Συμβουλές & Πρότυπο Welcome letter για τουριστικά καταλύματα
Η αναζήτηση για την επίτευξη εξαιρετικών κριτηρίων τουριστικών καταλυμάτων βασίζεται όλο και περισσότερο σε μια βασική πτυχή: την εμπειρία των επισκεπτών. Με άλλα λόγια, η μεταχείριση και οι προσδοκίες τους από τη στιγμή που επισκέπτονται το website σου, έως και πολύ μετά από την αναχώρηση τους.
Για να κάνεις την εμπειρία κάθε επισκέπτη αξέχαστη με τον σωστό τρόπο, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορες; να κάνεις. Μπορείς να εξασφαλίσεις γρήγορη επικοινωνία, να παρέχεις στους επισκέπτες ένα πλήρες βιβλίο καλωσορίσματος και να παρέχεις μια συνολική υπηρεσία ανάλογη αυτών των 5 αστέρων ξενοδοχείων. Αλλά ποιο είναι το μόνο πράγμα που μπορεί να σου λείπει; Ένα Welcome Letter (γράμμα καλωσορίσματος)!
Σε αυτόν τον οδηγό, θα ανακαλύψουμε τι είναι ένα γράμμα καλωσορίσματος και γιατί το χρειάζεσαι, προτού προχωρήσεις σε μερικές συμβουλές για το τι πρέπει να συμπεριλάβεις.
Τι είναι το Welcome Letter για τουριστικά καταλύματα; Γιατί χρειάζομαι ένα;
Απο το ίδιο το όνομα γίνεται αρκετά σαφες – μια επιστολή καλωσορίσματος εισάγει τους καλεσμένους σου στην ιδιοκτησία σου. Η επιστολή καλωσορίσματος έχει έναν κύριο σκοπό: να δώσει στους επισκέπτες μια προσωπική, ζεστή υποδοχή στο σπίτι σου – ακόμη και όταν δεν μπορείς να είσαι εκεί.
Οι πρώτες εντυπώσεις είναι σημαντικές στον κλάδο των τουριστικών καταλυμάτων – και οι επισκέπτες θα θυμούνται πάντα κάτι που πήγε στραβά! Έτσι, όπως θες να βεβαιωθείς ότι το σπίτι σου είναι πεντακάθαρο μέσα και έξω για την άφιξη κάθε επισκέπτη, η σύνταξη επιστολής καλωσορίσματος θα σε βοηθήσει να αποδείξεις περαιτέρω ότι είσαι ένας στοχαστικός οικοδεσπότης που πραγματικά ενδιαφέρεται για τη φιλοξενία.
Εάν το κάνεις σωστά, αυτό το Welcome Letter θα κάνει τα εξής:
- Συνδέσου με τους καλεσμένους σου και δείξε τους ότι έχεις δεσμευτεί να προσφέρεις μια εμπειρία 5 αστέρων.
- Κάνε τους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι, ξεχωριστοί και ότι μπορούν να περιμένουν μια άνετη διαμονή
- Στρέψε τους επισκέπτες προς τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν προκειμένου να αποφευχθεί οποιαδήποτε αίσθηση σύγχυσης ή εσφαλμένης επικοινωνίας.
- Υπενθύμισέ τους τυχόν κανόνες σπιτιού που πρέπει να ακολουθήσουν.
Διάβασε παρακάτω για να μάθεις πώς να γράφεις ένα Welcome Letter για τουριστικά καταλύματα που θα κάνει τους επισκέπτες σου να αισθάνονται σαν στο σπίτι τους, παρέχοντάς τους όλες τις απαραίτητες και χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη διαμονή τους.
Τι να συμπεριλάβεις στην επιστολή καλωσορίσματος του τουριστικού σου καταλύματος
Τώρα αφού ξέρεις γιατί χρειάζεσαι μια επιστολή καλωσορίσματος τουριστικών καταλυμάτων, ας προχωρήσουμε σε αυτό που πρέπει να συμπεριλάβεις. Η καλή επικοινωνία είναι το κλειδί σε όλη την εμπειρία τουριστικών καταλυμάτων και μια επιστολή καλωσορίσματος σε βοηθά να τηρήσεις αυτήν την υπόσχεση!
Εδώ είναι οκτώ πράγματα που μπορείς να σκεφτείς να συμπεριλάβεις στο Welcome Letter:
1. Πρόσθεσε την προσωπική σου πινελιά
Ένα γράμμα καλωσορίσματος δεν είναι συμβόλαιο, οπότε άφησε όλες τις επιχειρηματικές γλώσσες και γράψε με έναν συνομιλητικό και ζεστό τόνο που ισχύει για εσένα και την επιχειρηματική σου προσωπικότητα. Μοιράσου τις αγαπημένες σου αναμνήσεις ή ό, τι αγαπάς για την ιδιοκτησία σου – μην φοβάσαι να το κάνεις λίγο προσωπικό!
2. Ένα πιο προσωπικό Welcome message
Δεν σoυ προτείνουμε να γράψεις ένα μοναδικό γράμμα για κάθε επισκέπτη – στην υψηλή περίοδο θα μπορούσε να είναι ένα επίτευγμα! Αλλά πρέπει πάντα να διασφαλίζεις ότι κάνεις πιο προσωπικό το κείμενο σου. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο το να επιθυμείς μια μεγάλη επανένωση για την οικογένειά τους ή χαρούμενα γενέθλια για τον καλεσμένο τους. Αυτό θα τους βοηθήσει να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και σίγουροι ότι έχουν την πλήρη προσοχή σου κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.
