Organizar as Finanças do seu Alojamento local: Guia Completo

Quando começa um negócio, mais cedo ou mais tarde, tem que pensar em como vai organizar as suas finanças. Para os alojamentos locais a situação não é diferente. Afinal, o alojamento local também tem obrigações fiscais, e não quer ficar para trás no que toca a este assunto.

Existem uma série de passos que tem que pensar e tratar para ter as finanças do seu alojamento local em ordem. Uma das primeiras tarefas é abrir atividade, contudo antes de poder fazer isto tem que ter um bom planeamento preparado e tem que ter tomado algumas decisões importantes em relação à forma como vai gerir o seu alojamento local.

Um dos passos cruciais para um bom planeamento inicial, como iremos explicar mais a frente, é fazer um plano de negócios sólido. Descarregue o nosso guia gratuitamente que o ajudará a começar a escrever o seu plano de negócios:

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Se está agora a pensar em abrir o seu alojamento local, já deve ter percebido que abrir atividade junto da Autoridade Tributária de Portugal, ou mais simplesmente, junto às finanças é uma tarefa complexa, mas não se preocupe que explicamos tudo direitinho agora.

 

Planeamento prévio

Dar início à atividade do seu alojamento local é algo que tem que pensar logo no início do seu negócio. E com isto referimo-nos mesmo no início, quando ainda está a fazer o seu plano de negócios.

Porque é que isto é fundamental? Porque quando está a fazer o seu plano de negócios tem que preparar um plano financeiro. Deve considerar os investimentos que vai necessitar e, para isto, tem que ter em consideração os custos que vai ter. Um dos custos a incluir, para ter uma previsão mais exata, são os impostos que terá que pagar.

Definimos uns passos iniciais para que se possa guiar nesta fase de planear a forma como vai gerir as finanças do seu alojamento local.

 

Perceba como funcionam as finanças do alojamento local

Antes de tomar qualquer decisão financeira tem que ter uma ideia geral de como funcionam as finanças em Portugal, como funcionam as finanças dos alojamentos locais em específico e o que o seu negócio precisa.

É importante fazer uma pesquisa inicial do mercado onde está inserido o seu alojamento local. Veja quais são os impostos que os alojamentos locais têm que pagar, perceba como é que um alojamento local passa uma fatura e veja quais são os modelos que têm que entregar nas finanças para ter tudo em ordem (uma dica: veja o que é o modelo 30 e o modelo RFI 21).

Consultar um contabilistas ou fontes oficiais irá ajudá-lo a ter uma ideia do que o que os seus concorrentes estão a fazer e o que é mais acertado, facilitando-lhe a vida mais a frente quando tiver que tomar decisões financeiras. Afinal, quer sempre decidir o que for melhor para o seu caso, e nada melhor do que saber exatamente o que está a fazer para tomar decisões acertadas.

Depois de já ter uma ideia de alguns dos pontos principais é o momento de conhecer bem o seu negócio e os seus objetivos, de pensar quais são as suas prioridades e como vai gerir o seu alojamento local, para poder começar realmente a tomar decisões.

É importante que se lembre que o que outros negócios de alojamento local fazem pode não ser o mais vantajoso para si, cada caso é um caso.

 

Tome as suas decisões financeiras

Agora que já tem uma ideia do que tem que tratar, chegou o momento de dar o seu primeiro passo financeiro: abrir atividade do alojamento local. Apesar de que o processo de abrir atividade possa ser bastante simples, existem várias decisões, bastante complexas, que tem que tomar antes.

De forma a abrir atividade corretamente existem algumas coisas que tem que pensar previamente. Tais como:

• Perceber qual o CAE que se adequa ao seu alojamento local. Iremos explicar mais a frente quais são as opções que tem.
• Calcular o valor que estima faturar até ao final do ano em questão.
• Decidir se vai optar por ficar isento ou não de IVA. Para isto tem que fazer bem as contas para perceber se realmente lhe interessa ficar isento deste imposto.

Só pode optar pelo regime de isenção de IVA se estiver no regime simplificado e faturar menos de 14.500€ anuais, e terá que incluir isto quando declarar a sua perspetiva de rendimento para o ano em questão. Por isso, faça as contas de quanto vai faturar e se lhe compensa mais ficar isento de IVA e ter um faturamento até 14.500€ ou simplesmente ter um regime normal de IVA e pagar o imposto.

• Terá também que escolher entre o regime de contribuinte de pessoa singular (IRS) ou coletiva (IRC). O imposto de IRC aplica-se se decidir constituir uma empresa, já iremos explicar esta parte em detalhe.
• O enquadramento do IRS pelo que vai optar para o seu alojamento local. Dentro da Categoria B (rendimentos empresariais e profissionais), tem de escolher entre o regime de contabilidade organizada ou um regime simplificado. Em seguida, iremos explicar a diferença entre estes dois.

