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Willkommensgruß für Feriengäste : Das sollte enthalten sein

Willkommensgruß für Feriengäste : Das sollte enthalten sein

Der Trick, um exzellente Bewertungen für Ihre Ferienwohnung zu erhalten, hängt hauptsächlich von einem Punkt ab: die Erfahrung des Gastes. In anderen Worten, die Gastfreundschaft und das Erlebnis, welches der Gast vom Moment des Besuches Ihrer Webseite bis zum Abreisetag erfährt.

Um die Erfahrung eines jeden Gastes einzigartig zu gestalten, können Sie eine Menge Dinge tun. Sie sollten auf jeden Fall eine schnelle und lückenlose Kommunikation sicherstellen, ein vollständiges und nützliches Willkommensbuch bereitlegen und Ihren Rundum- Service an den eines 5-Sterne-Hotels anlehnen. Doch was könnte Ihnen sonst noch fehlen? Ein Willkommensbrief natürlich!

In diesem Beitrag werden wir Ihnen zeigen, was genau ein solcher Willkommensbrief ist, warum er notwendig ist und natürlich geben wir Ihnen auch noch ein paar Tipps dazu, was auf jeden Fall mit drin stehen sollte.


Sie können das Formular zum Herunterladen des Fewo Willkommensbrief nicht sehen? Klicken Sie hier.

Was ist ein Willkommensgruß für Feriengäste?

Der Name ist eigentlich selbsterklärend – ein Begrüßungsschreiben für Ferienwohnungen macht Ihre Gäste mit Ihrer Unterkunft bekannt. Das Begrüßungsschreiben hat vor allem einen Zweck: den Gästen einen persönlichen, herzlichen Empfang in Ihrem Haus zu bereiten – auch wenn Sie nicht persönlich anwesend sein können.

Wenn Sie es richtig anstellen, erfüllt das Begrüßungsschreiben für die Ferienwohnung folgende Aufgaben:

  • Sie bauen eine Verbindung zu Ihren Gästen auf und zeigen ihnen, dass Sie sich verpflichtet fühlen, ihnen ein 5-Sterne-Erlebnis zu bieten.
  • Sie geben Ihren Gästen das Gefühl, willkommen zu sein, etwas Besonderes zu sein und einen angenehmen Aufenthalt zu erwarten.
  • Sie weisen die Gäste auf die Informationen hin, die sie wissen müssen, um Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden.

Erinnern Sie sie an alle Hausregeln, die sie befolgen müssen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie einen Willkommensgruß für Ihre Ferienwohnung verfassen, der Ihren Gästen das Gefühl gibt, zu Hause zu sein, und sie gleichzeitig mit allen notwendigen und nützlichen Informationen über ihren Aufenthalt versorgt.

Warum brauche ich einen Begrüßungstext für die Ferienwohnung?

Der erste Eindruck ist in der Branche der Ferienvermietung entscheidend – und die Gäste werden sich immer an alles erinnern, was schief gelaufen ist! Daher sollten Sie nicht nur dafür sorgen, dass Ihr Haus bei der Ankunft jedes Gastes innen und außen makellos ist, sondern auch ein Begrüßungsschreiben verfassen, um zu zeigen, dass Sie ein aufmerksamer Gastgeber sind, dem Gastfreundschaft wirklich am Herzen liegt.

Denken Sie daran, dass Sie nur eine Chance haben, sich vorzustellen, also sollten Sie es richtig machen! Ein Willkommensbrief kann auch als Erinnerungsstück an den Aufenthalt dienen, wenn Sie ihn aufbewahren, was Sie daran erinnern könnte, in den kommenden Jahren wieder einen Aufenthalt zu buchen.

Begrüßungstext für die Ferienwohnung

Vielleicht werden sie sogar ein Foto von Ihrer freundlichen Begrüßung machen und es auf Instagram posten! Wer weiß, auf wie viele Arten Ihr Willkommensgruß Ihrem Unternehmen helfen wird, zu glänzen? Das alles soll heißen, dass Ihr Willkommensgrußnicht nur eine gute Idee ist, sondern dass er unerlässlich ist.

Wie schreibt man einen Willkommensgruß für Feriengäste?

Wahrscheinlich möchten Sie Ihren Gästen einen schönen Urlaub bereiten, aber vielleicht wissen Sie nicht, wo Sie außer „Hallo“, „Willkommen“ und „Danke“ anfangen sollen. Keine Angst, es ist völlig normal, dass Sie, wie viele andere Gastgeber auch, bei der Erstellung eines Begrüßungsschreibens für Ihre Ferienunterkunft zum ersten Mal im Dunkeln tappen. Selbst diejenigen, die das Gastgewerbe in- und auswendig kennen, wissen oft nicht, wie sie einen Willkommensbrief für Gäste schreiben sollen.

