Οδηγός Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για τουριστικά καταλύματα

Για κάθε ιδιοκτήτη ακινήτου ή διαχειριστή τουριστικών καταλυμάτων (property manager) που δραστηριοποιείται στον κλάδο των τουριστικών καταλυμάτων, υπάρχει μια μεγάλη λίστα με πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την άφιξη ενός νέου επισκέπτη.

Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα, μετά την επιβεβαίωση της κράτησης και την υπογραφή του rental agreement, είναι να εκδώσει και να παρέχει στον επισκέπτη ένα λεπτομερές τιμολόγιο που να καθορίζει όλα τα διαφορετικά κόστη και έξοδα.

Γιατί χρειάζεσαι ένα τιμολόγιο;

Η έκδοση του τιμολογίου/απόδειξης πέρα από υποχρεωτικό βάσει νομοθεσίας, είναι χρήσιμο τόσο για τον οικοδεσπότη όσο και για τους επισκέπτες.

Επιτρέπει στον πελάτη σου να παρακολουθεί τα έξοδά του και μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως απόδειξη της πληρωμής.

Αλλά πώς θα δημιουργήσεις ένα τιμολόγιο; 

Παρακάτω μπορείς να βρεις προτάσεις για το πως να δημιουργήσεις ένα τιμολόγιο είτε με τη μορφή ενός προτύπου είτε ηλεκτρονικά με λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Για το πρότυπο τιμολόγιο, απλώς πρέπει να το κατεβάσεις και περιλαμβάνει όλες τις υποχρεωτικές πληροφορίες που χρειάζεσαι για να το εκδόσεις μόνος σου.

Το πρότυπο τιμολόγιο είναι εντελώς επεξεργάσιμο και μπορείς να το προσαρμόσεις ανάλογα με τις ανάγκες σου.

Τι περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο για τουριστικά καταλύματα;

Όπως όλα τα τιμολόγια περιλαμβάνουν συγκεκριμένα στοιχεία ανάλογα με την χρήση τους, έτσι πρέπει να γίνεται και στα τιμολόγια που εκδίδονται από επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο χώρο της ενοικίασης τουριστικών καταλυμάτων.

Πρέπει να εμφανίζονται πληροφορίες για το κατάλυμα, προσωπικά στοιχεία τόσο του ιδιοκτήτη ή της επιχείρησης όσο και του επισκέπτη, καθώς και όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται αυστηρά με την πληρωμή και τα έξοδα.

Γενικά, ένα τυπικό τιμολόγιο για καταλύματα πρέπει να αποτελείται από τρία μέρη, που το καθένα αντιστοιχεί σε τρεις διαφορετικούς τύπους πληροφοριών.

1.Το πρώτο μέρος του τιμολογίου περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη συναλλαγή:

• Αριθμός τιμολογίου, ο οποίος πρέπει να δημιουργηθεί με χρονολογική σειρά
• Πληροφορίες ιδιοκτήτη/επιχείρησης (Όνομα, ΑΦΜ, Αρ. ΓΕΜΗ, Διεύθυνση, Επικοινωνία)
• Πληροφορίες επισκεπτών (Όνομα, Διεύθυνση, Επικοινωνία)
• Τόπος και ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου

2. Το δεύτερο μέρος του τιμολογίου πρέπει να περιέχει τα στοιχεία κράτησης:

• Ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης των επισκεπτών
• Αριθμός των καλεσμένων
• Διεύθυνση του ακινήτου

3. Το τρίτο μέρος του τιμολογίου αναφέρεται σε πληρωμές, τέλη και φόρους:

• Εγγύηση – Security Deposit (εάν υπάρχει)
• Τιμή ανά ημέρα / διανυκτέρευση και αριθμός ημερών / διανυκτερεύσεων
• Πρόσθετες χρεώσεις (ειδικά τέλη καθαρισμού ή φόροι)
• Την αξία αγαθών ή υπηρεσιών ανά συντελεστή Φ.Π.Α., την αξία που απαλλάσσεται Φ.Π.Α., την αξία μονάδας αγαθού ή υπηρεσίας χωρίς Φ.Π.Α., καθώς και την αξία κάθε έκπτωσης ή επιστροφής, εάν δεν συμπεριλαμβάνονται στην τιμή μονάδας.
• Το συντελεστή Φ.Π.Α. που εφαρμόζεται.
• Τρόπος πληρωμής (πληρωμή με κάρτα, μετρητά, τραπεζικό έμβασμα κλπ)
• Οι λέξεις “Εξοφλημένο” ή “Εκκρεμεί πληρωμή” (ανάλογα με την κατάσταση)
• Υπογραφή ιδιοκτήτη

Πρέπει να υπάρχουν δύο αντίγραφα. Ένα αντίγραφο παρέχεται στον επισκέπτη και το άλλο πρέπει να κρατάει ο ιδιοκτήτης ή ο διαχειριστής του καταλύματος.