O alojamento local está enquadrado na Categoria B do IRS, contudo pode também optar por outra opção: a Categoria F (rendimentos prediais).

• A par com o enquadramento de IRS terá que pensar se vai precisar de um contabilista ou se vai optar por tratar você da contabilidade.

É de notar que, no caso de escolher um regime de contabilidade organizada, será (obrigatoriamente) um contabilista que entrega a declaração de início de atividade e trata de tudo por si.

• Outros pormenores que a contabilidade de uma empresa de gestão de alojamento local requerem.

Por exemplo, sabe qual é o programa certificado que usará para emitir faturas ou se tem que comprar um livro de recibos para isto? Já ativou as aquisições intracomunitárias de serviços? Existem várias obrigações fiscais específicas para alojamentos locais que tem que ter presentes.

Se decide fazer você mesmo a sua contabilidade do seu alojamento faça uma pesquisa profunda sobre o tema porque existem muitos pormenores que podem ser esquecidos e podem levar a grandes multas.

Mesmo que não contrate um contabilista, considere ter uma sessão com um antes de realmente abrir o seu negócio de alojamento local. Um contabilista pode ser uma ajuda crucial para as grandes decisões que tem que tomar.

 

Analisar as necessidades financeiras do seu alojamento local

No passo anterior teve que fazer contas e pensar a fundo no rumo do seu negócio: Quais são as suas despesas previstas? Quais são os seus lucros previstos? Tem a capacidade de tratar das suas finanças sem ajuda? E o tempo para isso?

Já sabendo exatamente o que está a fazer e tendo tomado decisões, chegou o momento de afinar os pormenores contabilísticos.

Ainda que esteja pronto para entregar a sua declaração de início atividade para alojamento local, o trabalho não fica por aqui. Lembre-se que quando o seu alojamento local já estiver em funcionamento também terá que controlar o estado das suas finanças.

Isto implica ter um sistema para controlar as transações que são feitas, e garantir que é tudo contabilizado. Convém ter isto bem definido para evitar algo simples, como um erro que leva a uma multa, ou mais complicado, como o estado da sua situação financeira. Pense em como vai:

• Separar responsabilidades – Verifique se está bem definido quem faz o que. É o seu contabilista que trata de tudo? É você que envia as faturas para os seus hóspedes?
• Fazer relatórios financeiros regularmente – É importante monitorizar o estado do seu negócio. Balanços financeiros mensais ou trimestrais podem ser uma forma para entender a evolução do que está a acontecer com o seu alojamento local.
• Organizar e acompanhar a sua contabilidade – Vai usar um software de contabilidade, optar por uma ferramenta de contabilidade do seu PMS, controlar tudo com o excel?

 

Enquadramento do IRS

Como dissemos, na Categoria B, tem 2 opções: o regime de contabilidade organizada ou o regime simplificado. O regime pelo qual opta depende do rendimento que tem e qual dos dois lhe traz mais benefícios em específico. Vejamos as grandes diferenças entre os dois

Regime simplificado

O regime simplificado basicamente aplica-se a trabalhadores independentes. Só pode optar por este regime se não faturar mais de 200 mil euros brutos anuais, caso contrário tem que ir para o regime de contabilidade organizada.

Neste regime existe uma percentagem fixa que é contada como lucro e é essa percentagem que adiciona ao IRS e sobre a qual paga impostos. O restante é considerado como despesa da atividade.

A percentagem fixa, ou percentagem do rendimento tributado, depende da modalidade do seu alojamento local, é de 35% no caso de vivendas e apartamentos e 15% no caso de estabelecimentos de hospedagem. Já se o seu alojamento estiver numa zona de contenção a percentagem é de 50%.

O que tem que saber: neste regime fica isento de algumas obrigações fiscais e fica também livre de algumas despesas como ter que pagar a um contabilista. Tem que pagar impostos apenas sobre uma percentagem fixa, já que o resto é visto como despesas. Esta última vantagem pode ser positiva, ou negativa, porque se tiver mais despesas do que a percentagem fixa não as poderá deduzir.

Regime de contabilidade organizada

Para o regime de contabilidade organizada as coisas funcionam de forma diferente. Para começar, como já dissemos, tem que ter um contabilista que tratará de tudo, será ele que irá calcular as despesas, receitas e o lucro sobre o qual pagará impostos.

Neste caso o que acontece é que subtrai ao rendimento anual bruto, todas as despesas que tenha. Sem nenhuma percentagem fixa que o limita. Terá que pagar IRS sobre o que efetivamente tem de lucro. Isto significa que se ao invés de lucro, obtiver prejuízo devido às despesas, não terá que pagar IRS. Pelo contrário, se obtiver prejuízo poderá descontá-los do lucro que obtenha nos seguintes anos (com algumas limitações).

