Modèle de facture Airbnb : comment faut-il la créer ?
Lorsqu’un voyageur fait une réservation au sein de votre location de vacances sur Airbnb, et qu’une fois que vous confirmez cette réservation, une facture Airbnb va se générer pour preuve de paiement. Néanmoins au vu de nombreux incidents ou changements qui puisse surgir, il faut savoir quelles sont les étapes à suivre afin de régler l’incident au plus vite concernant la facture. Voici quelques éléments clés à savoir sur la facture Airbnb afin de pouvoir réguler vos réservations le mieux possible ainsi qu’un modèle de facture Airbnb en lien avec le loyer.
Qu’est ce que la facture Airbnb ?
Une fois la réservation confirmée par vous et votre invité, une facture va se générer. Cette facture de réservation que Airbnb appelle cela un reçu, est possible d’être imprimé directement depuis son compte Airbnb. Ce reçu est un récapitulatif de la réservation comprenant plusieurs informations qui sera sauvegardé dans “Mes Voyages” pour l’invité.
Cette facture de location Airbnb qui est en réalité un reçu, comporte les informations utiles pour votre future locataire saisonnier afin d’arriver le mieux préparé possible pour ses vacances. Ces informations sont les suivantes :
- Le nom de l’hôte
- L’adresse du logement
- Le nom de votre futur locataire saisonnier qui a saisit la réservation
- Les noms des voyageurs supplémentaires s’il y en a
- Le nombre de locataires enregistrés
- Les dates de séjour
- Le détail du prix total et des frais Airbnb avec le mode de paiement choisi
Une fois la réservation confirmé par vous-même, Airbnb va envoyer un récapitulatif de la réservation au voyageur concerné avec les informations qui suivent :
- Les frais de la réservations et les informations de facturation
- Les informations sur la caution s’il y en a
- L’adresse du logement
- L’heure d’arrivée
- Les indications pour l’échange des clés
- La possibilité d’envoyer un message direct aux hôtes
- Le règlement intérieur
- Les coordonnées d’Airbnb
Il faut savoir qu’un reçu de la réservation n’est pas considéré comme un justificatif suffisant. Il y a deux choses différentes à prendre en compte concernant la facture Airbnb :
- Il y a une facture officielle avec la TVA comprise pour les frais de service Airbnb que vous pourrez retrouver dans votre compte et la télécharger.
- Il y a une facture concernant le loyer dont Airbnb n’est pas habilité à le faire. En effet, cette facture-là est sous votre responsabilité, c’est à vous de trouver un modèle de facture et de l’adapter à votre annonce et à votre réservation.
Où se trouve la TVA liées aux frais de service ?
La facture TVA est généré dès qu’elle s’applique aux frais de service Airbnb et la facture sera émise dès lors qu’une réservation a été accepté par vous. Mais où pouvez-vous consulter la facture avec la TVA Airbnb ?
- Cliquez sur la rubrique “Annonces” sur le site de Airbnb.fr
- Allez dans “Mes réservations” ou “Voir tout l’historique des réservations” si ce que vous recherchez ne s’affiche pas
- Ensuite cliquez sur “Voir les factures avec TVA”
- Sélectionner “Facture hôte”
Il faut savoir qu’une facture avec la TVA ne sera modifiable une fois qu’elle est émise. Pour tout ce qui est détail sur la réservation, vos voyageurs pourront se reporter à vous. Airbnb n’est pas habilité à fournir la facture concernant le loyer, c’est aux propriétaires de créer une facture TTC.
Comment créer une facture Airbnb ?
Lorsque vous allez créer votre facture loyer Airbnb, il faudra veiller à détailler les différents frais tel que le ménage ainsi que tous les frais supplémentaires tel que le petit déjeuner, le parking, etc. Vous pouvez trouver notre modèle de facture Airbnb au début de cet article.
Votre facture devra obligatoirement faire apparaître les informations suivantes :
- Le document devrait contenir la mention “Facture” “de location saisonnière” ou de “location de vacances”
- La date de génération de la facture
- Le numéro de facturation qui suit un ordre chronologique
- Les informations du propriétaire ainsi que du voyageur
- Le numéro SIRET du propriétaire de la location de vacances ainsi que le numéro d’immatriculation au registre du commerce des sociétés (RCS).
- La TVA
- Le nombre de voyageurs total pour cette réservation
- L’adresse du logement
- Les dates de début et fin du séjour
- Le nombre de nuitée total
- Le prix avec les frais détaillés suivi du montant total
- Le mode de paiement
- La signature des deux parties
N’oubliez pas de créer votre facture minutieusement sans oublier aucun détail avec de faciliter le mieux possible la transaction et d’éviter tout problème aux voyageurs. Pour Airbnb, la facture de remboursement peut se faire via le centre de résolution sur leur site seulement si le voyageur souhaite annuler la réservation avant la date du séjour. Par ailleurs, n’oubliez pas également que c’est Airbnb qui collecte la taxe de séjour.
Maintenant que vous savez ce que contient une facture Airbnb liée au loyer vous pouvez commencer à la créer sans oublier de détailler tous les différents frais. Anticipez également la facture liée à la TVA sous la responsabilité d’Airbnb ainsi que la taxe de séjour et vous serez prêt à encaisser les réservations de location de vacances !
Télécharger le modèle gratuit de facture Airbnb
Pour prêter main-forte à tous les propriétaires sur Airbnb qui souhaitent établir une facture en bonne et due forme qui soit conforme à la réglementation en vigueur, Lodgify propose un modèle gratuit de facture que vous pouvez télécharger ici.