Lassen Sie uns die grundlegenden Überlegungen für die Strukturierung und das Verfassen Ihres Willkommensbriefs für Ihre Ferienwohnung besprechen. Wenn Ihnen noch immer die Worte fehlen, können Sie sich an unserem Muster für ein Begrüßungsschreiben für eine Ferienwohnung orientieren.

Denken Sie an Ihr Zielpublikum

Dieser Punkt ist wichtig! Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihr Begrüßungsschreiben persönlich gestalten (mehr dazu später), also müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie die richtige Zielgruppe ansprechen. Welche Art von Gästen werden Sie empfangen? Ist es eine große Familie oder ein Geschäftsreisender? Überlegen Sie sich, wen Sie ansprechen wollen, dann wird das, was Sie schreiben, etwas natürlicher.

Berücksichtigen Sie die Reiseabsicht

In ähnlicher Weise sollten Sie auch die Reiseabsicht und nicht nur das Profil des Gastes berücksichtigen. Nehmen wir das Beispiel der Familienurlauber. Sie könnten auf der Suche nach einer Reise sein, um abzuschalten, sich zu erholen und dem üblichen Trubel zu entfliehen. Andererseits sind sie vielleicht auf der Suche nach Abenteuern und einem lustigen, unvergesslichen Erlebnis für die Kinder. Vergewissern Sie sich, dass Sie ihre Reiseabsichten und -ziele vor ihrer Ankunft verstanden haben, damit Sie dies in das Begrüßungsschreiben einfließen lassen können.

Berücksichtigen Sie die Reiseabsicht

Benutzen Sie ein Beispiel für einen Begrüßungstext  für eine Ferienwohnung

Gäste können erkennen, wenn ein Willkommensgruß nicht authentisch ist. Wenn Sie einfach eine Vorlage für ein Begrüßungsschreiben einer Ferienwohnung wiederverwenden, werden Sie das merken. Ein Begrüßungsschreiben vom Typ „Name hier einfügen“ ist fast schon eine Beleidigung für den Gast, da er seine Zeit und sein Geld in Ihre Unterkunft investiert hat. Machen Sie es sinnvoll!

In diesem Sinne ist es absolut nicht verkehrt, auf einen Musterbrief zurückzugreifen. Ein Beispiel für ein Begrüßungsschreiben für eine Ferienunterkunft kann tatsächlich als nützlicher Leitfaden für das dienen, was Sie Ihren Gästen mitteilen möchten. Achten Sie nur darauf, dass Sie es trotzdem zu Ihrem eigenen machen!

Was sollte in Ihrem Begrüßungsschreiben enthalten sein?

Nun, da Sie wissen, wofür ein Willkommensgruß gut ist, schauen wir uns an, welche Dinge Ihr Brief beinhalten sollte. Gute und offene Kommunikation sind essentiell, um Ihren Gästen eine positive Erfahrung zu garantieren – ein Willkommensgruß hilft Ihnen, dieses Versprechen zu halten!

Hier sind zehn Dinge, die Sie für Ihr Begrüßungsschreiben für Ihre Ferienwohnung benötigen:

1. Fügen Sie Ihre persönliche Handschrift hinzu

Ein Begrüßungsschreiben ist kein Vertrag. Lassen Sie also den ganzen Geschäftsjargon beiseite und schreiben Sie in einem unterhaltsamen und warmen Ton, der zu Ihnen und Ihrer Unternehmenspersönlichkeit passt. Erzählen Sie von schönen Erinnerungen oder was Sie an Ihrer Immobilie lieben – scheuen Sie sich nicht, ein wenig persönlich zu werden!

2. Eine persönliche Willkommensnachricht

Wir raten Ihnen nicht jedem Gast einen einzigartigen Brief zu schreiben – in der Hauptsaison wäre das eine ziemliche Herausforderung! Sie sollten aber darauf achten, Ihre Vorlage immer mit den Namen der ankommenden Gäste zu versehen. So fühlen sich die Besucher bei der Ankunft willkommen und können sich sicher sein, Ihre volle Aufmerksamkeit zu genießen.

Eine persönliche Willkommensnachricht

Ein Tipp: Erstellen Sie mehrere Vorlagen, damit Sie die Personalisierung für jede Reservierung schnell austauschen können.