3. Μια σημείωση για το ταξίδι τους
Αν και είναι μια μικρή κίνηση ενδιαφέροντός σου για την ευημερία των επισκεπτών, μια σημείωση που λέει ότι ελπίζεις ότι το ταξίδι τους ήταν άνετο και ευχάριστο θα τους βοηθήσει να νιώσουν σαν να νοιάζεσαι πραγματικά.
4. Λεπτομέρειες σχετικά με το κατάλυμα
Χρησιμοποίησε αυτήν την ενότητα για να υπενθυμίσεις στους επισκέπτες την ακριβή διεύθυνση της ιδιοκτησίας σου. Αυτό θα σε βοηθήσει να αποφύγεις τυχόν προβλήματα με την επιστροφή στο σπίτι σου αφού εξερευνήσουν τη γύρω περιοχή της ιδιοκτησίας σου.
5. Λεπτομέρειες σχετικά με το Welcome Book και το Guest Book
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες και οικοδεσπότες θα αφήσουν ένα ολοκληρωμένο βιβλίο καλωσορίσματος μαζί με την επιστολή καλωσορίσματος. Σε αυτό το σημείο οι επισκέπτες θα μπορούν να βρουν λεπτομερείς πληροφορίες για την ιδιοκτησία σου, την περιοχή και τυχόν ειδικές επιπλέον παροχές. Φρόντισε να αφήσεις το βιβλίο καλωσορίσματος με την επιστολή. Είναι επίσης μια καλή ευκαιρία να υπενθυμίσεις στους επισκέπτες να ρίξουν μια ματιά στο βιβλίο επισκεπτών του καταλύματος σου και να αφήσουν και τα δικά τους σχόλια!
6. Ανακεφαλαίωσε τους Σημαντικούς Κανόνες για το Σπίτι
Παρόλο που πιθανότατα θα αφήσεις τους κανόνες του σπιτιού σου στο Welcome Book, μπορείς να χρησιμοποιήσεις το Welcome Letter τουριστικών καταλυμάτων για να επαναλάβεις τους πιο σημαντικούς κανόνες. Ώρες κοινής ησυχίας; Δεν επιτρέπονται κατοικίδια; Υπενθύμισε στους καλεσμένους σου ότι υπάρχουν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται και ότι μπορούν να ανατρέξουν στο βιβλίο καλωσορίσματος εάν έχουν απορίες.
7. Στοιχεία επικοινωνίας
Ενώ θα έχεις ήδη όλους τους αριθμούς έκτακτης ανάγκης της περιοχής που περιλαμβάνονται στο βιβλίο καλωσορίσματος, είναι καλό να αφήσεις και τα δικά σου (ή τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου ιδιοκτησίας σου). Υπενθύμισε στους επισκέπτες να αναφέρουν τυχόν προβλήματα ή οτιδήποτε θεωρούν ότι δεν είναι ικανοποιητικά εντός των πρώτων 24 ωρών από την άφιξη, ώστε να μπορείς να λάβεις μέτρα για την αντιμετώπιση του προβλήματος το συντομότερο δυνατόν.
8. Σημείωση για την απόλαυση των διακοπών
Πιθανότατα είναι αυτονόητο ότι θέλεις οι επισκέπτες σου να έχουν μια υπέροχη διαμονή στο τουριστικό σου κατάλυμα. Ολοκλήρωσε λοιπόν την επιστολή καλωσορίσματος με μια σημείωση για το πόσο πραγματικά ελπίζεις ότι θα έχουν μια χαλαρωτική και ευχάριστη διαμονή. Οι ευχές σου θα σε βοηθήσουν να βαθμολογηθείς υψηλά για την εξυπηρέτηση πελατών όταν πρόκειται να αξιολογηθείς.
✨Έχεις λογαριασμό Lodgify; Τότε μπορείς να στέλνεις το welcome letter αυτόματα στους επισκέπτες σου κατά την ημέρα της άφιξης τους αυτόματα με τα custom notifications! Με τα custom notifications, μπορείς να δημιουργείς αυτοματοποιημένα emails για όλες σου τις κρατήσεις. Το σύστημα μας στέλνει αυτόματα τα email που έχεις ορίσει, όποτε το έχεις ορίσει!
Πρότυπο Welcome letter για τουριστικά καταλύματα
Αν ψάχνεις για ένα πρότυπο Welcome Letter για τουριστικά καταλύματα που μπορείς να προσαρμόσεις στην επιχείρησή σου, μπορείς να κατεβάσεις το δείγμα επιστολής καλωσορίσματος που δημιουργήσαμε για εσένα.
Μπορείς εύκολα να το εκτυπώσεις, να συμπληρώσεις τα κενά και να το αφήσεις στο τραπέζι της κουζίνας μαζί με το Welcome Book ή στο κύριο υπνοδωμάτιο εάν θες να βεβαιωθείς ότι θα το διαβάσουν.
Ακολουθεί ένα δείγμα ενός Welcome Letter για καταλύματα που μπορείς να επαναχρησιμοποιήσεις για τις δικές σου ανάγκες σε οποιαδήποτε πλατφόρμα τουριστικών καταλυμάτων: