Contrat de co-hôte Airbnb : modèle gratuit pour les propriétaires

Même si vous vous efforcez d’être présent pour vos invités, il est parfois difficile d’être 100% disponible. Si vous habitez loin de votre location, avez une autre activité professionnelle, possédez plusieurs locations ou encore si vous partez en vacances, il peut arriver que vous ne puissiez pas répondre aux demandes des (futurs) invités sur Airbnb. 

Pour offrir le meilleur service possible, il est parfois nécessaire de faire appel à une personne de confiance pour vous épauler ! Et ce bras droit a un nom sur Airbnb : ce sera votre co-hôte. 

Airbnb permet aux propriétaires de locations saisonnières de pouvoir gérer une location saisonnière à plusieurs. En effet, travailler avec un co-hôte vous permet de diviser vos tâches de location courte durée. De plus, vous vous assurez qu’il y aura toujours quelqu’un de disponible pour répondre à vos invités ou aux clients intéressés.

Travailler à plusieurs pourra vous aider à réduire votre charge de travail et travailler dans de meilleures conditions. Voyons ensemble tous les aspects à prendre en compte avant de faire appel à un co-hôte Airbnb : rémunération, responsabilité, tâches, etc. De plus, nous vous avons préparé un contrat de co-hôte Airbnb prêt à l’emploi que vous pouvez télécharger gratuitement.  

Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle de contrat de co-hôte Airbnb ? Cliquez-ici.

Un co-hôte Airbnb, c’est quoi ?

Un co-hôte est une personne de confiance engagée par le propriétaire ou le gestionnaire pour lui venir en aide dans la gestion de son activité et de ses invités sur Airbnb. En d’autres termes, il s’agit d’une personne supplémentaire qui aide le propriétaire de la propriété (l’hôte principal) à gérer la location de son logement sur la plateforme. 

Le co-hôte peut être un ami, un membre de la famille ou toute autre personne de confiance. Les co-hôtes peuvent être impliqués dans la gestion des réservations, la communication avec les invités, le nettoyage, ou d’autres aspects liés à la location.

Il peut agir en tant qu’hôte principal pour certains séjours ou apporter son aide en cas de besoin. Cela dit, le co-hôte doit toujours s’assurer d’être joignable par le propriétaire que ce soit par téléphone ou par courriel, car leur travail consiste à se partager les tâches de location courte durée. Depuis fin 2023, le propriétaire peut contacter directement les co-hôtes sur la messagerie Airbnb.

Par défaut, le propriétaire de l’hébergement est considéré comme l’hôte principal de la location saisonnière, mais s’il le souhaite, ce dernier peut ajouter jusqu’à 3 co-hôtes par annonce et désigner l’un d’entre eux comme hôte principal pour l’ensemble du séjour. Cela signifie que le co-hôte peut également agir en tant que gestionnaire et hôte pour des réservations spécifiques.

Quelles sont les responsabilités des co-hôtes ?

Un co-hôte peut être très impliqué dans la gestion de votre Airbnb, ou simplement servir d’assistant en cas de besoin. C’est à l’hôte principal de décider des autorisations et des fonctions du co-hôte.

Voici quelques exemples de l’aide que peuvent apporter les co-hôtes :

• Poster et gérer une annonce
• Mettre à jour le calendrier et les prix
• Gérer les réservations
• Communiquer avec les invités 
• Préparer l’hébergement
• Accueillir des locataires lors du check-in
• Aider les voyageurs pendant leur séjour
• Ecrire des avis sur les voyageurs
• Nettoyer et entretenir l’hébergement
• Contacter l’assistance Airbnb
• Gérer des demande du Centre de résolution
• Vérifier des transactions

Les responsabilités et autorisations de chaque co–hôte sont définies par l’hôte principal et varient selon les besoins de son activité. Certains propriétaires auront besoin de plus d’aide que d’autres, cela dépend donc des besoins du propriétaire de la location saisonnière !

L’hôte principal choisit le niveau d’autorisation du co-hôte en fonction du type d’assistance nécessaire.

• Accès intégral : Le co-hôte bénéficie d’un accès complet à la boîte de réception, au calendrier, à l’historique des transactions, ainsi qu’à la gestion des annonces et des co-hôtes.
• Accès au calendrier et à la boîte de réception : Le co-hôte peut envoyer des messages aux voyageurs et consulter le calendrier, mais n’a pas la possibilité de le modifier.
• Accès au calendrier : Le co-hôte peut seulement consulter le calendrier sans avoir la capacité de le modifier.

Comment ajouter un co-hôte sur Airbnb ?

Voici comment vous pouvez ajouter un co-hôte sur Airbnb : 

Si vous avez décidé de faire appel à un co-hôte pour votre annonce Airbnb, vous pouvez suivre les trois étapes suivantes pour ajouter quelqu’un comme co-hôte.

