Der PMS Guide: So wählen Sie das richtige PMS

Als Inhaber eines Business in der Ferienwohnungbranche verstehen Sie sicherlich die Relevanz eines zuverlässigen und effizienten Systems zur Verwaltung Ihrer Immobilien, Reservierungen und Finanzen. Mit so vielen PMS-Optionen auf dem Markt kann es jedoch etwas dauern, herauszufinden, welche PMS Software  für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Keine Sorge! In diesem Guide klären wir alle Fragen zum Thema Property-Management-Systeme und zeigen Ihnen die wichtigsten Faktoren, auf die Sie bei der Suche nach einem PMS achten sollten. Wir schauen uns an wofür ein PMS überhaupt gut ist, nach welchen wichtigen Funktionen Sie Ausschau halten sollten, welche Vorteile ein PMS mit sich bringt und wir geben Ihnen ein paar Tipps zur effektiven Einbettung und Nutzung eines PMS, um Ihr Ferienwohnungsbusiness auf das nächste Level zu bringen.

Egal, ob Sie ein erfahrener Profi sind oder gerade erst in der Ferienvermietungsbranche anfangen, machen Sie sich bereit, Ihre Abläufe zu optimieren und steigern Sie jetzt Ihre Effizienz mit unseren Tipps und Ihrem neuen PMS!

Was ist ein PMS?

Ein Property Management System (PMS) ist eine essenzielle Software, die es Inhabern und Gastgebern ermöglicht, administrative Aufgaben im Ferienwohnungsgeschäft leichter zu handeln. Ein PMS ist eine All-in-One-Lösung, die es leichter macht, Inserate auf Plattformen wie Airbnb, Fewo-direkt und Booking.com zu verwalten.

Die Software ermöglicht das Management vielerlei Tätigkeiten von einem Ort aus – die Handhabung  von Buchungen, Gästekommunikation, Mietverträgen, Reinigungsaufgaben, Wartungen und  Zahlungen. Oft stellen PMS Softwares sogar auch Buchhaltungstools zur Verfügung.

Ein gutes Property Management System (PMS) gibt auch Einsicht in die  finanzielle und betriebliche Leistung Ihrer Immobilie. Dadurch können Manager und Eigentümer besser durchdachte und somit klügere Entscheidungen für Ihr Business treffen.

Stellen Sie sich ein PMS einfach wie einen virtuellen Assistenten vor, der Ihr Leben als Gastgeber einfacher macht und Ihnen mehr Zeit lässt für aufregende und persönliche Aufgaben. Sie meiden also repetitive, langweilige, tagtägliche Aufgaben und können Ihren Gästen gleichzeitig einen wunderschönen Aufenthalt ermöglichen, da Sie nun noch mehr Zeit für sie haben.

 

Warum brauchen Sie ein Property-Management-System?

Die Verwendung eines PMS bietet viele Vorteile! In kürzerer Zeit werden Sie mehr erledigen können. Außerdem werden Ihre Gäste es lieben, denn nicht nur für Sie bietet ein PMS Vorteile. Um Ihnen einen besseren Einblick zu geben, schauen wir uns einmal die Probleme an, bei denen ein PMS helfen kann und welche Vorteile eine PMS Software hat.

Welche Probleme löst ein PMS?

Keine Zweifel – wenn man ein erfolgreiches Ferienwohnungsbusiness leitet, kann man schon ordentlich stolz sein,  es ist aber kein Zuckerschlecken. Es gibt unzählige Aufgaben, die täglich erledigt werden müssen, damit die Vermietung Ihrer Ferienimmobilie reibungslos abläuft und genau hier kommt ein PMS ins Spiel.

Doch welche Probleme löst ein PMS konkret? Schauen wir uns einige der häufigsten Herausforderungen von Gastgebern genauer an und schauen wie ein PMS Ihnen dort unter die Arme greifen kann.

• Manuelle Prozesse: Viele Immobilienverwalter verwenden immer noch klassische Methoden wie Tabellenkalkulationen und Kundendaten auf Papierunterlagen. Aber seien wir ehrlich, diese Methoden sind langsam, fehleranfällig, können leicht verloren gehen und Änderungen im Nachhinein sind immer lästig. Genau hier hilft ein PMS! Es automatisiert diese Aufgaben, reduziert Fehler und sorgt für reibungslosere Abläufe und das alles Online!
• Channel-Management: Als Faustformel gilt erstmal: Mehr Kanäle, mehr Reichweite. Das Verwalten kann bei mehreren Buchungsportalen jedoch schnell herausfordernd werden. Ein PMS hilft dir, lästige Probleme im Channel-Management zu vermeiden, wie Überbuchungen, Doppelbuchungen, Fehler durch die manuelle Dateneingabe und schwankende Preise.
• Kommunikation: Viele Buchungen klingen erstmal gut, doch Gastgeber haben manchmal Schwierigkeiten, alle auf dem Laufenden zu halten – das Team, die Eigentümer und die Gäste. Ein PMS ist ebenfalls ein Kommunikationskanal, in dem Teammitglieder chatten können, Eigentümer Updates erhalten und Gäste alle wichtigen Infos zugeschickt bekommen. Für eine bessere Kommunikation kann ein PMS ein Game-Changer sein!
• Buchungsverwaltung: Unternehmen mit mehreren Immobilien und Inseraten können die Verwaltung von Buchungen als schwierig empfinden. Ein PMS aktualisiert automatisch die Verfügbarkeit, verwaltet Reservierungen und bearbeitet Zahlungen.
• Buchhaltung: Machen Sie die Zahlen und Tabellen verrückt? Ein PMS bietet verschiedene Tools zur Erstellung von Rechnungen, zur Verfolgung von Ausgaben und zur Erstellung von Finanzberichten.
• Reinigungs- und Wartungsmanagement: Mit einem PMS können Sie Reinigungsaufgaben automatisch an Ihr Personal zuweisen, Reparaturen planen und Benachrichtigungen an Ihr Wartungs- personal senden. Außerdem kann ein Property- Management System bei der Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und dem Versenden oder Anfordern von Zahlungen helfen.
  Und das ist noch nicht alles. Sie werden sich sicher freuen zu erfahren, dass die meisten PMS-Softwares mit Drittanbieter-Apps integriert werden können, die speziell für die Verwaltung von Reinigung und Instandhaltung entwickelt wurden. Sie können also alles von einem Ort aus verwalten, aber selbst das ist noch nicht alles.
• Gästeverwaltung: Die manuelle Verwaltung von Gästeinformationen ist mühsam und kann sehr kompliziert werden. Mit einem PMS können Sie Gäste- und Buchungsdetails sortieren und organisieren, Check-ins und Check-outs automatisieren und jegliche Kommunikation, Mietvereinbarungen und Willkommensbriefe verwalten. So können Sie mehr Zeit darauf verwenden, dass sich Ihre Gäste wie zu Hause fühlen!
• Preisstrategie: Die richtigen Preise herauszusuchen und manuell anzupassen erfordert viel Zeit und Recherche. Mit einem PMS können Sie Regeln einrichten, die die Preise automatisch anpassen, basierend auf Faktoren wie Auslastung, Jahreszeit und den Preisen der Konkurrenz.
  So leicht geht Geld verdienen mit einer hohen Auslastung!

Was sind die Vorteile eines PMS?

Nachdem wir uns die großartigen Funktionen eines PMS angesehen haben, werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen nutzen können, um mehr Buchungen und bessere Bewertungen zu generieren.

• Zeitsparende Automatisierungen: Ein Property-Management- System kann Ihnen eine Menge Zeit sparen, indem es Aufgaben wie Zahlungsabwicklungen, die  Gäste- und Mitarbeiter- verwaltung, die Zuweisung von Aufgaben und den Gästewechsel automatisch erledigt.
• Verbessertes Gästeerlebnis: Mit einem PMS können Sie ein besseres Gästeerlebnis bieten, indem Sie Check-ins und Check-outs, die Kommunikation und das Versenden von Vereinbarungen automatisieren und verschnellern. Die Verwaltung und der Informationsfluss wird somit übersichtlicher und schneller für Sie und die Gäste.
• Besseres Preismanagement: Wenn Sie mit dynamischen Preisgestaltungstool wie z.B.  Pricelabs verbunden sind, kann ein PMS Ihr Preismanagement durch Echtzeitinformationen über Auslastung, Nachfrage und Konkurrenz verbessern. Zusätzlich spart Ihnen die Automatisierung Zeit und Aufwand beim Aktualisieren der Preise.
• Verbesserte Berichte und Analysen: Das Erstellen von Berichten und Analysen, um den Erfolg Ihrer Immobilie zu analysieren, ist normalerweise eine der mühsameren Aufgaben. Mit einem PMS braucht es nur ein paar manuelle Klicks und Sie können die Analysenerstellung von Ihrer Liste abhaken. Somit können Sie sich voll und ganz auf die Bedeutung der Graphen für Ihr Business konzentrieren und verlieren keine Zeit bei der Erstellung dieser.
• Höhere Sichtbarkeit: Die Verwendung eines Property- Management-Systems kann die Reichweite und Präsenz Ihrer Immobilien erhöhen!
  Sie haben weniger Aufwand – ergo die Möglichkeit, Ihre Ferienwohnungen auf mehr Vertriebskanälen zu präsentieren. Mit einer höheren Online-Sichtbarkeit können Ihre Gäste die Unterkünfte leichter finden und buchen.

 

Worauf muss ich bei der Wahl einer PMS Software achten?

Die Suche nach einem PMS kann überwältigend sein, da es unzählige Optionen auf dem Markt gibt. Wenn es jedoch etwas gibt, was nerviger ist als die Arbeit manuell zu tätigen, ist es jedes Jahr von einem PMS Anbieter zum nächsten zu wechseln.  Damit dies nicht passiert und Sie eine objektive, zukunftsorientierte Entscheidung treffen können, haben wir ein paar  Faktoren zusammengetragen, auf die Sie achten sollten.

Identifizieren Sie die Bedürfnisse von Ihrem Business

Bevor Sie damit anfangen, PMS-Anbieter zu vergleichen und zu bewerten, müssen Sie  wissen, wonach Sie suchen. Sie müssen nicht unbedingt das beste PMS wählen, sondern das Beste für Ihr Business. Denn niemand möchte Zeit oder Geld verschwenden.

Also einmal einatmen, ausatmen und sich die Anforderungen vor Augen führen. Bestenfalls haben Sie diese sogar in Ihrem Business-Plan festgehalten. Nun können Sie ein Property-Management-System finden, das mit Ihren Zielen und Vorstellungen harmoniert.

Features und Funktionen

Um sicherzustellen, dass Sie das perfekte PMS System auswählen, werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre Abläufe und alltäglichen Aufgaben in Ihrem Ferienwohnungsbusiness und kristallisieren Sie heraus, welches die wichtigsten und aufwendigsten Aufgaben sind. Wählen Sie dann unbedingt ein PMS aus, das alle wesentlichen Funktionen enthält, um Ihre Abläufe zu optimieren, Ihnen bei den lästigen Aufgaben Unterstützung zu leisten und Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele zu helfen.

Benutzerfreundlichkeit

Egal wie sehr Ihnen ein PMS System die Arbeit erleichtert, wenn die Software umständlich und verwirrend ist und Sie Stunden brauchen, um anfangen zu können, wird Ihnen das PMS weniger Zeit sparen. Ihr PMS sollte also benutzerfreundlich und intuitiv sein, sodass Sie ohne technische Vorkenntnisse direkt anfangen und von der Zeitersparnis profitieren können . Ein kompliziertes PMS kann zu kostspieligen Benutzerfehlern, potenziellen Datenverlust und finanziellen Verlusten führen. Wählen Sie also unbedingt ein PMS, das einfach ist und für Sie arbeitet und nicht gegen Sie.

Onboarding

Das Onboarding geht Hand in Hand mit der Benutzerfreundlichkeit. Am Anfang alles zu verstehen,  ist der Schlüssel für eine schnelle, einfache Nutzung. Mit einem dedizierten Onboarding-Spezialisten erhält Ihr Team eine individuelle Schulung, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied das PMS nutzen kann und alle Funktionen klar sind. Sie helfen Ihnen auch bei der Einrichtung von Benutzerkonten, dem Import von Daten und der Anpassung des PMS, sodass Sie dieses direkt nutzen können..

Die Wahl eines PMS mit hochwertigem Onboarding kann einen großen Unterschied machen. Ein gut geschultes Team kann das System mühelos bedienen, was zu verbesserter Effizienz, besserer Kommunikation und letztendlich zu erhöhten Einnahmen führt.

Kundenservice

Bei dem Kauf eines PMS kann man schon von einer Investition sprechen. Es geht nicht nur um eine  Software, sondern um die Investition in den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, auf einen zuverlässigen und erreichbaren Kundenservice zu achten, der Ihnen Sicherheit gibt und dabei hilft, das Beste aus Ihren Immobilien herauszuholen. Wenn Experten, die das System in- und auswendig kennen, Ihnen zur Seite stehen, können Sie sich sicher sein, dass Probleme oder Fragen schnell gelöst werden.

Expansionsmöglichkeiten

Möchten Sie Ihr Ferienwohnungsbusiness irgendwann vielleicht einmal erweitern? Wenn ja, benötigen Sie ein PMS, das mit Ihrem Business im Fall der Fälle wachsen kann! Stellen Sie sicher, dass Ihr PMS skalierbar ist, sodass Sie nicht bei jeder neuen Investition in eine Immobilie, zu einem neuen System wechseln müssen.

Um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, beachten Sie die maximale Anzahl von Immobilien und Gästen, die mit dem PMS verwaltet werden können. Dadurch können Sie sicher sein, dass Ihr PMS dem Wachstum und der Entwicklung Ihres Unternehmens gerecht wird.

Integrationen

 

Bei der Auswahl eines PMS sollten Sie darauf achten, dass es gut mit anderen Tools und Apps harmoniert. Dies betrifft insbesondere Buchungsplattformen, Preissoftwares, Zahlungsabwickler & Co.

Wenn das PMS diese Anbieter gut integrieren kann, erspart man sich ein ständiges hin und her und sorgt für reibungslose Abläufe.

Kosten

Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten – gibt es einen Kaufpreis oder Abonnementgebühren, Supportkosten oder Buchungskommissionen? Eventuell gibt es zusätzliche Gebühren für Upgrades oder zusätzliche Funktionen. Ein gutes PMS überzeugt mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Flexibilität

Ein flexibles PMS ermöglicht es Ihnen, Preisstrategien anzupassen, auf neue Trends einzugehen und sich verändernden Marktbedingungen anzupassen. Das, worauf es ankommt, ist, dass Sie das System personalisieren und bearbeiten können wie Sie wollen, damit es zu Ihrem Business passt.  Weder Funktionen sollten dadurch eingeschränkt noch die Benutzererfahrung beeinflusst werden.

Bewertungen

Schauen Sie sich die Bewertungen von anderen Inhabern von Ferienwohnungen an, die bereits das PMS ausprobiert haben. Achten Sie besonders auf Meinungen zu Funktionen, Kundensupport und ob andere Gastgeber insgesamt eine gute Benutzererfahrung hatten.

Sehen Sie es wie eine Empfehlung von einem Freund, bei anderen Käufen hören Sie auch auf Empfehlungen oder Bewertungen, oder?
Das gilt auch für die Auswahl eines PMS!

Hier können Sie sehen, was Lodgify-Kunden auf Bewertungs- und Vergleichsportalen über uns sagen!

Preferred Partner Status

Wenn Sie sich für ein Property-Management-System für Ihre Ferienimmobilien  entscheiden, achten Sie darauf, ob das PMS ein Preferred Partner der führenden Buchungsportale ist. Ein Preferred Partner zu sein bedeutet, dass das PMS mit seiner Leistung, Zuverlässigkeit und dem Service stark beeindruckt hat. Diese Auszeichnung ist wie ein Orden von den OTAs und zeigt, dass ein hohes Maß an Vertrauen zwischen dem jeweiligen Buchungsportal und dem PMS besteht. Halten Sie also Ausschau nach den Abzeichen!

Sicherheit

Sie sollten außerdem darauf achten, dass Ihr PMS sich gut um Ihre Daten kümmert. Tag für Tag werden Sie mit Ihrem PMS zusammenarbeiten, viele Buchungen generieren und somit auch Kundendaten an das PMS übertragen, demnach sollte stark auf die Sicherheit geachtet werden. Die wichtigsten Informationen hierzu finden Sie in der jeweiligen Datenschutzerklärung – achten Sie darauf, dass Ihre Daten in einer sicheren Cloud gespeichert werden und nur für die notwendigen Zwecke genutzt werden. Außerdem sollten die Partner der PMS verifiziert sein, besonders die Zahlungsabwickler!

Mit einem sicheren PMS fühlen sich sowohl Sie als auch Ihre Gäste wohler.

 

Was sind die wichtigsten Funktionen eines PMS?

In der heutigen schnelllebigen Welt ist es keine leichte Aufgabe, ein Ferienvermietungsunternehmen zu führen. Es gibt sowohl viele Anforderungen von den Gästen als auch von Ihnen, von der Sicherstellung der Gästezufriedenheit zur Steigerung der Einnahmen, kann man sich leicht überfordert fühlen.

Deshalb ist ein leistungsfähiges PMS so wichtig. Von der Gestion der Reservierungen bis hin zur Verwaltung des Personals – ein gutes PMS ist wie ein Expertenteam, das Ihnen zur Verfügung steht. Mit allen Tools und Ressourcen, die Sie benötigen, um effizienter zu arbeiten und Ihren Gästen ein besseres Erlebnis in Ihrer Ferienwohnung oder in Ihrem Ferienhaus zu bieten.

Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen an, auf die Sie bei einem PMS achten sollten:

Channel Manager

Grundsätzlich besteht die Hauptfunktion eines Channel Managers darin, an einem zentralisierten Ort alle Kanäle verwalten zu können. Ein guter Channel-Manager wird  dafür sorgen,  dass die Buchungen über alle Kanäle hinweg) synchronisiert werden und das Risiko von Überbuchungen oder Doppelbuchungen verringert wird.

Außerdem können Sie mit einem Channel Manager die Preise und die Verfügbarkeit in Echtzeit aktualisieren, was es Ihnen erleichtert, die Auslastung hoch zu halten und die Gewinne mit Ihren Ferienimmobilien zu steigern.

Zentrales Reservierungssystem

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie betreiben eine wunderschöne Villa, aber das Chaos bei der Verwaltung der Reservierungen ist überwältigend. Hier kommt die Lösung für alle Ihre Probleme: ein zentrales Reservierungssystem. Mit einem guten PMS können Sie Reservierungen mühelos von einer zentralen Stelle aus verwalten. Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Inserate einsehen und verwalten, Buchungen verfolgen und die Verfügbarkeit über alle Ihre Kanäle, von Ihrer Website bis zu Online-Buchungsplattformen, problemlos aktualisieren.

Einheitlicher Posteingang

In einem einheitlichen Posteingang werden alle Nachrichten Ihrer Gäste von E-Mails, Chats und anderen Plattformen in Ihrem PMS zusammengefasst. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Kanälen hin und her springen, um auf dem Laufenden zu bleiben!

Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und wartende Gäste und stellen sicher, dass alle Gästeanfragen und -wünsche tatsächlich bearbeitet werden. Anstatt mit mehreren Kanälen zu jonglieren, können Ihre Mitarbeiter die gesamte Gästekommunikation über einen einzigen Ort abwickeln und verwalten.

Gästekommunikation

Bieten Sie Ihren Gästen ein 5-Sterne-Erlebnis und sparen Sie gleichzeitig Zeit, indem Sie Ihre Gästekommunikation automatisieren. Es ist wichtig, dass Sie mit Ihrem PMS personalisierte Nachrichten an Ihre Gäste per SMS, Chat oder E-Mail senden können, ohne dass Sie jede einzelne selbst verfassen und abschicken müssen. Außerdem sollten Sie wichtige Dokumente wie z. B. den Mietvertrag automatisch verschicken können. Mit einem guten PMS können Sie all dies und noch viel mehr tun und Ihre Gäste kriegen blitzschnell alle Infos!

Buchhaltung

Wieso sollten Sie Ihre Zeit mit dem  Berechnen von Zahlen, Raten und Einnahmen verschwenden, wenn dies ein PMS mit einer Buchhaltungs- funktion für Sie machen kann?  So behalten Sie den Überblick über alle Buchungen und Zahlungen von Gästen und Mitarbeitern, um zu erkennen, wie viel Umsatz Sie machen und woher dieser kommt. Ein PMS kann Ihnen auch eine Auswertung des Erfolgs Ihrer Inserate zeigen!

Aufgabenmanagement

Alleine die Zuteilung von Aufgaben und das ständige hin- und her wer diese im Endeffekt erledigt, raubt einiges an Zeit. Ein hochwertiges PMS bietet Tools für die Aufgabenverwaltung, mit denen Sie mühelos sowohl wiederkehrende als auch einmalige Aufgaben erstellen und Ihren Teammitgliedern zuweisen können, ohne dass irgendetwas vergessen wird.

Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung, sodass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben und sich auf den nächsten Punkt auf Ihrer Liste konzentrieren können.

Benutzerverwaltung

Mit der Benutzerverwaltung-Funktion haben Sie die vollständige Kontrolle darüber, wer Zugang zu Ihrem PMS hat und was er darin tun kann. Die Benutzerverwaltung bedeutet also, dass Sie individuelle Anmeldedaten für jeden Ihrer Mitarbeiter  anlegen können und Rollen und Berechtigungen auf der Grundlage der jeweiligen Zuständigkeiten zuweisen können. So behalten Sie den Überblick darüber, wer auf was zugreift, und können sicherstellen, dass jeder effektiv, organisiert und sicher arbeitet.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team sind oder der Chef vieler Mitarbeiter sind, die Benutzerverwaltung ist ein absolutes Muss, um reibungslosen Abläufe zu gewährleisten, sensible Daten zu schützen und Verantwortlichkeiten zu klären.

Website-Baukasten

Sie sind Inhaber einer oder mehrerer Ferienunterkünfte und wollen Buchungen erhalten, ohne die hohen Provisionen der Buchungsportale zu zahlen? Wie wäre es dann mit einer eigenen, buchbaren Website? Auch wenn Sie nicht wissen, wie man programmiert, ist das ganz einfach umsetzbar mit einem Website-Builder. Website-Baukästen sind leicht aufgebaut und so kann jeder auch ohne technische Vorkenntnisse eine schicke Website für die eigene Ferienunterkunft  erstellen.

Je nach Anbieter können Sie aus verschiedensten vorgefertigten Designs und Vorlagen wählen und Ihre Website dann mit Ihren eigenen Farben, Schriftarten und Bildern anpassen.

Die meisten Website-Anbieter bieten für Ihre Websites Buchungs- maschinen, Online-Reservierungen und die Möglichkeit der Zahlungs- abwicklung an, sodass Gäste ihren Aufenthalt direkt auf Ihrer Website buchen und bezahlen können, wodurch Sie dann keine Provisionen an Buchungsportale zahlen müssen.

Darüber hinaus können Sie den Website-Baukasten auch nutzen, um Ihr Marketing zu verbessern durch SEO-Optimierungen, E-Mail-Marketing und der Integration der Website in Social Media. So können Sie mehr Besucher auf Ihre Website leiten und mehr Buchungen erzielen.

Sie haben bereits eine Website?

Dann brauchen Sie ein Buchungswidget!

Sie vermieten schon länger Ihre Ferienimmobilien und haben eine sehr gute Website, suchen aber nach einer Möglichkeit, die Zahlungen Ihrer Buchungen abzuwickeln? Dann stellen Sie sicher, dass Sie ein PMS verwenden, das Ihnen ein externes Buchungs-Widget bietet. Ein Buchungs-Widget können Sie im besten Fall  nahtlos in Ihre bestehende Website einfügen, damit Gäste Ihre Ferienunterkünfte direkt auf Ihrer Website buchen können.

Das Buchungswidget sollte außerdem  vollständig anpassbar sein, damit es zu Ihrem Business und Ihrer Website passt.

Finanzielle Reporting Tools

Reporting Tools sind besonders beim Thema Finanzen wichtig und somit  eine wichtige Funktion, die Eigentümern und Gastgebern von Ferienwohnungen hilft, die Ausgaben und Gewinne des Business  zu verfolgen und zu analysieren. Ein PMS umfasst in der Regel eine Reihe von Berichten, die detaillierte Informationen über Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und den Cashflow liefern.

Mobile App

Die Welt ist im Wandel und wird immer mobiler und schnelllebiger – als Gastgeber brauchen Sie für die Verwaltung Ihrer Ferienunterkünfte also früher oder später  eine mobile App, mit der Sie Buchungen, Kalender, Mitarbeiter und Nachrichten von unterwegs aus verwalten können. Die App sollte mehr oder weniger die gleichen Funktionen haben wie die Desktop-Version, damit alle Informationen direkt von ihrem Handy aus abgerufen werden können und die notwendigen Aufgaben erledigt werden können.

Integrationen

In der Welt eines jeden Business, auch in der Ferienwohnungsbranche, ist Zeit Geld. Deshalb ist ein erstklassiges PMS für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will, essenziell.

Mit dem richtigen PMS können Gastgeber mühelos eine Verbindung zu anderen Systemen und Tools herstellen, um die Prozesse zu vereinfachen. Also einfach per Integration übersichtlich Reinigung, Reservierungen und Wartung an einem Ort steuern, statt zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herzuspringen. Hier sind ein paar Beispielbereiche für beliebte Integrationen:

• Buchhaltung: Durch diese Integrationen kann Ihr PMS mit einer professionellen Buchhaltungssoftware verbunden werden, sodass Sie Finanzdaten problemlos synchronisieren und importieren können. So müssen Sie Ihre Zeit nicht mit der manuellen Dateneingabe verschenken – Ihr PMS und Ihre Buchhaltungssoftware übernehmen das für Sie.
• Dynamische Preisgestaltung: Dynamische Preise können Ihre Einnahmen deutlich erhöhen. Wenn Sie Apps integrieren, die Preise aufgrund der Marktnachfrage festlegen, werden diese Preise direkt angewandt und Sie sichern sich einen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz.
• Gäste-Überprüfung: Apps für automatische Gästescreenings nutzen Algorithmen zur Analyse von Gästedaten inkl. früherer Bewertungen, Buchungsverhalten und Aktivitäten in sozialen Medien. Somit können potenzielle auffällige Kanidaten schnell erkannt werden und proaktive Maßnahmen ergriffen werden.
• Smart Home: Ihnen ist wahrscheinlich bewusst, dass Sie die Beleuchtung und Heizung in Ihrer Ferienwohnung aus der Ferne steuern können? Sie können aber auch den Geräuschpegel und die Sicherheitskameras im Auge behalten und so illegale Partys verhindern, bevor sie stattfinden.
• Zahlungen: Mit erweiterten Zahlungsintegrationen können Sie Online-Zahlungen von Gästen akzeptieren und anfordern und Mitarbeiter bezahlen.
• Marketing: Durch die Verbindung Ihres PMS mit effektiven Marketing-Tools, wie z. B. E-Mail-Marketing-Softwares oder Immobilienplattformen, können Sie neue Zielgruppen erreichen und die Bekanntheit steigern.
• Instandhaltungsmanagement: Es gibt verschiedene Tools für das Wartungsmanagement, wie z. B. Tools für Reinigungspläne, Wartungsanfragen und Reinigungsaufgaben.
• Gästewechsel: Eine Turnover-Integration kann den Wechsel zwischen Gästen sehr viel einfacher machen. Die Apps kümmern sich um die Reinigung und Vorbereitung einer FeWo für den nächsten Gast. Damit verkürzt sich die Zeit, in der Sie keine Gäste empfangen können, massiv. Per Integration können Sie dann auch diese Aufgaben per Aufgabenmanagement verteilen.
• Versicherungen für Ferienwohnungen: Die Integration von Versicherungen für Ihre Immobilien in ein PMS kann Gastgebern helfen, ihre Immobilien und Gäste vor unvorhergesehenen Ereignissen zu schützen. Diese Tools schützen nicht nur Ihre Immobilien und Gäste, sondern helfen Ihnen auch bei der Verwaltung im Falle von Schäden und dabei Risiken zu vermeiden.

Es gibt viele Möglichkeiten, mit weiteren Features Ihre Arbeit zu erleichtern, wichtig ist jedoch, dass die Verwaltung von allem übersichtlich bleibt und Sie nicht mit mehr Apps mehr Arbeit haben. Achten Sie deshalb auf die Integrationen, die Ihr PMS anbietet.

 

Lohnt es sich in ein PMS zu investieren?

Die Kosten für ein PMS hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie von der Anzahl der Immobilien, die Sie besitzen, den benötigten Funktionen und dem Preismodell der Software. Die Kosten reichen von einigen hundert zu mehreren tausend Euro pro Jahr. Manche Softwares berechnen neben den Abokosten auch eine Einrichtungsgebühr.

Obwohl die Kosten für ein PMS beträchtlich erscheinen können, ist es wichtig, diese mit den Vorteilen, wie z. B. vereinfachten Abläufen, zufriedenen Gästen und höheren Einnahmen ins Verhältnis zu setzen. Im Endeffekt kann sich eine PMS Software schon rentieren, wenn Sie dadurch eine Buchung im Jahr mehr erzielen.

Lodgify bietet drei verschiedene Preispläne an, die den Anforderungen aller Unternehmensgrößen gerecht werden sollen:

• Starter – Dies ist eine erschwingliche Option für Gastgeber, die gerade erst in das Ferienwohnungsbusiness einsteigen. Dieser Abo-Plan umfasst Funktionen wie eine eigene Website, Buchungsmanagement und Channel-Management ab nur 11€ pro Monat.
• Professional – Das Professional-Abo ist das beliebteste und ideal für Gastgeber und Vermieter, die das Niveau Ihres Business steigern möchten. Benutzer erhalten Zugang zu weiteren Funktionen, einschließlich einer besseren Gästekommunikation, Google Vacation Rentals und erweitertem Kundensupport.
• Ultimate – Das Ultimate-Abonnement von Lodgify ist eine leistungsstarke Lösung für professionelle Ferienvermieter. Benutzer erhalten engagierten Support und persönliche Schulungen, um sicherzustellen, dass alle erweiterten Funktionen der Plattform optimal genutzt werden können.
  Zusätzlich zu allem, was im Professional-Plan angeboten wird, erhalten die Nutzer ein erweitertes Dashboard, das Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Buchungen, Einnahmen und Gästedaten bietet. Und das alles an einem Ort. Darüber hinaus gibt es Funktionen für das Reinigungs- und Aufgaben- management, die Buchhaltung und für die Verwaltung, mit denen Sie sich mühelos um mehrere Objekte kümmern können.
  Für Ihre Gäste bieten wir eine benutzerfreundliche App, die den Check-in-Prozess vereinfacht und den Gästen alle Informationen liefert, die sie für einen angenehmen Aufenthalt benötigen.
  Last but not least steht Ihnen unser vorrangiges Kundenservice- Team auf allen Kanälen zur Verfügung, damit Sie immer die Hilfe bekommen, die Sie benötigen, sollten Sie etwas brauchen.

 

Kann ich Property- Management -Systeme vorher testen?

Es ist wichtig, das PMS, das Sie interessiert, vor dem Kauf auszuprobieren, denn so können Sie die Funktionen, Möglichkeiten und die Benutzerfreundlichkeit des Systems beurteilen. Durch das Testen  mit realen Ferienwohnungen ist es möglich, ein besseres Verständnis dafür zu erlangen, wie Ihr Alltag mit diesem PMS aussehen könnte.

Sie können dann bewerten, ob das PMS das richtige ist, um  das Gästeerlebnis zu verbessern und das Ertragsmanagement zu optimieren. Darüber hinaus kann das Testen dabei helfen, potenzielle Probleme oder Einschränkungen zu erkennen, die bei der Recherche vielleicht nicht so erkenntlich waren.

Die meisten hochwertigen PMS-Systeme bieten potenziellen Kunden die Möglichkeit, ihre Software vor dem Kauf kostenlos zu testen. Einige bieten sogar kostenlose Demos an, bei denen spezialisierte Mitarbeiter das Property-Management-System in einem Videoanruf vorstellen oder Kunden ein Demokonto bekommen, mit dem sie das PMS über ein bereits voreingestelltes  Testkonto erkunden können.

Mit der leistungsstarken Software von Lodgify für die Vermietung von Ferienunterkünften sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben zu vereinfachen  und Ihr Business so zu führen wie nie zuvor. Wir haben gelernt, das Testen ist wichtig, also überzeugen Sie sich doch selbst – melden Sie sich für einen kostenlosen 7-Tage-Test an und probieren Sie alle Funktionen aus, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen können.

Alternativ können Sie ein Demo-Telefonat mit einem unserer Mitarbeiter vereinbaren oder unsere Funktionen in einem Demo-Account austesten.

 

Welche PMS Software sollte ich wählen?

Dies ist keine simple ja/nein Frage und es gibt auch keine einfache Antwort. Sie sollten sich gut überlegen, welches PMS es werden soll, denn die Wahl ist für Ihr Ferienvermietungsgeschäft eine wichtige Entscheidung, die sich auf den Erfolg und die Effizienz Ihres Business auswirken kann.

Es ist wichtig, alle Faktoren zu berücksichtigen.

Zum Beispiel: Wie groß ist Ihr Unternehmen? Was sind Ihre Ziele? Welche Art von Immobilien verwalten Sie? Und natürlich, welche Tools und Funktionen benötigen Sie? Ach und vergessen Sie nicht Ihr Budget!

Um sicherzugehen, dass Sie die richtige Entscheidung treffen, ist es wichtig, dass Sie recherchieren, Ihre geschäftlichen Anforderungen analysieren und verschiedene Systeme ausprobieren. Nehmen Sie sich Zeit, und überstürzen Sie nichts – Ihr Unternehmen wird es Ihnen danken!

Lodgify ist eine Top-Wahl für jedes Ferienwohnungsbusiness, das seine Aufgaben vereinfachen und seine Gewinne maximieren möchte. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Reihe leistungsstarker Funktionen macht unser PMS es leicht, Ihre Inserate, Reservierungen und Finanzen zu verwalten. Von automatisierter Gästekommunikation bis hin zu leistungsstarken Analysetools haben wir alles, was Sie brauchen, um mit Ihrem Ferienvermietungsbusiness erfolgreicher zu werden.

Dank unseres erstklassigen Kundensupports und unseres Engagements für Innovation können Sie sich darauf verlassen, dass Lodgify Ihnen bei jedem Schritt zur Seite steht und auf Sie eingeht. Fangen Sie am besten noch heute mit einer unverbindlichen Testversion an und finden Sie heraus, ob Lodgify das perfekte PMS für Ihr Ferienvermietungsgeschäft ist!