Airbnb Co-Gastgeber: Erklärung und Vertragsvorlage für Gastgeber

Wie sehr Sie sich auch bemühen und sich um Ihre Gäste kümmern möchten, das gestaltet sich nicht immer so leicht. Vielleicht haben Sie nebenbei noch einen Vollzeitjob, der Ihre Aufmerksamkeit erfordert, leben nicht am Standort Ihrer Ferienimmobilie oder haben einfach andere Sachen im Kopf. Denn wem machen wir was vor? Es kann anstrengend sein als Gastgeber zu jedem Zeitpunkt alles stehen und liegen zu lassen, um den Gästen das bestmögliche Erlebnis zu bieten.

Natürlich wollen Sie einen einwandfreien Service bieten, aber dies kann ab und an schwer sein. Blöd aber auch, dass Ihnen keiner dabei helfen kann Ihr Airbnb zu verwalten… Oder doch?

Tatsächlich schon! Denn Airbnb erlaubt es Ferienwohnungsinhabern, die Ihre Immobilie auf diesem Buchungsportal inseriert haben, einen Co-Gastgeber zu bestimmen. Der Co-Gastgeber kann den Inhaber dabei unterstützen, sich um die Gäste und die Wohnung zu kümmern, sodass die Aufgabe, bestmöglich erreichbar zu sein, nicht nur auf einen zurückfällt. Mit einem Co-Gastgeber können Sie Ihrem Gastgeberalltag also sehr viel Stress entziehen und diesen entspannter machen. Klingt gut bis jetzt? Dann lassen Sie uns ins Detail gehen und uns genauer angucken, was ein Co-Gastgeber ausmacht und was die Vorteile davon sind!

Was ist ein Airbnb Co-Gastgeber?

Ein Airbnb Co-Gastgeber ist ein Familienmitglied, ein Nachbar, vertrauter Freund oder eine Person, die von dem Inhaber der Immobilie angestellt wurde. Der Co-Gastgeber hilft dem Besitzer die Ferienwohnung und die Gäste zu betreuen. Hierbei kann die Verantwortung für Gäste komplett übertragen werden oder der Co-Gastgeber kann dazugeholt werden, wenn die Arbeit dem Gastgeber über den Kopf wächst.

Co-Gastgeber sollten also schon einmal immer für den Gastgeber per Telefon oder E-Mail erreichbar sein, da ihre Aufgabe darin besteht, einen Teil der Gastgeber-Verantwortung abzunehmen. Der Eigentümer sollte sich mit seinem Co-Gastgeber einigen, wann sich dieser auf Anfragen einstellen sollte und wann dieser verstärkt auf sein Handy oder Airbnb achten sollte.

Grundsätzlich gilt der Ersteller des Inserats bei Airbnb immer als primärer Gastgeber der Ferienwohnung. Je nach Bedarf kann der Ersteller aber bis zu 3 Co-Gastgeber pro Inserat hinzufügen und jeweils einem Gastgeber für jeden Aufenthalt die Vollmacht geben. Das heißt, dass der Co-Gastgeber dann auch als direkter Ansprechpartner bei Airbnb für diese Buchung fungieren kann.

Co-Gastgeber vs. Vermietungsagentur

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Verpflichtungen, die man als Gastgeber hat, abzugeben oder aufzuteilen. Die bekanntesten sind Co-Gastgeber oder eine Vermietungsagentur.  Es ist hier sehr wichtig, die Unterschiede zu kennen, damit Sie sich entscheiden können, welche Option besser zu Ihrem Business passt – die eines Co-Gastgebers oder sie einer Vermietungsagentur.

Eine Vermietungsagentur verwaltet meistens sowohl Ihr Inserat als auch Ihre Marketingstrategie und kümmert sich um die Gäste. Der Eigentümer hat mit diesem Unternehmen einen festen Vertrag. Die Regelung mit einem Co-Gastgeber ist meist lockerer. Ein Co-Gastgeber hat in der Regel eine persönliche Beziehung zum Eigentümer und springt in den meisten Fällen nur gelegentlich für den Hauptgastgeber ein.

Eine Vermietungsagentur wird auch als primärer Gastgeber in den Inseraten eingetragen und angezeigt, da es das gesamte Airbnb-Konto im Namen des Eigentümers besitzt und verwaltet. Ein Co-Gastgeber wird bei einem Inserat hingegen nur als Co-Gastgeber aufgeführt und nur dann als primärer Gastgeber benannt, wenn der Kontoinhaber also Sie dies wünschen.