Μπορείς να στείλεις το τιμολόγιο στον επισκέπτη μέσω email ή απλώς να το παραδόσεις σε έντυπη μορφή μόλις πραγματοποιήσει check out από το κατάλυμα.

Τέλος, εάν το αρχικό τιμολόγιο περιέχει λάθη, θα πρέπει να δημιουργήσεις ένα νέο (με νέο αριθμό) που πιστοποιεί το λάθος και ακυρώνει το προηγούμενο.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση για τουριστικά καταλύματα

Όπως αναφέραμε και στην αρχή αυτού του οδηγού, η έκδοση ενός τιμολογίου μπορεί γίνει είτε με τη μορφή ενός προτύπου, είτε ηλεκτρονικά. Δεδομένου ότι πλέον οι περισσότερες εργασίες πραγματοποιούνται από τον υπολογιστή, η έκδοση τιμολογίων/αποδείξεων ηλεκτρονικά αποκτά ένα πλεονέκτημα καθώς μπορεί να μειώσει αισθητά τον χρόνο έκδοσης του.

Τί είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η μέθοδος κατά την οποία οι επαγγελματίες ιδιοκτήτες και διαχειριστές τουριστικών καταλυμάτων χρησιμοποιούν ένα λογισμικό για να εκδίδουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά τους είτε πρόκειται για έκδοση αποδείξεων είτε τιμολογίων.

Μετά και την έκδοση του παραστατικού ηλεκτρονικά, το έγγραφο αυτό αποθηκεύεται online και δίνεται η δυνατότητα της αποστολής του ηλεκτρονικά (συνήθως μέσω email) στους ενδιαφερόμενους (επισκέπτη, λογιστή, κλπ).

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση από λογισμικά που παράλληλα δεν απαιτούν ιδιαίτερες τεχνικές γνώσεις μπορούν τόσο να λύσουν προβλήματα όπως την ευκολότερη έκδοση, αποστολή, διατήρηση και εγκυρότητα παραστατικών όσο και να παρέχουν μια σειρά απο οφέλη στους ιδιοκτήτες και διαχειριστές καταλυμάτων σε σχέση με την χειρόγραφη τιμολόγηση.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Όπως αναφέραμε παραπάνω, σκοπός της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι να διευκολύνει τους επαγγελματίες στο κλάδο των τουριστικών καταλυμάτων να εκδίδουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά τους. Τα οφέλη από αυτή την διαδικασία είναι πολλά. Παρακάτω μπορείς να δεις μερικά από αυτά τα πλεονεκτήματα:

Άμεση πρόσβαση από οπουδήποτε

Οταν χρησιμοποιείται ένα online λογισμικό τιμολόγησης, αυτό πρακτικά σημαίνει ότι έχετε πάντα μαζί σας όλα τα παραστατικά κάθως μπορείτε να συνδεθείτε από οποιαδήποτε συσκευή (κινητό, υπολογιστή, laptop) και να έχετε έτσι άμεση πρόσβαση σε αυτά.

Αποστολή παραστατικών στους πελάτες και ενημέρωση του λογιστή

Η ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων και αποδείξεων προς τους επισκέπτες γίνεται πλέον μια εύκολη διαδικασία καθώς υπάρχει η δυνατότητα αποστολής μέσω email απευθείας στον ενδιαφερόμενο. Επίσης, ο λογιστής σου μπορεί να έχει άμεση ενημέρωση για τα παραστατικά που έχεις εκδώσει ανά πάσα στιγμή.

Λιγότερα λάθη

Ένα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα της έκδοσης παραστατικών ηλεκτρονικά είναι η αποφυγή λαθών καθώς το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ΦΠΑ, η σειρά και ο αριθμός του παραστατικού συμπληρώνεται αυτόματα. Μπορείς επίσης να αντιγράψεις τα στοιχεία του πελάτη/επισκέπτη απευθείας από τη πηγή κράτησης (π.χ Booking.com ή Airbnb) και έτσι να αποφύγεις ορθογραφικά λάθη καθώς και τέλος να αναζητήσεις τα στοιχεία του μέσω του ΑΦΜ του.

Οικονομία χρόνου

Κατά την έκδοση χειρόγραφων τιμολογίων απαιτείται η συμπλήρωση της υπηρεσίας που παρέχεις στον εκάστοτε πελάτη κάθε φορά. Αυτό με την ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν χρειάζεται πια καθώς μπορείς να καταχωρήσεις στο σύστημα μια φορά όλες τις υπηρεσίες σου (π.χ Παραμονή στη Villa 1) με το αντίστοιχο ΦΠΑ και έτσι κατά την έκδοση ενός τιμολογίου ή απόδειξης να επιλέγεις από τη λίστα υπηρεσιών σου.

Κάτι αντίστοιχο συνήθως συμβαίνει και με τον κατάλογο πελατών/επισκεπτών. Κάθε φορά που αποθηκεύεις ένα πελάτη, μπορείς μελλοντικά να εκδόσεις παραστατικά στα στοιχεία του χωρίς να τα περνάς στο σύστημα κάθε φορά! Μια ιδανική λύση για αυτούς του επισκέπτες που αγαπούν το κατάλυμα σου και το επισκέπτονται αρκετά συχνά!

Στατιστικά και έλεγχος των οικονομικών της επιχείρησης

Σε αντίθεση με τη χειρόγραφη έκδοση παραστατικών, η ηλεκτρονική τιμολόγηση προσφέρει την δυνατότητα να παρακολουθείς τις πληρωμές ενώ ταυτόχρονα να σου παρέχει στατιστικά σχετικά με πληρωμές, εισπράξεις, έξοδα και πολλά άλλα ανά πάσα στιγμή.

Τί είναι το myData και πως επηρεάζει τα καταλύματα;

Αναφέραμε νωρίτερα ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και θα μπορούσε κάποιος να πει ότι είναι πολλά! Τόσα πολλά ώστε είτε είσαι ιδιοκτήτης μια βίλας ή ενας διαχειριστής εκατό βιλών, να υπάρχει όφελος. Ένας ακόμη όμως λόγος που πρέπει να λάβεις υπόψη σου είναι και το myData της Α.Α.Δ.Ε.

Τι είναι το myData;

Το myDATA (my Digital Accounting and Tax Application) είναι το όνομα της νέας ηλεκτρονικής πλατφόρμας, με την οποία η ΑΑΔΕ εισάγει τα ηλεκτρονικά βιβλία στην καθημερινότητα των επιχειρήσεων.

Στόχος είναι να εξυπηρετήσει τις επιχειρήσεις, παρέχοντας μια πρωτοποριακή ψηφιακή πλατφόρμα για την εκπλήρωση των φορολογικών τους υποχρεώσεων, που θα οδηγήσει σε περαιτέρω αυτοματοποιήσεις.

Αποτελεί την έναρξη μιας νέας ψηφιακής εποχής και για τον κλάδο των τουριστικών καταλυμάτων καθώς όλα τα παραστατικά (αποδείξεις, τιμολόγια, κλπ) που εκδίδει μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται στο χώρο των τουριστικών καταλυμάτων θα πρέπει υποχρεωτικά να στέλνονται στο myData.

MyData και επιχειρήσεις τουριστικών καταλυμάτων – Συχνές ερωτήσεις

Όπως αναφέραμε η νέα υπηρεσία αυτή αφορά και όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο χώρο των τουριστικών καταλυμάτων. Παρακάτω μπορείτε να βρείτε απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις που αφορούν τόσο την ηλεκτρονική τιμολόγηση όσο και το myData.

Είμαι ιδιοκτήτης μιας βίλας με επαγγελματικό ΑΦΜ, είμαι υποχρεωμένος να στέλνω τις αποδείξεις μου στο myData;

Ναι, η ηλεκτρονική τιμολόγηση και η αποστολή των παραστατικών στο myData είναι υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο κλάδο των τουριστικών καταλυμάτων είτε πρόκειται για μια επιχείρηση με μια βίλα είτε για μια μεγάλη ξενοδοχειακή μονάδα.

