Il self check-in sta rapidamente diventando uno dei servizi che non possono mancare in una casa vacanze. Si tratta di un processo di check-in (e check-out) per appartamenti (o case) che avviene in maniera totalmente automatica, senza bisogno della presenza di qualcuno che consegni le chiavi dell’abitazione e che faccia entrare i viaggiatori. Il vantaggio è indiscutibile per entrambe le parti: permette al proprietario di non dover essere fisicamente presente all’arrivo degli ospiti e garantisce agli ospiti una maggior flessibilità sull’orario di arrivo in caso di imprevisti.
Nelle strutture più grandi, il self check-in e check-out comprende anche la compilazione di un form per l’invio dei dati personali, così da non dover perdere tempo prezioso all’arrivo. Nelle case vacanza singole, o per gli airbnb, si traduce nel processo automatizzato di consegna e restituzione chiavi e di accesso all’appartamento o alla casa senza alcun vincolo temporale. Senza che l’ospite debba restare in contatto col padrone di casa né bombardarlo di telefonate o messaggi aggiornandolo sull’ora di arrivo: in pratica, una liberazione!
Come funziona il self check-in o check-in automatico
In pratica, quindi, l’automatizzazione della consegna delle chiavi può avvenire in diversi modi: il primo che viene in mente, e il più semplice, è riporle in una cassettina di sicurezza nei pressi della casa. In questo caso, sarai tu a dover dire in anticipo all’ospite come trovarla (e dovranno essere indicazioni MOLTO precise, se poi non vorrai essere svegliato a notte fonda!) e, soprattutto, come aprirla per prendere le chiavi.
Altro sistema è la porta con apertura a codice numerico (simile a quello degli antifurto, solo che qui sblocca la porta e non fa partire allarmi). Non mancano neppure le possibilità più hi-tech, con chiamate da smartphone autorizzati per lo sblocco della porta, eccetera. Ma anche le possibilità più semplici non sono da scartare: ad esempio, lasciare le chiavi in un posto sicuro e aperto tutto il giorno e fino a tarda ora, come un bar o un ristorante.
Ma vediamo un attimo nel dettaglio queste possibilità.
Check-in automatizzato: 6 opzioni pratiche
Ora che hai capito meglio come funziona il self check-in per Airbnb e le proprietà in affitto, e soprattutto quali vantaggi può apportarti, è arrivato il momento di vedere nel concreto come poter mettere in atto questo processo. Sul mercato esistono varie opzioni di dispositivi che permettono di offrire ai tuoi ospiti un’esperienza di check-in automatizzato. Ecco come funzionano le sei principali possibilità:
1. Lockbox o cassetta per self check-in
Le cassette o cassaforti per chiavi esistono da anni, ormai, e possono essere un’ottima soluzione per automatizzare il check-in degli ospiti. Nella maggior parte dei negozi di ferramenta o online è possibile trovare queste scatolette a combinazione che rappresentano un’opzione economica per garantire ai tuoi ospiti di accedere alle chiavi (e quindi all’appartamento) indipendentemente dall’ora del giorno in cui arrivano.
Una cassaforte per chiavi per Airbnb e case vacanze è un’opzione “spartana” ma efficace per il self check-in, una vera e propria svolta in caso di emergenza o di problemi al momento del check-in. Tutto ciò che devi fare è lasciare le chiavi all’interno della cassetta e impostare la combinazione, assicurandoti di farla conoscere ai tuoi ospiti per permettere loro l’ingresso nella proprietà.
Le informazioni che dovrai fornire includono:
- Dove si trova la cassaforte per chiavi (a molti proprietari piace tenerla nascosta, ad esempio dietro un muro)
- Come usare la cassetta di sicurezza
- Qual è la combinazione
- Come restituire le chiavi al momento del check-out
Il self check-in con cassetta delle chiavi da esterno ti permetterà di cambiare la combinazione dopo la partenza di ogni ospite, quindi non dovrai preoccuparti che quelli passati possano ricordarsi il codice della cassaforte per chiavi! Unico neo: a meno che tu non la muri o la assicuri bene da qualche parte, c’è sempre il rischio che qualche buontempone si diverta a farti sparire tutto, la cassettina E le chiavi che ci sono dentro.
2. Serratura elettronica
Un’altra opzione per host Airbnb e proprietari di appartamenti e case vacanza vogliosi di passare al self check-in è la serratura elettronica. Le serrature con codice elettronico possono sostituire il chiavistello sulla porta d’ingresso della tua proprietà e consentono l’accesso agli ospite tramite un codice numerico. Come per una cassetta di sicurezza, le serrature elettroniche generalmente consentono di impostare più codici di accesso, in modo da poter generare un codice univoco per ogni nuovo ospite.
Nel complesso, le serrature elettroniche sono un po’ più costose delle cassaforti per chiavi, ma sarai tranquillo sapendo che gli ospiti non ti perderanno le chiavi di casa e ti risparmieranno grosse spese presso il fabbro di fiducia!
Sicuramente uno dei sistemi più sicuri (ma non dubitare, ci sarà sempre l’ospite che non trova la mail in cui gli comunicavi il codice!) e di maggiore tranquillità per il padrone di casa, se non per l’ospite.
3.Serratura smart
Se le cassaforti per chiavi e le serrature elettroniche ti sembrano un po’ vecchio stile, questa nuova alternativa per il self check-in ti piacerà. Si chiama serratura smart. Si tratta di un tipo di serratura keyless (senza chiavi) intelligente che può sostituire la classica, ed è dotata di codice elettronico, utilizzando un sistema wifi con sblocco remoto. Consente l’accesso alla proprietà solo quando riceve un segnale wireless (spesso via Bluetooth o wifi) da un semplice smartphone verificato.
Che sostituisca completamente la maniglia e la serratura o che vi sia semplicemente installata al di sopra, una serratura smart wifi ti consente di gestire in piena autonomia chi è autorizzato ad accedere alla proprietà e in quale momento. Ciò significa che puoi permettere il check in da remoto a un ospite anche solo pochi minuti prima del suo arrivo, per rendere il tutto ancora più semplice e sicuro.
Oltre ai molti vantaggi nell’uso delle serrature smart, ci sono anche alcuni inconvenienti che è giusto menzionare. Innanzitutto, non è sempre detto che tutti i tuoi ospiti abbiano uno smartphone. In realtà, il fatto di non averlo non ostacola troppo gli ospiti, poiché le porte possono essere aperte (in caso di necessità) anche con una chiave tradizionale o direttamente da te in remoto (utile anche nel caso in cui l’ospite rimanga senza batteria o che vada via la luce, come già detto).
Un altro aspetto negativo dell’installazione di serrature smart wifi per il self-check in è che possono essere collegate solo a una porta della tua proprietà. Nel caso tu avessi, ad esempio, un cancello chiuso all’esterno della tua proprietà, dovrai acquistare e gestire più di una serratura keyless intelligente in modo che i tuoi ospiti possano accedere a tutte le aree al momento del check-in.
4. Punti sicuri di raccolta chiavi
Sebbene questa non sia ancora un’opzione così comune come le cassette di sicurezza o le serrature elettroniche ed intelligenti, i cosiddetti punti di raccolta per chiavi stanno lentamente ma sicuramente guadagnando un po’ più di notorietà fra gli host di Airbnb e i proprietari di strutture in affitto, tanto che vengono creati sempre più servizi dedicati a soddisfare questo tipo di esigenza.
Questi servizi mettono in collaborazione proprietari e gestori di appartamenti e case vacanza con esercizi locali come bar e negozi, offrendo un posto sicuro vicino a casa per custodire le proprie chiavi e fornendo così agli ospiti la possibilità di esplorare il quartiere dove si trova la proprietà.
5. Affidarsi a un professionista
Per alcuni proprietari ultra occupati, che non possono installare sistemi di chiusura elettronica a casa loro o che preferiscono mantenere l’aspetto umano nell’accoglienza del cliente, il modo migliore per automatizzare il processo di check-in è avere qualcuno che se ne occupi al posto loro.
Ci sono molti host di Airbnb e proprietari che cercano sempre di espandere il loro portafoglio. Un manager di proprietà può non solo occuparsi dell’amministrazione della struttura stessa, ma anche essere una figura amichevole che assicura che ogni check-in e consegna delle chiavi proceda senza intoppi, anche in caso il tuo ospite airbnb sia in ritardo o abbia avuto un inconveniente.
Per gli host che lavorano a tempo pieno, assumere qualcuno e delegare il processo di check-in può davvero aiutare a risparmiare tempo prezioso, senza dover scendere a compromessi sull’aspetto “umano”.
6. Affidarsi a un’azienda specializzata
Sappiamo cosa stai pensando: perché creare un processo di check-in automatizzato per poi dovermi comunque occupare di tutto il resto? Fortunatamente per te, il boom nel settore delle case vacanze e degli affitti brevi ha portato alla nascita di una serie di aziende con questo esatto obiettivo in mente. Un esempio pratico sono le cosiddette agenzie di gestione Airbnb.
Oltre a gestire la consegna delle chiavi e aiutarti a controllare i self check-in, una società di gestione per affitti brevi può anche fornire particolari servizi di benvenuto, effettuare controlli di sicurezza e persino occuparsi della gestione lavanderia e pulizie al posto tuo.
I fornitori di servizi per la gestione della proprietà possono essere un’ottima soluzione per i proprietari di numerose strutture, soprattutto se attualmente si stanno già dedicando alla gestione remota di tutte le loro proprietà. Affidarsi a una società fornisce anche un vantaggio aggiuntivo: se dovesse succedere qualcosa durante il soggiorno di un ospite, di solito saranno loro a doverne rispondere.
Self check-in per Booking
Booking, sempre all’avanguardia della tecnologia nell’ottica di prestare il miglior servizio al cliente senza mai dimenticare la comodità del proprietario, promuove il self check-in per una serie di grandi vantaggi, tra i quali vi sono:
- Fa risparmiare tempo
- È meno stressante
- Garantisce maggiore elasticità nell’arrivo
- Esibisce la fiducia del padrone di casa verso l’ospite
- Permette maggiore privacy e assicura contatti non troppo ravvicinati
Ovviamente, si tratta di una tipologia di check-in che non prevede né contatto né rapporto umano, il che – se il genere di lavoro piace proprio per i rapporti umani che si creano – può far pensare a un sistema un po’ “gelido”. Ma, visti i tempi e le grandi comodità, siamo certi che si tratti di un check-in che non tarderà a farsi strada.
Check in automatico Airbnb
Airbnb, allo stesso modo, è un convinto sostenitore di questo sistema, e si spinge fino a fornire un vademecum per tutti coloro che vogliano proporlo ai propri ospiti. In tale vademecum, consiglia di fornire agli ospiti in arrivo:
- Indirizzo della proprietà
- Foto frontale della proprietà e dell’ingresso
- Informazioni su dove è nascosta la chiave o codice di accesso per il lockbox o cassettina
- Codici di accesso a cancello e/o porta, se si parla di accesso con codice
Per quanto i lockbox siano sicuri, Airbnb riscontra poi la maggiore sicurezza degli accessi a codice: non c’è il rischio di furti e di perdita delle chiavi, tutto ciò che i tuoi ospiti devono fare è ricordare il codice.
Se sui tuoi annunci pubblicizzi l’esistenza del self check-in, Airbnb renderà visibili le istruzioni agli ospiti che hanno prenotato presso la tua struttura, 3 giorni prima.
Airbnb fa anche un esame di alcune opzioni per il self check in, e ci sembra utile ricordare alcuni consigli.
- Se opti per il lockbox o cassettina per le chiavi, accertati che sia robusta e waterproof, soprattutto se si trova all’aperto.
- Se scegli una smart lock o serratura smart e nella zona della casa in affitto non c’è una buona connessione, meglio andare su quelle bluetooth… che piaceranno moltissimo agli ospiti più tecnologici.
Conclusioni
Speriamo che questo articolo ti sia stato utile. Che tu preferisca adottare un approccio di check-in keyless (senza chiave) o affidarti a qualcuno che si occupi di tutto al posto tuo, il metodo che sceglierai per il self check-in della tua proprietà renderà il ricambio degli ospiti facile come non mai, e tu potrai dormire sonni tranquilli.