Vermietungsagenturen haben dadurch, dass Sie mehr Themenbereiche verwalten und als Hauptgastgeber bei Airbnb gelten auch Zugriff auf mehr Bereiche der Buchungen, wie beispielsweise den Transaktions- und Zahlungsverlauf. Ein Co-Gastgeber hat im Gegensatz dazu nur beschränkte Verfügungen, die ihm von dem Haupt-Gastgeber zugeteilt werden. Meistens gehören Zahlungsangelegenheiten hier nicht dazu.

Als Ferienwohnungsbesitzer bei Airbnb können Sie die Option auswählen, die Ihnen am meisten zusagt. Im Endeffekt hängt es nur davon ab, wie viel Kontrolle Sie Ihrem Partner geben wollen.

Aufgabenbereiche eines Airbnb Co-Gastgebers

Dadurch, dass Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Co-Gastgeber sehr viel mehr Freiheiten haben, können Sie auch entscheiden wie weit Sie Ihren Co-Gastgeber in Ihr Ferienwohnungsbusiness einbringen. Ein Co-Gastgeber kann bestimmte Bereiche immer übernehmen oder nur einspringen, wenn der Inhaber Hilfe braucht.

Der Inhaber und der Hauptgastgeber müssen sich einigen, welche Berechtigungen und Verpflichtungen der Co-Gastgeber hat. Typische Aufgaben sind die folgenden

• Inserate erstellen und verwalten
• Kalender und Preise aktualisieren
• Reservierungen verwalten
• Kommunikation mit Gästen
• Einrichtung der Ferienwohnung
• Gäste willkommen heißen (Beim Check-In)
• Gäste betreuen und gegebenenfalls helfen
• Bewertungen für Gäste schreiben
• Reinigung und Instandhaltung der Ferienwohnung
• Fragen mit Airbnb besprechen (Support kontaktieren)
• Gäste anfragen beantworten
• Transaktionen und Buchungen kontrollieren (gegebenenfalls)

Es ist wichtig zu wissen, dass Co-Gastgeber nicht die Erlaubnis haben, auf private Informationen des Eigentümers zuzugreifen, wie z. B. den Auszahlungsbetrag, Informationen über Steuern oder Aktivitäten, wenn der Inhaber selbst als Gast reist.

Natürlich sind all diese Aufgaben optional und der Eigentümer und der Co-Gastgeber sollten entscheiden, was erwartet wird. Manche Eigentümer wünschen sich mehr Hilfe als andere, es kommt also auf die Bedürfnisse des Vermieters an.

Wie Sie einen Co-Gastgeber zu Ihrem Inserat hinzufügen

Wenn Sie sich für einen Co-Gastgeber entschieden haben, können Sie folgenden Schritten folgen, um diesen zu Ihrem Airbnb Inserat hinzuzufügen.

1. Gehen Sie zu Inserate auf Airbnb and wählen Sie das Inserat aus, bei welchem Sie einen Co-Gastgeber hinzufügen wollen.
2. Klicken Sie auf “Ein:e Co-Gastgeber:in einladen”
3. Geben Sie die Email oder Telefonnummer des Co-Gastgebers an und drücken Sie auf “Einladen”

Et voilà! Das war schon alles was Sie tun müssen, um einen Co-Gastgeber offiziell zu Airbnb hinzuzufügen. Sie können bis zu drei verschiedene Co-Gastgeber pro Inserat hinzufügen. Dies können bei jedem Inserat unterschiedliche Personen oder auch dieselben Personen sein.

Warum Sie eine Airbnb Co-Gastgeber Vereinbarung brauchen

Nun ist klar geworden, dass ein Co-Gastgeber für Ihre Inserate Ihnen ordentlich Stress abnehmen kann. Wir haben allerdings auch festgehalten, dass der Job eines Co-Gastgebers sehr unterschiedlich sein kann und von Inhaber zu Inhaber unterschiedlich variiert. Demnach ist es wie bei jedem Job auch für der Co-Gastgeber wichtig einen Vertrag oder zumindest eine unterschriebene Vereinbarung zu haben. Die Airbnb Co-Gastgeber Vereinbarung sollte explizit schildern, welche Aufgaben in den Verantwortungsbereich des Co-Gastgebers fallen, welche Einnahmen und Ausgaben welchem Gastgeber zuzurechnen sind und wie es mit dem Thema Versicherung aussieht.