Accédez à vos hébergements sur Airbnb et sélectionnez le logement pour lequel vous souhaitez ajouter un co-hôte.

1. Allez dans la section Annonces et choisissez l’annonce en question.
2. Accédez à l’onglet « Co-hôtes » et cliquez sur Inviter un co-hôte. 
3. Entrez son pays ou sa région, ainsi que son numéro de téléphone ou son adresse e-mail, puis appuyez sur Suivant. 
4. Sélectionnez les autorisations que vous souhaitez accorder au co-hôte et cliquez sur Suivant. 
5. Ajoutez un message facultatif, puis appuyez sur Suivant. 
6. Vérifiez que toutes les informations sont correctes et cliquez sur Envoyer.

Et voilà ! C’est tout ce que vous avez à faire pour ajouter co-hôte sur Airbnb. Vous pouvez avoir jusqu’à trois co-hôtes par annonce, et il peut s’agir de la même personne ou de personnes différentes sur vos différentes annonces.

Co-hôte Airbnb vs. conciergerie Airbnb : quelles différences ?

Un co-hôte est généralement une personne de confiance choisie par l’hôte principal pour aider à gérer une location spécifique, tandis qu’une conciergerie Airbnb est une entreprise externe proposant des services professionnels de gestion locative aux hôtes qui souhaitent externaliser une partie ou l’ensemble de leurs responsabilités liées à la location. En d’autres termes on pourrait dire que l’activité du co-hôte est moins professionnelle et plus décontractée par rapport à l’activité de la conciergerie Airbnb. Voici quelques précisions sur ces deux types d’activités : 

Co-hôte Airbnb :

• Un co-hôte est généralement une personne de confiance qui aide le propriétaire de la propriété (l’hôte principal) à gérer la location sur Airbnb.
• Les co-hôtes peuvent être impliqués dans divers aspects de la location, tels que la communication avec les invités, la gestion des réservations, le nettoyage, etc.
• Le co-hôte est souvent associé à une propriété spécifique et travaille en collaboration avec l’hôte principal pour assurer le bon déroulement des opérations.

Conciergerie Airbnb :

• Une conciergerie Airbnb est une entreprise ou un service professionnel qui offre des services de gestion locative aux hôtes.
• Contrairement au co-hôte, la conciergerie est une entité distincte qui propose des services de gestion locative en tant que service commercial.
• Les conciergeries Airbnb peuvent offrir une gamme étendue de services, tels que la gestion des réservations, le nettoyage professionnel, la maintenance, la gestion des clés, la gestion des check-ins/check-outs, et parfois même la conception d’intérieur ou la photographie professionnelle.

Pourquoi avez-vous besoin d’un contrat de co-hôte Airbnb ?

Avoir un co-hôte peut vous aider à déléguer vos tâches et vous alléger du stress lié à la gestion de votre location. En fonction de ce que vous décidez ensemble, votre co-hôte peut se charger un certain nombre de tâches de gestion et d’accueil.

Pour définir au mieux les responsabilités de chacun entre hôte principal et co-hôte(s), il est important d’accompagner cette activité d’un accord contractuel écrit et signé par les deux parties. Ce contrat est utile pour clarifier les responsabilités, les attentes et les droits de chaque partie impliquée.

Ce document permet de définir des attentes claires de la part de toutes les parties, de protéger légalement l’hôte principal et le co-hôte et favorise une collaboration harmonieuse et efficace dans la gestion de la location sur Airbnb.

Que doit inclure un contrat de co-hôte Airbnb ?

Dans votre contrat de co-hôte, les responsabilités des deux parties doivent être énoncées, ainsi que les autorisations du co-hôte sur la plateforme. A cela s’ajoutent les conditions de paiements et la rémunération du co-hôte, la répartition des revenus, la personne de contact en cas de problème…

Il est important que tout soit prévu dans le contrat afin d’éviter les malentendus et les problèmes de gestion lors des séjours de vos invités. Un co-hôte est censé faciliter la gestion de votre activité de location courte durée, et non causer des problèmes, alors assurez-vous que votre contrat couvre tous les aspects de votre collaboration.

Responsabilité de chaque hôte

Il faut d’abord indiquer explicitement qui est propriétaire de l’hébergement Airbnb (hôte principal), l’adresse de la propriété, qui est le co-hôte et les informations de contact des deux parties. De nombreuses responsabilités sont associées à la gestion d’un hébergement, comme celles énumérées ci-dessus, et il doit être explicitement indiqué dans votre accord quelles sont les responsabilités de chacun.

En tant qu’hôte, vous devez définir ce que vous voulez prendre en charge et ce que vous voulez confier à quelqu’un d’autre, et si cette délégation aura lieu pendant chaque séjour ou s’il elle ne sera qu’occasionnelle. 

