a fornire un vademecum per tutti coloro che vogliano proporlo ai propri ospiti. In tale vademecum, consiglia di fornire agli ospiti in arrivo:
- Indirizzo della proprietà
- Foto frontale della proprietà e dell’ingresso
- Informazioni su dove è nascosta la chiave o codice di accesso per il lockbox o cassettina
- Codici di accesso a cancello e/o porta, se si parla di accesso con codice
Per quanto i lockbox siano sicuri, Airbnb riscontra poi la maggiore sicurezza degli accessi a codice: non c’è il rischio di furti e di perdita delle chiavi, tutto ciò che i tuoi ospiti devono fare è ricordare il codice.
Se sui tuoi annunci pubblicizzi l’esistenza del self check-in, Airbnb renderà visibili le istruzioni agli ospiti che hanno prenotato presso la tua struttura, 3 giorni prima.
Airbnb fa anche un esame di alcune opzioni per il self check in, e ci sembra utile ricordare alcuni consigli.
- Se opti per il lockbox o cassettina per le chiavi, accertati che sia robusta e waterproof, soprattutto se si trova all’aperto.
- Se scegli una smart lock o serratura smart e nella zona della casa in affitto non c’è una buona connessione, meglio andare su quelle bluetooth… che piaceranno moltissimo agli ospiti più tecnologici.
Conclusioni
Speriamo che questo articolo ti sia stato utile. Che tu preferisca adottare un approccio di check in da remoto senza chiave o affidarti a qualcuno che si occupi di tutto al posto tuo, il metodo che sceglierai per il self check-in della tua proprietà renderà il turnover degli ospiti più facile che mai e tu potrai dormire sonni tranquilli. Se non hai ancora provato un gestionale PMS affidabile e dove gestire il tuo staff e le operazioni da un’unica piattaforma, hai 7 giorni di prova gratuita Lodgify da sfruttare al massimo e scoprire come ottimizzare i tempi di check-in e turnover.
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