Eine Co-Gastgeber Vereinbarung lässt sowohl den Besitzer als auch den Co-Gastgeber sicherer fühlen, da alle Abmachungen schwarz auf weiß für jeden verständlich festgehalten sind. Somit kann es hier nicht zu einem “das hättest du eigentlich machen sollen” kommen und die Erwartungen sind im Vorhinein festgehalten, wie auch die Personen, die verantwortlich gemacht werden, sollten diese nicht erfüllt werden.

Es schützt Ihr Ferienwohnungen auch davor, vernachlässigt zu werden, weil diese von mehr als einer Person betreut werden können. Demnach kann eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Co-Gastgeber auch dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die besten Bewertungen und Buchungen erhält, da Ihre Gäste das Gefühl haben, dass der Service der Gastgeber außergewöhnlich war.

Co-Gastgeber können gerne mal ein Ass im Ärmel sein für ein jedes Ferienwohnungsbusiness, aber ohne Vertrag ist Vorsicht geboten. Schützen Sie sich, Ihr Unternehmen und Ihren Co-Gastgeber also durch eine Co-Gastgeber-Vereinbarung.

Was eine Airbnb Co-Gastgeber Vereinbarung beinhalten sollte

Wie bereits erwähnt, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Bedingungen schriftlich festgehalten werden, z. B. was von dem Co-Gastgeber erwartet wird, wie die Arbeit aufgeteilt wird, wie hoch die Bezahlung der einzelnen Parteien ist usw.

Der Hauptgrund alles in der Vereinbarung festzuhalten, ist, Missverständnisse und Probleme bei der Verwaltung zu vermeiden. Ein Co-Gastgeber soll Ihnen die Arbeit erleichtern und nicht noch mehr Probleme verursachen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Vereinbarung hieb- und stichfest ist und alles abdeckt.

Verpflichtungen des Gastgebers

Zunächst einmal sollte ausdrücklich angegeben werden, wem die Immobilie gehört, die Adresse der Immobilie genannt werden, wer der Co-Gastgeber ist und wer der Ansprechpartner ist. Es gibt viele Verantwortlichkeiten, die mit der Vermietung einer Ferienwohnung einhergehen, wie z. B. die oben genannte. In diesem Part der Airbnb Co-Gastgeber Vereinbarung sollten Sie nun ausdrücklich festlegen, wer sich um welche Aufgaben wie oft und in welchem Umfang kümmert und wer im Zweifelsfall die Verantwortung bei Problemen übernimmt .

Als Gastgeber sollten Sie wissen, worum Sie sich kümmern wollen und was Sie jemand anderem überlassen wollen. Sie sollten auch entscheiden, ob der Co-Gastgeber bei jedem Aufenthalt aktiv bei bestimmten Aufgaben mithilft, je nach Kapazität Aufgaben übernimmt oder ob er nur gelegentlich als Haupt-Gastgeber einspringt, wenn Sie selbst abwesend oder beschäftigt sind.

Es gibt einige Dinge, die nicht vollständig vom Co-Gastgeber verwaltet werden können, wie z. B. das Management der Zahlungen und Transaktionen sowie die Steuern. Bauen Sie in die Vereinbarung eine Klausel ein, in der Sie genau dies auch noch einmal klarstellen.

Einnahmen

Wenn jemand Ihnen bei Ihrer Arbeit hilft und Ihnen einen Teil der Verantwortung abnimmt, dann sollte er eine Entschädigung für seine Leistungen erhalten. Natürlich wird die Höhe der Entschädigung an das festgelegte Arbeitspensum der Gastgeber- und Co-Gastgeber-Aufgaben angepasst. Die Bezahlung von Co-Gastgebern wird meistens prozentual geregelt.

Wenn Sie beschließen, dass der Co-Gastgeber bei einem Teil der Begrüßungs- und Reinigungsarbeiten hilft und der Gastgeber den Rest erledigt, können Sie den Gewinn vielleicht im Verhältnis von 30/70 aufteilen. Wenn Sie möchten, dass der Co-Gastgeber während eines Aufenthalts vollständig die Rolle des Hauptgastgebers übernimmt, dann kann er die gesamten Einnahmen aus diesem Aufenthalt behalten oder zumindest die große Mehrzahl.

Es sollte auch festgelegt werden, wann die Bezahlung erfolgt. Der Co-Gastgeber kann nach jedem Aufenthalt bezahlt werden, oder er wird am Ende jedes Monats bezahlt. Vielleicht vereinbaren Sie auch, die Überweisung einen Tag nach der Einkunft der Einnahmen von Airbnb zu tätigen.

Die Höhe der Einnahmen und der Zahlungszeitpunkt sollten in der Vereinbarung schriftlich festgehalten werden, damit klar ist, wann jede Partei eine Zahlung zu erwarten hat und wie hoch diese ist unter welchen Umständen.

Ausgaben

Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erhalten, Instandhaltungskosten anfallen oder es um die Zahlung der Miete geht, wer übernimmt dann die Kosten?

Im Idealfall sollten die Ausgaben für die Ferienunterkunft durch das Einkommen aus der Vermietung gedeckt werden, denn im Endeffekt werden ja nur die Gewinne aufgeteilt. Doch was passiert, wenn rote Zahlen geschrieben werden?

Nun, wo der Gewinn zwischen mehreren Personen aufgeteilt wird, sollte sich die Frage gestellt werden wer die Verantwortung trägt? Behalten die Eigentümer jeden Monat Geld von dem Co-Gastgeber ein, um die Kosten zu decken oder liegt die Verantwortung bei dem Eigentümer, da die Wohnung ja ihm gehört?

Auch die Kostenübernahme ist dementsprechend ein wichtiges Thema welches besprochen werden muss bevor Sie Gäste in Zusammenarbeit mit Ihrem Co-Gastgeber empfangen. Die Ausgaben sollten im Verhältnis zur Arbeitsbelastung stehen und die Gewinne können selbstverständlich auch hierauf zurückführen. Sollte der Inhaber beispielsweise jegliche Ausgaben und somit auch jegliches Risiko übernehmen, darf sich dies natürlich auch auf den prozentualen Anteil des Gewinns auswirken.

Versicherungen und Sicherheit

Sie können alles tun, um Unfälle in Ihrer Ferienunterkunft zu vermeiden, aber dennoch wird sich früher oder später wahrscheinlich ein Unfall ereignen. Dafür ist es wichtig, im Voraus zu wissen, wer für den Unfall verantwortlich ist, von wem die Versicherungen verwaltet werden und wieder einmal, wer für eventuell entstandene Schäden aufkommt.

Wenn Sie eine Versicherung für Ihre Ferienwohnung abgeschlossen haben, sollten Sie die Deckung für jede Person ausarbeiten, sicherstellen, dass der Co-Gastgeber auch versichert ist und festlegen, von wem die Zahlung übernommen wird. Die monatlichen Zahlungen an die Versicherungsgesellschaft müssen ebenfalls in den Ausgaben des Vertrags festgelegt werden.

Um Unfällen vorzubeugen, sollten Sie wissen, welche Sicherheitsvorschriften gelten und wer für die Überprüfung und Aktualisierung der Prävention von Unfällen in der Unterkunft verantwortlich ist (Feuermelder, Inspektion, Schutz für ggf. Kleinkinder). Noch einmal gilt auch wenn Sie es mittlerweile wahrscheinlich mitsprechen können Ihre Co-Gastgeber Vereinbarung muss für alle Eventualitäten hieb- und stichfest sein.

Laden Sie unsere kostenlose Airbnb Co-Gastgeber Vereinbarung herunter

Eine Airbnb Co-Gastgeber Vereinbarung gibt Ihnen die Sicherheit, dass der Aufenthalt für die Gäste geschmeidig abläuft. Sie und Ihr Co-Gastgeber wissen genau, was sie zu tun haben, damit das Business und die Buchungen reibungslos vonstatten gehen.

Ohne einen Vertrag können Sie nicht mit einem Co-Gastgeber zusammenarbeiten. Laden Sie sich also noch heute unsere kostenlose Vereinbarungsvorlage herunter, in der alles geregelt ist. Geteilte Arbeit, doppelte Freude… oder wie war noch gleich das Sprichwort