3. Eine Notiz über ihre Reise

Selbst eine kleine Geste des Interesses am Wohlergehen der Gäste, eine Notiz, in der Sie sagen, dass Sie hoffen, dass die Reise angenehm und komfortabel war, wird ihnen das Gefühl geben, dass Sie sich wirklich um sie kümmern. Sie tragen dazu bei, den Ton ihrer Reise zu bestimmen. Wenn Sie also bemerkt haben, dass Sie für ihre Flitterwochen gebucht haben, erwähnen Sie es! Die kleinsten Gesten wirken sich am stärksten auf die Zufriedenheit der Gäste aus.

4. Einzelheiten über die Ferienwohnung

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Ihre Gäste an die genaue Adresse Ihres Hauses zu erinnern. Denken Sie daran, dass die Gäste vielleicht aus einem anderen Land mit einem völlig anderen Adressformat anreisen. Es liegt an Ihnen, alle Einzelheiten über die Immobilie anzugeben, damit die Gäste sich in der Stadt zurechtfinden. So vermeiden Sie Probleme, wenn Sie nach der Erkundung der Umgebung Ihres Hauses wieder bei Ihnen ankommen.

5. Eine Notiz über Sie

Das Ziel des Begrüßungsschreibens ist es, das Erlebnis für die Gäste persönlicher zu gestalten. Warum sollte man das nicht tun, indem man persönlich wird? Ein wenig über sich selbst zu erzählen, wie das Unternehmen entstanden ist und wie es mit der Reise zusammenhängt, kann nützlich sein und das Erlebnis ein wenig weniger transaktional erscheinen lassen.

Indem Sie dem Namen und dem Unternehmen ein Gesicht geben, legen Sie den Grundstein für einen herzlichen Empfang und maximalen Komfort für Ihre Gäste.

6. Details über das Willkommensbuch und das Gästebuch

Die meisten Eigentümer und Gastgeber legen ihrem Willkommensbrief ein umfassendes Willkommensbuch bei. Darin finden die Gäste detaillierte Informationen über Ihr Haus, die Gegend und besondere Extras. Legen Sie das Begrüßungsbuch unbedingt dem Brief bei. Es ist auch eine gute Gelegenheit, die Gäste daran zu erinnern, einen Blick in Ihr Gästebuch zu werfen und ihre eigenen Kommentare zu hinterlassen!

7. Eine Zusammenfassung der wichtigen Hausregeln

Obwohl Sie Ihre Hausordnung wahrscheinlich in Ihrem Begrüßungsbuch hinterlassen werden, können Sie Ihr Begrüßungsschreiben nutzen, um an die wichtigsten Regeln zu erinnern. Ruhige Stunden nach 23 Uhr? Keine Haustiere erlaubt? Erinnern Sie Ihre Gäste daran, dass es einige Regeln zu beachten gibt und dass sie bei Fragen in Ihrem Willkommensbuch nachschlagen können.

Betonen Sie nur die wichtigsten Regeln. Sie wollen nicht als übermäßig kontrollierend erscheinen, indem Sie die Regeln zu sehr aufdrängen. Weisen Sie sie behutsam auf das Willkommensbuch hin, in dem alle Einzelheiten nachzulesen sind, und erwähnen Sie im Willkommensbrief nur die wichtigen Dinge.

8. Die Kontaktinformationen

Auch wenn Sie bereits alle lokalen Notrufnummern in Ihrem Willkommenspaket aufgeführt haben, ist es ratsam, Ihre eigenen Kontaktdaten (oder die Ihres Hausverwalters) in Reichweite zu hinterlassen. Erinnern Sie Ihre Gäste daran, alle Probleme oder Unzulänglichkeiten innerhalb der ersten 24 Stunden nach ihrer Ankunft zu melden, damit Sie so schnell wie möglich Maßnahmen zur Behebung des Problems ergreifen können.

Ebenso sinnvoll ist es, anzugeben, welche Nummern für Notfälle vorgesehen sind und welche Nummern tagsüber angerufen werden können. Es kann nicht schaden, dies im Begrüßungsschreiben zu wiederholen, damit die Gäste nicht im Begrüßungsbuch suchen müssen, wenn sie Sie kontaktieren müssen.

9. Tipps von Einheimischen

Ihre Gäste werden Sie als Experten für die Region ansehen. Beweisen Sie Ihren Status als Einheimischer, indem Sie einige Insider-Tipps geben. In Ihrem Willkommensbuch finden Sie alle Informationen darüber, was es zu tun, zu sehen, zu besichtigen und zu erleben gibt, aber es kann nicht schaden, wenn Sie in Ihrem Begrüßungsschreiben ein paar Tipps zum Wissen über die Stadt geben!