Atenção, pode optar pelo regime de contabilidade mesmo que não fature 200 mil euros anuais, terá apenas que ver qual é o regime que o favorece mais.

O que tem que saber: neste regime pode deduzir todas despesas de atividade como empréstimos bancários e até a despesa de ter um contabilista certificado. Tendo um contabilista fica também livre de ter que fazer a contabilidade do seu alojamento local e provavelmente terá mais eficiência fiscal, já que é um profissional a tratar do assunto.

É importante que veja mais sobre qual destes dois regimes melhor se adequa ao seu negócio, ou inclusive se a Categoria F é a opção para si, de forma a ter a certeza que tira o maior partido do regime por que opta.

 

Escolher o CAE certo para o seu alojamento

Quando abre o seu negócio, tem sempre que registar o CAE, o Código de Atividade Econômica, que define as tributações a que estará sujeito. Terá que eleger o código que melhor classifica a sua atividade econômica, dependendo de qual se adapta a atividade que vai desenvolver.

Qual dos CAE escolher depende maioritariamente do tipo de modalidade de alojamento local que está a desenvolver, algo que quando fez o registo do seu alojamento já definiu. Para os alojamentos locais existem estas duas opções:

• CAE 55201 – Alojamento Mobilado para Turistas, que é mais indicado para quem começa um negócio de alojamento local na modalidade apartamentos e moradias.
• CAE 55204 – Outros locais de alojamento de curta duração, que é o caso da modalidade de estabelecimentos de hospedagem como os hostels, por exemplo.

Pode também optar pelo CAE 55202 que serve para turismo no espaço rural.

Ainda não sabe o que é p CAE? Clique aqui para ver o nosso artigo sobre o CAE e como escolher o certo para o ser alojamento local.

 

Fazer o registo de contribuintes

Para declarar o início de atividade de prestação de serviços de alojamento, pode fazê-lo como pessoa singular ou coletiva. É importante relembrar que para abrir atividade como pessoa coletiva terá de ter um Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC), já quando o faz como pessoa singular necessita apenas do seu Número de Identificação Fiscal (NIF).

Lembre-se também que é importante ter presente a sua senha de acesso às finanças, esta é necessária para aceder a muitos serviços disponibilizados online pelas finanças, por isso, se não a tem também deverá pedi-la junto ao Portal das Finanças.

Qual é a diferença entre pessoa singular ou coletiva?

Ao abrir como pessoa coletiva significa que pretende constituir uma sociedade ou empresa, ao invés de como um trabalhador independente. Quando abre atividade como pessoa coletiva fica sujeito a pagar IRC, enquanto os trabalhadores independentes podem eleger entre os vários regimes de pagamento de IRS.

Para além disto, a responsabilidade que tem é diferente para estes dois. Na pessoa singular, o empresário responde com os seus bens pessoais pelas dívidas da empresa, enquanto na coletiva, existe uma separação legal entre os bens pessoais e os da empresa.

Abrir atividade como pessoa coletiva também depende da estrutura do negócio, por exemplo, se tem sócios, e da dimensão da empresa.

 

Entregar a declaração do início de atividade

Se tiver optado pelo regime de contabilidade simplificado terá que ir para o próximo passo de entregar a declaração de início de atividade.

Após ter o seu número de contribuinte em ordem, já saber qual é o seu CAE e o seu regime de IVA está pronto para fazer o registo da atividade. E como faz isto?

1. Entre no Portal das Finanças como seu contribuinte e senha de acesso.
2. Clique em Serviços > Início de Atividade > Entregar Declaração.
3. Não se assuste, não se esqueceu de pedir nenhum documento, para “entregar a declaração” simplesmente tem que preencher os dados que lhe vão sendo pedidos no formulário e clicar em validar.

E já está, com isto abriu atividade nas finanças.

 

Conclusão

Um negócio de alojamento local funciona como qualquer outro, não fica livre de impostos e de obrigações fiscais, e não deixa de ser importante ter tudo em ordem para estar a cumprir com as leis em vigor.

Neste passo de abrir atividade, apesar de ter que tomar decisões que podem ter uma grande influência no futuro do seu alojamento, é bastante simples entender o que tem que fazer. Não se deixe ficar para trás e comece o planeamento das suas finanças o mais cedo possível.

​​Ainda tem dúvidas? Considere a possibilidade de consultar um contabilista especializado em alojamento local, será a melhor pessoa para o ajudar.

Como dissemos um bom planeamento é a chave, não se esqueça de descarregar gratuitamente o seu guia para fazer um plano de negócios:

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