Attention tout de même ! Certaines tâches ne peuvent pas être réalisées par le co-hôte comme la gestion des paiements à partir de l’historique, les transactions financières sur la plateforme pour les Garanties dommages et la gestion des informations fiscales. Assurez-vous de mentionner les tâches uniquement gérer par l’hôte principal pour éviter toute confusion.

Rémunération du co-hôte

Si quelqu’un vous aide dans votre activité Airbnb et vous décharge d’une partie de vos responsabilités, il doit recevoir une compensation pour son travail. Bien entendu, le montant de la compensation est ajusté en fonction de la charge de travail du co-hôte. 

Le contrat spécifie comment les revenus générés par la location seront répartis entre l’hôte principal et le co-hôte. Cela évite les conflits potentiels liés à la rémunération. Le montant de la rémunération doit être indiqué clairement dans votre accord pour que chaque partie sache ce qu’elle doit sattrendre à recevoir, que ce soit le % des revenus d’une réservation ou bien un montant fixe. Vous devez aussi indiquer à quel moment le co-hôte sera payé (à la fin du mois, après chaque séjour, etc).

Vous vous demandez sûrement “un co-hôte Airbnb, combien ça coûte ?” Bonne question ! La rémunération dépend en effet des tâches qu’il exécute. Pour vous faire une idée, un gestionnaire professionnel prend généralement un pourcentage autour de 20% par réservation. 

Par exemple, si vous décidez que le co-hôte se charge uniquement de l’accueil et du ménage, vous pouvez partager les bénéfices des réservations sur un modèle 25/75%. Si vous souhaitez que le co-hôte prenne complètement la relève pendant un séjour (gestion complète), il peut alors percevoir l’intégralité des revenus de ce séjour.

Depuis les mises à jour d’hiver 2023 sur Airbnb, la plateforme offre plus de flexibilité en matière de paiement des différents co-hôtes. Il est possible de définir un pourcentage, un montant fixe ou encore de partager les frais de ménage avec les co-hôtes. 

Dépenses 

Lors de votre collaboration avec un co-hôte, vous devez définir qui devra s’acquitter des dépenses liées à la location saisonnière. Il peut s’agir des dépenses d’entretien comme les produits ménagers, le papier toilette, les produits de salle de bain, etc. Des dépenses occasionnelles pour remplacer des équipements ou pour les réparations. Ou encore des dépenses liées aux services supplémentaires tels que le nettoyage professionnel, la blanchisserie, ou d’autres services nécessaires pour assurer la qualité de la location saisonnière.

Il est crucial de définir clairement dans votre accord de co-hôte qui sera responsable de ces différentes dépenses. Cela peut inclure la création d’une liste détaillée des fournitures nécessaires et des tâches d’entretien régulières, ainsi que des dispositions spécifiques pour les dépenses imprévues ou les réparations urgentes.

La transparence et la communication ouverte entre l’hôte principal et le co-hôte sont essentielles pour éviter les malentendus et assurer une collaboration efficace sur tous les aspects financiers liés à la location saisonnière.

Responsabilité en cas d’incident

Un accident est vite arrivé. Même si on espère que vous pourrez toujours louer votre hébergement sur Airbnb dans les meilleures conditions, il se peut qu’il y ait des accidents. Il est alors important de savoir à l’avance qui est responsable en cas d’incident et qui sera en charge des paiements si un équipement doit être remplacé.  Il vous faudra aussi déterminer la couverture de chaque personne, si vous avez souscrit à une assurance de location saisonnière.

Le paiement mensuel à la compagnie d’assurance doit également être défini dans la partie du contrat consacrée aux dépenses ! Pour éviter les accidents, vous devez savoir quelles sont les règles de sécurité en vigueur et qui est responsable de la vérification et de la mise en place des mesures de sécurité dans la location Airbnb. 

Téléchargez notre modèle de contrat de co-hôte Airbnb

Si vous gérez une ou plusieurs locations saisonnières tout seul, il est parfois utile (voire nécessaire) de vous faire aider par un co-hôte. Choisissez une personne de confiance, sur qui vous pouvez compter, car celle-ci aura entre ses mains votre activité de location et sa réputation. 

En définissant clairement les rôles et responsabilités de chacun à l’aide d’ un contrat, vous pourrez travailler main dans la main et permettre aux invités de vivre la meilleure expérience possible. Téléchargez ce modèle de contrat de co-hôte Airbnb pour être sûr de ne rien oublier ! C’est aussi facile que ça. 

Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle de contrat de co-hôte Airbnb ? Cliquez-ici.

Note : Lodgify est un partenaire logiciel d’Airbnb. Ce guide, ainsi que ce contrat et les informations qu’ils contiennent, proviennent uniquement de Lodgify et ne sont pas directement autorisés, sponsorisés ou affiliés à Airbnb de quelque manière que ce soit.