Tipps von Einheimischen

Fassen Sie sich hier kurz und fügen Sie eine kleine Notiz hinzu wie „Vergessen Sie nicht, unten in der Bäckerei vorbeizuschauen und zu sagen, dass Lara Sie geschickt hat!“

10. Abschiedsnotiz zum Genießen des Urlaubs

Es versteht sich wohl von selbst, dass Sie Ihren Gästen einen schönen Aufenthalt in Ihrer Ferienwohnung wünschen, aber sie werden sich nicht über Sie ärgern, wenn Sie ihnen auf die Sprünge helfen! Unterschreiben Sie also Ihr Begrüßungsschreiben mit einem Hinweis darauf, wie sehr Sie hoffen, dass Ihre Gäste einen erholsamen und angenehmen Aufenthalt haben werden. Ihre guten Wünsche werden Ihnen dabei helfen, bei der Bewertung Ihres Kundendienstes zu punkten.

OTA-Begrüßungstext

Genauso wie Sie Ihren Brief je nach Art des Gastes, den Sie beherbergen werden, personalisieren sollten, sollten Sie auch den Willkommensgruß an die Art der Unterkunft, die Sie anbieten, oder sogar an die Plattform, über die Ihre Gäste gebucht haben, anpassen. Wenn Sie das Begrüßungsschreiben noch detaillierter und individueller gestalten, zeigen Sie Ihren Gästen, wie sehr Sie sich um sie kümmern und ihre Buchung zu schätzen wissen.

FeWo-direkt Willkommensbrief

Dieser OTA richtet sich an alle, die eine ganze Immobilie suchen. Daher erwarten die Gäste von ihrer FeWo-direkt Buchung einen bestimmten Standard. Stellen Sie sicher, dass Ihr Willkommensbrief mit den Standards Ihrer Gäste für Vrbo übereinstimmt.

Es kann auch sinnvoll sein, FeWo-direkt spezifische Informationen oder Regeln in den Willkommensgruß aufzunehmen. Es kann sein, dass die Gäste weder mit der Plattform noch mit Ihrer Ferienwohnung vertraut sind, daher ist es wichtig, dass Sie sie an beiden Fronten willkommen heißen.

Airbnb-Willkommensbrief

Airbnb bietet eine große Auswahl an Unterkünften, vom Baumhaus bis zum Stadtloft – diese Plattform hat alles zu bieten. Aufgrund der enormen Ausbeute an Ferienwohnungen fragen sich einige Vermieter, wie sie ihre Gäste entsprechend der OTA begrüßen können.

Wir wissen, dass es keine leichte Aufgabe ist, ein Airbnb-spezifisches Begrüßungsschreiben zu verfassen. Deshalb haben wir Ihnen einen ganzen Beitrag mit einer Vorlage zum Herunterladen gewidmet, um alle Ihre Bedenken auszuräumen. Hier finden Sie unseren vollständigen Leitfaden auf Englisch für Airbnb-Begrüßungsschreiben.

Alles auf einen Blick

Dies ist ein Schritt, den Sie nicht auslassen sollten, wenn es darum geht, das ultimative Gästeerlebnis zu schaffen. Ihre Gäste erwarten einen herzlichen Empfang, unabhängig davon, ob Sie bei ihrer Ankunft an der Türschwelle stehen oder nicht. Sie haben Ihnen ihre Zeit und ihr Geld zur Verfügung gestellt, also müssen Sie ihnen Ihre Dankbarkeit zeigen. Wie könnte man das besser tun als mit einem Willkommensgruß?

Wir haben die wichtigsten Punkte für Ihr Begrüßungsschreiben und einige wichtige Überlegungen für die Gestaltung Ihres eigenen Textes zusammengestellt. Letztendlich ist die Begrüßung Ihre Sache und sollte den Stil und die Form der Dankbarkeit widerspiegeln, die Sie Ihren Gästen vermitteln möchten.

Laden Sie unser Muster für ein Willkommensbrief für Ferienwohnungen herunter

Haben Sie eine Schreibblockade beim Verfassen des Begrüßungsschreibens? Wenn Sie auf der Suche nach einer Vorlage für ein Begrüßungsschreiben sind, das Sie an Ihr Unternehmen anpassen können, können Sie das Muster für ein Begrüßungsschreiben herunterladen, das wir speziell für Sie erstellt haben. Sie können es ganz einfach ausdrucken, ausfüllen und zusammen mit Ihrem Begrüßungsbuch auf dem Küchentisch oder im Hauptschlafzimmer auslegen, wenn Sie sichergehen wollen, dass es auch gelesen wird.

Hier finden Sie ein Muster für ein Begrüßungsschreiben, das Sie für Ihre eigenen Bedürfnisse umfunktionieren und auf jeder Plattform für Ferienvermietungen verwenden können:


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