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Kann man als Gastgeber bei Booking.com stornieren?

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Als Vermieter oder Verwalter einer Ferienwohnung kann es immer zu unvorhersehbaren Ereignissen und Planänderungen kommen. Das Stornieren von Buchungen seitens des Gastgebers ist daher manchmal unvermeidbar.

Allerdings haben die verschiedenen Buchungsportale hierfür eigene Regelungen, über die Sie sich im Klaren sein müssen. So können Buchungen auf Booking.com zum Beispiel nicht abgelehnt werden und nur in bestimmten Ausnahmefällen vom Gastgeber geändert werden.

Generell gilt: Alle eingehenden Buchungen über Booking.com werden sofort bestätigt und müssen von der Ferienwohnung akzeptiert werden. Falls es zu einer Überbuchung oder unvorhersehbaren Ereignissen kommt, muss der Gast in einer alternativen Unterkunft untergebracht werden.

So können Sie als Gastgeber eine Booking.com Buchung stornieren

Je nachdem welche Richtlinien Sie für Ihre Ferienwohnung festgelegt haben, kann der Gast seine Buchung über einen Link in der Bestätigungs-E-Mail oder über dessen Booking.com-Konto stornieren.

Wenn Sie als Gastgeber eine Buchung auf Booking.com stornieren möchten, können Sie die Stornierung nur in bestimmten Fällen ausführen.

Beachten Sie: Wenn Ihre Gäste nicht anreisen oder Ihre Unterkunft stornieren und die Buchung nicht kostenlos stornierbar, bzw. Sie Ihren Gästen Gebühren berechnen, müssen Sie auf diese erhobene Gebühren Kommission zahlen. Das ist nicht der Fall, wenn Sie die Stornierungsgebühren erlassen, den Gast als Nichtanreise melden oder eine Kreditkarte als ungültig melden.

Nichtanreise

Falls ein Gast Ihre Unterkunft gebucht hat, aber nicht angereist ist, können Sie im Extranet die Buchung als “Nichtanreise” markieren. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich im Extranet ein, klicken Sie auf „Buchungen” wählen Sie die entsprechende Buchungsnummer aus.
  2. Auf der rechten Seite finden Sie das Feld „Als Nichtanreise melden”. Wenn Sie dieses anklicken, wird die Buchung als Stornierung gespeichert.
  3. Im Anschluss daran erhalten Sie und der Gast eine Bestätigung per E-Mail.

Hinweis: Das Feld „Als Nichtanreise melden” ist ab 00:00 Uhr am Anreisetag und für zwei Werktage nach dem Abreisedatum verfügbar.

Keine Anzahlung erhalten

Falls Sie Kreditkarten akzeptieren und den Anzahlungsbetrag nicht von der Kreditkarte des Gastes einziehen können, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Loggen Sie sich im Extranet ein, klicken Sie auf „Buchungen” wählen Sie die entsprechende Buchung aus.
  2. Klicken Sie auf die Buchungsnummer, wählen Sie „Kreditkarte als ungültig melden“ auf der rechten Seite aus (unter „Diese Buchung aktualisieren“) und geben Sie die letzten vier Ziffern der Kreditkarte des Gastes ein.
  3. Der Gast erhält eine automatische E-Mail, in der er aufgefordert wird, innerhalb von 24 Stunden neue Kreditkartendaten anzugeben.
  4. Wenn Sie in diesem Zeitraum keine neuen Kreditkartendaten erhalten, können Sie die Buchung auf der Seite „Buchungsdetails“ stornieren.

Wenn Sie keine Kreditkarten akzeptieren

Wenn Sie keine Kreditkarten akzeptieren und stattdessen die Zahlungen über eine Banküberweisung eingehen, müssen Sie in diesem Fall Kontakt zum Gast aufnehmen.

Sollten Sie keine Zahlung vom Gast erhalten haben, wenden Sie sich an den Kundenservice von Booking.com. Als Partner von Booking.com erhalten Sie die Telefonnummer privat in Ihrem Extranet Posteingang zugeschickt.

Überbuchung

Sollte es dazu gekommen sein, dass Sie Ihre Ferienwohnung überbucht haben und für denselben Zeitraum mehr als eine Buchung akzeptiert haben, sollten Sie sich an den Kundendienst von Booking.com wenden.

Generell ist es sehr ratsam Überbuchungen unbedingt zu vermeiden und Ihre Verfügbarkeiten, wenn Sie verschiedene Plattformen nutzen, überall zu aktualisieren. Hierbei kann Ihnen ein Channel Manager behilflich sein.

Was ist zu tun, wenn der Gast um eine Stornierung bittet?

Es ist wichtig, dass Sie Booking.com über jede Stornierungsanfrage Ihrer Gäste informieren, damit Ihnen für diese Buchung keine Kommission in Rechnung gestellt wird.

Wenn Ihr Gast seine Buchung auf Booking stornieren möchte, können Sie dies im Extranet verwalten. Befolgen Sie hierfür diese Schritte:

  1. Gehen Sie zum Menüpunkt „Buchungen”.
  2. Klicken Sie auf den Namen oder die Buchungsnummer des Gastes.
  3. Wählen Sie auf der rechten Seite „Anfrage: Buchung stornieren”.
  4. Daraufhin erhalten Sie und der Gast erhalten eine Bestätigung per E-Mail, über die stornierte Buchung.

Stornierungsgebühren erlassen

Auch wenn Ihre Unterkunft nicht kostenlos stornierbar ist, kann es immer wieder vorkommen, dass Gäste Sie kontaktieren um eine kostenlose Stornierung bitten. Dies kommt am häufigsten in den ersten 24 Stunden nach er Buchung vor, da viele Gäste eine Unterkunft versehentlich buchen.

Wenn Sie Ihren Gästen in diesem Fall entgegenkommen möchten, können Sie die Stornierungsgebühren erlassen. Diese Entscheidung liebt aber ganz bei Ihnen.

Dafür gibt es ein Tool auf Booking.com, mit welchem Sie für häufig auftretende Stornierungsgründe automatisch die Gebühren erlassen können. Sie können einen bestimmten Zeitraum festlegen, in welchem kostenlose Stornierung automatisch gestattet werden (z.B. 24 Stunden nach der Buchung).

Daraufhin wird Ihr Belegungskalender sofort aktualisiert und Ihre Unterkunft wird wieder für die Buchung für andere Gäste angeboten.

So gehen Sie vor, um die Funktion „Ausnahme Stornierungsgebühren” zu aktivieren:

  1. Loggen Sie sich im Extranet ein und klicken Sie auf „Unterkunft”
  2. Klicken Sie auf „Richtlinien”
  3. Klicken Sie dann unter „Stornierungen und Vorauszahlungen” bei der Richtlinie, für die Sie eine Ausnahme einrichten möchten, auf „Infos ändern/hinzufügen”
  4. Setzen Sie bei „Besteht ein Zeitraum, in dem der Gast kostenfrei stornieren kann?” ein Häkchen bei „Ja”
  5. Legen Sie die geltenden Bedingungen fest
  6. Klicken Sie abschließend auf „Speichern”