Εξαιρούνται όσες επιχειρήσεις το προηγούμενο οικονομικό έτος είχαν λιγότερα από 50 παραστατικά ή τζίρο κάτω από 50.000 (για διπλογραφικά). Αυτοί που εξαιρούνται εξακολουθούν να έχουν υποχρέωση να υποβάλλουν τα παραστατικά τους στο myDATA, αλλά όχι σε πραγματικό χρόνο.

Πρέπει να εκδίδω ηλεκτρονικά και την απόδειξη είσπραξης φόρου διαμονής;

Ναι, όπως όλα τα παραστατικά, έτσι και η απόδειξη είσπραξης φόρου διαμονής πρέπει να εκδίδεται ηλεκτρονικά.

Είμαι διαχειριστής καταλυμάτων, πρέπει να εκδίδω εγώ τις αποδείξεις για τους επισκέπτες ή οι ιδιοκτήτες των καταλυμάτων;

Σε τέτοιες περιπτώσεις, υπόχρεος και την έκδοση των αποδείξεων είναι αυτός που λαμβάνει τις πληρωμές.

Αν η συμφωνία που έχεις με τον ιδιοκτήτη του καταλύματος είναι να λαμβάνεις εσύ τις πληρωμές από τους επισκέπτες τότε θα πρέπει να εκδίδεις και τις αντίστοιχες αποδείξεις.

Αν η συμφωνία που έχεις με τον ιδιοκτήτη του καταλύματος είναι να λαμβάνει αυτός τις πληρωμές και να σε πληρώνει ξεχωριστά για τις υπηρεσίες που του παρέχεις, τότε θα πρέπει ο ίδιος ο ιδιοκτήτης να εκδίδει και να αποστέλλει τις αποδείξεις στο myData.

Νοικιάζω την εξοχική μου κατοικία στην Airbnb και Booking.com με βραχυχρόνια μίσθωση, πρέπει και εγώ να εκδίδω αποδείξεις;

Όχι, η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά αποκλειστικά και μόνο επιχειρήσεις. Φυσικά πρόσωπα που νοικιάζουν με βραχυχρόνια μίσθωση ακίνητα, δεν εκδίδουν αποδείξεις.

Έχω μια επιχείρηση με διαμερίσματα και πολλές φορές φιλοξενώ υπαλλήλους από επιχειρήσεις που ζητούν τιμολόγιο αντί για απόδειξη. Πρέπει να εκδίδω και το τιμολόγιο ηλεκτρονικά και να αποστέλλεται στο myData;

Ναι, η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά όλα τα είδη παραστατικών που εκδίδει μια επιχείρηση, επομένως θα πρέπει η έκδοση του τιμολογίου να γίνεται και αυτή ηλεκτρονικά.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Οι παραπάνω πληροφορίες είναι συμβουλευτικές. Για περισσότερες πληροφορίες θα πρέπει να απευθυνθείς στον λογιστή σου.

Συμπεράσματα

Είναι σαφές ότι το να “τρέχεις” μια επιχείρηση τουριστικών καταλυμάτων αποδοτικά και αποτελεσματικά δεν είναι μια εύκολη υπόθεση, υπάρχουν τόσα πολλά διαφορετικά πράγματα που πρέπει να κάνεις.

Είναι πολύ σημαντικό να ενημερώνεσαι για τις τελευταίες ειδήσεις και ενημερώσεις που αφορούν τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείσαι έτσι ώστε να μπορείς να δρας προληπτικά.

Ελπίζουμε να βρήκες τις πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση βοηθητικές. Αν δεν έχεις εμπειρία με την ηλεκτρονική τιμολόγηση ίσως όλα αυτά να σου φαίνονται ένα βουνό αλλά είναι βέβαιο ότι μπορεί να σε βοηθήσει να τρέχεις πιο αποδοτικά την επιχείρηση σου.

Παρακάτω μπορείς να βρεις και να κατεβάσεις το δωρεάν πρότυπο τιμολόγιο μας για να ξεκινήσεις.

ΠΡΟΣΟΧΗ: ΑΥΤΟ ΤΟ ΕΓΓΡΑΦΟ ΕΙΝΑΙ ΜΟΝΟ ΠΡΟΤΥΠΟ (ΔΕΙΓΜΑ) ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ΓΙΑ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΑ ΚΑΤΑΛΥΜΑΤΑ

Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με τη χρέωση ή τα λογιστικά της επιχείρησης, επικοινώνησε με έναν επαγγελματία λογιστή που ειδικεύεται στον κλάδο τουριστικών καταλυμάτων.